Stundennachweis in der Gastronomie: was hineingehört und wie lange er aufbewahrt wird
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Ein Stundennachweis in der Gastronomie muss für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit enthalten, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag ausgefüllt sein und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Die Pflicht gilt im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe für alle Beschäftigten, Minijobber ausdrücklich eingeschlossen. Eine Formvorgabe gibt es nicht — Papier, Excel oder App sind zulässig, solange die Angaben vollständig und nachprüfbar sind.
Der Zoll prüft in Gastrobetrieben nicht den Dienstplan, sondern den Stundennachweis — und zwar Tag für Tag. Wer die Angaben erst am Monatsende nachträgt oder nur die Gesamtstunden notiert, hat keine Aufzeichnung im Sinne des Gesetzes. Eine fertige Stundenzettel Vorlage mit allen Pflichtfeldern gibt es bei uns als PDF zum sofortigen Ausdrucken; dieser Artikel erklärt, was darauf stehen muss und warum.
Drei Vorschriften greifen gleichzeitig: das Mindestlohngesetz (Beginn, Ende, Dauer — Sieben-Tage-Frist, zwei Jahre Aufbewahrung), das Arbeitszeitgesetz (Mehrarbeit über acht Stunden werktäglich, zwei Jahre) und das Arbeitsschutzgesetz, aus dem das Bundesarbeitsgericht 2022 die Pflicht abgeleitet hat, die gesamte Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Der Stundennachweis ist das Dokument, das alle drei zugleich erfüllt.
Für den Mindestlohn zählt jede Minute: 13,90 € brutto je Zeitstunde seit 1. Januar 2026, 14,60 € ab 1. Januar 2027 (§ 1 MiLoV5). Ohne lückenlosen Nachweis kann der Betrieb nicht belegen, dass der Lohn je geleisteter Stunde erreicht ist — und beim Minijob kippt mit unbezahlten Stunden die Geringfügigkeitsgrenze.
GastroDok-Redaktion · Veröffentlicht am
Das Wichtigste in Kürze
Ein Stundennachweis in der Gastronomie muss für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit enthalten, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag ausgefüllt sein und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Die Pflicht gilt im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe für alle Beschäftigten, Minijobber ausdrücklich eingeschlossen. Eine Formvorgabe gibt es nicht — Papier, Excel oder App sind zulässig, solange die Angaben vollständig und nachprüfbar sind.
Welche Angaben gehören auf den Stundennachweis?
Pflicht sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Beschäftigtem (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Alles Weitere — Pausen, Zuschläge, Unterschrift — ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber nötig, damit die Dauer nachvollziehbar ist.
| Angabe | Pflicht? | Grundlage | Praxis |
|---|---|---|---|
| Name des Beschäftigten | ja | § 17 Abs. 1 MiLoG | je Person ein Blatt |
| Datum des Arbeitstags | ja | § 17 Abs. 1 MiLoG | kein Sammelposten „Woche“ |
| Beginn (Uhrzeit) | ja | § 17 Abs. 1 MiLoG | tatsächlich, nicht laut Dienstplan |
| Ende (Uhrzeit) | ja | § 17 Abs. 1 MiLoG | inkl. Nacharbeit nach Schluss |
| Dauer (Nettoarbeitszeit) | ja | § 17 Abs. 1 MiLoG | Ende minus Beginn minus Pausen |
| Pausen | indirekt (für die Dauer nötig) | § 4 ArbZG | ab 6 Stunden mind. 30 Min., ab 9 Stunden 45 Min. |
| Mehrarbeit über 8 Stunden | ja, gesondert | § 16 Abs. 2 ArbZG | im Nachweis kenntlich machen |
| Unterschrift Mitarbeiter und Vorgesetzter | nein | Beweiswert | wöchentlich abzeichnen |
| Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag) | nein | Lohnabrechnung | nur wenn vertraglich vereinbart |
Der Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem wertlosen Nachweis liegt in den Uhrzeiten: „8 Stunden“ ist keine Aufzeichnung, „11:30 bis 20:15, Pause 45 Minuten, 8:00 Stunden“ ist eine.
Bis wann muss der Nachweis ausgefüllt sein — und wie lange bleibt er?
Spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages muss die Aufzeichnung vorliegen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Aufbewahrt wird sie mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Die Unterlagen sind im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
| Frist | Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Ausfüllen | bis zum Ablauf des 7. Kalendertages nach dem Arbeitstag | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Aufbewahrung Arbeitszeitaufzeichnung | mindestens 2 Jahre | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Aufbewahrung Mehrarbeitsnachweise | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Ort und Sprache | im Inland, auf Deutsch | § 17 Abs. 2 MiLoG |
Praktisch heißt das: Ein Wochenblatt, das freitags abgezeichnet wird, erfüllt die Sieben-Tage-Frist. Ein Monatsblatt, das am 31. ausgefüllt wird, erfüllt sie nicht.
