Mustervorlagen für Restaurants, Lokale & Bars: Der komplette Überblick (2026)
Ein Gastrobetrieb braucht rund 25 Standard-Dokumente in fünf Kategorien: Hygiene/HACCP, Personal, Finanzen, Recht/Aushänge und Organisation. Pflicht sind u. a. Hygiene-Eigenkontrolle, IfSG-Belehrungen, Arbeitszeiterfassung (§ 17 MiLoG), Kassenaufzeichnungen und der Jugendschutz-Aushang — der Rest ist betriebswirtschaftliche Kür.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Hygiene & HACCP
Die Hygiene- und HACCP-Doku ist das größte Pflichtpaket. Sie bündelt Reinigungs-, Temperatur- und Wareneingangsnachweise mit Schulungen und Allergen-Doku und ist Grundlage jeder Lebensmittelkontrolle. Wer hier vollständig ist, besteht rund 80 % der behördlichen Prüfung.
| Dokument | Pflicht / Kür | Rechtsgrundlage | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Reinigungsplan | Pflichtbaustein | Anh. II VO (EG) 852/2004 | Reinigungsplan |
| Temperaturprotokoll | Pflicht | Anh. II Kap. IX 852/2004, DIN 10508 | Temperaturkontrolle |
| Wareneingangskontrolle | Pflicht | Anh. II Kap. IX 852/2004 | Wareneingang |
| HACCP-Checkliste | Pflicht | Art. 5 VO (EG) 852/2004 | HACCP-Checkliste |
| Hygieneschulung | Pflicht (jährlich) | LMHV § 4, DIN 10514 | Hygieneschulung |
| IfSG-Belehrung | Pflicht (2 Jahre) | § 43 IfSG | IfSG-Belehrung |
| Allergenkennzeichnung | Pflicht | LMIV (VO 1169/2011), LMIDV | Allergene · 14-Allergene-Liste |
| Hygienemappe komplett | Pflicht (Sammlung) | Art. 5 852/2004 | Hygienemappe |
Personal
Personal-Doku wird bei Kontrollen von Zoll und Berufsgenossenschaft geprüft. Zentral sind Arbeitsvertrag, Arbeitszeiterfassung nach § 17 MiLoG und ein sauber geführter Dienstplan. Fehlende Aufzeichnungen sind der häufigste Grund für Nachzahlungen und Bußgelder.
| Dokument | Pflicht / Kür | Rechtsgrundlage | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Arbeitsvertrag | Pflicht (Nachweisgesetz) | NachwG | Arbeitsvertrag |
| Dienstplan | Kür (Best Practice) | — | Dienstplan |
| Stundenzettel | Pflicht (Beginn/Ende/Dauer, binnen 7 Tagen, 2 Jahre aufbewahren; gilt auch für Minijobber) | § 17 MiLoG | Stundenzettel |
| Arbeitszeiterfassung | Pflicht | § 16 ArbZG, § 17 MiLoG | Arbeitszeiterfassung |
| Schichtübergabe | Kür (Best Practice) | — | Schichtübergabe |
Finanzen & Kasse
Bei Kasse und Buchhaltung gelten die strengsten Formvorschriften. Tägliche Aufzeichnung (§ 146 AO), TSE bei elektronischen Kassen (§ 146a AO) und 10 Jahre Aufbewahrung sind Standard. Kalkulation und Inventur sind Kür, aber ohne sie fährt kaum ein Betrieb nachhaltig Gewinn.
| Dokument | Pflicht / Kür | Rechtsgrundlage | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Kassenbuch | Pflicht | §§ 146, 147 AO | Kassenbuch |
| Kassenbericht | Pflicht (offene Ladenkasse) | § 146 AO, GoBD | Kassenbericht |
| Speisenkalkulation | Kür | — | Speisenkalkulation |
| Getränkekalkulation | Kür | — | Getränkekalkulation |
| Bewirtungsbeleg | Pflicht (steuerlich) | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG | Bewirtungsbeleg |
| Inventurliste | Pflicht (Bilanz) | § 240 HGB | Inventurliste |
Recht & Aushänge
Aushänge und rechtliche Standarddokumente sind schnell erledigt, werden aber bei Kontrollen als erstes geprüft. Der Jugendschutz-Aushang ist Pflicht nach § 3 JuSchG — und ausdrücklich kostenlos beim Jugendamt und der IHK erhältlich. Vorsicht vor Abo-Fallen kostenpflichtiger Anbieter, die diesen Inhalt teuer weiterverkaufen.
| Dokument | Pflicht / Kür | Rechtsgrundlage | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Jugendschutz-Aushang | Pflicht (kostenlos bei IHK/Behörde) | § 3 JuSchG | Jugendschutz-Aushang |
| Speisekarte / Preisverzeichnis | Pflicht | PAngV | Speisekarte |
| Gefährdungsbeurteilung | Pflicht (Arbeitsschutz) | § 5 ArbSchG | Gefährdungsbeurteilung |
| Brandschutz | Pflicht | ASR A2.2, LBauO | Brandschutz |
| Pachtvertrag | Kür (dringend empfohlen) | §§ 581 ff. BGB | Pachtvertrag |
Organisation & Betrieb
Organisation und Betriebs-Doku sind Kür, machen den Unterschied zwischen einem Betrieb mit funktionierenden Abläufen und einem Dauer-Improvisieren. Speiseplan, Mängelliste und Notfallprotokoll gehören zum Standardrepertoire jeder gut geführten Küche.
