Urlaubsplaner für die Gastronomie – Excel mit Mindestbesetzungs-Ampel

Wie ein Urlaubsplan im Gastro-Betrieb rechtlich funktioniert

Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Nach § 3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage im Kalenderjahr. Werktage sind alle Tage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen, das Gesetz rechnet also mit einer Sechs-Tage-Woche. Wer im Betrieb an fünf Tagen pro Woche arbeitet, hat damit Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage; bei vier Tagen pro Woche sind es 16. Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können mehr vorsehen, nie weniger. Den vollen Anspruch erwirbt ein Mitarbeiter nach § 4 BUrlG erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses; davor gilt die Zwölftelung nach § 5 BUrlG — ein Zwölftel des Jahresanspruchs je vollem Beschäftigungsmonat. Wie sich das für Aushilfen, Azubis und wechselnde Wochentage konkret rechnet, steht im Ratgeber Urlaubsanspruch in der Gastronomie.

Für die Planung entscheidend ist § 7 BUrlG. Absatz 1 verpflichtet den Arbeitgeber, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen — es sei denn, dringende betriebliche Belange oder die unter sozialen Gesichtspunkten vorrangigen Wünsche anderer Mitarbeiter stehen entgegen. Genau hier liegt der Hebel für die Gastronomie: Eine drohende Unterbesetzung in der Küche ist ein betrieblicher Belang, aber nur, wenn Sie ihn benennen und belegen können. Ein Plan, der die Besetzung je Abteilung und Tag zeigt, macht die Ablehnung eines Antrags nachvollziehbar statt willkürlich. Absatz 2 verlangt außerdem, den Urlaub zusammenhängend zu gewähren; wird er geteilt, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen, sofern der Mitarbeiter Anspruch auf mehr als zwölf Werktage hat.

Übertragung ins Folgejahr und Verfall

Urlaub ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe das rechtfertigen; dann muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres, also bis zum 31. März, genommen werden. Automatisch verfällt Resturlaub aber nicht: Nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (Urteil vom 6. November 2018, C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft) und der daran anschließenden Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts erlischt der Anspruch nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zuvor konkret aufgefordert hat, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn klar auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Diese Mitwirkungsobliegenheit ist ein Dokumentationsthema — deshalb gehört der Resturlaubsstand pro Person in eine Übersicht, die Sie jederzeit zeigen können. Endet das Arbeitsverhältnis, bevor der Urlaub genommen wurde, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten; im laufenden Arbeitsverhältnis ist eine Auszahlung statt Freizeit nicht vorgesehen.

Mindestbesetzung je Schicht bestimmen

Ob ein Urlaubsantrag genehmigt werden kann, hängt in der Gastronomie selten am Resturlaub, sondern fast immer an der verbleibenden Besetzung. Die Mindestbesetzung legen Sie sinnvoll je Abteilung und je Schichttyp fest, nicht pauschal für den ganzen Betrieb: Küche, Service, Spüle, Bar und Theke haben unterschiedliche Lastspitzen. Als Ausgangsgröße nehmen Sie die tatsächlich abgewickelten Gäste beziehungsweise Couverts je Schicht aus den letzten zwölf Monaten und ordnen jeder Bandbreite die Zahl der Personen zu, mit der die Schicht bisher ohne Überstunden gelaufen ist. Danach unterscheiden Sie Normal- und Hochsaison, weil ein Mittwochmittag im Februar mit einer anderen Besetzung trägt als ein Samstagabend im Biergarten-August.

Zwei Randbedingungen kommen dazu. Erstens gesetzliche Grenzen: Fällt Personal aus, dürfen die verbleibenden Mitarbeiter nicht beliebig länger arbeiten — das Arbeitszeitgesetz begrenzt die werktägliche Arbeitszeit und schreibt Ruhepausen und Ruhezeiten vor. Eine Urlaubsgenehmigung, die nur durch dauerhafte Zehn-Stunden-Schichten der Übrigen aufgeht, ist keine tragfähige Planung. Zweitens Qualifikationen: Zwei anwesende Personen ersetzen keinen Küchenchef, wenn niemand sonst die Ausgabe fahren kann. Hinterlegen Sie deshalb je Abteilung auch, welche Rolle mindestens besetzt sein muss. Aus Mindestbesetzung und Kalender ergeben sich dann die Zeiträume, in denen eine Urlaubssperre sachlich begründet ist — und die sollten Sie zu Jahresbeginn ankündigen, nicht erst bei der Ablehnung.

