Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf gastrodok.de.

1. Verantwortlicher

GastroDok (gastrodok.de) ist eine Marke der IGCP Capital Partners GmbH.

IGCP Capital Partners GmbH
Postgasse 14, 1010 Wien, Österreich
E-Mail: office@igcp.at

2. Erhobene Daten und Zwecke

a) Server-Logdateien

Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten übertragen und vorübergehend gespeichert (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent). Zweck: Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Website.

b) E-Mail-Formulare

Bei Anforderung von Checklisten und Vorlagen oder bei Warteliste-Anmeldungen verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse und optional Ihren Namen. Zweck ist die Zusendung der von Ihnen angeforderten Inhalte. Werbliche E-Mails senden wir Ihnen nur, wenn Sie diese zusätzlich im Double-Opt-in- Verfahren bestätigt haben (siehe Ziffer 3).

c) Zahlungsabwicklung über Stripe

Für die Abwicklung von Bestellungen setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin) ein. An Stripe werden die für die Zahlung erforderlichen Daten (u. a. Name, Rechnungsadresse, Zahlungsmittel, Betrag) übermittelt. Es gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Stripe.

d) Anonyme, cookielose Nutzungsstatistiken

Zur Messung der Nutzung dieser Website erheben wir anonyme, cookielose Ereignisdaten (aufgerufene Seite, Ereignistyp, Gerätekategorie „mobile"/„desktop", Referrer-Domain). Es werden keine Cookies gesetzt, kein Local-/Session-Storage verwendet und keine personenbezogenen Daten (z. B. IP-Adresse, E-Mail, Fingerprint) gespeichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung und Optimierung der Website nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

e) Google Analytics 4 (einwilligungsbasiert)

Wir nutzen Google Analytics 4 (Mess-ID G-0RYEGEEXPL), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Einsatz erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird das Google-Tag nicht geladen, es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt.

Google Analytics setzt bei erteilter Einwilligung die Cookies _ga und _ga_<Mess-ID> mit einer Speicherdauer von bis zu 2 Jahren und verarbeitet Geräte- und Browserdaten, Referrer, aufgerufene Seiten und Interaktionen. IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht protokolliert oder gespeichert.

Dabei können Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Google verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Aufbewahrungsdauer der Nutzer- und Ereignisdaten in Google Analytics beträgt 14 Monate. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar — über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer jeder Seite. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt; beim Widerruf werden die Cookies _ga und _ga_* gelöscht.

f) Cookies

Technisch notwendige Speichervorgänge (z. B. die Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung im lokalen Speicher Ihres Browsers) erfolgen ohne Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Alle nicht notwendigen Cookies — insbesondere die Cookies von Google Analytics (u. a. _ga, _ga_<Mess-ID>, Laufzeit bis zu 2 Jahre) — werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt. Sie können Cookies zudem jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen oder blockieren.

g) Kundenbewertungen

Wenn Sie über das Formular unter /bewertung eine Bewertung abgeben, verarbeiten wir Ihren Vornamen bzw. Ihr Kürzel, optional die Angabe zu Ihrem Betrieb (z. B. „Café in Leipzig"), das bewertete Produkt, die Sterne-Wertung, Ihren Bewertungstext und Ihre E-Mail-Adresse. Zweck ist die Prüfung und — nach Freigabe — die Veröffentlichung Ihrer Bewertung auf unserer Website sowie die Möglichkeit zur Rückfrage. Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich intern verwendet und niemals veröffentlicht. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie beim Absenden des Formulars erteilen. Die Daten werden bis zum Widerruf der Einwilligung gespeichert; nach einem Widerruf entfernen wir die Bewertung zeitnah von der Website und löschen die zugehörigen Daten. Den Widerruf richten Sie formlos an office@igcp.at; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

h) Bestellung auf Rechnung (Einrichtungen und öffentliche Auftraggeber)

Über das Bestellformular auf unseren Produktseiten für Gemeinschaftsverpflegung können Einrichtungen und öffentliche Auftraggeber auf Rechnung bestellen.

