Excel · 5 Blätter · Sofort einsetzbar
Kalkulation Gastronomie: Excel-Toolkit für Speisen und Getränke
Zutaten-Stammdaten, Rezepte, Getränke und Menüs sauber kalkuliert — mit Deckungsbeitrag und automatischer Ableitung des Ziel-Verkaufspreises.
- ✓ Einmalzahlung, dauerhaft nutzbar
- ✓ Sofort-Download nach dem Kauf
- ✓ Bearbeitbar in Word / Excel
- ✓ Rechtsstand Juli 2026 — mit Quellen-/Paragraphenangaben in den Dokumenten
- ✓ Kostenlose Updates bei Rechtsänderungen, 12 Monate ab Kauf
Sofort-Download nach der Zahlung. Zahlung via Stripe. Mit dem Kauf digitaler Inhalte verzichten Sie auf Ihr Widerrufsrecht — Details in unseren AGB.
Sichere Zahlung über Stripe · Sofort-Download nach Kauf · Rechnung inklusive
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Das Wichtigste in Kürze
Das Kalkulations-Toolkit für die Gastronomie kalkuliert Zutaten-Stammdaten, Rezepte, Getränke und Menüs in einer Excel-Struktur — mit Deckungsbeitrag und automatischer Ableitung des Ziel-Verkaufspreises aus der Ziel-Wareneinsatzquote. Einmal Stammdaten pflegen, danach rechnet jede Rezeptur durch. Sofort-Download, im eigenen Betrieb anpassbar.
Das ist enthalten
- ✓1 Excel-Datei mit 5 Blättern — direkt einsatzbereit
- ✓Zutaten-Stammdaten mit Einkaufspreis, Gebindegröße und Schwund
- ✓Rezeptkalkulation mit Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Ziel-Verkaufspreis
- ✓Getränke-Ausschankkalkulation inkl. Ausschankverlust
- ✓Menü- und Aktionskalkulation mit Deckungsbeitrag pro Menü
- ✓Formeln offen — jederzeit an Ihren Betrieb anpassbar
Warum nicht einfach eine Gratis-Vorlage aus dem Netz?
Gratis-Vorlagen gibt es viele — im Alltag scheitern sie an drei Punkten: nichts passt zusammen, nichts rechnet mit, niemand pflegt den Rechtsstand.
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Zusammengesucht von verschiedenen Anbietern: Word hier, PDF da, nichts passt zusammen.
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Alle Dokumente aus einem Guss, einheitlich aufgebaut und aufeinander abgestimmt.
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Ein Download, komplett und geordnet.
Blick ins Paket
So sind die Dokumente aufgebaut — Struktur, Spalten und Beispielwerte entsprechen den enthaltenen Dateien.
| Zutat | Gebinde | EK-Preis | Schwund | €/kg netto |
|---|---|---|---|---|
| Rinderhack | 5 kg | 42,50 € | 3 % | 8,76 € |
| Kartoffeln | 25 kg | 18,90 € | 18 % | 0,92 € |
| Butter | 10 kg | 78,00 € | 0 % | 7,80 € |
| Gericht | Wareneinsatz | WE-Quote | DB | Ziel-VK |
|---|---|---|---|---|
| Rindergulasch | 3,42 € | 27 % | 9,25 € | 14,90 € |
| Gemüsecurry | 2,10 € | 21 % | 7,80 € | 11,90 € |
| Getränk | Gebinde | Ausschankverlust | EK/Glas | VK |
|---|---|---|---|---|
| Pils 0,3 l | 30 l Fass | 5 % | 0,58 € | 3,90 € |
| Hauswein 0,2 l | 0,75 l | 2 % | 1,34 € | 5,50 € |
Alle Dateien im Paket
- ExcelKalkulations-Toolkit (5 Blätter)
- ExcelZutaten-Stammdaten
- ExcelRezept-, Getränke- und Menükalkulation
Vorschau: die Kalkulationslogik im Blatt
So rechnet die Vorlage: Oben stehen die Zutaten eines Gerichts mit Einkaufspreis und Einsatzmenge, daraus entsteht der Wareneinsatz pro Portion. Über den hinterlegten Wareneinsatzanteil und den Mehrwertsteuersatz ergibt sich der Netto- und Brutto-Verkaufspreis — Sie ändern eine Zutat, der Preis rechnet sich neu.
Vorschau: Inventurblatt als Datenbasis
Die Kalkulation ist nur so gut wie die Preise dahinter. Deshalb liegt die Inventurliste bei: Sie erfasst je Artikel Einheit, gezählte Menge und aktuellen Einkaufspreis und liefert den Warenwert, mit dem Sie den tatsächlichen Wareneinsatz gegen die kalkulierten Werte gegenrechnen.
