Gastronomie-Software von GastroDok

Was Gastronomie-Software leisten muss — und was nicht

Der Begriff Gastronomie-Software umfasst sehr unterschiedliche Systeme: Kassensysteme, Warenwirtschaft, Dienstplanung, Reservierung, Bestellannahme, Buchhaltung und Dokumentation. Kaum ein Betrieb braucht alles, und praktisch kein System deckt alles gut ab. Entscheidend ist deshalb nicht der Funktionsumfang auf dem Papier, sondern die Frage, welchen konkreten Arbeitsschritt eine Anwendung Ihnen jeden Tag abnimmt. Ein Reservierungssystem spart Telefonate und Doppelbuchungen. Eine digitale Speisekarte spart Nachdrucke bei jeder Preisänderung. Ein Bestellsystem für Abholung spart Provisionen an Lieferplattformen. Alles, was darüber hinaus verspricht, die Gastronomie „zu digitalisieren", sollte sich an genau dieser Messlatte prüfen lassen.

GastroDok ist bewusst kein geschlossenes All-in-One-System. Die Module lösen abgegrenzte Aufgaben und lassen sich einzeln buchen, einzeln testen und einzeln wieder kündigen. Damit entsteht kein Wechselaufwand, wenn sich Ihr Konzept ändert — und kein Vertrag über Funktionen, die Sie nie einschalten.

Abgrenzung zum Kassensystem

GastroDok ersetzt keine Kasse. Ein Kassensystem in Deutschland muss über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, jede Eingabe unveränderbar protokollieren und die Belegausgabepflicht erfüllen; die Anforderungen ergeben sich aus § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung. Was dabei zu beachten ist, beschreibt der Ratgeber Kassenführung nach GoBD. Die Module von GastroDok arbeiten vor und neben der Kasse: Sie zeigen Gästen die Karte, nehmen Reservierungen und Abholbestellungen entgegen und liefern die Dokumentation. Abgerechnet wird weiterhin an Ihrer Kasse.

Abgrenzung zu Plattformen und Portalen

Reservierungsportale und Lieferplattformen bringen Reichweite, kosten dafür aber Provision je Gedeck oder je Bestellung und stehen zwischen Ihnen und Ihren Gästedaten. Eine eigene Buchungs- oder Bestellseite dreht dieses Verhältnis um: Die Reichweite müssen Sie selbst herstellen — über Ihre Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media und die Karte am Tisch — dafür bleiben Marge und Kundenbeziehung im Betrieb. Für die meisten Häuser ist die Kombination sinnvoll: Portale für Neukunden, eigene Kanäle für Stammgäste. Die Rechnung dahinter zeigt der Vergleich Lieferando-Alternative sowie der Reservierungssystem-Vergleich.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Sobald ein System Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen Ihrer Gäste verarbeitet, sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und der Anbieter Auftragsverarbeiter. Sie brauchen einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, einen Eintrag im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und eine Löschfrist, die zum Zweck passt — Reservierungsdaten müssen nicht jahrelang vorgehalten werden. Fragen Sie vor dem Vertragsschluss nach Serverstandort, Unterauftragsverarbeitern und Löschkonzept. Die passenden Unterlagen liegen im DSGVO in der Gastronomie.

Einführung: klein anfangen, messbar erweitern

Software scheitert im Betrieb selten an der Technik, sondern an der Einführung mitten im laufenden Geschäft. Bewährt hat sich ein Vorgehen in drei Schritten. Erstens: ein Modul auswählen, das ein Problem löst, das Sie diese Woche haben — nicht das größte, sondern das lästigste. Zweitens: zwei Wochen parallel fahren und danach den alten Weg konsequent abschalten; Doppelpflege ist der häufigste Grund, warum Systeme wieder verschwinden. Drittens: eine Zahl festlegen, an der Sie den Nutzen ablesen — eingesparte Telefonate, Anteil der Online-Reservierungen, Zahl der Abholbestellungen ohne Provision. Erst wenn diese Zahl steht, lohnt das nächste Modul.

Planen Sie außerdem eine halbe Stunde Einweisung für das Team ein und benennen Sie eine Person, die Änderungen an Karte, Zeitfenstern und Kapazitäten pflegt. Systeme, für die sich niemand zuständig fühlt, veralten innerhalb weniger Wochen — und eine veraltete Online-Karte kostet mehr Vertrauen, als sie je gespart hat.

Für welchen Betriebstyp welches Modul passt

Ein Café mit Laufkundschaft und ohne Tischreservierung profitiert vor allem von der digitalen Karte und, wenn es Kuchen und Mittagsgerichte zum Mitnehmen gibt, vom Bestellsystem für Abholung. Ein À-la-carte-Restaurant mit zwei Services am Abend gewinnt am meisten durch die Reservierung mit Kapazitätslogik, weil dort jeder nicht besetzte Tisch unmittelbar Umsatz kostet. Imbiss- und Lieferbetriebe rechnen zuerst die Plattformprovision gegen ein eigenes Bestellsystem. Hotels und Betriebe mit wechselnden Tageskarten brauchen vor allem eine Karte, die sich in zwei Minuten ändern lässt, ohne dass jemand ein Layout-Programm öffnet.

Unabhängig vom Konzept bleibt die Pflichtdokumentation — HACCP, Reinigungspläne, Belehrungen, Arbeitszeitnachweise — Aufgabe jedes Betriebs. Dafür braucht es kein Abo, sondern fertige Vorlagen, die Sie einmal kaufen und dauerhaft nutzen. Diesen Teil deckt der Vorlagen-Shop ab.

Kosten realistisch kalkulieren

Neben dem Abopreis gehören in die Rechnung: einmaliger Aufwand für Ersteinrichtung und Datenpflege, Druckkosten für QR-Aufsteller, gegebenenfalls Gebühren für Zahlungsabwicklung und die Arbeitszeit für die laufende Pflege. Auf der Habenseite stehen eingesparte Provisionen, weniger Nachdrucke, kürzere Telefonzeiten und geringere No-Show-Quoten durch automatische Bestätigungen. Ein Reservierungssystem für 19 Euro im Monat rechnet sich rechnerisch bereits ab wenigen vermiedenen Leerständen pro Monat. Wie Sie solche Effekte im Betriebsergebnis sichtbar machen, zeigt das Gastro-Controlling.