Verarbeitete Daten: Name der Einrichtung oder Behörde, Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Rechnungsanschrift, optional Bestellnummer oder Aktenzeichen, die Angabe, ob eine XRechnung benötigt wird, optionale Bemerkungen, die gewählte Lizenzart sowie die im Formular abgegebenen Bestätigungen (Zustimmung zu AGB und Widerrufsbelehrung, ausdrückliches Verlangen des vorzeitigen Ausführungsbeginns mit Zeitpunkt, Bestätigung der beruflichen oder dienstlichen Bestellung) nebst Zeitstempel.

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Bearbeitung der Bestellung, Rechnungsstellung und Auslieferung der Dateien (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Nachweis der abgegebenen Erklärungen und Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Empfänger: unser Hosting- und Datenbankdienstleister Supabase (Speicherort Kanada, siehe Ziffer 2 j)) sowie unser Dienstleister für den Versand transaktionaler E-Mails, jeweils als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer: für die Dauer der Vertragsabwicklung, darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Angabe der mit * gekennzeichneten Daten ist für die Bearbeitung der Bestellung erforderlich; ohne sie können wir die Bestellung nicht ausführen.

i) Versand unserer E-Mails, eingesetzte Dienstleister und Sendeprotokoll

Alle E-Mails, die wir aus unserer Anwendung heraus versenden — insbesondere Bestätigungen zu Bestellungen und Downloads, Rechnungs- und Widerrufsbestätigungen, Bestätigungs-E-Mails im Double-Opt-in-Verfahren, Reservierungs-, Bestell- und Stornobenachrichtigungen sowie werbliche E-Mails nach bestätigter Einwilligung — gehen unter der Absenderdomain notify.gastrodok.de über unseren Versanddienstleister Lovable Labs Incorporated, 1 Lincoln St, Boston, MA 02111, USA. Dieser setzt für den technischen Versand seinerseits Mailgun Technologies, Inc. (Sinch-Gruppe), One North Wacker Drive, Suite 2500, Chicago, IL 60606, USA als Unterauftragsverarbeiter ein; der Versand für unsere Absenderdomain erfolgt über die EU-Region von Mailgun (Rechenzentren in Deutschland und Belgien). Mit dem Versanddienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914), Modul 2 (Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) beziehungsweise Modul 3 (Auftragsverarbeiter an Unterauftragsverarbeiter). Eine Kopie der Garantien können Sie unter office@igcp.at anfordern.

Sendeprotokoll. Zu jeder von uns versendeten E-Mail protokollieren wir die Empfängeradresse, die Art der Nachricht (Bezeichnung der verwendeten Vorlage), den Zeitpunkt des Versands, den Zustellstatus (zum Beispiel „versendet", „nicht zugestellt", „durch Abmeldung gesperrt") sowie eine technische Kennung, mit der wir Doppelversand vermeiden. Zweck ist der Nachweis, dass eine geschuldete Nachricht abgesendet wurde, die Fehlersuche bei Zustellproblemen und die Vermeidung mehrfacher Zusendung derselben Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht der Vertragserfüllung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren und störungsfreien Nachrichtenversand); für den Nachweis einer Einwilligung nach Ziffer 3 tritt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hinzu. Einträge des Sendeprotokolls bewahren wir auf, solange dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Nachweise zu erteilten Einwilligungen bewahren wir bis zum Widerruf und darüber hinaus für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen auf.

Abmeldung und ihre Folge (bitte beachten). Jede aus unserer Anwendung versandte E-Mail enthält einen Abmeldelink, den unser Versanddienstleister automatisch anfügt. Melden Sie sich über diesen Link ab, wird Ihre Adresse für alle weiteren aus der Anwendung versandten E-Mails gesperrt — auch für Bestätigungen, die wir Ihnen aus einem Vertrag heraus schulden. Damit Sie solche Nachrichten dennoch erhalten, stellen wir sie Ihnen in diesem Fall unmittelbar von chefkoch@gastrodok.de zu. Wenden Sie sich dazu formlos an chefkoch@gastrodok.de.