Kalkulation Gastronomie: alle Excel-Bausteine im Detail
Jedes Modul ist einzeln aufgeführt — damit Sie vor dem Kauf sehen, welche Dokumente und Dateien Sie erhalten und wofür Sie sie im Betriebsalltag einsetzen.
Excel
Zutaten-Stammdaten
Wofür: Zentraler Katalog aller Zutaten mit Einkaufspreis, Gebindegröße, Ergiebigkeit und Schwund.
Nutzen: Preise nur an einer Stelle pflegen — alle Rezepte übernehmen die neuen Kosten automatisch.
Excel
Rezeptkalkulation
Wofür: Kalkulation für Speisen mit Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und abgeleitetem Ziel-Verkaufspreis.
Nutzen: Sie sehen sofort, ob ein Gericht mit Ihrem Wunsch-Wareneinsatz und Zielaufschlag rechnet.
Excel
Getränke-Ausschankkalkulation
Wofür: Kalkulation für Bier, Wein, Softgetränke inkl. Ausschankverlust je Position.
Nutzen: Ausschankverluste bleiben nicht im Bauchgefühl — sie werden pro Getränk aufgeschlagen.
Excel
Menü- und Aktionskalkulation
Wofür: Mehr-Gang-Menüs und Aktionen mit Deckungsbeitrag pro Menü statt nur pro Einzelgericht.
Nutzen: Menüs werden nicht mehr aus dem Bauch gemischt, sondern mit sichtbarem Menü-Deckungsbeitrag.
Excel
Kennzahlen-Übersicht
Wofür: Auswertung nach Warengruppen: Wareneinsatzquote, Aufschlag, Ziel-VK vs. tatsächlicher VK.
Nutzen: Ausreißer bei Wareneinsatz oder Marge sind sofort sichtbar, ohne händisches Filtern.
So setzen Sie die Kalkulation in Ihrer Gastronomie ein
- 1
Zutaten-Stammdaten einmalig anlegen
Tragen Sie alle regelmäßig eingekauften Zutaten ein: Bezeichnung, Einkaufspreis, Gebindegröße, MwSt-Satz und Putzverlust. Für die Erstbefüllung reichen die 30–50 wichtigsten Positionen — der Rest lässt sich später ergänzen.
- 2
Rezepte anhand der Speisekarte erfassen
Übernehmen Sie jedes Gericht Ihrer Karte mit den tatsächlichen Zutatenmengen ins Rezeptblatt. Sie sehen sofort den Wareneinsatz je Portion und können den Ziel-Verkaufspreis vergleichen.
- 3
Ziel-Wareneinsatz je Warengruppe festlegen
Definieren Sie pro Warengruppe (Vorspeise, Hauptspeise, Bier, Wein, alkoholfrei) einen Ziel-Wareneinsatz. Die Datei markiert Rezepte, die außerhalb dieses Korridors liegen.
- 4
Verkaufspreise prüfen und Karte anpassen
Vergleichen Sie den empfohlenen Ziel-Verkaufspreis mit Ihrem aktuellen Kartenpreis. Passen Sie entweder den Preis, die Portionsgröße oder die Rezeptur an, um in den Zielkorridor zu kommen.
- 5
Einkaufspreise regelmäßig aktualisieren
Nach jeder größeren Preiserhöhung Ihrer Lieferanten pflegen Sie die neuen Einkaufspreise nur im Stammdaten-Blatt nach — sämtliche Kalkulationen werden automatisch neu berechnet.
- 6
Menüs und Aktionen separat kalkulieren
Für 3-Gang-Menüs, Business-Lunches oder Aktionen nutzen Sie das Menü-Blatt: es addiert die Deckungsbeiträge der Einzelgerichte und zeigt, ob der Menüpreis auskömmlich ist.
Fachwissen zum Paket
Wareneinsatz richtig berechnen
Der Wareneinsatz ist der Netto-Materialkostenanteil eines Gerichts am Netto-Verkaufspreis. Wer nur den Einkaufspreis pro Gebinde durch die Zutaten teilt, unterschätzt die Kosten systematisch: Putzverlust, Garverlust und Portionsabweichungen müssen berücksichtigt werden, sonst wird die Speisenkarte schleichend unprofitabel.
Im Toolkit ist der Wareneinsatz pro Rezept die Summe der eingesetzten Zutaten in Gramm × Netto-Einkaufspreis pro Gramm, zuzüglich Putz- und Garverlust. Als Quote wird er auf den Netto-Verkaufspreis bezogen. Details zur Formel im Ratgeber Wareneinsatz berechnen.
