Stundenzettel-Vorlage: Kostenlos als PDF, Excel & Word zum Ausdrucken
Eine rechtssichere Stundenzettel-Vorlage dokumentiert pro Arbeitstag Datum, Beginn, Ende, Pausen und die Netto-Arbeitszeit – genau die Angaben, die § 17 MiLoG von Gastronomiebetrieben und Minijob-Arbeitgebern verlangt.
Auf dieser Seite finden Sie den bewährten Spaltenaufbau, eine Ausfüll-Anleitung und die Vorlage in drei Varianten: als PDF zum Ausdrucken, als Excel-Datei mit automatischer Stundenberechnung und als Word-Dokument zum Anpassen. Alle Varianten sind kostenlos und auf die Anforderungen im Gastgewerbe zugeschnitten – vom Minijobber im Service bis zur Vollzeitkraft in der Küche.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Stundenzettel-Vorlage: So ist sie aufgebaut
Eine gute Stundenzettel-Vorlage enthält pro Arbeitstag eine Zeile mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausenzeiten und der daraus berechneten Netto-Arbeitszeit sowie Kopffelder für Name, Monat und Betrieb. Am Monatsende werden Soll-Stunden, Ist-Stunden und Mehrarbeit summiert, und Mitarbeiter wie Arbeitgeber bestätigen die Angaben per Unterschrift.
Der Kopfbereich der Vorlage nimmt die Stammdaten auf: Name des Mitarbeiters, Personalnummer, Monat/Jahr, Betrieb bzw. Standort und die vertragliche Soll-Arbeitszeit. Darunter folgt die Tagestabelle mit 31 Zeilen – eine je Kalendertag:
| Spalte | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum | Kalendertag der Arbeitsleistung | 03.08.2026 |
| Arbeitsbeginn | Tatsächliche Uhrzeit des Arbeitsantritts | 16:30 |
| Arbeitsende | Tatsächliche Uhrzeit des Arbeitsendes | 23:45 |
| Pause (Min.) | Summe aller Ruhepausen | 30 |
| Arbeitszeit netto | Ende − Beginn − Pausen | 6:45 |
| Bereich/Tätigkeit (optional) | Küche, Service, Theke, Veranstaltung | Service |
| Bemerkung | Krank (K), Urlaub (U), Feiertag (F) | U |
Die Fußzeile summiert Ist-Stunden, stellt sie den Soll-Stunden gegenüber und weist Plus- oder Minusstunden aus. Zwei Unterschriftsfelder (Mitarbeiter und Arbeitgeber) schließen das Dokument ab. Die PDF-Variante ist für den A4-Ausdruck im Hochformat optimiert – ideal zum Aushängen neben dem Dienstplan im Personalraum.
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Ein Stundenzettel ist rechtssicher, wenn er Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert, den Mitarbeiter eindeutig zuordnet und spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag ausgefüllt wird. Für Minijobber und Gastronomiebetriebe schreibt § 17 MiLoG genau diese Angaben vor; aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre.
| Angabe | Status | Rechtsgrundlage / Hinweis |
|---|---|---|
| Name des Mitarbeiters | Pflicht | Zuordnung der Aufzeichnung |
| Beginn der täglichen Arbeitszeit | Pflicht | § 17 MiLoG |
| Ende der täglichen Arbeitszeit | Pflicht | § 17 MiLoG |
| Dauer der täglichen Arbeitszeit (ohne Pausen) | Pflicht | § 17 MiLoG |
| Mehrarbeit über 8 Stunden werktäglich | Pflicht | § 16 ArbZG |
| Aufzeichnung binnen 7 Kalendertagen | Pflicht | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Aufbewahrung mindestens 2 Jahre | Pflicht | § 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Pausenzeiten einzeln ausweisen | Empfohlen | Nachweis bei Zoll-Prüfung |
| Unterschrift Mitarbeiter + Arbeitgeber | Empfohlen | Beweiswert bei Streitigkeiten |
| Bereich/Kostenstelle | Optional | Basis fürs Gastro-Controlling |
Wichtig: Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor – handschriftlich auf Papier ist ebenso zulässig wie digital. Entscheidend sind Vollständigkeit, Frist und Aufbewahrung.
PDF, Excel, Word oder App: Welches Format passt zu Ihrem Betrieb?
Für die schnelle Zeiterfassung auf Papier ist die PDF-Vorlage zum Ausdrucken die beste Wahl, weil sie auf jedem Gerät identisch aussieht und nicht versehentlich verändert wird. Excel rechnet Stunden automatisch zusammen, Word lässt sich frei anpassen, und eine App lohnt sich ab etwa zehn Mitarbeitern.
| Kriterium | Excel | Word | Zeiterfassungs-App | |
|---|---|---|---|---|
| Ideal für | Ausdruck, Papier-Erfassung | Automatische Berechnung | Individuelle Anpassung | Betriebe ab ca. 10 Mitarbeitern |
| Stunden berechnet | Nein, manuell | Ja, per Formel | Nein, manuell | Ja, automatisch |
| Änderungssicherheit | Hoch | Mittel | Niedrig | Hoch |
| Aufwand pro Monat | Mittel | Niedrig | Mittel | Sehr niedrig |
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos | Kostenlos | Ab ca. 2–4 €/MA/Monat |
| DATEV-Übergabe | Abtippen | Kopierbar/exportierbar | Abtippen | Direkter Export |
In der Praxis bewährt sich im Gastgewerbe die Kombination: PDF-Stundenzettel zum Ausdrucken für die tägliche Erfassung durch das Team, Excel-Vorlage für die Monatsauswertung. Wer Schichten ohnehin digital plant, kann Soll-Zeiten direkt aus der Dienstplan-Vorlage übernehmen und muss nur Abweichungen nachtragen.