Digitale Stempelkarte teilnehmender Betriebe

Nutzt ein Betrieb unsere digitale Stempelkarte, ist für die Daten seiner Gäste allein dieser Betrieb Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO, § 12a unserer AGB). Gespeichert werden eine zufällige Kartennummer, ein Kartencode, ein Prüfwert (Hash) eines nur in Ihrem Browser abgelegten Geheimnisses sowie die Zeitpunkte von Stempeln und Einlösungen — keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Die Kartendaten liegen im lokalen Speicher Ihres Browsers; dieser Zugriff ist für den von Ihnen angeforderten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Karten, auf denen länger als die Verfallsfrist des Programms zuzüglich drei Monaten kein Stempel mehr dazugekommen ist, löschen wir automatisch. Zum Schutz der Plattform speichern wir beim Anlegen einer Karte in eigener Verantwortung einen gesalzenen Hash Ihrer IP-Adresse für höchstens 7 Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auskunft, Berichtigung und Löschung richten Sie bitte an den Betrieb; wir unterstützen ihn dabei.

Erinnerungen auf die Stempelkarte (Web-Push)

Wenn Sie auf Ihrer Stempelkarte Erinnerungen einschalten, speichern wir im Auftrag des Betriebs die von Ihrem Browser erzeugte Push-Adresse samt den zugehörigen Verschlüsselungsschlüsseln, die Zuordnung zu Ihrer Kartennummer sowie den Zeitpunkt der letzten Mitteilung. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Die Mitteilungen enthalten den Namen des Betriebs und Hinweise zu Ihrer Karte, etwa dass nur noch ein Stempel bis zur Prämie fehlt oder die Karte bald abläuft; der Betrieb kann zusätzlich höchstens vier eigene Mitteilungen im Monat senden. Sie können die Erinnerungen jederzeit auf der Karte abschalten oder die Berechtigung in Ihrem Browser entziehen; die Push-Adresse wird dann gelöscht. Abgelaufene oder ungültige Push-Adressen löschen wir automatisch.

Abstimmung „Welche Vorlage fehlt Ihnen?"

Bei einer Stimmabgabe oder einem Vorschlag speichern wir nicht Ihre IP-Adresse, sondern einen gesalzenen Hash aus IP-Adresse und Browserkennung, um Mehrfachstimmen und Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Stimmen ersetzen wir diesen Wert nach 12 Monaten durch einen Zufallswert, bei Vorschlägen löschen wir ihn nach 30 Tagen. Wenn Sie sich benachrichtigen lassen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und den gewählten Wunsch; nach Ihrer Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-in) informieren wir Sie einmal, sobald die Vorlage verfügbar ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Unbestätigte Einträge löschen wir nach 7 Tagen, abgemeldete oder erledigte nach 30 Tagen. Haben Sie zusätzlich Praxistipps und Angebote gewählt, gilt dafür Abschnitt 3 „Werbliche E-Mails und Double-Opt-in“. Beide Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen – über den Link in jeder E-Mail oder formlos an office@igcp.at.

j) Hosting, Datenbank und Speicherort

Die Daten, die wir nach dieser Erklärung in unserer Anwendung speichern, insbesondere Kundenkonten, Bestellungen, Formular- und Einwilligungsdaten, Bewertungen, das Sendeprotokoll sowie die Inhalte unserer digitalen Dienste, werden in unserer Cloud-Infrastruktur gespeichert. Diese stellt uns die Lovable Labs Incorporated, 1 Lincoln St, Boston, MA 02111, USA, über die Plattform „Lovable Cloud“ bereit. Datenbank und Dateispeicher betreibt die Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513, als weiterer Auftragsverarbeiter. Speicherort ist ein Rechenzentrum von Amazon Web Services in der Region ca-central-1 (Montréal, Kanada).

Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Entscheidung 2002/2/EG, nach Art. 45 Abs. 9 DSGVO fortgeltend). Er erfasst Empfänger, die dem kanadischen Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) unterliegen. Unsere Dienstleister haben ihren Sitz in den USA bzw. in Singapur. Die Übermittlung an sie sowie Zugriffe aus diesen oder anderen Drittländern im Rahmen von Betrieb und Support stützen wir deshalb auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914). Eine Kopie der Garantien können Sie unter office@igcp.at anfordern. Mit Lovable besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