Voraussetzung dafür ist ein sauberes Mengengerüst: Jede Zutat muss mit der Menge hinterlegt sein, die tatsächlich im Gericht landet. Wird eine Rezeptur auf eine andere Charge oder Gefäßgröße gebracht, verschieben sich diese Mengen — der Rechner Backform umrechnen liefert die Faktoren für Kuchen, Quiches und Aufläufe.
In der Gastronomie sind Speisen-Wareneinsatzquoten von rund 28–32 % und Getränke-Quoten von rund 18–22 % gängige Zielbereiche. Der konkrete Zielwert hängt aber vom Konzept ab — ein À-la-carte-Restaurant rechnet anders als eine Kantine.
Deckungsbeitrag statt Aufschlag denken
Aufschlagsfaktoren („Wareneinsatz × 4") sind bequem, aber irreführend: sie sagen nichts über den absoluten Deckungsbeitrag eines Gerichts aus. Ein Gericht mit hohem Aufschlag, aber niedrigem Preis kann weniger zum Ergebnis beitragen als ein hochpreisiges Gericht mit vermeintlich niedrigem Aufschlag.
Das Toolkit weist deshalb pro Rezept den absoluten Deckungsbeitrag in Euro aus — nicht nur den Aufschlagsfaktor. Nur so lassen sich Speisekarte und Aktionen wirklich vergleichen. Hintergrund im Ratgeber Speisenkalkulation.
MwSt-Umstellung 2026: Speisen wieder 7 %
Seit dem 1. Januar 2026 gilt in Deutschland für Speisen im Haus dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Getränke bleiben bei 19 %. Wer weiter mit 19 % kalkuliert, verschenkt Marge oder verwirrt seinen Steuerberater. Das Toolkit trennt Speisen und Getränke sauber.
In den Stammdaten wählen Sie je Position den MwSt-Satz aus (DE 7 % / 19 %, AT 10 % / 20 %). Die Rezept- und Menükalkulation rechnet automatisch mit dem hinterlegten Satz und weist Netto- und Brutto-Verkaufspreise getrennt aus. Details zur aktuellen Regelung finden Sie im Ratgeber Mehrwertsteuer Gastronomie.
Häufige Fragen
In welchem Format ist das Toolkit?
Eine Excel-Datei (.xlsx) mit fünf Blättern (Stammdaten, Rezepte, Getränke, Menüs, Kennzahlen), kompatibel mit Microsoft Excel ab 2016, Excel für Mac, LibreOffice Calc und Google Sheets.
Muss ich die MwSt-Umstellung 2026 selbst einpflegen?
Nein. Für Deutschland sind seit 1. Januar 2026 dauerhaft 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke hinterlegt. Für Österreich sind 10 % / 20 % voreingestellt. Sie wählen den Satz je Position aus einer Dropdown-Liste.
Für welche Betriebsgrößen ist das Toolkit sinnvoll?
Für Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse und Cateringbetriebe mit einer Speisekarte, die von einer Person gepflegt werden kann — typisch bis rund 150 Positionen. Für sehr große Karten empfehlen wir zusätzlich ein Warenwirtschaftssystem.
Sind Beispielrezepte enthalten?
Ja. Klassische Positionen (z. B. Wiener Schnitzel, Caesar Salad, Cheeseburger, Aperol Spritz) sind als Muster kalkuliert, damit Sie den Aufbau sehen. Sie überschreiben die Rezepte und Preise mit Ihren eigenen Daten.
Sind die Formeln offen?
Ja. Alle Formeln sind sichtbar und dokumentiert. Sie können eigene Warengruppen, Zielaufschläge oder Kennzahlen ergänzen — es sind keine Makros und keine geschützten Bereiche im Weg.
Bekomme ich Updates bei Rechtsänderungen?
Ja. 12 Monate ab Kauf erhalten Sie kostenlos aktualisierte Versionen bei relevanten Änderungen (z. B. MwSt-Sätze, gesetzliche Vorgaben zu Preisangaben). Sie werden per E-Mail informiert.
Passende Ratgeber & nächste Schritte
Vertiefen Sie die Grundlagen in unseren Ratgebern: Speisenkalkulation, Wareneinsatz berechnen, Deckungsbeitrag Gastronomie, Getränkekalkulation und Mehrwertsteuer Gastronomie 2026. Alle GastroDok-Produkte gibt es gebündelt im Komplettpaket (199 €). Ergänzend können Sie einzelne Werte kostenlos gegenrechnen: Personalkostenquote je Monat prüfen oder Verkaufspreis online berechnen.
Verwandte Vorlagen & Ratgeber
49 € einmalig, inkl. USt. Dauerhaft nutzbar. Sofort-Download nach dem Kauf.