Stundenzettel richtig ausfüllen: Anleitung in 5 Schritten
Beim Ausfüllen trägt der Mitarbeiter jeden Arbeitstag mit Datum, tatsächlichem Beginn, Ende und allen Pausen ein – nicht die Dienstplan-Zeiten. Die Netto-Arbeitszeit ergibt sich aus Arbeitsende minus Arbeitsbeginn minus Pausen. Am Monatsende prüft der Arbeitgeber die Summen und beide Seiten unterschreiben den Stundenzettel.
- Kopfdaten eintragen: Name, Personalnummer, Monat, Betrieb und Soll-Stunden.
- Täglich erfassen: Tatsächliche Kommen- und Gehen-Zeiten notieren, nicht die geplanten. Bei Schichten über Mitternacht das Arbeitsende dem Beginn-Tag zuordnen (z. B. „18:00–02:30").
- Pausen dokumentieren: Ab mehr als 6 Stunden 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten.
- Fehlzeiten kennzeichnen: Urlaub (U), Krankheit (K), Feiertag (F) mit Kürzel statt Uhrzeiten.
- Prüfen und unterschreiben: Spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag vollständig, am Monatsende summieren, unterschreiben, mindestens zwei Jahre archivieren.
Tipp: Welche Soll-Arbeitszeit gilt, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag – Formulierungen dazu in unserem Arbeitsvertrag-Muster.
DATEV-kompatibler Stundenzettel: Diese Felder braucht das Lohnbüro
Ein DATEV-kompatibler Stundenzettel enthält zusätzlich zur Arbeitszeit die DATEV-Personalnummer, die Zuordnung zu Lohnarten sowie getrennt ausgewiesene Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden. Damit kann das Lohnbüro die Werte direkt in DATEV Lohn & Gehalt erfassen oder als Datei importieren.
| Feld | Wozu das Lohnbüro es braucht |
|---|---|
| DATEV-Personalnummer | Eindeutige Zuordnung im Lohnprogramm |
| Lohnart je Stundenblock | Trennung von Grundlohn, Mehrarbeit und Zuschlägen |
| Nachtstunden (gesondert) | Steuerfreie Nachtzuschläge korrekt abrechnen |
| Sonntags-/Feiertagsstunden (gesondert) | Steuerfreie SFN-Zuschläge korrekt abrechnen |
| Fehlzeiten-Kürzel (U/K) | Übernahme als Ausfallschlüssel |
| Kostenstelle/Bereich | Auswertung nach Küche, Service, Standort |
| Monatssummen je Lohnart | Schnellerfassung der Bewegungsdaten |
Klären Sie einmalig mit Ihrem Lohnbüro, welche Lohnarten-Nummern genutzt werden, und hinterlegen Sie diese fest in der Vorlage. Die komplette DATEV-Systematik inklusive steuerfreier Zuschlagssätze behandelt unser Ratgeber zum DATEV-Stundenzettel.
Rechtliche Grundlagen kompakt: MiLoG, ArbZG und Aufbewahrung
Gastronomiebetriebe sind doppelt zur Zeiterfassung verpflichtet: § 17 MiLoG verlangt für das Gastgewerbe und für Minijobber die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, § 16 ArbZG die Dokumentation von Mehrarbeit über acht Stunden. Verstöße können mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden.
Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zählt zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – die Aufzeichnungspflicht gilt hier für alle Arbeitnehmer. Details stellt der Zoll bereit; für Minijobs die Minijob-Zentrale. Die vollständige Einordnung lesen Sie im Ratgeber Arbeitszeiterfassung.
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Häufige Fragen
- Sind handschriftliche Stundenzettel gültig?
- Ja. § 17 MiLoG schreibt keine bestimmte Form vor – ein handschriftlich ausgefüllter Papier-Stundenzettel ist zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig, fristgerecht und lesbar dokumentiert sind.
- Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
- Mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG). Als Grundlage der Lohnabrechnung empfiehlt sich eine längere Aufbewahrung im Rahmen der steuerlichen Fristen.
- Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Minijobber?
- Ja, für gewerbliche Minijobber gilt § 17 MiLoG uneingeschränkt: Aufzeichnung spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung. Ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten.
- Was droht, wenn keine Stundenzettel geführt werden?
- Bußgelder bis zu 30.000 Euro (§ 21 MiLoG). Geprüft wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls – in der Gastronomie regelmäßig und unangekündigt.
- Muss der Mitarbeiter oder der Arbeitgeber den Stundenzettel führen?
- Verantwortlich ist immer der Arbeitgeber. Er darf das Ausfüllen delegieren, muss die Angaben aber kontrollieren und haftet bei fehlenden Aufzeichnungen.
- Reicht die kostenlose Vorlage oder brauche ich eine Zeiterfassungs-App?
- Für kleine Teams reicht die kostenlose Vorlage als PDF oder Excel vollständig aus. Eine App lohnt sich bei vielen Mitarbeitern an mehreren Standorten oder für den automatisierten DATEV-Export.