3. Werbliche E-Mails und Double-Opt-in

Wenn Sie eine kostenlose Vorlage anfordern, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihren Namen, die angeforderte Vorlage, eine Angabe zur Nutzung (privat oder gewerblich), Ihre Browserkennung und den Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Verarbeitung zur Erfüllung Ihrer Anforderung erforderlich ist.
Werbliche E-Mails erhalten Sie nur, wenn Sie zusätzlich ausdrücklich einwilligen. Dazu enthält die E-Mail mit Ihrer Vorlage einen gesonderten Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen aufrufen und dort die Schaltfläche betätigen, gilt die Einwilligung als erteilt. Bei Formularen mit dem Auswahlfeld „Praxistipps und Angebote“ enthält die E-Mail den Bestätigungslink nur, wenn Sie das Feld angekreuzt haben. Ohne Häkchen erhalten Sie nur die angeforderte Vorlage. Die werblichen E-Mails enthalten Praxistipps, neue Vorlagen und geänderte Fristen sowie Angebote und Produkthinweise zu Vorlagen und Werkzeugen von GastroDok. Angebote anderer Unternehmen verschicken wir auf dieser Grundlage nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.
Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir den Bestätigungszeitpunkt, die dabei verwendete IP-Adresse und die Browserkennung. Diese Nachweisdaten löschen wir, wenn die Einwilligung widerrufen wurde und keine Aufbewahrungspflichten mehr entgegenstehen.
Der Bestätigungslink ist 60 Tage gültig. Wird er nicht genutzt, erhalten Sie keine werblichen E-Mails.
Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über den Abmeldelink in jeder werblichen E-Mail oder formlos an office@igcp.at. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

4. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Bestellung, Auslieferung digitaler Produkte, Zahlungsabwicklung).
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z. B. werbliche E-Mails nach bestätigtem Double-Opt-in, Warteliste, Veröffentlichung von Kundenbewertungen).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (Betrieb und Sicherheit der Website) sowie Geschäftsanbahnung per E-Mail (Abschnitt 10).
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtungen (z. B. Aufbewahrungspflichten).

5. Speicherdauer

Server-Logs werden regelmäßig nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Einwilligungsbasierte Daten (werbliche E-Mails, Warteliste) werden bis zum Widerruf gespeichert. Bestell- und Rechnungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in Österreich in der Regel 7 Jahre). Daten aus der Geschäftsanbahnung: siehe Abschnitt 10.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an office@igcp.at.

7. Kundenkonto, Abonnement und öffentliche Menüseiten

a) Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung unserer digitalen Dienste (z. B. der digitalen QR-Speisekarte) können Sie ein Kundenkonto anlegen. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Passwort ausschließlich in Form eines kryptografischen Hashwerts; das Klartext-Passwort ist uns nicht bekannt. Hinzu kommen technische Metadaten wie Zeitpunkt der Registrierung und der letzten Anmeldung. Zweck ist die Bereitstellung des Kontos und die Durchführung des Nutzungsvertrags, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Konto- und Inhaltsdaten werden in unserer Cloud-Infrastruktur verarbeitet (Lovable Cloud mit Datenbank der Supabase-Plattform, Speicherort Kanada; Dienstleister und Grundlagen der Drittlandübermittlung siehe Ziffer 2 j)); mit dem Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sie können Ihr Konto jederzeit löschen lassen; gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungsdaten bleiben unberührt.

b) Abo-Zahlungen und Abo-Verwaltung

Kostenpflichtige Abonnements werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt; es gelten die Angaben unter Ziffer 2 c) dieser Datenschutzerklärung entsprechend. Zusätzlich speichern wir zu Ihrem Konto die Kennung des Zahlungs- und Abonnementvorgangs, den gebuchten Tarif, den Abo-Status und das Ende der laufenden Abrechnungsperiode, um Ihnen den gebuchten Leistungsumfang bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verwaltung und Kündigung des Abonnements erfolgt über das Kundenportal von Stripe, das Sie aus Ihrem Kundenkonto heraus aufrufen; dort verarbeitete Zahlungsdaten liegen in der Verantwortung von Stripe.

c) Öffentliche Menüseiten

Veröffentlichen Sie als Kunde eine digitale Speisekarte, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte (Betriebsname, Kategorien, Speisen, Beschreibungen, Preise, Allergen- und Zusatzstoffangaben) unter der von Ihnen gewählten Adresse öffentlich abrufbar dargestellt und können von Suchmaschinen erfasst werden. Für diese Inhalte sind Sie verantwortlich; personenbezogene Daten sollten Sie dort nur eintragen, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht. Beim bloßen Aufruf einer Menüseite erheben wir von Gästen keine gesonderten Daten; es fallen lediglich die unter Ziffer 2 beschriebenen Server-Logdaten an (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Betrieb und Sicherheit). Bestellt ein Gast über das Bestellsystem eines Betriebs, gilt Ziffer 7 e).

d) Reservierungssystem

Nutzen Sie als Kunde das Reservierungssystem, ist für die Daten der Gäste, die über Ihre Buchungsseite reservieren, allein Ihr Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter; die Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO ist als § 12a Bestandteil unserer AGB.

