4 Word + 1 Excel · GoBD / KassenSichV / §146a AO
Kassenführung nach GoBD für die Gastronomie
Verfahrensdokumentation, Prüfungs-Checkliste und Kassenbuch — alles, was die Betriebsprüfung zur Kasse sehen möchte, in einem Paket.
- ✓ Einmalzahlung, dauerhaft nutzbar
- ✓ Sofort-Download nach dem Kauf
- ✓ Bearbeitbar in Word / Excel
- ✓ Rechtsstand Juli 2026 — mit Quellen-/Paragraphenangaben in den Dokumenten
- ✓ Kostenlose Updates bei Rechtsänderungen, 12 Monate ab Kauf
Sofort-Download nach der Zahlung. Zahlung via Stripe. Mit dem Kauf digitaler Inhalte verzichten Sie auf Ihr Widerrufsrecht — Details in unseren AGB.
Sichere Zahlung über Stripe · Sofort-Download nach Kauf · Rechnung inklusive
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Das Wichtigste in Kürze
Das GoBD- & Kassen-Paket bündelt alles, was die Betriebsprüfung zur Kasse sehen will: Verfahrensdokumentation, Prüfungs-Checkliste und Kassenbuch — vier Word-Dokumente plus eine Excel-Datei, abgestimmt auf GoBD, KassenSichV und § 146a AO. Vorlagen im eigenen Betrieb anpassen, aktuell halten, prüfbereit ablegen.
Das ist enthalten
- ✓Verfahrensdokumentation Kasse — GoBD, KassenSichV, § 146a AO (Word)
- ✓Checkliste Betriebsprüfung — was der Prüfer zur Kasse sehen möchte (Word)
- ✓Kassenausfall-Protokoll für den Ausnahmefall (Word)
- ✓Aufbewahrungs- und Löschkonzept nach GoBD (Word)
- ✓Kassenbuch + Zählprotokoll + Tagesabschluss (Excel)
- ✓NEU: Kassenbuch als Excel + druckbares PDF-Blatt
- ✓NEU: Kassenbericht mit Zählprotokoll (inkl. Vereins-Variante als PDF)
- ✓NEU: Bewirtungsbeleg (Word + ausfüllbares PDF)
Warum nicht einfach eine Gratis-Vorlage aus dem Netz?
Gratis-Vorlagen gibt es viele — im Alltag scheitern sie an drei Punkten: nichts passt zusammen, nichts rechnet mit, niemand pflegt den Rechtsstand.
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Zusammengesucht von verschiedenen Anbietern: Word hier, PDF da, nichts passt zusammen.
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Alle Dokumente aus einem Guss, einheitlich aufgebaut und aufeinander abgestimmt.
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Vorbefüllte Muster und Beispiele, sofort einsatzbereit.
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Rechtsstand unklar, oft seit Jahren nicht aktualisiert.
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Rechtsstand Juli 2026, mit Quellenangaben (Gesetze/Verordnungen) direkt in den Dokumenten.
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Keine Updates: Rechtsänderung = selbst nachpflegen.
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Kostenlose Updates bei Rechtsänderungen, 12 Monate ab Kauf.
Gratis-Download
Stundenlange Suche nach brauchbaren Dateien.
GastroDok-Paket
Ein Download, komplett und geordnet.
Blick ins Paket
So sind die Dokumente aufgebaut — Struktur, Spalten und Beispielwerte entsprechen den enthaltenen Dateien.
