Stundenzettel-Vorlage: Kostenlos als PDF, Excel & Word zum Ausdrucken

Stundenzettel-Vorlage: So ist sie aufgebaut

Eine gute Stundenzettel-Vorlage enthält pro Arbeitstag eine Zeile mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten und der daraus berechneten Netto-Arbeitszeit sowie Kopffelder für Name, Monat und Betrieb. Am Monatsende werden Soll-Stunden, Ist-Stunden und Mehrarbeit summiert, und Mitarbeiter wie Arbeitgeber bestätigen die Angaben per Unterschrift.

Der Kopfbereich der Vorlage nimmt die Stammdaten auf: Name des Mitarbeiters, Personalnummer, Monat/Jahr, Betrieb bzw. Standort und die vertragliche Soll-Arbeitszeit. Darunter folgt die Tagestabelle mit 31 Zeilen – eine je Kalendertag:

Die Fußzeile summiert Ist-Stunden, stellt sie den Soll-Stunden gegenüber und weist Plus- oder Minusstunden aus. Zwei Unterschriftsfelder (Mitarbeiter und Arbeitgeber) schließen das Dokument ab. Die PDF-Variante ist für den A4-Ausdruck im Hochformat optimiert – ideal zum Aushängen neben dem Dienstplan im Personalraum.

Pflichtangaben: Was auf jeden Stundenzettel gehört

Ein Stundenzettel ist vollständig, wenn er Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert, den Mitarbeiter eindeutig zuordnet und spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag ausgefüllt wird. Für Minijobber und Gastronomiebetriebe schreibt § 17 MiLoG genau diese Angaben vor; aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre.

Wichtig: Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor – handschriftlich auf Papier ist ebenso zulässig wie digital. Entscheidend sind Vollständigkeit, Frist und Aufbewahrung.

PDF, Excel, Word oder App: Welches Format passt zu Ihrem Betrieb?

Für die schnelle Zeiterfassung auf Papier ist die PDF-Vorlage zum Ausdrucken die beste Wahl, weil sie auf jedem Gerät identisch aussieht und nicht versehentlich verändert wird. Excel rechnet Stunden automatisch zusammen, Word lässt sich frei anpassen, und eine App lohnt sich ab etwa zehn Mitarbeitern.

In der Praxis bewährt sich im Gastgewerbe die Kombination: PDF-Stundenzettel zum Ausdrucken für die tägliche Erfassung durch das Team, Excel-Vorlage für die Monatsauswertung. Wer Schichten ohnehin digital plant, kann Soll-Zeiten direkt aus der Dienstplan-Vorlage übernehmen und muss nur Abweichungen nachtragen.

Zur Abgrenzung, damit klar ist, was Sie hier bekommen: Die kostenlose Excel-Fassung rechnet die Netto-Arbeitszeit je Tag und die Monatssummen automatisch, auch bei Schichten über Mitternacht (18:00 bis 02:30 abzüglich 45 Minuten Pause ergibt 7,75 Stunden). Damit ist die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG erfüllt. Was sie bewusst nicht leistet: die getrennte Ausweisung von Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden für die steuerfreien Zuschläge nach § 3b EStG, die Zuordnung zu Lohnarten fürs Lohnbüro und die Personalkostenrechnung je Mitarbeiter. Dafür sind das HR-Toolkit und der DATEV-Stundenzettel gedacht. Wer nur die Arbeitszeit dokumentieren muss, ist mit der Gratis-Fassung fertig.

Stundenzettel richtig ausfüllen: Anleitung in 5 Schritten

Beim Ausfüllen trägt der Mitarbeiter jeden Arbeitstag mit Datum, tatsächlichem Beginn, Ende und allen Pausen ein – nicht die Dienstplan-Zeiten. Die Netto-Arbeitszeit ergibt sich aus Arbeitsende minus Arbeitsbeginn minus Pausen. Am Monatsende prüft der Arbeitgeber die Summen und beide Seiten unterschreiben den Stundenzettel.

1. Kopfdaten eintragen: Name, Personalnummer, Monat, Betrieb und Soll-Stunden.
2. Täglich erfassen: Tatsächliche Kommen- und Gehen-Zeiten notieren, nicht die geplanten. Bei Schichten über Mitternacht das Arbeitsende dem Beginn-Tag zuordnen (z. B. „18:00–02:30").
3. Pausen dokumentieren: Ab mehr als 6 Stunden 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten.
4. Fehlzeiten kennzeichnen: Urlaub (U), Krankheit (K), Feiertag (F) mit Kürzel statt Uhrzeiten.
5. Prüfen und unterschreiben: Spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag vollständig, am Monatsende summieren, unterschreiben, mindestens zwei Jahre archivieren.

Tipp: Welche Soll-Arbeitszeit gilt, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag – Formulierungen dazu in unserem Arbeitsvertrag-Muster.

DATEV-kompatibler Stundenzettel: Diese Felder braucht das Lohnbüro

Ein DATEV-kompatibler Stundenzettel enthält zusätzlich zur Arbeitszeit die DATEV-Personalnummer, die Zuordnung zu Lohnarten sowie getrennt ausgewiesene Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden. Damit kann das Lohnbüro die Werte direkt in DATEV Lohn & Gehalt erfassen oder als Datei importieren.

Klären Sie einmalig mit Ihrem Lohnbüro, welche Lohnarten-Nummern genutzt werden, und hinterlegen Sie diese fest in der Vorlage. Die komplette DATEV-Systematik inklusive steuerfreier Zuschlagssätze behandelt unser Ratgeber zum DATEV-Stundenzettel.

Rechtliche Grundlagen kompakt: MiLoG, ArbZG und Aufbewahrung

Gastronomiebetriebe sind doppelt zur Zeiterfassung verpflichtet: § 17 MiLoG verlangt für das Gastgewerbe und für Minijobber die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, § 16 ArbZG die Dokumentation von Mehrarbeit über acht Stunden. Verstöße können mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden.

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zählt zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – die Aufzeichnungspflicht gilt hier für alle Arbeitnehmer. Details stellt der Zoll bereit; für Minijobs die Minijob-Zentrale. Die vollständige Einordnung lesen Sie im Ratgeber Arbeitszeiterfassung.

Vorschau: Aufbau des Stundenzettels

Der Stundenzettel ist bewusst schlicht gehalten: je Arbeitstag eine Zeile, darin Beginn, Ende und Pause, rechts die Tagesstunden. Am Blattende stehen Monatssumme und die Unterschriftszeilen von Mitarbeiter und Betrieb — mehr verlangt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG nicht.