DATEV-Stundenzettel: Pflichtfelder, Lohnarten & Übergabe ans Lohnbüro

Was bedeutet „DATEV-Stundenzettel" konkret?

Gemeint ist ein Stundenzettel, dessen Aufbau sich an den Bewegungsdaten der DATEV-Lohnprogramme orientiert: Jede erfasste Stunde ist einem Mitarbeiter (Personalnummer), einem Abrechnungszeitraum und einer Lohnart zugeordnet, sodass das Lohnbüro die Monatswerte direkt eintragen oder importieren kann.

DATEV-Lohnabrechnungen laufen in zwei Programmwelten: DATEV Lohn und Gehalt (Abrechnung in Kanzlei oder Unternehmen) und DATEV LODAS (Abrechnung im DATEV-Rechenzentrum). Beide trennen strikt zwischen Stammdaten (Name, Personalnummer, Steuerklasse — einmalig angelegt) und Bewegungsdaten (die monatlich wechselnden Werte: Stunden, Mehrarbeit, Zuschläge, Fehlzeiten). Der Stundenzettel liefert genau diese Bewegungsdaten. Wie die zugrunde liegende Zeiterfassung rechtssicher organisiert wird, zeigt unser Beitrag zur Arbeitszeiterfassung.

Pflichtfelder: Diese Daten braucht das Lohnbüro

Ein DATEV-tauglicher Stundenzettel braucht mindestens Personalnummer, Name, Abrechnungsmonat, tägliche Arbeitszeiten mit Beginn, Ende und Pausen sowie Monatssummen, die nach Lohnarten getrennt sind — also Normalstunden, Mehrarbeitsstunden und Zuschlagsstunden für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit jeweils in einer eigenen Spalte oder Zeile.

Die konkreten Lohnarten-Nummern legt die Kanzlei im Lohnprogramm fest — fragen Sie einmalig nach der Lohnarten-Liste.

Lohnarten sauber trennen: Grundlohn, Mehrarbeit und SFN-Zuschläge

Kern der DATEV-Systematik ist die Trennung nach Lohnarten: Grundlohn, Mehrarbeit und die steuerfreien SFN-Zuschläge nach § 3b EStG müssen getrennt ausgewiesen werden, weil jeder Zuschlagssatz — 25 und 40 Prozent nachts, 50 Prozent sonntags, 125 bzw. 150 Prozent an Feiertagen — eine eigene Lohnart mit eigener steuerlicher Behandlung ist.

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind nach § 3b EStG steuerfrei, soweit sie neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden:

Wichtig: Die Steuerfreiheit gilt nur bis zu einem Grundlohn von 50 Euro pro Stunde; beitragsfrei in der Sozialversicherung sind Zuschläge nur bis 25 Euro pro Stunde (§ 1 SvEV). In der Gastronomie treffen Zuschläge fast immer zusammen: Die Samstagnacht-Schicht von 22 bis 2 Uhr enthält Nachtstunden zu 25 % (22–24 Uhr) und — weil vor Mitternacht begonnen wurde — Nachtstunden zu 40 % plus Sonntagszuschlag 50 % (0–2 Uhr). Ohne Einzelaufzeichnung der tatsächlich geleisteten Stunden kippt die Steuerfreiheit pauschal gezahlter Zuschläge bei der Lohnsteuerprüfung.

Übergabewege: So kommen die Stunden in DATEV

Es gibt vier gängige Wege, Stundendaten an das Lohnbüro zu übergeben: Papier oder PDF für kleine Teams, eine strukturierte Excel-Tabelle als Standard im Mittelfeld, der Datei-Import über den Importassistenten für größere Datenmengen und DATEV Arbeitszeiterfassung online als vollintegrierte Lösung im DATEV-Ökosystem.

Beim Datei-Import erwarten die DATEV-Programme pro Zeile im Kern: Personalnummer, Lohnart und Wert (Stunden), dem Abrechnungsmonat zugeordnet. Klären Sie Format und Spaltenreihenfolge einmal mit Ihrem Lohnbüro und ändern Sie die Struktur danach nicht mehr. Wer Schichten digital plant, hat die Rohdaten schon: aus dem Dienstplan in Excel.

Fristen: Wann müssen die Stunden beim Lohnbüro sein?

Die meisten Lohnbüros benötigen die vollständigen Stundendaten zwischen dem ersten und fünften Werktag des Folgemonats, weil die Sozialversicherungsbeiträge bereits am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig sind und die Lohnsteuer-Anmeldung in der Regel bis zum zehnten des Folgemonats abgegeben sein muss.

Praxisregel: Stundenzettel am letzten Arbeitstag des Monats unterschreiben lassen, am 1. oder 2. des Folgemonats prüfen (Sollstunden-Abgleich, Zuschlagsspalten vollständig?) und gesammelt in einer Datei an die Kanzlei geben. Nachmeldungen lösen fast immer eine kostenpflichtige Korrekturabrechnung aus.

Die häufigsten Fehler bei der Übergabe an DATEV

Die fünf teuersten Fehler sind fehlende oder falsche Personalnummern, nicht nach Zuschlagsarten getrennte Stunden, fehlende Fehlzeiten, nachträglich geänderte Excel-Strukturen und Stundenzettel ohne Beginn- und Endzeiten — jeder einzelne erzwingt Rückfragen, Korrekturläufe oder kostet im schlimmsten Fall die Steuerfreiheit der Zuschläge.

1. Fehlende Personalnummer: manuelles Zuordnen, Verwechslungsrisiko.
2. Zuschlagsstunden nicht getrennt: „180 Stunden gesamt" statt 160 normal + 12 Nacht 25 % + 8 Sonntag 50 %.
3. Fehlzeiten fehlen: Entgeltfortzahlung und U1-Erstattung werden falsch berechnet.
4. Excel-Struktur monatlich geändert: das Importschema läuft ins Leere.
5. Nur Summen, keine Einzelzeiten: kein MiLoG-Nachweis (§ 17 MiLoG), Zuschläge bei Prüfung nicht belegbar.

Sechster Punkt: Minijobber ohne dokumentierte Stundenaufzeichnung — Bußgeld- und Phantomlohn-Risiko. Welche Regelungen in den Vertrag gehören: Arbeitsvertrag-Muster.

Nebeneffekt: Mindestlohn-Dokumentation gleich miterledigt

Ein vollständig geführter DATEV-Stundenzettel erfüllt nebenbei die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren — die Gastronomie gehört zu den ausdrücklich erfassten Branchen.

Wer seinen Stundenzettel DATEV-tauglich mit Beginn, Ende und Pausen je Tag führt, hat die MiLoG-Dokumentation automatisch erledigt und ist für die Zollprüfung gerüstet. Umgekehrt gilt: Ein reiner Summen-Stundenzettel erfüllt weder MiLoG-Anforderungen noch DATEV-Logik.