Gutschein-Vorlage für die Gastronomie: 6 Designs und Gutscheinbuch

Was auf jeden Gutschein gehört

Ein Gutschein wird im Alltag zweimal gelesen: beim Verschenken und beim Einlösen. Damit an der Kasse keine Rückfrage entsteht, gehören sechs Angaben auf jedes Exemplar: der Name des Betriebs, der Wert in Euro, eine eindeutige Gutscheinnummer, das Ausgabedatum, die Gültigkeit und der Hinweis, dass der Gutschein im Betrieb einlösbar und nicht bar auszahlbar ist, der Restwert aber erhalten bleibt. Die Nummer ist der wichtigste Teil: Sie verbindet das Papier in der Hand des Gastes mit der Zeile im Gutscheinbuch. Die sechs Word-Designs im Paket sind bereits so aufgebaut; Sie tragen Betriebsname, Wert und Nummer ein und drucken auf A5 quer.

Zwei Felder sind freiwillig und trotzdem sinnvoll: Empfänger und Anlass. Wird der Gutschein verloren oder taucht er drei Jahre später auf, lässt sich der Vorgang über diese Angaben leichter zuordnen. Wer Gutscheine für eine bestimmte Leistung ausstellt — etwa ein Fünf-Gänge-Menü —, sollte das ausdrücklich hinschreiben, weil die Umsatzsteuer dann anders behandelt wird als beim offenen Wertgutschein.

Gutscheinverkauf an der Kasse

Der Verkauf eines Wertgutscheins ist kein Umsatz aus Speisen und Getränken, sondern zunächst nur eine Einzahlung. In der Kasse gehört er deshalb auf eine eigene Taste oder Warengruppe, damit er nicht in der Tagesumsatzauswertung als Speisenumsatz auftaucht. Erst die Einlösung ist der steuerpflichtige Vorgang — dann mit dem Satz, der für die tatsächlich bezogene Leistung gilt. Wie sich Speisen und Getränke im Betrieb trennen, steht im Ratgeber zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

Bei Bargeldbetrieben ohne elektronische Kasse wandert der Gutscheinverkauf als Einnahme in den Tagesbericht und die Einlösung als Zahlungsart in den Beleg. Damit beides zusammenpasst, gehört die Gutscheinnummer auf den Kassenbeleg oder in die Bemerkung der Kassenbuch-Vorlage. Der Leitfaden im Paket beschreibt beide Wege Schritt für Schritt.

Restwerte und Monatsabschluss

Offene Gutscheine sind Verbindlichkeiten des Betriebs: Der Gast hat gezahlt, die Leistung steht noch aus. Genau diese Summe zeigt das Blatt Übersicht — die offenen Restwerte zum Stichtag, die Beträge, die im Monat ausgegeben und eingelöst wurden, und eine Liste der Gutscheine, die in den nächsten 90 Tagen ablaufen. Wer diese Liste einmal im Monat ansieht, kann Stammgäste rechtzeitig erinnern, statt später über eine abgelaufene Karte zu diskutieren.

Für die Buchhaltung reicht in kleinen Betrieben die Monatssumme aus der Übersicht, die Sie Ihrer Steuerberatung zusammen mit dem Kassenbuch übergeben. Wer mehr Hintergrund zum Thema sucht — von der Werbewirkung bis zu den rechtlichen Fristen —, findet ihn im Ratgeber Gutscheine in der Gastronomie.