Kann ich mit dem Kalkulations-Toolkit ein Angebot je Person rechnen?

Ja. Die Menü-Kalkulation summiert die Gänge je Person und rechnet Zielverkaufspreis mit Deckungsbeitrag; Personal und Transport tragen Sie als Fixposten ein.

Gilt das HACCP-Paket auch für reines Catering ohne Gastraum?

Ja. Das Konzept ist für Lebensmittelbetriebe nach VO (EG) 852/2004 aufgebaut; die Kontrollpunkte für Transport und Ausgabe ergänzen Sie in der Gefahrenanalyse.

Was brauche ich für ein Vereinsfest mit Bierausschank?

In der Regel eine Gestattung nach § 12 GastG bei der Gemeinde, belehrte Helfer, einen Kassenbericht je Tag und ein Preisverzeichnis am Stand. Der Ratgeber Ausschankgenehmigung Vereinsfest listet die Schritte je Bundesland.

Brauchen ehrenamtliche Helfer eine Belehrung nach § 43 IfSG?

Wenn sie regelmäßig Lebensmittel ausgeben, ja. Für einmalige Feste verlangen viele Gesundheitsämter eine Kurzbelehrung durch den Veranstalter mit Nachweis.

Ist der Businessplan auch für Catering-Gründer geeignet?

Ja. Der Finanzplan rechnet Investition, Personal und Umsatz über drei Jahre; für Catering setzen Sie die Umsatzplanung auf Veranstaltungen je Monat statt auf Sitzplätze.

Lösung nach Betriebsart

Angebot und Rechnung aus einer Vorlage, Kalkulation je Veranstaltung. GastroDok für Catering und Eventgastronomie: Software und Pflicht-Dokumente

Jedes Angebot ist anders, wird pro Person gerechnet, und Transport und Personal gehören in den Preis. GastroDok liefert die Vorlage und die Kalkulation je Veranstaltung.

Das Wichtigste in Kürze

Catering rechnet anders als ein Restaurant: pro Person, pro Veranstaltung, mit Transport, Aufbau und Personal im Angebot. Die Kalkulation muss vor dem Angebot stimmen, nicht nach der Abrechnung, und die Hygiene-Dokumentation muss den Weg vom Kühlhaus bis zur Ausgabe vor Ort lückenlos abbilden. GastroDok liefert dafür ein Kalkulations-Toolkit mit Menü-Kalkulation, ein HACCP-Konzept mit Transport- und Ausgabe-Kontrollpunkten, Kassenbericht und Ausschank-Unterlagen für Veranstaltungen und einen Businessplan für Gründer.

Seite aus dem GastroDok Kalkulations-Toolkit mit Menü-Kalkulation in Excel

Was bei jedem Auftrag neu gerechnet wird

Ein Angebot für 120 Personen entsteht unter Zeitdruck: Menüfolge, Wareneinsatz je Gang, Personalstunden für Aufbau, Service und Abbau, Transport, Leihgeschirr. Wer das im Kopf oder auf einem Zettel rechnet, verschätzt sich bei einem der fünf Posten — und merkt es erst nach der Veranstaltung.

Die Hygiene-Kette beim Catering ist länger als in jeder Küche: Produktion, Kühlung, Transport, Zwischenlagerung vor Ort, Regeneration, Ausgabe. Jeder Übergang ist ein Kontrollpunkt mit Temperatur und Uhrzeit. Bei einer Lebensmittelkontrolle wird genau diese Kette abgefragt.

Vereinsfeste, Stadtfeste und Firmenevents bringen eigene Formalien mit: vorübergehende Gaststättenerlaubnis oder Ausschankgenehmigung, Kassenbericht je Veranstaltungstag, Helfer, die kurzfristig beschäftigt oder ehrenamtlich tätig sind.

Passende Werkzeuge und Vorlagen

Aufgabe	Werkzeug	Preis	Art
Feiern und Firmenveranstaltungen anbieten und kalkulieren	Bankettmappe & Veranstaltungsorganisation	einmalig 29 €	Einmalkauf
Menü und Buffet je Person kalkulieren	Kalkulations-Toolkit (Excel)	einmalig 49 €	Einmalkauf
HACCP-Konzept mit Transport und Ausgabe vor Ort	HACCP-Komplettpaket	einmalig 59 €	Einmalkauf
Kassenbericht je Veranstaltungstag (inkl. Vereins-Variante)	Kassenbericht-Vorlage	einmalig 9 €, Basis kostenlos	Einmalkauf
Rezepte auf 120 Portionen umrechnen	Rezeptrechner	kostenlos	Kostenlos
Businessplan und Finanzplan für die Gründung	Businessplan-Paket	einmalig 129 €	Einmalkauf
Temperaturkontrolle beim Transport dokumentieren	Temperaturkontrolle-Vorlage	kostenlos	Kostenlos
Kurzfristig Beschäftigte und Aushilfen korrekt anmelden	HR-Toolkit	einmalig 49 €	Einmalkauf
Menükarte für die Veranstaltung gestalten	Speisekarten-Designer	2 Designs kostenlos, Upgrade ab 9 €	Einmalkauf
Angebot, Rechnung und Lieferschein für Veranstaltungen	Catering-Angebots- & Rechnungspaket	einmalig 29 €	Einmalkauf