Verarbeitet werden dabei: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Dauer der Reservierung, eine optionale Anmerkung, die gewählte Sprache, der Reservierungsstatus sowie ein zufällig erzeugter Verwaltungs-Token. Der Betrieb kann der Reservierung Tische und eine interne Notiz zuordnen, die Ihnen nicht angezeigt wird. Der Verwaltungs-Token ist Bestandteil der Links in unseren E-Mails und ermöglicht Ihnen, Ihre Reservierung ohne Kundenkonto anzusehen, zu ändern, abzusagen oder in Ihren Kalender zu übernehmen. Wir versenden im Auftrag des Betriebs Bestätigungs-, Änderungs- und Storno-E-Mails sowie, sofern der Betrieb dies eingerichtet hat, eine Erinnerung vor dem Termin (Rechtsgrundlage für den Betrieb: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Um eine kurze Rückmeldung nach dem Besuch bitten wir nur, wenn Sie bei der Reservierung ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können die Einwilligung jederzeit über den Link in der E-Mail widerrufen. Ihre Rückmeldung sieht nur der Betrieb; sie wird nicht veröffentlicht. Der Betrieb sieht bei neuen Reservierungen, wie oft Sie bei ihm bereits reserviert haben. Die E-Mails versenden wir unter der Absenderdomain notify.gastrodok.de; der eingesetzte E-Mail-Dienstleister ist Unterauftragsverarbeiter. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink unseres Versanddienstleisters; nach einer Abmeldung können auch Bestätigungen und Erinnerungen zu künftigen Reservierungen nicht mehr zugestellt werden.

Reservierungsdaten werden automatisch 90 Tage nach dem Reservierungstermin gelöscht, auf Weisung des verantwortlichen Betriebs auch früher. Betroffene Gäste wenden sich mit Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen an den Betrieb, bei dem sie reserviert haben; wir unterstützen den Betrieb bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

Warteliste: Ist ein Termin ausgebucht, können Sie sich auf die Warteliste setzen. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Personenzahl und Wunschtermin, um Ihnen ein Angebot zu schicken, wenn ein Platz frei wird. Es gelten dieselben Verantwortlichkeiten und Rechtsgrundlagen wie bei der Reservierung. Einträge löschen wir einen Tag nach dem Wunschtermin automatisch; austragen können Sie sich jederzeit über den Link in unserer E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir bei Reservierungen und Wartelisten-Einträgen einen gesalzenen Hash Ihrer IP-Adresse für höchstens 7 Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

e) Bestellsystem für Abholung

Nutzen Sie als Kunde das Bestellsystem, ist für die Daten der Gäste, die über Ihre Bestellseite bestellen, allein Ihr Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter; die Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO ist als § 12a Bestandteil unserer AGB.

Verarbeitet werden dabei: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Pflichtangabe, damit der Betrieb bei Rückfragen zur Abholung erreichbar ist), die bestellten Positionen mit Mengen und Preisen als Momentaufnahme, der Gesamtbetrag, das gewählte Abholzeitfenster, eine optionale Anmerkung des Gastes, Bestellnummer und Bestellstatus sowie ein zufällig erzeugter Storno-Token. Zweck ist die Entgegennahme, Bearbeitung und Bestätigung der Abholbestellung. Bestell-, Status- und Storno-E-Mails versenden wir über unseren Versanddienst unter der Absenderdomain notify.gastrodok.de; der eingesetzte E-Mail-Dienstleister ist Unterauftragsverarbeiter. Eine Online-Zahlung findet im Bestellsystem nicht statt; Zahlungsdaten der Gäste werden daher nicht verarbeitet.