| Dokument | Pflicht / Kür | Rechtsgrundlage | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Speiseplan | Kür | — | Speiseplan |
| Öffnungs-/Schließ-Checkliste | Kür / Best Practice | — | Lebensmittelkontrolle (Checkliste) |
| Mängelliste | Empfohlen (Eigenkontrolle) | Art. 5 852/2004 | Mängeldokumentation |
| Notfallprotokoll (HACCP) | Pflicht bei Abweichung | Art. 5 Abs 2 lit e 852/2004 | HACCP-Notfallprotokoll |
| Digitale Checklisten | Kür (Form frei) | Art. 5 852/2004 | Digitale Checklisten |
Worauf Sie bei kostenlosen Vorlagen achten sollten
Gratis-Vorlagen sind so gut wie ihr letzter Rechtsstand. Achten Sie auf Quelle, Aktualität und editierbares Format — und passen Sie jede Vorlage betriebsindividuell an. Vorlagen ohne Datum, ohne Quelle oder als reines PDF sind für Pflichtdokumente in der Regel ungeeignet.
- Rechtsstand: Datum / Quelle sichtbar; bei Pflichtdokumenten Fassung von 2025/2026.
- Seriöse Quelle: IHK, DEHOGA, Berufsgenossenschaften oder spezialisierte Fachverlage — nicht anonyme Blogs mit Werbeeinblendungen.
- Editierbares Format: Word oder Excel statt reinem PDF, damit betriebsspezifische Anpassungen möglich sind.
- Vollständigkeit: Pflichtangaben (z. B. Rechtsgrundlage, Verantwortliche, Unterschriftenfeld) müssen enthalten sein.
- Anpassung: Immer betriebsindividuell befüllen — Geräte, Räume, Sortiment, Zuständigkeiten eintragen.
Rechtsquellen
- § 17 MiLoG (Aufzeichnungspflicht Arbeitszeit): gesetze-im-internet.de/milog/__17
- Jugendschutzgesetz (JuSchG): gesetze-im-internet.de/juschg
- VO (EG) 852/2004 (Lebensmittelhygiene): eur-lex.europa.eu
HACCP-Komplettpaket — alle Hygiene-Vorlagen in einem Download
Konzept, Kontrolllisten, Schulungsfolien, IfSG-Belehrungsnachweis, Allergen-Doku und Reinigungspläne — betriebsfertig, ein Download, 59 €. Für Kalkulation und Kasse führen die Cluster-Links unten weiter.
Häufige Fragen
- Sind Vorlagen aus dem Netz rechtlich ausreichend?
- Vorlagen liefern eine Struktur — die rechtliche Verantwortung bleibt beim Betrieb. Entscheidend ist, dass Sie die Vorlage betriebsindividuell anpassen (Geräte, Räume, Sortiment, Verantwortliche) und den Rechtsstand prüfen. Seriöse Quellen sind IHK, DEHOGA, Berufsgenossenschaften und spezialisierte Fachverlage.
- Word/Excel oder PDF?
- Editierbare Formate (Word, Excel) sind für die meisten Pflichten die bessere Wahl, weil Sie sie an Ihren Betrieb anpassen können. PDF eignet sich für Aushänge (z. B. Jugendschutz, Preisverzeichnis) und archivierte Endstände. In der Praxis kombinieren Betriebe beides.
- Welche Dokumente sind wirklich Pflicht?
- Pflicht sind u. a. HACCP-Eigenkontrolle (VO (EG) 852/2004), IfSG-Belehrungen (§ 43 IfSG), Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie (§ 17 MiLoG), Kassenaufzeichnungen (§ 146 AO), Allergenkennzeichnung (LMIV) und der Jugendschutz-Aushang (§ 3 JuSchG). Alles darüber hinaus ist betriebswirtschaftliche Kür.
- Wie lange muss ich die Dokumente aufbewahren?
- Arbeitszeitaufzeichnungen 2 Jahre (§ 16 ArbZG), Kassen- und Buchhaltungsbelege 8–10 Jahre (§ 147 AO), TK-Temperaturaufzeichnungen mindestens 1 Jahr (TLMV). Für sonstige HACCP-Doku empfehlen Behörden 1–2 Jahre; personalbezogene Verträge bleiben über die Beschäftigung hinaus im Archiv.
- Muss der Jugendschutz-Aushang gekauft werden?
- Nein. Der Aushang nach § 3 JuSchG ist kostenlos bei jedem Jugendamt, vielen IHK-Kammern und über das BMFSFJ erhältlich. Kostenpflichtige „Aushang-Abos“ wiederholen nur diesen kostenlosen Inhalt — im Zweifel direkt beim Jugendamt anfordern.