Word, Excel und PDF · für Feiern, Firmenevents und Tagungen
Bankettmappe Vorlage für Restaurant, Hotel und Eventlocation
Zuletzt aktualisiert: · GastroDok-Redaktion
Alles für das Veranstaltungsgeschäft in einem Paket: die Mappe, die Ihre Gäste überzeugt, der Auftrag, der Küche und Service organisiert, und die Kalkulation, die Ihre Marge schützt.
- Einmalzahlung, dauerhaft nutzbar
- Sofort-Download nach dem Kauf
- Bearbeitbar in Word, Excel, PDF
- Rechtsstand September 2026 — mit Quellen-/Paragraphenangaben in den Dokumenten
- Kostenlose Updates bei Rechtsänderungen, 12 Monate ab Kauf
Sofort-Download nach der Zahlung. Zahlung via Stripe. Mit dem Kauf digitaler Inhalte verzichten Sie auf Ihr Widerrufsrecht — Details in unseren AGB.
Sichere Zahlung über Stripe · Sofort-Download nach Kauf · Rechnung inklusive
Das Wichtigste in Kürze
Eine Bankettmappe ist die Angebotsmappe für Veranstaltungen: Sie zeigt Räume und Kapazitäten, Empfang, Menüs, Buffets, Getränkepauschalen, Technik und die Konditionen der Buchung – mit Endpreisen inklusive Umsatzsteuer. Intern gehört ein Veranstaltungsauftrag (Function Sheet) dazu, der Zeitplan, Speisen, Allergien, Getränke und Personal für alle Abteilungen festhält. Kalkulieren Sie jede Veranstaltung mit Wareneinsatz und Personal und vergleichen Sie den Deckungsbeitrag je Person.
Was gehört in eine Bankettmappe?
- Räume mit Fläche und Kapazität je Bestuhlung
- Empfang und Fingerfood
- Menüs und Buffets mit Preis pro Person
- Getränkepauschalen nach Stunden
- Technik und Extras
- Allergene und besondere Ernährungsformen
- Buchungsablauf mit Optionsfrist und finaler Personenzahl
- Konditionen: Mindestumsatz, Anzahlung, Ende der Veranstaltung, Musik, Storno
Gegenüber Verbrauchern sind Endpreise inklusive Umsatzsteuer anzugeben (§§ 3, 13 PAngV).
Function Sheet: der interne Veranstaltungsauftrag
Das Function Sheet übersetzt die Buchung in Arbeitsanweisungen: Zeitplan von Aufbau bis Abbau, Speisenfolge mit Servierzeiten, Allergien nach Tisch, Getränkeregelung, Personaleinsatz je Position, externe Dienstleister, Abrechnungsweg, Verteiler an Küche, Service und Technik sowie ein Änderungsprotokoll für kurzfristige Zusagen.
Kalkulation: Deckungsbeitrag je Person
| Position (Beispiel, 60 Personen) | Betrag |
|---|---|
| Umsatz brutto | 5.514,00 € |
| Umsatz netto | 4.919,18 € |
| USt 7 % | 198,22 € |
| USt 19 % | 396,60 € |
| Wareneinsatz | 1.278,61 € |
| Personal (37,75 Std.) | 877,50 € |
| Deckungsbeitrag | 2.763,07 € |
| Deckungsbeitrag je Person | 46,05 € |
Speisen 7 %, Getränke 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, seit 01.01.2026); Mischpauschalen und Raummiete mit der Steuerberatung abstimmen – das Excel führt den Satz je Zeile. Die Methodik hinter dem Deckungsbeitrag steht im Ratgeber Deckungsbeitrag Gastronomie.
Stornobedingungen: was Sie beachten sollten
Pauschalen sollen sich am typischerweise zu erwartenden Ausfall orientieren (entgangener Gewinn abzüglich ersparter Aufwendungen). In AGB gegenüber Verbrauchern muss der Kunde nachweisen dürfen, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist (vgl. §§ 309 Nr. 5, 308 Nr. 7 BGB); auch gegenüber Firmenkunden prüft die Rechtsprechung überhöhte Pauschalen (§ 307 BGB). Die Vorlage enthält deshalb bewusst keine fertige Staffel, der Storno-Rechner ist als Beispiel gekennzeichnet. Keine Rechtsberatung.
Allergene und Datenschutz bei Feiern
Bei unverpackt abgegebenen Speisen ist die Allergeninformation nach Art. 44 LMIV in Verbindung mit § 4 LMIDV zu geben; eine mündliche Auskunft ist nur zulässig, wenn eine schriftliche Dokumentation vorliegt und ein gut sichtbarer Hinweis darauf besteht. Fragen Sie Allergien nach Tisch und Platz ab statt nach Namen: Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO) und sollten nach der Veranstaltung gelöscht werden. Grundlagen dazu im Ratgeber Allergenkennzeichnung.