Verfahrensdokumentation nach GoBD / § 146a AO
1. Beschreibung des Kassensystems und der TSE
2. Belegausgabe und Datenerfassung
3. Datensicherung, Aufbewahrung und Änderungshistorie
| Datum | Beleg | Einnahme | Ausgabe | Bestand |
|---|---|---|---|---|
| 01.08. | Z-Bon 118 | 1.482,60 € | — | 1.682,60 € |
| 01.08. | EA-01 | — | 84,20 € | 1.598,40 € |
| 02.08. | Z-Bon 119 | 1.204,10 € | — | 2.802,50 € |
| Unterlage | Zeitraum | vorhanden |
|---|---|---|
| Z-Bons lückenlos | 10 Jahre | ✓ |
| TSE-Zertifikat | laufend | ✓ |
| Kassenausfall-Protokolle | 10 Jahre | ✓ |
Alle Dateien im Paket
- WordVerfahrensdokumentation Kasse (GoBD/KassenSichV/§ 146a AO)
- WordCheckliste Betriebsprüfung
- WordKassenausfall-Protokoll
- WordAufbewahrungs- und Löschkonzept
- ExcelKassenbuch + Zählprotokoll + Tagesabschluss
- PDFKassenbericht mit Zählprotokoll
- PDFBewirtungsbeleg (ausfüllbar)
Unsicher? Laden Sie zuerst die kostenlose Basis-Version und prüfen Sie Struktur und Qualität — das Bezahlpaket erweitert genau diese Vorlagen.
Kassenbuch-Basis (Excel + PDF) kostenlos ansehenKassenführung nach GoBD: alle Vorlagen im Detail
Jedes Modul ist einzeln aufgeführt — damit Sie vor dem Kauf sehen, welche Dokumente und Dateien Sie erhalten und wofür Sie sie im Betriebsalltag einsetzen.
Word
Verfahrensdokumentation Kasse
Wofür: Beschreibung des gesamten Kassenprozesses nach GoBD, KassenSichV und § 146a AO: Systemaufbau, TSE, Belegausgabe, Datenexport.
Nutzen: Zentrales Dokument, das die Betriebsprüfung als Erstes verlangt — ohne müssen Sie faktisch improvisieren.
Word
Checkliste Betriebsprüfung Kasse
Wofür: Alle Unterlagen, Nachweise und Exporte, die ein Prüfer üblicherweise zur Kasse anfordert — mit Ablageort und Zuständigem.
Nutzen: Sie erkennen Lücken vor dem Prüfer und können in der Prüfung Punkt für Punkt sauber abliefern.
Word
Kassenausfall-Protokoll
Wofür: Formblatt für Ausfälle der TSE oder Kasse mit Zeitpunkt, Ursache, Ersatzverfahren und Wiederinbetriebnahme.
Nutzen: Pflicht bei jedem Ausfall — ohne Protokoll drohen Zuschätzungen; mit Protokoll ist der Ausfall dokumentierter Normalfall.
Word
Aufbewahrungs- und Löschkonzept
Wofür: Fristen und Verfahren für Kassendaten, Journal, Z-Bons, Bewirtungsbelege und Bewegungsdaten nach GoBD und AO.
Nutzen: Weder zu früh löschen (Verstoß) noch zu lang aufbewahren (DSGVO-Problem) — die Fristen sind je Belegart hinterlegt.
Excel
Kassenbuch mit Zählprotokoll & Tagesabschluss
Wofür: Tägliches Kassenbuch mit Vor- und Endbestand, Zählprotokoll je Stückelung und automatischem Tagesabschluss.
Nutzen: Sofort einsetzbare Alternative zum Papierkassenbuch — Bestände und Summen werden automatisch berechnet.
Excel + PDF
Kassenbuch als Excel + druckbares PDF (NEU)
Wofür: Doppelte Ausgabe: Excel für die tägliche Erfassung, PDF für die revisionssichere Ablage in der Papierakte.
Nutzen: Sie können sowohl digital führen als auch dem Steuerberater den ausgedruckten Monat einreichen.
PDF ausfüllbar (inkl. Vereins-Variante)
Kassenbericht mit Zählprotokoll (NEU)
Wofür: Klassischer Kassenbericht (Bareinnahmen aus rückgerechnetem Kassenbestand) plus separate Vereins-Variante.
Nutzen: Ideal für offene Ladenkassen ohne Registrierkasse — sauber, ausfüllbar, prüfbar.