Saisonbetrieb und Betriebe mit Minijobbern

In Saisonbetrieben liegt der Urlaub zwangsläufig außerhalb der Hauptsaison. Zulässig ist das, weil eine ausgelastete Saison ein dringender betrieblicher Belang im Sinne von § 7 Abs. 1 BUrlG sein kann. Damit die Sperre trägt, muss sie erkennbar und rechtzeitig sein: Sperrzeiten gehören schriftlich in die Urlaubsregelung und in den Jahresplan, bevor die ersten Anträge eingehen. Umgekehrt müssen Sie in der Nebensaison genug Zeitfenster freihalten, damit der volle Jahresanspruch überhaupt genommen werden kann — sonst landen Sie beim Übertragungsproblem des vorigen Abschnitts.

Bei Minijobbern und Teilzeitkräften gilt derselbe gesetzliche Mindesturlaub, nur anteilig umgerechnet auf die vereinbarten Arbeitstage pro Woche. Eine Aushilfe mit zwei festen Tagen pro Woche hat also acht Urlaubstage im Jahr (24 : 6 × 2). Eine Schlechterstellung wegen Teilzeit verbietet § 4 TzBfG. Schwierig wird es bei schwankenden Einsatztagen: Dann rechnet man den Anspruch sinnvoll in Stunden oder legt einen Durchschnitt der zurückliegenden Monate zugrunde und hält das Verfahren im Arbeitsvertrag fest — Formulierungshilfen dazu im Minijob-Arbeitsvertrag für die Gastronomie. Auch bezahlter Urlaub zählt beim Minijob zum Entgelt, wirkt sich also auf die Geringfügigkeitsgrenze aus — die Vergütung richtet sich nach dem Urlaubsentgelt gemäß § 11 BUrlG (Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn, ohne zusätzlich gezahlte Überstundenvergütung).

Excel oder Software: wann welches Werkzeug trägt

Eine Tabelle trägt zuverlässig, solange der Betrieb überschaubar ist: bis etwa 40 Mitarbeiter, eine Betriebsstätte, ein Mensch, der den Plan pflegt. Vorteil: keine laufenden Kosten, volle Kontrolle über die Datei, jede Regel nachvollziehbar. Grenzen erreicht Excel dort, wo mehrere Standorte parallel planen, wo Mitarbeiter Anträge selbst stellen und einen Genehmigungsstatus sehen sollen oder wo Urlaub automatisch in die Dienstplanung und Lohnabrechnung fließen muss. Ein Zwischenweg, der in vielen Betrieben reicht: Jahresurlaub in der Tabelle führen, Wochenplanung im Dienstplan — und die Übersicht über den gesamten Personalprozess im Ratgeber Urlaubsplanung in der Gastronomie nachlesen.

Typische Fehler bei der Urlaubsführung

• Resturlaub nur im Kopf führen. Ohne Stand pro Person und Stichtag lässt sich weder der Hinweis auf drohenden Verfall belegen noch bei Austritt sauber abrechnen.
• Urlaub nach Antragsreihenfolge genehmigen. § 7 Abs. 1 BUrlG verlangt eine Abwägung nach sozialen Gesichtspunkten — schulpflichtige Kinder, Pflegeaufgaben — nicht nach dem Zeitpunkt der Anfrage.
• Krankheit im Urlaub als Urlaub buchen. Nach § 9 BUrlG werden durch ärztliches Zeugnis nachgewiesene Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Deshalb braucht der Plan getrennte Kürzel für Urlaub und Krankheit.
• Genehmigten Urlaub einseitig widerrufen. Eine erteilte Zusage bindet; Rückruf aus dem Urlaub ist nicht ohne Weiteres möglich. Besser vorher prüfen, ob die Besetzung trägt, als nachher zurückrudern.
• Urlaub ausbezahlen statt gewähren. Eine Abgeltung ist nach § 7 Abs. 4 BUrlG nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgesehen.