Excel · Monatserfassung + Dashboard · Sofort einsetzbar
Controlling für die Gastronomie: Dashboard für Ihre Kennzahlen
Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten, Deckungsbeitrag und Break-Even auf einen Blick — monatlich erfasst, automatisch verdichtet.
- ✓ Einmalzahlung, dauerhaft nutzbar
- ✓ Sofort-Download nach dem Kauf
- ✓ Bearbeitbar in Word / Excel
- ✓ Rechtsstand Juli 2026 — mit Quellen-/Paragraphenangaben in den Dokumenten
- ✓ Kostenlose Updates bei Rechtsänderungen, 12 Monate ab Kauf
Sofort-Download nach der Zahlung. Zahlung via Stripe. Mit dem Kauf digitaler Inhalte verzichten Sie auf Ihr Widerrufsrecht — Details in unseren AGB.
Sichere Zahlung über Stripe · Sofort-Download nach Kauf · Rechnung inklusive
💡 Alle GastroDok-Produkte im Komplettpaket für 199 €.
Das Wichtigste in Kürze
Das Controlling-Dashboard für die Gastronomie erfasst Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten, Deckungsbeitrag und Break-Even monatlich in Excel und verdichtet die Zahlen automatisch zu einem Dashboard. So sehen Sie auf einen Blick, ob die wichtigsten Quoten im Zielkorridor liegen. Sofort-Download, ohne zusätzliche Software.
Das ist enthalten
- ✓1 Excel-Datei — Monatserfassung Januar bis Dezember
- ✓Kennzahlen-Dashboard: Wareneinsatz- und Personalkostenquote
- ✓Deckungsbeitrag, Break-Even und Umsatz je Personalstunde
- ✓Ist-Plan-Vorjahr-Vergleich für jeden Monat
- ✓Druckfertige Monatsauswertung für Steuerberater und Bank
- ✓Formeln offen — anpassbar an Ihre Kontenstruktur
Warum nicht einfach eine Gratis-Vorlage aus dem Netz?
Gratis-Vorlagen gibt es viele — im Alltag scheitern sie an drei Punkten: nichts passt zusammen, nichts rechnet mit, niemand pflegt den Rechtsstand.
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Zusammengesucht von verschiedenen Anbietern: Word hier, PDF da, nichts passt zusammen.
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Alle Dokumente aus einem Guss, einheitlich aufgebaut und aufeinander abgestimmt.
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Leeres Raster zum Selbst-Ausfüllen.
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Vorbefüllte Muster und Beispiele, sofort einsatzbereit.
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Rechtsstand unklar, oft seit Jahren nicht aktualisiert.
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Rechtsstand Juli 2026, mit Quellenangaben (Gesetze/Verordnungen) direkt in den Dokumenten.
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Keine Updates: Rechtsänderung = selbst nachpflegen.
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Kostenlose Updates bei Rechtsänderungen, 12 Monate ab Kauf.
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Stundenlange Suche nach brauchbaren Dateien.
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Ein Download, komplett und geordnet.
Blick ins Paket
So sind die Dokumente aufgebaut — Struktur, Spalten und Beispielwerte entsprechen den enthaltenen Dateien.
| Monat | Umsatz | Wareneinsatz | Personal | DB |
|---|---|---|---|---|
| Januar | 48.200 € | 13.900 € | 16.400 € | 17.900 € |
| Februar | 44.800 € | 12.600 € | 15.800 € | 16.400 € |
| März | 52.100 € | 15.100 € | 17.200 € | 19.800 € |
| Kennzahl | Ist | Plan | Vorjahr |
|---|---|---|---|
| Wareneinsatzquote | 28,8 % | 28,0 % | 30,1 % |
| Personalkostenquote | 34,0 % | 33,0 % | 35,4 % |
| Umsatz je Personalstunde | 42,10 € | 44,00 € | 39,80 € |
Alle Dateien im Paket
- ExcelControlling-Dashboard (Monatserfassung + Kennzahlen)
- ExcelDruckfertige Monatsauswertung
Was ist im Paket — im Detail
Jedes Modul ist einzeln aufgeführt — damit Sie vor dem Kauf sehen, welche Dokumente und Dateien Sie erhalten und wofür Sie sie im Betriebsalltag einsetzen.
Excel
Monatserfassung Januar bis Dezember
Wofür: Ein Erfassungsblatt pro Monat für Umsatz (Speisen, Getränke, sonstiges), Wareneinsatz, Personalkosten und Fixkosten.
