Betriebsdokumente online ausfüllen — ohne Download, ohne Zettelwirtschaft
Das Wichtigste in Kürze
Das GastroDok-Portal ist das Kundenportal für Ihre Betriebsdokumente: HACCP-Checklisten, Stundenzettel, Bewirtungsbelege und weitere Vorlagen füllen Sie direkt im Browser aus. Alles wird automatisch in Ihrem GastroDok-Konto gespeichert, lässt sich jederzeit wieder öffnen und bearbeiten und bei Bedarf als A4-PDF herunterladen. Das GastroDok-Portal ist ein eigenständig buchbares Zusatzmodul für 9,90 € im Monat oder 89 € im Jahr inkl. USt, die ersten 14 Tage sind kostenlos.
Ohne Anmeldung führt der Link zunächst zur Anmeldung in Ihrem GastroDok-Konto.
So funktioniert es in drei Schritten
Schritt 1
Vorlage wählen
Sie öffnen die Vorlagen-Galerie in Ihrem Konto und wählen das Dokument, das Sie brauchen — etwa Stundenzettel, Temperaturkontrolle oder Bewirtungsbeleg. Struktur, Pflichtfelder und Hinweise sind fachlich vorbereitet.
Schritt 2
Online ausfüllen — wird automatisch gespeichert
Sie tragen die Angaben direkt im Browser ein, am Rechner, am Tablet in der Küche oder am Handy. Änderungen werden während der Eingabe automatisch gespeichert; beim Stundenzettel rechnet das Formular die Arbeitszeit je Tag mit.
Schritt 3
Im Konto abrufen oder als PDF ausgeben
Jedes Dokument bleibt in Ihrem Konto liegen und lässt sich jederzeit wieder öffnen und weiterbearbeiten. Für Ablage, Prüfung oder Unterschrift geben Sie es als A4-PDF aus.
Die Vorlagen zum Start
Diese Dokumente stehen im Portal bereit. Der Katalog wird laufend erweitert.
Bewirtungsbeleg
Eigenbeleg für geschäftliche Bewirtungen mit allen Pflichtangaben für den Betriebsausgabenabzug.
Stundenzettel
Monatliche Arbeitszeiterfassung mit Beginn, Ende und Pausen — Arbeitszeit wird automatisch berechnet.
Temperaturkontrolle
Nachweis der Kühl- und Tiefkühltemperaturen inklusive Maßnahmen bei Abweichungen.
Wareneingangskontrolle
Prüfung von Lieferungen: Temperatur, MHD, Zustand der Verpackung und Annahmeentscheidung.
Reinigungsplan
Was wird wie oft, womit und von wem gereinigt — mit Feld für die Erledigung.
Hygieneschulung — Nachweis
Teilnahmenachweis für die jährliche Hygieneschulung inklusive Schulungsinhalten.
Portal-Abo bestellen
Monatlich
9,90 €
inkl. USt pro Monat
- Alle sechs Vorlagen ohne Mengenbegrenzung
- Eigene Dateien ablegen, bis 500 MB
- PDF-Export, Duplizieren, Suche und Ablage im Konto
GastroDok-Portal: laufend bereitgestellter digitaler Dienst. 14 Tage kostenlos, danach 9,90 €/Monat bzw. 89 €/Jahr (inkl. USt), Abrechnung im Voraus je Abrechnungszeitraum (Monat bzw. Jahr). Das Abo verlängert sich automatisch um dieselbe Laufzeit, solange Sie nicht kündigen. Kündigung jederzeit zum Ende der laufenden Periode im Konto.
Jährlich
89 €
inkl. USt pro Jahr
entspricht 7,42 € pro Monat
- Alle sechs Vorlagen ohne Mengenbegrenzung
- Eigene Dateien ablegen, bis 500 MB
- PDF-Export, Duplizieren, Suche und Ablage im Konto
GastroDok-Portal: laufend bereitgestellter digitaler Dienst. 14 Tage kostenlos, danach 9,90 €/Monat bzw. 89 €/Jahr (inkl. USt), Abrechnung im Voraus je Abrechnungszeitraum (Monat bzw. Jahr). Das Abo verlängert sich automatisch um dieselbe Laufzeit, solange Sie nicht kündigen. Kündigung jederzeit zum Ende der laufenden Periode im Konto.
