Lösung nach Betriebsart
GastroDok für Catering und Eventgastronomie: Software und Pflicht-Dokumente
Das Wichtigste in Kürze
Catering rechnet anders als ein Restaurant: pro Person, pro Veranstaltung, mit Transport, Aufbau und Personal im Angebot. Die Kalkulation muss vor dem Angebot stimmen, nicht nach der Abrechnung, und die Hygiene-Dokumentation muss den Weg vom Kühlhaus bis zur Ausgabe vor Ort lückenlos abbilden. GastroDok liefert dafür ein Kalkulations-Toolkit mit Menü-Kalkulation, ein HACCP-Konzept mit Transport- und Ausgabe-Kontrollpunkten, Kassenbericht und Ausschank-Unterlagen für Veranstaltungen und einen Businessplan für Gründer.
Was im Alltag anfällt
Ein Angebot für 120 Personen entsteht unter Zeitdruck: Menüfolge, Wareneinsatz je Gang, Personalstunden für Aufbau, Service und Abbau, Transport, Leihgeschirr. Wer das im Kopf oder auf einem Zettel rechnet, verschätzt sich bei einem der fünf Posten — und merkt es erst nach der Veranstaltung.
Die Hygiene-Kette beim Catering ist länger als in jeder Küche: Produktion, Kühlung, Transport, Zwischenlagerung vor Ort, Regeneration, Ausgabe. Jeder Übergang ist ein Kontrollpunkt mit Temperatur und Uhrzeit. Bei einer Lebensmittelkontrolle wird genau diese Kette abgefragt.
Vereinsfeste, Stadtfeste und Firmenevents bringen eigene Formalien mit: vorübergehende Gaststättenerlaubnis oder Ausschankgenehmigung, Kassenbericht je Veranstaltungstag, Helfer, die kurzfristig beschäftigt oder ehrenamtlich tätig sind.
Passende Werkzeuge und Vorlagen
| Aufgabe | Werkzeug | Preis | Art |
|---|---|---|---|
| Menü und Buffet je Person kalkulieren | Kalkulations-Toolkit (Excel) | einmalig 49 € | Einmalkauf |
| HACCP-Konzept mit Transport und Ausgabe vor Ort | HACCP-Komplettpaket | einmalig 59 € | Einmalkauf |
| Kassenbericht je Veranstaltungstag (inkl. Vereins-Variante) | Kassenbericht-Vorlage | einmalig 9 €, Basis kostenlos | Einmalkauf |
| Rezepte auf 120 Portionen umrechnen | Rezeptrechner | kostenlos | Kostenlos |
| Businessplan und Finanzplan für die Gründung | Businessplan-Paket | einmalig 129 € | Einmalkauf |
| Temperaturkontrolle beim Transport dokumentieren | Temperaturkontrolle-Vorlage | kostenlos | Kostenlos |
| Kurzfristig Beschäftigte und Aushilfen korrekt anmelden | HR-Toolkit | einmalig 49 € | Einmalkauf |
| Menükarte für die Veranstaltung gestalten | Speisekarten-Designer | 2 Designs kostenlos, Upgrade ab 9 € | Einmalkauf |
Alle Preise inkl. USt. Abos 14 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar; Einmalkäufe ohne Abo, dauerhaft nutzbar. Vollständige Übersicht unter Preise
Pflichten für Catering und Eventgastronomie im Überblick
- Vorübergehende Gaststättenerlaubnis
- Für Feste und Events mit Alkoholausschank braucht es je nach Bundesland eine Gestattung nach § 12 GastG oder eine Anzeige — mit Vorlauf von meist zwei Wochen. Ausschankgenehmigung Vereinsfest
- Kühlkette und Rückstellproben
- Beim Catering für mehr als eine überschaubare Gruppe sind Rückstellproben je Komponente Standard; Transporttemperaturen sind zu dokumentieren. Rückstellproben
- Gesundheitszeugnis für Helfer
- Wer Lebensmittel bei Veranstaltungen ausgibt, braucht die Belehrung nach § 43 IfSG — auch ehrenamtliche Helfer, wenn sie regelmäßig tätig sind. Gesundheitszeugnis
- Kassenbericht bei Veranstaltungen
- Bareinnahmen aus Festkassen sind täglich mit Zählprotokoll festzuhalten; das gilt auch für Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Kassenbericht
- Allergene auf der Menükarte
- Auch bei Buffets und Menüs im Catering ist die Allergenkennzeichnung Pflicht — auf Tischkarten, Buffetschildern oder einem Beiblatt. Allergenkennzeichnung
Diese Übersicht unterstützt Ihre Eigenkontrolle und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
In drei Schritten starten
- 1Kalkulations-Toolkit herunterladen, Standardmenüs mit Wareneinsatz je Person hinterlegen, Personal- und Transportkosten als feste Posten anlegen.
- 2HACCP-Paket um Transport- und Ausgabe-Kontrollpunkte erweitern, Temperaturliste je Veranstaltung führen.
- 3Für Feste: Ausschankgenehmigung beantragen, Kassenbericht je Tag, Helfer belehren und dokumentieren.
Was GastroDok für Catering und Eventgastronomie nicht ist
GastroDok ist keine Event-Management-Software: keine Angebotserstellung mit Kundendatenbank, keine Rechnungsstellung, keine Leihgeschirr-Verwaltung. Die Excel-Kalkulation liefert die Zahlen; Angebot und Rechnung schreiben Sie in Ihrem gewohnten Programm.
Häufige Fragen
- Kann ich mit dem Kalkulations-Toolkit ein Angebot je Person rechnen?
- Ja. Die Menü-Kalkulation summiert die Gänge je Person und rechnet Zielverkaufspreis mit Deckungsbeitrag; Personal und Transport tragen Sie als Fixposten ein.
- Gilt das HACCP-Paket auch für reines Catering ohne Gastraum?
- Ja. Das Konzept ist für Lebensmittelbetriebe nach VO (EG) 852/2004 aufgebaut; die Kontrollpunkte für Transport und Ausgabe ergänzen Sie in der Gefahrenanalyse.
- Was brauche ich für ein Vereinsfest mit Bierausschank?
- In der Regel eine Gestattung nach § 12 GastG bei der Gemeinde, belehrte Helfer, einen Kassenbericht je Tag und ein Preisverzeichnis am Stand. Der Ratgeber Ausschankgenehmigung Vereinsfest listet die Schritte je Bundesland.
- Brauchen ehrenamtliche Helfer eine Belehrung nach § 43 IfSG?
- Wenn sie regelmäßig Lebensmittel ausgeben, ja. Für einmalige Feste verlangen viele Gesundheitsämter eine Kurzbelehrung durch den Veranstalter mit Nachweis.
- Ist der Businessplan auch für Catering-Gründer geeignet?
- Ja. Der Finanzplan rechnet Investition, Personal und Umsatz über drei Jahre; für Catering setzen Sie die Umsatzplanung auf Veranstaltungen je Monat statt auf Sitzplätze.
Weiterlesen
- Catering gründen
- Ausschankgenehmigung für das Vereinsfest
- Förderung für Gastronomie-Gründer
- Speisenkalkulation
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