Bestelldaten werden automatisch 90 Tage nach dem Abholtermin gelöscht, auf Weisung des verantwortlichen Betriebs auch früher. Betroffene Gäste wenden sich mit Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen an den Betrieb, bei dem sie bestellt haben; wir unterstützen den Betrieb bei der Bearbeitung solcher Anfragen.

f) GastroDok-Portal: Betriebsdokumente im Kundenkonto

Im GastroDok-Portal können Sie Betriebsdokumente wie Stundenzettel, Kontrolllisten oder Bewirtungsbelege online ausfüllen. Dabei speichern wir ausschließlich die Inhalte, die Sie selbst in die Formularfelder eintragen. Soweit diese Inhalte personenbezogene Daten Dritter enthalten — etwa Namen und Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten oder Namen bewirteter Personen — sind Sie für diese Verarbeitung datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag auf Grundlage der Auftragsverarbeitungsvereinbarung in § 12a unserer AGB.

Speicherort ist unsere Cloud-Infrastruktur (Supabase, Rechenzentrum in Kanada, siehe Ziffer 2 j)); der Zugriff ist technisch auf Ihr Konto beschränkt. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung des Portals im Verhältnis zu Ihnen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Laden Sie im GastroDok-Portal eigene Dateien hoch, werden diese in einem privaten, nur Ihrem Konto zugeordneten Speicherbereich derselben Cloud-Infrastruktur in Kanada gespeichert (siehe Ziffer 2 j)). Sie können hochgeladene Dateien jederzeit selbst löschen. Ihre Dokumente bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder die Löschung Ihres Kontos verlangen; einen Export als PDF können Sie jederzeit selbst vornehmen.

g) GastroDok Personal: Zeiterfassung, Dienstplan und Abwesenheiten

Nutzen Sie als Betrieb GastroDok Personal, ist für die Daten Ihrer Beschäftigten allein Ihr Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Die Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO ist als § 12a Bestandteil unserer AGB; ergänzend gilt § 12b.

Verarbeitet werden die Stammdaten der Beschäftigten (Anzeigename, Tätigkeitsbereich, Beschäftigungsart, Wochenstunden und Arbeitstage, optional Stundenlohn und Personalnummer, Urlaubsanspruch, Altersgruppe „volljährig“, „16–17“ oder „unter 16“, Beginn und Ende der Beschäftigung), eine persönliche PIN nur als Hashwert, Arbeits- und Pausenzeiten, Dienstpläne, Urlaubs- und Abwesenheitszeiträume samt Anträgen sowie ein Protokoll aller Änderungen. Bei Arbeitsunfähigkeit wird nur der Zeitraum gespeichert, keine Diagnose. Die Daten sind nur für den Inhaber des Kundenkontos einsehbar. Beschäftigte können am Erfassungsgerät ihre eigenen Zeiten einsehen und Urlaubs- oder Abwesenheitsanträge stellen. E-Mails an Beschäftigte versenden wir nicht.

Speicherort ist unsere Cloud-Infrastruktur (Supabase, Rechenzentrum in Kanada; zu Dienstleistern und Drittlandübermittlung siehe Ziffer 2 j)). Zeit- und Dienstplaneinträge sowie Abwesenheiten werden drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem der Arbeits- oder Abwesenheitstag liegt, automatisch gelöscht, sofern Sie keine längere Frist (bis zu zehn Jahre) einstellen. Endet die Nutzung, ohne dass Sie die Löschung Ihres Kontos verlangt haben, stehen die Daten noch 30 Tage zum Export bereit und werden danach gelöscht. Verlangen Sie die Löschung Ihres Kontos, werden die Daten mit Ausführung der Löschung gelöscht.

Veröffentlichen Sie einen Dienstplan für Ihr Team, ist er ohne Anmeldung unter einer nicht erratbaren, von Suchmaschinen ausgeschlossenen Adresse abrufbar, die Sie jederzeit widerrufen können. Angezeigt werden der Name des Betriebs, die Anzeigenamen, Bereich und Zeiten der veröffentlichten Schichten sowie genehmigte Abwesenheiten ohne Grund.

Ihre Beschäftigten informieren Sie als Arbeitgeber selbst über die Verarbeitung (Art. 13 DSGVO). Wir stellen dafür ein unverbindliches Muster bereit. Beschäftigte, die Auskunft oder andere Rechte geltend machen wollen, wenden sich an ihren Arbeitgeber. Wir unterstützen den Betrieb bei der Bearbeitung.

