Catering-Angebot Vorlage: Angebot, Rechnung und Kalkulation in einem Paket

Kalkulation je Person in vier Blöcken

Ein belastbares Catering-Angebot entsteht in vier Blöcken. Der erste ist der Wareneinsatz je Person: Speisen und Getränke, jeweils mit Kalkulationsfaktor, damit aus dem Einkaufswert ein tragfähiger Verkaufspreis wird. Der zweite Block ist das Personal — Aufbau, Service, Küche und Abbau in Stunden, multipliziert mit dem Stundensatz inklusive Lohnnebenkosten. Der dritte Block sind Transport und Technik: Fahrten, Kühlanhänger, Thermoboxen, Strom. Der vierte Block ist das Leihgeschirr mit Miete, Reinigung und Bruchreserve. Wie Sie Faktoren und Deckungsbeiträge grundsätzlich bilden, beschreibt der Ratgeber zur Kalkulation in der Gastronomie.

Erst am Ende kommt die Umsatzsteuer dazu — getrennt nach 7 % für Speisen und 19 % für Getränke. Die Excel-Kalkulation weist beide Sätze separat aus und zeigt zusätzlich den Deckungsbeitrag je Person. Damit sehen Sie sofort, ob ein Rabatt von zwei Euro pro Kopf die Veranstaltung noch trägt.

Vom Angebot zur Rechnung: der Ablauf

Der Ablauf ist in fünf Schritten immer gleich: Anfrage aufnehmen, kalkulieren, Angebot schicken, nach Zusage die Auftragsbestätigung mit Anzahlungsaufforderung versenden, am Veranstaltungstag den Lieferschein mit Übergabeprotokoll unterschreiben lassen und danach die Rechnung stellen. Jeder dieser Schritte hat im Paket seine eigene Word-Vorlage, jeweils zusätzlich als PDF zur Ansicht.

Das Übergabeprotokoll ist der Schritt, den die meisten Betriebe auslassen — und der später am meisten wert ist: Uhrzeit, Temperatur beim Aufbau, Stückzahl des Leihgeschirrs und eine Unterschrift. Für die Rechnungsstellung an Unternehmen und Behörden lohnt ein Blick in den Ratgeber zur E-Rechnung in der Gastronomie; die Rechnungsnummern-Liste in der Kalkulation hält offene Beträge nach.

Finden die Veranstaltungen in Ihren eigenen Räumen statt, brauchen Sie zusätzlich eine Angebotsmappe mit Räumen, Kapazitäten und Pauschalen sowie einen internen Veranstaltungsauftrag — beides liegt in der Bankettmappe.

Die häufigsten Fehler im Catering-Angebot

Drei Fehler kosten regelmäßig Geld. Erstens: Personalstunden zu knapp ansetzen. Aufbau und Abbau dauern zusammen oft länger als der eigentliche Service. Zweitens: die Umsatzsteuer erst am Ende über die Gesamtsumme rechnen, statt Speisen und Getränke von Anfang an zu trennen — bei Kombiangeboten mit Getränkepauschale führt das zu einer falschen Rechnung. Drittens: kein Storno- und kein Zahlungsziel im Angebot, sodass eine kurzfristige Absage vollständig zulasten des Betriebs geht.

Dazu kommt ein organisatorischer Punkt: Wer Anfragen nur per Telefon annimmt, hat am Veranstaltungstag keine Grundlage für Rückfragen zur Personenzahl. Das Angebot mit Leistungsbeschreibung ist deshalb auch ein Protokoll. Betriebe, die neu ins Catering einsteigen, finden die Vorstufen im Ratgeber Catering gründen; die passenden Werkzeuge je Betriebsart stehen unter Catering und Eventgastronomie.