Nutzen: Alle Zahlen aus DATEV, Kasse und Personalabrechnung an einer zentralen Stelle — statt in fünf Excel-Insellösungen.
Excel
Kennzahlen-Dashboard
Wofür: Wareneinsatz- und Personalkostenquote automatisch aus der Monatserfassung verdichtet, monatlich und rollierend.
Nutzen: Sie sehen sofort, ob die Quoten in den branchentypischen Korridoren liegen — ohne manuelle Formeln.
Excel
Deckungsbeitrag & Break-Even
Wofür: Absoluter monatlicher Deckungsbeitrag und Break-Even-Umsatz aus Fixkosten und Deckungsbeitrags-Quote abgeleitet.
Nutzen: Klar erkennbar, ab welchem Monatsumsatz Ihr Betrieb schwarze Zahlen schreibt.
Excel
Umsatz je Personalstunde
Wofür: Kennzahl Umsatz / geleistete Personalstunde als Produktivitätsmaß für Küche und Service.
Nutzen: Vergleichbar über Monate hinweg — auch wenn Öffnungszeiten oder Wochentage schwanken.
Excel
Ist-Plan-Vorjahr-Vergleich
Wofür: Nebeneinander-Vergleich der aktuellen Monatswerte mit Vorjahr und hinterlegtem Plan.
Nutzen: Abweichungen fallen sofort auf — Sie diskutieren mit Steuerberater und Bank auf einer Zahlengrundlage.
Excel + PDF-Export
Druckfertige Monatsauswertung
Wofür: Ein-Seiten-Auswertung mit den wichtigsten Kennzahlen und Grafiken, direkt für Bankgespräche oder Steuerberater druckbar.
Nutzen: Kein Basteln in PowerPoint — die Auswertung entsteht als Nebenprodukt der Monatserfassung.
So setzen Sie es ein
- 1
Fixkosten und Plan einmalig hinterlegen
Tragen Sie im Setup-Blatt Ihre monatlichen Fixkosten (Miete, Versicherungen, Leasing, Grundgebühren) und den Umsatzplan pro Monat ein. Diese Basis benötigen Dashboard, Break-Even und Ist-Plan-Vergleich.
- 2
Monatsabschluss aus DATEV, Kasse und Lohn übernehmen
Nach jedem Monat übernehmen Sie Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und variable Kosten aus den bestehenden Auswertungen ins Monatsblatt. Für den Wareneinsatz nutzen Sie die kostenlose Inventurliste als Basis.
- 3
Kennzahlen prüfen und kommentieren
Das Dashboard zeigt Wareneinsatz-, Personal- und Deckungsbeitragsquote automatisch. Sie tragen ergänzend einen kurzen Kommentar zu Ausreißern ein — Grundlage für das nächste Steuerberater- oder Bankgespräch.
- 4
Break-Even und Umsatz je Personalstunde verfolgen
Beobachten Sie Break-Even-Umsatz und Umsatz je Personalstunde über mehrere Monate. Diese beiden Größen zeigen, ob Ihr Betrieb strukturell tragfähig ist — nicht nur, ob ein einzelner Monat gut lief.
- 5
Ist-Plan-Vorjahr-Vergleich monatlich lesen
Prüfen Sie die Abweichung zum Plan und zum Vorjahresmonat. Rot markierte Zellen weisen auf Positionen hin, die vom Korridor abweichen — das lenkt Ihre Aufmerksamkeit auf die wirklich relevanten Bereiche.
- 6
Monatsauswertung an Bank oder Steuerberater weitergeben
Die druckfertige Monatsauswertung wird als PDF exportiert und beispielsweise dem Steuerberater, der Hausbank oder dem stillen Gesellschafter geschickt. Sie ersparen sich das Erstellen einer separaten Präsentation.
Monatserfassung, Dashboard und Break-Even — eine Excel-Datei, sofort einsetzbar.
Zum Controlling-Dashboard (49 €)Fachwissen zum Paket
Wareneinsatzquote als Frühwarnsystem
Die Wareneinsatzquote ist das schnellste Frühwarnsystem im Gastro-Controlling. Sie zeigt Netto-Wareneinsatz im Verhältnis zum Netto-Umsatz und reagiert sofort auf Preiserhöhungen der Lieferanten, Portionsdrift, Schwund oder falsche Kalkulation. Wer sie monatlich beobachtet, erkennt Probleme lange vor der Jahresauswertung.
