Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie: Pflichten, Fristen und Muster-Stundenzettel

Wer muss in der Gastronomie Arbeitszeiten erfassen?

Jeder Gastronomiebetrieb in Deutschland – vom Imbiss bis zum Hotel-Restaurant. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zählt zu den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweigen, für die § 17 MiLoG die Aufzeichnungspflicht unabhängig von der Betriebsgröße anordnet; zusätzlich gilt sie für alle geringfügig beschäftigten Minijobber in jeder Branche.

Es spielt also keine Rolle, ob Sie zwei Aushilfen oder vierzig Vollzeitkräfte beschäftigen. Die Pflicht trifft auch Foodtrucks, Caterer, Bars und Café-Betriebe.

Auch Leiharbeitnehmer sind erfasst: Setzt ein Verleiher Personal in Ihrer Küche ein, gilt die Aufzeichnungspflicht für Sie als Entleiher entsprechend. Wenn Sie gerade erst gründen, sollte die Zeiterfassung deshalb von Tag eins stehen – mehr dazu in unserer Checkliste zur Restaurant-Eröffnung.

Welche Gesetze verlangen die Zeiterfassung?

Drei Rechtsgrundlagen greifen parallel: § 17 MiLoG verlangt die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, § 16 Abs. 2 ArbZG die Aufzeichnung jeder über acht Stunden hinausgehenden werktäglichen Arbeitszeit, und das BAG leitet aus § 3 ArbSchG eine generelle Erfassungspflicht für alle Arbeitgeber ab.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) klargestellt: Arbeitgeber sind schon heute verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Grundlage ist das EuGH-Urteil in der Rechtssache CCOO vom 14.05.2019 (C-55/18).

Was verlangt § 17 MiLoG konkret?

§ 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Sie, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls auf Verlangen vorzulegen.

Die Frist ist streng: Wer Stundenzettel erst am Monatsende zusammenschreibt, handelt bereits ordnungswidrig. Praktikabel ist ein täglicher Eintrag direkt nach Schichtende.

Die Unterlagen müssen im Inland und in deutscher Sprache bereitgehalten werden. Für mitarbeitende enge Familienangehörige des Inhabers sieht die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) Erleichterungen vor – für alle übrigen Beschäftigten gibt es in der Gastronomie keine Ausnahme.

Muster-Stundenzettel: Diese Spalten gehören in Ihre Vorlage

Ein rechtssicherer Stundenzettel für die Gastronomie enthält pro Arbeitstag sechs Spalten: Datum, Beginn, Ende, Pausen, Dauer der Arbeitszeit und Unterschrift. Dazu kommen Kopffelder für Name des Mitarbeiters, Betrieb, Monat und Beschäftigungsart – so erfüllt ein einziges Blatt die Anforderungen von MiLoG und Arbeitszeitgesetz.

Im Kopf des Blattes ergänzen Sie Name, Personalnummer, Monat und den Status (Vollzeit, Teilzeit, Minijob). Eine Summenzeile pro Monat erleichtert die Lohnabrechnung.

Wichtig: Der Stundenzettel dokumentiert die Ist-Zeiten – die Planung läuft getrennt davon. Wie Sie beides sauber verzahnen, zeigt unser Beitrag zum Dienstplan für die Gastronomie in Excel.

Arbeitszeit dokumentieren im Minijob: Was gilt 2026?

Für Minijobber gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG bundesweit in allen Branchen – in der Gastronomie also doppelt. Bei 13,90 Euro Mindestlohn und 603 Euro Verdienstgrenze (Stand 2026) dürfen geringfügig Beschäftigte nur rund 43 Stunden pro Monat arbeiten; ohne Stundenzettel können Sie das nicht nachweisen.

Die aktuellen Werte bestätigt die Minijob-Zentrale. Überschreiten die tatsächlichen Stunden die Grenze, droht rückwirkend die volle Sozialversicherungspflicht – geprüft wird das unter anderem von der Deutschen Rentenversicherung.

Ausgenommen von § 17 MiLoG sind nur Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV). Für Ihre Spülkraft, Ihren Thekenservice und Ihre Wochenend-Aushilfe gilt die Pflicht uneingeschränkt.

Welche Bußgelder drohen bei fehlender Zeiterfassung?

Fehlende, falsche, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG und können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Verdeckt die Lücke eine Mindestlohnunterschreitung, drohen bis zu 500.000 Euro sowie der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen.

Bei einer Zollkontrolle werden Stundenzettel regelmäßig mit Dienstplänen und Kassendaten abgeglichen. Widersprüche zwischen Kassenbons um 23 Uhr und einem angeblichen Schichtende um 21 Uhr fallen sofort auf – saubere Aufzeichnungen gehören deshalb zusammen mit einer GoBD-konformen Kassenführung zum Pflichtfundament jedes Betriebs.

Papier, Excel oder App – was ist rechtssicher?

Alle drei Formen sind zulässig: Das MiLoG schreibt keine bestimmte Form vor, verlangt aber vollständige, fristgerechte und zwei Jahre aufbewahrte Aufzeichnungen. Entscheidend sind Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit – nachträgliche Änderungen sollten erkennbar bleiben, und bei digitalen Lösungen müssen Sie zusätzlich den Schutz der Mitarbeiterdaten sicherstellen.

Für kleine Teams ist der Papier-Stundenzettel mit Unterschrift oft die robusteste Lösung; eine Excel-Vorlage spart Rechenarbeit bei der Monatssumme. Zeiterfassungs-Apps punkten bei vielen Aushilfen und wechselnden Schichten.

Beachten Sie bei digitaler Erfassung die Vorgaben der DSGVO, denn Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten – die Details erklärt unser Leitfaden zur DSGVO in der Gastronomie. Eine gesetzliche Neuregelung zur verpflichtend elektronischen Erfassung im Arbeitszeitgesetz wird seit dem BAG-Beschluss diskutiert, ist aber noch nicht in Kraft.