Alle Preise inkl. USt. Abos 14 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar; Einmalkäufe ohne Abo, dauerhaft nutzbar. Vollständige Übersicht unter Preise

Pflichten für Catering und Eventgastronomie im Überblick

Vorübergehende Gaststättenerlaubnis: Für Feste und Events mit Alkoholausschank braucht es je nach Bundesland eine Gestattung nach § 12 GastG oder eine Anzeige — mit Vorlauf von meist zwei Wochen. Ausschankgenehmigung Vereinsfest
Kühlkette und Rückstellproben: Beim Catering für mehr als eine überschaubare Gruppe sind Rückstellproben je Komponente Standard; Transporttemperaturen sind zu dokumentieren. Rückstellproben
Gesundheitszeugnis für Helfer: Wer Lebensmittel bei Veranstaltungen ausgibt, braucht die Belehrung nach § 43 IfSG — auch ehrenamtliche Helfer, wenn sie regelmäßig tätig sind. Gesundheitszeugnis
Kassenbericht bei Veranstaltungen: Bareinnahmen aus Festkassen sind täglich mit Zählprotokoll festzuhalten; das gilt auch für Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Kassenbericht
Allergene auf der Menükarte: Auch bei Buffets und Menüs im Catering ist die Allergenkennzeichnung Pflicht — auf Tischkarten, Buffetschildern oder einem Beiblatt. Allergenkennzeichnung

Diese Übersicht unterstützt Ihre Eigenkontrolle und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.

Vom Angebot zur Rechnung in drei Schritten

1Kalkulations-Toolkit herunterladen, Standardmenüs mit Wareneinsatz je Person hinterlegen, Personal- und Transportkosten als feste Posten anlegen.
2HACCP-Paket um Transport- und Ausgabe-Kontrollpunkte erweitern, Temperaturliste je Veranstaltung führen.
3Für Feste: Ausschankgenehmigung beantragen, Kassenbericht je Tag, Helfer belehren und dokumentieren.

Was GastroDok für Catering und Eventgastronomie nicht ist

GastroDok ist keine Event-Management-Software: keine Angebotserstellung mit Kundendatenbank, keine Rechnungsstellung, keine Leihgeschirr-Verwaltung. Die Excel-Kalkulation liefert die Zahlen; Angebot und Rechnung schreiben Sie in Ihrem gewohnten Programm.

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Häufige Fragen

Kann ich mit dem Kalkulations-Toolkit ein Angebot je Person rechnen?: Ja. Die Menü-Kalkulation summiert die Gänge je Person und rechnet Zielverkaufspreis mit Deckungsbeitrag; Personal und Transport tragen Sie als Fixposten ein.
Gilt das HACCP-Paket auch für reines Catering ohne Gastraum?: Ja. Das Konzept ist für Lebensmittelbetriebe nach VO (EG) 852/2004 aufgebaut; die Kontrollpunkte für Transport und Ausgabe ergänzen Sie in der Gefahrenanalyse.
Was brauche ich für ein Vereinsfest mit Bierausschank?: In der Regel eine Gestattung nach § 12 GastG bei der Gemeinde, belehrte Helfer, einen Kassenbericht je Tag und ein Preisverzeichnis am Stand. Der Ratgeber Ausschankgenehmigung Vereinsfest listet die Schritte je Bundesland.
Brauchen ehrenamtliche Helfer eine Belehrung nach § 43 IfSG?: Wenn sie regelmäßig Lebensmittel ausgeben, ja. Für einmalige Feste verlangen viele Gesundheitsämter eine Kurzbelehrung durch den Veranstalter mit Nachweis.
Ist der Businessplan auch für Catering-Gründer geeignet?: Ja. Der Finanzplan rechnet Investition, Personal und Umsatz über drei Jahre; für Catering setzen Sie die Umsatzplanung auf Veranstaltungen je Monat statt auf Sitzplätze.

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