Für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen im Außer-Haus-Geschäft passt das Catering-Angebots- und Rechnungspaket.
Das ist in der Bankettmappe enthalten
- ✓Bankettmappe (Word) zum Anpassen + PDF-Vorschau
- ✓Veranstaltungsauftrag / Function Sheet (Word + PDF)
- ✓Excel: Anfragen und Optionen mit Doppelbelegungs-Warnung und Options-Ampel
- ✓Excel: Kalkulation mit USt 7/19 % getrennt, Wareneinsatz, Personal, Deckungsbeitrag je Person, Mindestumsatz-Prüfung und Anzahlung
- ✓Excel: Personaleinsatz (auch über Mitternacht), Ablaufplan, Equipment/Leihgut mit Verlustwert, Storno-Rechner mit Beispielstaffel
- ✓Checklisten: Zeitplan von der Anfrage bis zum Tag danach, Allergie- und Sonderkost-Abfrage, Übergabe- und Abnahmeprotokoll (Word + PDF)
- ✓Leitfaden Bankettgeschäft (PDF)
- ✓Einzelbetriebslizenz, dauerhaft nutzbar
So läuft der Kauf
- Vorlage wählen — Vorschau und Inhaltsliste ansehen
- Sicher bezahlen über Stripe
- Sofort herunterladen — Link und Rechnung per E-Mail, dauerhaft im Konto
Warum nicht einfach eine Gratis-Vorlage aus dem Netz?
Gratis-Vorlagen gibt es viele — im Alltag scheitern sie an drei Punkten: nichts passt zusammen, nichts rechnet mit, niemand pflegt den Rechtsstand.
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Ein Download, komplett und geordnet.
Blick ins Paket
So sind die Dokumente aufgebaut — Struktur, Spalten und Beispielwerte entsprechen den enthaltenen Dateien.
Menüs, Buffets und Getränkepauschalen
Räume und Kapazitäten
Empfang
Konditionen
| Position | Satz | Betrag |
|---|---|---|
| Menü 3 Gänge | 7 % | 3.024,00 € |
| Getränkepauschale | 19 % | 2.490,00 € |
| Deckungsbeitrag je Person | — | 46,05 € |
| Uhrzeit | Was passiert | erledigt |
|---|---|---|
| 17:30 | Empfang mit Aperitif | ☐ |
| 18:30 | Vorspeise servieren | ☐ |
| 23:00 | Getränkepauschale endet | ☐ |
Alle Dateien im Paket
- Word01_Bankettmappe_Vorlage.docx
- PDF01_Bankettmappe_Vorschau.pdf
- Word02_Veranstaltungsauftrag_Function-Sheet.docx
- PDF02_Veranstaltungsauftrag_Function-Sheet.pdf
- Excel03_Veranstaltungsplanung_Kalkulation.xlsx
- Word04_Checklisten_und_Protokolle.docx
- PDF04_Checklisten_und_Protokolle.pdf
- PDF05_Leitfaden_Bankettgeschaeft.pdf
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Bankettmappe und Function Sheet?
- Die Bankettmappe ist das Angebotsdokument für Ihre Gäste: Räume, Menüs, Buffets, Getränkepauschalen, Technik und Konditionen. Das Function Sheet ist der interne Veranstaltungsauftrag für Küche, Service und Technik mit Zeitplan, Servierzeiten, Allergien, Personaleinsatz und Abrechnung.
- Kann ich die Mappe als PDF an Gäste schicken?
- Ja. Passen Sie die Word-Datei mit Ihren Räumen, Menüs und Preisen an und speichern Sie sie über Speichern unter als PDF. Eine PDF-Vorschau der unveränderten Mappe liegt dem Paket bei.
- Welche Mehrwertsteuer gilt für Menüs und Getränkepauschalen?
- Speisen unterliegen 7 %, Getränke 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, seit 01.01.2026). Pauschalen, die beides enthalten, sowie Raummiete und Technik brauchen eine nachvollziehbare Aufteilung – stimmen Sie die Zuordnung mit Ihrer Steuerberatung ab. Das Excel führt den Steuersatz je Zeile.
- Darf ich Stornogebühren verlangen?
- Ja, wenn die Pauschale angemessen ist und sich am typischerweise zu erwartenden Ausfall orientiert. Dem Kunden muss der Nachweis offenstehen, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. Lassen Sie Ihre Staffel vor dem Einsatz anwaltlich prüfen.
- Ist das Paket auch für Hotels und Caterer geeignet?
- Ja. Räume, Kapazitäten und Pauschalen lassen sich frei anpassen, das Function Sheet funktioniert auch mit externen Dienstleistern. Für Angebote und Rechnungen im Außer-Haus-Geschäft passt zusätzlich das Catering-Angebots- und Rechnungspaket.
Rechtlicher Hinweis: Die Vorlagen und Hinweise ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall. Stornostaffeln und AGB sollten vor dem Einsatz geprüft werden. Stand September 2026.
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