Auf dem von Ihnen freigeschalteten Erfassungsgerät speichern wir ein Zugangsmerkmal, das das Gerät Ihrem Betrieb zuordnet. Dieser Speichervorgang ist für die von Ihnen angeforderte Stempeluhr unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Auf den Seiten der Stempeluhr und des Dienstplans setzen wir keine Cookies und keine Analysewerkzeuge ein.

Als Verantwortliche für unsere eigenen Zwecke speichern wir Ihre Bestätigung der Nutzungsbedingungen vor der ersten Nutzung (Nutzerkennung, Zeitpunkt, Textfassung und deren Prüfwert), um den Vertragsinhalt nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir speichern sie für die Dauer des Nutzungsverhältnisses und darüber hinaus bis zum Ablauf der Verjährungsfristen.

h) Restaurant-Seiten

Betriebe können mit GastroDok eine eigene Restaurant-Seite veröffentlichen. Für deren Inhalte (Texte, Bilder, Öffnungszeiten, Speisekarte, Anbieterkennzeichnung) ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Beim Aufruf erheben wir keine gesonderten Daten; es fallen lediglich die unter Ziffer 2 beschriebenen Server-Logdaten an (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Betrieb und Sicherheit). Restaurant-Seiten setzen keine Cookies, binden keine Karten- oder Analysedienste Dritter ein und enthalten kein Kontaktformular; Links zu Telefon, E-Mail, Routenplanern oder sozialen Netzwerken öffnen den jeweiligen Dienst erst, wenn Sie darauf klicken. Reservieren Sie über eine Restaurant-Seite, gilt Ziffer 7 d).

i) GastroDok Hygiene: digitale Hygiene-Nachweise

Nutzen Sie als Betrieb GastroDok Hygiene, ist für die erfassten Daten allein Ihr Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Die Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO ist als § 12a Bestandteil unserer AGB; ergänzend gilt § 12c.

Verarbeitet werden Betriebs- und Messdaten (Messstellen, Grenzwerte, Messwerte, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen, Reinigungs-, Schädlings- und Frittierölnachweise, Checklisten, Lagerposten), Wareneingangs- und Lieferantendaten, die Vornamen bzw. Anzeigenamen der erfassenden Mitarbeiter, Belehrungsnachweise je Mitarbeiter, optional hochgeladene Fotos, Stornos mit Grund sowie ein Änderungsprotokoll. Zweck ist die Dokumentation Ihrer Hygiene-Eigenkontrollen. Die Daten sind nur für den Inhaber des Kundenkontos einsehbar.

Prüfer-Link: Geben Sie einen Link zur Ansicht heraus, speichern wir den Zugangscode nur als Hashwert. Wir protokollieren Zeitpunkt und Anzahl der Abrufe; zur Begrenzung der Abrufe speichern wir eine stündlich wechselnde, gehashte Kennung des Abrufers, die nach spätestens zwei Stunden gelöscht wird. Auf der Ansichtsseite setzen wir keine Cookies und keine Analysewerkzeuge ein.

Fotos legen wir in einem nicht öffentlichen Speicher ab; abrufbar sind sie nur über zeitlich begrenzte Links. Bitte laden Sie keine Aufnahmen hoch, auf denen Personen erkennbar sind.

Speicherdauer: Während der Nutzung löschen wir Nachweise nicht automatisch, weil Sie die Aufbewahrungsdauer festlegen. Endet die Nutzung, ohne dass Sie die Löschung Ihres Kontos verlangt haben, stehen die Daten noch 30 Tage zum Export bereit und werden danach gelöscht. Verlangen Sie die Löschung Ihres Kontos, werden die Daten mit Ausführung der Löschung gelöscht. Speicherort ist unsere Cloud-Infrastruktur (siehe Ziffer 2 j)).

Als Verantwortliche für unsere eigenen Zwecke verarbeiten wir Ihre Vertrags- und Abrechnungsdaten zu GastroDok Hygiene (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie technische Protokolle zum Schutz vor Missbrauch des Prüfer-Links (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen — in Österreich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien).