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Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht in der Gastronomie?
Für alle Beschäftigten in Betrieben des Gaststätten- und Beherbergungsgewerbes (§ 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG in Verbindung mit § 17 Abs. 1 MiLoG) und zusätzlich für alle Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV, unabhängig von der Branche. Ausgenommen sind nur Beschäftigungen in Privathaushalten (§ 8a SGB IV).
Stundenzettel für Minijobber
Die Geringfügigkeitsgrenze folgt seit 2022 einer Formel: Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, auf volle Euro aufgerundet (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Bei 13,90 € ergibt das für 2026 603 € im Monat — rund 43 Stunden. Jede unbezahlte oder nicht aufgezeichnete Stunde darüber gefährdet den Minijob-Status. Was bei Anmeldung und Abgaben zu beachten ist, steht im Ratgeber Minijob in der Gastronomie.
Stundennachweis oder Arbeitszeiterfassung — was ist der Unterschied?
Der Stundennachweis ist das Dokument, die Arbeitszeiterfassung das System dahinter. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist der Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen; in welcher Form — Papier, Excel oder App — schreibt das Gesetz nicht vor.
Für kleine Betriebe reicht ein Papierbogen je Mitarbeiter und Woche. Wer die Stunden digital sammeln will, findet unter Arbeitszeiterfassung Gastronomie Vorlage einen Excel-Monatsbogen, und wer die Werte an die Lohnbuchhaltung gibt, nutzt den DATEV-Stundenzettel. Welche Pausen und Ruhezeiten dabei einzuhalten sind, erklärt der Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie.
Stundennachweis in fünf Schritten einführen
- Vorlage je Mitarbeiter anlegen. Ein Blatt pro Person und Woche mit den Pflichtfeldern Datum, Beginn, Ende, Pause und Dauer.
- Täglich eintragen. Am Schichtende, nach der tatsächlichen Zeit und nicht nach Dienstplan; Mehrarbeit über acht Stunden markieren.
- Wöchentlich abzeichnen. Mitarbeiter und Schichtleitung unterschreiben; damit ist die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG eingehalten.
- Mit der Lohnabrechnung abgleichen. Stunden mal Stundensatz muss mindestens 13,90 € je Stunde ergeben (2026); Abweichungen vor der Abrechnung klären.
- Zwei Jahre ablegen. Ordner je Jahr und Mitarbeiter, im Betrieb greifbar und auf Deutsch (§ 17 Abs. 2 MiLoG).
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| Monatsblatt erst am Monatsende ausgefüllt | Sieben-Tage-Frist gerissen | Wochenblatt, freitags abzeichnen |
| Nur Gesamtstunden notiert | Beginn und Ende fehlen | Uhrzeiten eintragen |
| Pausen nicht erfasst | Dauer nicht nachvollziehbar | Pausenspalte auf dem Bogen |
| Nachweise nur beim Steuerberater | nicht im Betrieb bereitgehalten | Kopie oder Original vor Ort |
| Minijobber ohne Nachweis | Geringfügigkeitsgrenze nicht belegbar | dieselbe Vorlage wie für Vollzeitkräfte |
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Häufige Fragen
- Muss jeder Gastrobetrieb einen Stundennachweis führen?
- Ja. § 17 Abs. 1 MiLoG erfasst über § 2a SchwarzArbG das gesamte Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, nicht nur Minijobber.
- Reicht der Dienstplan als Nachweis?
- Nein. Der Dienstplan zeigt die geplante Arbeitszeit, der Stundennachweis die tatsächliche mit Beginn, Ende und Dauer.
- Bis wann muss der Stundennachweis ausgefüllt sein?
- Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
- Wie lange muss ich Stundennachweise aufbewahren?
- Mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG); für Nachweise über Mehrarbeit ebenfalls zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Gilt die Pflicht auch für Minijobber?
- Ja. § 17 Abs. 1 MiLoG nennt Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV ausdrücklich; nur Beschäftigungen in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) sind ausgenommen.
- Darf der Stundennachweis digital geführt werden?
- Ja. Es gibt keine Formvorgabe. Excel oder eine App genügen, wenn Beginn, Ende und Dauer je Tag festgehalten sind und die Unterlagen im Inland auf Deutsch bereitliegen.
- Welchen Mindestlohn muss der Nachweis belegen?
- 13,90 € brutto je Zeitstunde seit 1. Januar 2026 und 14,60 € ab 1. Januar 2027 (§ 1 MiLoV5).