Das Dashboard trennt die Wareneinsatzquote nach Speisen und Getränken. Speisen liegen branchentypisch bei rund 28–32 %, Getränke bei rund 18–22 % — der konkrete Zielwert hängt vom Konzept ab. Wie die Kennzahl korrekt berechnet wird, erklärt der Ratgeber Wareneinsatz berechnen.
Deckungsbeitrag und Break-Even richtig lesen
Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt, um Fixkosten und Gewinn zu decken. Der Break-Even-Umsatz ist der Monatsumsatz, bei dem der Deckungsbeitrag genau die Fixkosten deckt — ab diesem Punkt erwirtschaftet der Betrieb Gewinn.
Beide Größen liegen im Dashboard nebeneinander. Das ist wichtiger, als es klingt: Ein Monat mit hohem Umsatz, aber schwachem Deckungsbeitrag kann trotzdem einen Verlust bedeuten, wenn variable Kosten aus dem Ruder laufen. Die Herleitung im Detail beschreibt der Ratgeber Deckungsbeitrag Gastronomie.
Schankverlust im Controlling sichtbar machen
Schankverlust ist in der Getränkeausschankquote versteckt: Wer 100 Liter Fassbier einkauft, verkauft nur rund 90–97 Liter tatsächlich. Wird der Verlust nicht in der Kalkulation aufgeschlagen, wandert er direkt in eine schlechtere Getränke-Wareneinsatzquote — das Dashboard macht das transparent.
Sobald die Getränkequote im Dashboard über den Zielkorridor steigt, ohne dass Einkaufspreise gestiegen sind, liegt der Verdacht auf erhöhtem Schankverlust nahe. Praktische Zielwerte und Prüfschritte erläutert der Ratgeber Schankverlust Gastronomie.
Häufige Fragen
In welchem Format ist das Dashboard?
Eine Excel-Datei (.xlsx) mit Monatsblättern und Dashboard, kompatibel mit Microsoft Excel ab 2016, Excel für Mac, LibreOffice Calc und Google Sheets. Ein Makro-Betrieb ist nicht erforderlich.
Woher bekomme ich die Zahlen für die Monatserfassung?
Umsatz aus dem Kassensystem oder der DATEV-Auswertung, Wareneinsatz aus dem Steuerberater-Bericht oder der monatlichen Inventur, Personalkosten aus der Lohnabrechnung. Die Datei zeigt, welche Zahl an welche Stelle gehört.
Ersetzt das Dashboard meinen Steuerberater?
Nein. Das Dashboard verdichtet die Zahlen für den Betrieb selbst, damit Sie unterjährig steuern können. Die Buchhaltung und der Jahresabschluss bleiben Aufgabe Ihrer Steuerkanzlei — das Dashboard ist die passende Vorbereitung dafür.
Passt das für Restaurants, Cafés und Imbisse?
Ja. Die Kennzahlenstruktur (Speisen, Getränke, Personal, Fixkosten) ist für alle klassischen Gastronomietypen sinnvoll. Für Systemgastronomie mit Franchise-Reporting kann eine zusätzliche Auswertung erforderlich sein.
Sind die Formeln offen und anpassbar?
Ja. Alle Formeln sind sichtbar und dokumentiert. Sie können eigene Warengruppen, Kostenarten oder Vergleichsperioden ergänzen, ohne das Grundgerüst zu beschädigen — es gibt keine geschützten Bereiche.
Bekomme ich Updates bei Rechtsänderungen?
Ja. 12 Monate ab Kauf erhalten Sie kostenlose Aktualisierungen bei relevanten Änderungen, zum Beispiel bei Anpassungen von Mehrwertsteuersätzen, Mindestlohn oder Ausweispflichten in der Buchhaltung.
Passende Ratgeber & nächste Schritte
Vertiefen Sie die Grundlagen in unseren Ratgebern: Deckungsbeitrag Gastronomie, Wareneinsatz berechnen, Schankverlust Gastronomie, Speisenkalkulation und Inventurliste (kostenlos). Alle GastroDok-Produkte gebündelt im Komplettpaket (199 €). Bevor Sie das Dashboard befüllen, können Sie die Kennzahl schnell im Rechner gegenprüfen: Personalkostenquote berechnen. Die Bestandswerte für den Wareneinsatz liefert die Inventurliste als Excel-Vorlage; wie oft gezählt wird und was dabei rechtlich zu beachten ist, klärt der Ratgeber zur Inventur in der Gastronomie.
Verwandte Vorlagen & Ratgeber
49 € einmalig, inkl. USt. Dauerhaft nutzbar. Sofort-Download nach dem Kauf.