9. Partnerlinks (Affiliate-Links)

Einige Links auf unseren Seiten sind Partnerlinks und als „Anzeige“ gekennzeichnet. Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Skripte von Partnernetzwerken geladen. Klicken Sie auf einen Partnerlink, werden Sie über den Server des jeweiligen Netzwerks (z. B. AWIN AG, Eichhornstraße 3, 10785 Berlin) zum Anbieter weitergeleitet. Das Netzwerk bzw. der Anbieter kann dabei ein Cookie oder eine vergleichbare Kennung setzen, um eine Bestellung unserer Empfehlung zuzuordnen; verantwortlich dafür ist das Netzwerk bzw. der Anbieter nach dessen Datenschutzhinweisen. Wir erhalten keine personenbezogenen Daten über Sie, sondern nur Angaben zu vermittelten Bestellungen und Provisionen. Den Klick selbst erfassen wir in unserer eigenen Seitenstatistik (Ereignis „affiliate_click“ mit Seite und Partnername) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Abrechnung und Auswertung unserer Partnerschaften (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Geschäftsanbahnung per E-Mail (Informationen nach Art. 14 DSGVO)

Worum es geht. Wir schreiben Gastronomiebetriebe, Träger und Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung, Caterer, Verbände, Redaktionen, Steuerberatungen und Dienstleister aus dem Gastronomieumfeld einzeln per E-Mail an, jeweils aus einem konkreten Anlass (Hinweis auf Vorlagen oder Inhalte von gastrodok.de, Kooperationsanfrage, Hinweis auf einen nicht mehr funktionierenden Verweis). Die Daten haben wir nicht bei Ihnen erhoben; deshalb informieren wir hier nach Art. 14 DSGVO.

Verantwortlicher. IGCP Capital Partners GmbH, Postgasse 14, 1010 Wien, Österreich (Abschnitt 1). Kontakt zu diesem Abschnitt: chefkoch@gastrodok.de, im Übrigen office@igcp.at.

Welche Daten. Name des Betriebs oder der Einrichtung, Name und Funktion der Ansprechperson, geschäftliche E-Mail-Adresse, Website, Betriebsart, Ort, Anlass der Kontaktaufnahme und Verlauf des Kontakts (Datum der Nachrichten, Antworten, Widerspruch). Private Anschriften und besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir nicht.

Woher die Daten stammen. Aus öffentlich zugänglichen Quellen: Impressum, Kontakt- und Team-Seiten der Website des Betriebs oder der Einrichtung sowie öffentliche Branchen-, Verbands- und Mitgliederverzeichnisse. Öffentliche Vergabebekanntmachungen nutzen wir nur als Anlass; eine Adresse daraus verwenden wir nur, wenn dieselbe Adresse auch auf Ihrer Website veröffentlicht ist. Die konkrete Quelle nennen wir in unserer ersten E-Mail.

Zweck und Rechtsgrundlage. Anbahnung geschäftlicher Kontakte: Vorstellung unserer Vorlagen und Software für die Gastronomie, Kooperationsanfragen, Hinweise auf fehlerhafte Verweise. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen mit Betrieben und Einrichtungen, für deren Arbeit unsere Inhalte einen sachlichen Bezug haben. Wir schreiben einzeln, nicht als Massenversand, und nutzen keine gekauften Adresslisten.

Empfänger. Unser Postfach chefkoch@gastrodok.de wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Deutschland) betrieben. Nachrichten werden über Gmail der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bearbeitet und versendet. Eine Weitergabe an Dritte zu deren eigenen Zwecken findet nicht statt.

Drittland. Bei Gmail kann eine Übermittlung an die Google LLC in den USA erfolgen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission).

Speicherdauer. Bis zu 12 Monate nach dem letzten Kontaktversuch, wenn keine Geschäftsbeziehung entsteht; recherchierte, nicht angeschriebene Kontakte spätestens nach einem Monat. Nach einem Widerspruch löschen wir Ihre Daten bis auf einen Sperrvermerk (Adresse bzw. Domain, Datum, Grund), den wir dauerhaft aufbewahren, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten für Werbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO); wir verarbeiten sie dann nicht mehr zu diesem Zweck. Im Übrigen können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Jeder Widerspruch führt dazu, dass Sie keine weitere Nachricht von uns erhalten. Es genügt eine formlose Antwort auf unsere E-Mail, etwa „Kein Interesse“, oder eine Nachricht an chefkoch@gastrodok.de.

Weitere Rechte. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit (Abschnitt 6). Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes; für uns zuständig ist die Österreichische Datenschutzbehörde (Abschnitt 8).

Keine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO).

Stand: 15. Oktober 2026