Word + ausfüllbares PDF
Bewirtungsbeleg (NEU)
Wofür: Vorlage nach § 4 Abs. 5 EStG mit allen Pflichtangaben (Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass, Höhe).
Nutzen: Beleg wird auch bei Steuerprüfungen anerkannt — häufigster Streitpunkt bei Bewirtungsaufwendungen.
So setzen Sie es ein
- 1
Verfahrensdokumentation auf Ihr Kassensystem anpassen
Kassenhersteller, TSE-Anbieter, Zertifikatsnummer, Belegausgabeform (Papier oder digital) und Datenexportverfahren im Word-Dokument eintragen. Dieses Dokument bildet die Grundlage jeder Kassenprüfung.
- 2
TSE-Nachweise und Anbindung dokumentieren
Kaufbeleg der TSE, Inbetriebnahme-Protokoll und Datenexport-Test einmalig ablegen. Die Checkliste Betriebsprüfung führt Sie durch die einzelnen Positionen und verweist auf die richtigen Ablageorte.
- 3
Tägliches Kassenbuch führen
Am Tagesende Anfangs- und Endbestand, Bareinnahmen und -ausgaben eintragen. Das Zählprotokoll wird nach Stückelung ausgefüllt — das Excel-Blatt berechnet Summen und den Soll-Ist-Vergleich automatisch.
- 4
Ausfälle sofort protokollieren
Fällt TSE oder Kasse aus, tragen Sie sofort Zeitpunkt, Ursache und Ersatzverfahren ins Ausfall-Protokoll ein. Ohne Protokoll wertet die Finanzverwaltung Aufzeichnungsmängel als Anlass für Zuschätzungen.
- 5
Monatlich schließen und archivieren
Am Monatsende Kassenbuch drucken oder als PDF speichern, Z-Bons und Bewirtungsbelege dem Monat zuordnen und in den entsprechenden Ordner ablegen. Die Fristen ergeben sich aus dem mitgelieferten Aufbewahrungskonzept.
- 6
Jährliche Prüfung mit dem Steuerberater
Einmal jährlich mit Steuerberater oder IT-Betreuer die Verfahrensdokumentation aktualisieren: Neue Anbindungen, Softwareupdates, geänderte Zuständigkeiten. Ein veraltetes Dokument ist im Prüfungsfall schlechter als keines.
Fachwissen: GoBD-Kassenführung und Verfahrensdokumentation Kasse
Verfahrensdokumentation ist kein Kann, sondern Muss
Die Verfahrensdokumentation ist nach GoBD Rn. 151 ff. für jede Registrierkasse verpflichtend. Sie beschreibt Aufbau, Ablauf und Kontrolle der Kassenprozesse — inklusive TSE, Belegausgabe und Datenexport. Fehlt sie oder ist sie veraltet, drohen bei der Betriebsprüfung erhebliche Zuschätzungen.
Das Muster im Paket deckt die typischen Punkte ab, die Betriebsprüfer erwarten: Systemübersicht, Bedienerkreis, tägliche Kontrollen, Umgang mit Storni, TSE-Anbindung und Belegausgabepflicht. Die Pflicht zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung steht in § 146a AO, die technischen Anforderungen in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV); die Verwaltungsauffassung dazu fasst das BMF-Schreiben zur 2. Änderung der GoBD zusammen. Die Grundlagen zur Buchführung finden Sie im Ratgeber Kassenbuch Vorlage.
Kassenbuch und Kassenbericht sind nicht dasselbe
Wer eine Registrierkasse betreibt, führt ein Kassenbuch mit fortlaufender täglicher Erfassung. Wer eine offene Ladenkasse hat, führt einen Kassenbericht — dabei wird der Bareinnahmenbetrag über den ausgezählten Kassenbestand retrograd ermittelt. Beide Verfahren sind zulässig, aber nicht austauschbar.