Preise inkl. USt. Nach Ablauf der Erstlaufzeit läuft das Abonnement auf unbestimmte Zeit weiter und ist jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbar. Es gelten die AGB und die Widerrufsbelehrung. Kündigen können Sie jederzeit in Ihrem Konto oder über die Seite Verträge hier kündigen.
Sie haben bereits ein Vorlagenpaket gekauft? Die zu Ihrem Paket gehörenden Muster stehen Ihnen im GastroDok-Portal dauerhaft ohne Abonnement zur Verfügung.
Was das gegenüber Zettel und Excel ändert
Nichts geht verloren
Ausgefüllte Dokumente liegen in Ihrem Konto statt in einem Ordner im Büro oder in einer Excel-Datei auf einem einzelnen Rechner. Sie finden sie über die Übersicht wieder, sortiert nach Vorlage und Änderungsdatum.
Von jedem Gerät
Die Formulare laufen im Browser. Sie füllen eine Kontrollliste am Tablet in der Küche aus und öffnen dasselbe Dokument später am Rechner im Büro — es ist keine Installation nötig.
Muster fachlich vorbereitet
Die Vorlagen enthalten die Felder, auf die es ankommt, samt Hinweisen auf die Rechtsgrundlage — beim Stundenzettel die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, beim Bewirtungsbeleg die Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Das ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Weiterhin ausdruckbar
Das PDF ist auf A4 ausgelegt, mit echten Tabellen und Leerzeilen. Wo handschriftlich ergänzt oder unterschrieben werden muss, drucken Sie es aus.
Preis und Freischaltung
Das GastroDok-Portal ist ein eigenständig buchbares Zusatzmodul und kostet 9,90 € im Monat oder 89 € im Jahr inkl. USt. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, die Zahlungsdaten werden bereits bei Abschluss hinterlegt. Nach Ablauf der Erstlaufzeit läuft das Abonnement auf unbestimmte Zeit weiter und ist jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbar.
Unabhängig davon gilt: Wenn Sie ein Vorlagenpaket im Shop kaufen, stehen Ihnen die dazugehörigen Muster im Portal dauerhaft und ohne Abonnement zur Verfügung. Das HACCP-Komplettpaket schaltet zum Beispiel Temperaturkontrolle, Wareneingangskontrolle, Reinigungsplan und Hygieneschulung frei.
Die Preise und Laufzeiten der einzelnen Module finden Sie in der Übersicht Gastronomie-Software. Kündigen können Sie jederzeit in Ihrem Konto oder über das Kündigungsformular.
Häufige Fragen
- Muss ich etwas installieren?
- Nein. Das GastroDok-Portal läuft vollständig im Browser — auf dem Rechner, dem Tablet und dem Smartphone. Sie melden sich in Ihrem GastroDok-Konto an und öffnen die Vorlage; es gibt keine App und kein Programm zum Installieren.
- Wo liegen meine Daten?
- Ihre Eingaben werden in der GastroDok-Datenbank gespeichert, die in der EU gehostet wird (Supabase). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Der Zugriff ist auf Ihr Konto beschränkt: Auf Datenbankebene erlauben Zugriffsregeln nur den Abruf der Dokumente, die zu Ihrem Benutzerkonto gehören.
- Kann ich die Vorlagen weiterhin herunterladen?
- Ja. Die kostenlosen Vorlagen als PDF, Excel und Word bleiben auf den jeweiligen Ratgeber-Seiten verfügbar. Zusätzlich können Sie jedes online ausgefüllte Dokument als A4-PDF herunterladen.
- Was passiert mit meinen Dokumenten bei einer Kündigung?
- Ihre Dokumente und abgelegten Dateien bleiben in Ihrem Konto gespeichert. Der Zugriff auf das Portal ist an ein aktives Abonnement gebunden — laden Sie deshalb alles, was Sie unabhängig davon aufbewahren müssen, vor dem Ende des Abonnements herunter. Muster, die über einen Vorlagenkauf freigeschaltet sind, bleiben Ihnen auch ohne Abonnement erhalten.
- Was kostet das GastroDok-Portal?
- Das Portal kostet 9,90 € im Monat oder 89 € im Jahr inkl. USt, die ersten 14 Tage sind kostenlos. Es ist ein eigenständiges Zusatzmodul und in den Abos für QR-Speisekarte, Reservierungssystem, Bestellsystem und Nährwertrechner nicht enthalten. Haben Sie ein Vorlagenpaket gekauft, nutzen Sie die dazugehörigen Muster im Portal dauerhaft ohne Abonnement.