Das Paket enthält beide Vorlagen. Welche Form Sie führen, hängt vom Kassensystem ab, nicht von der Betriebsgröße. Für die offene Ladenkasse ist die Zählprotokoll-Vorlagewichtig. Details erläutert der Ratgeber Kassenbericht Vorlage.
MwSt-Trennung 7 % / 19 % in der Kasse (Stand 2026)
Seit 1. Januar 2026 gilt in Deutschland für Speisen im Haus dauerhaft 7 %, für Getränke 19 %. Die Kasse muss beide Sätze getrennt ausweisen — pro Position und im Z-Bon. Sonst wird der Wareneinsatz falsch verbucht und die Umsatzsteuer-Voranmeldung verrechnet sich zulasten des Betriebs.
Die beiden Steuersätze ergeben sich aus § 12 UStG. In der Verfahrensdokumentation ist die MwSt-Trennung als eigener Kontrollpunkt vorgesehen: Bei jedem Kartenwechsel prüfen, ob alle Positionen dem richtigen Satz zugeordnet sind. Hintergrund im Ratgeber Mehrwertsteuer Gastronomie und im Überblick Das digitale Restaurant — alle weiteren Abgaben des Betriebs im Überblick Steuern in der Gastronomie. Ergänzend regelt die Belegausgabepflicht in der Gastronomie die Herausgabe von Kassenbelegen an Gäste.
Häufige Fragen
In welchem Format erhalte ich das Paket?
Vier Word-Dokumente (Verfahrensdokumentation, Prüf-Checkliste, Ausfall-Protokoll, Aufbewahrungskonzept) plus Excel-Kassenbuch, Kassenbericht als ausfüllbares PDF und Bewirtungsbeleg als Word und PDF.
Für wen ist das Paket verpflichtend?
Für jeden Betrieb mit Kassensystem, einer offenen Ladenkasse oder regelmäßiger Bewirtung. Faktisch also praktisch jeden Gastronomiebetrieb — die Pflicht ergibt sich aus AO, GoBD und KassenSichV.
Deckt das Paket auch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ab?
Ja. Die Verfahrensdokumentation enthält einen Abschnitt zur TSE (Technische Sicherheitseinrichtung), Belegausgabepflicht und dem Datenexport nach DSFinV-K. Sie ergänzen nur Herstellerangaben und Zertifikatsnummer.
Ist das Paket auch für offene Ladenkassen geeignet?
Ja. Für offene Ladenkassen ohne Registrierkasse nutzen Sie den Kassenbericht mit Zählprotokoll statt des Kassenbuchs. Verfahrensdokumentation, Aufbewahrungskonzept und Bewirtungsbeleg gelten unverändert.
Ersetzt das Paket meinen Steuerberater?
Nein. Es liefert das Grundgerüst, das bei einer Kassenprüfung erwartet wird, und die täglichen Erfassungsdokumente. Buchhaltung, USt-Voranmeldung und der Jahresabschluss bleiben beim Steuerberater.
Bekomme ich Updates?
Ja. 12 Monate ab Kauf erhalten Sie kostenlos aktualisierte Versionen bei relevanten Änderungen — etwa neuen BMF-Schreiben zur KassenSichV, GoBD-Anpassungen oder Änderungen der Umsatzsteuersätze in der Gastronomie.
Passende Ratgeber & nächste Schritte
Passende Ratgeber: Kassenbuch Vorlage, Kassenbericht Vorlage, Mehrwertsteuer Gastronomie 2026, Lebensmittelkontrolle und alle Vorlagen im Überblick. Gebündelt mit allen GastroDok-Produkten: Komplettpaket (199 €). Ergänzend erklären wir, worauf Prüfer bei der Betriebsprüfung achten und wie Sie Gutscheine steuerlich behandeln.
Rechtlicher Hinweis: Muster, ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Stand Juli 2026, gilt für Deutschland.
Verwandte Vorlagen & Ratgeber
59 € einmalig, inkl. USt. Dauerhaft nutzbar. Sofort-Download nach dem Kauf.