Reservierungstool für Ihr Restaurant

So sieht es aus

Links buchen Ihre Gäste in drei Schritten, rechts sehen Sie jede Anfrage im Dashboard — beides gehört zum selben Konto.

So funktioniert’s

Funktionen

Gästedaten werden 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht — entsprechend dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO); die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil der AGB. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Was ein Reservierungssystem können muss

Unabhängig vom Anbieter sollte ein System für die Gastronomie diese Grundfunktionen mitbringen. Fehlt eine davon, landet die Arbeit wieder am Telefon:

• •Buchbare Uhrzeiten, die sich automatisch aus Öffnungszeiten und Slot-Länge ergeben
• •Eine Kapazitätsgrenze je Slot, damit die Küche nicht zeitgleich überlastet wird
• •Vorlaufzeit und Buchungsfenster, damit keine Reservierung fünf Minuten vor Türöffnung eingeht
• •Automatische Bestätigungs-Mail an den Gast und Benachrichtigung an den Betrieb
• •Storno-Möglichkeit für Gäste, die den Platz sofort wieder freigibt
• •No-Show-Markierung für die eigene Auswertung
• •Mobile Buchungsseite ohne App-Zwang für Gäste
• •Definierte Löschfrist für Gästedaten

Kaufkriterien vor der Entscheidung

Eine ausführliche, anbieterneutrale Gegenüberstellung dieser Kriterien lesen Sie im Artikel Reservierungssysteme im Vergleich.

Sie führen Reservierungen bisher auf Papier? Das Reservierungsbuch mit Tischplan gibt es als kostenlose Excel- und PDF-Vorlage.

Flatrate statt Provision

Reservierungen lassen sich grundsätzlich auf zwei Arten abrechnen: als fester Betrag pro Monat oder als Beteiligung an jedem vermittelten Gast. GastroDok rechnet ausschließlich als Flatrate ab. Das hat drei praktische Folgen für Ihre Kalkulation:

• Planbare Kosten. Ob zehn oder tausend Reservierungen im Monat eingehen — der Preis bleibt 19 € im Monat beziehungsweise 190 € im Jahr inkl. USt.
• Kein Fehlanreiz. Wer pro Gedeck zahlt, zahlt ausgerechnet dann am meisten, wenn das Haus ohnehin voll ist. Bei einer Flatrate kostet der volle Abend nicht mehr als der ruhige.
• Ihre Gästedaten bleiben Ihre. Die Reservierung läuft direkt zwischen Gast und Betrieb. GastroDok ist technischer Dienstleister und verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag, nicht für eigene Zwecke.

Welches Modell für Ihren Betrieb günstiger ist, hängt von Ihrem Reservierungsvolumen ab. Eine neutrale Gegenüberstellung der Kriterien finden Sie im Artikel Reservierungssysteme im Vergleich.

Reservierungslink im Google-Unternehmensprofil

Viele Gäste finden Ihr Restaurant über Google. Im Google-Unternehmensprofil lässt sich ein Link für Reservierungen hinterlegen. So gehen Sie vor:

1. Im GastroDok-Dashboard den Link zu Ihrer Buchungsseite kopieren.
2. Im Google-Unternehmensprofil „Profil bearbeiten“ öffnen; das Feld für Reservierungen finden Sie je nach Ansicht unter „Kontakt“ oder „Links“.
3. Link einfügen, speichern und nach der Prüfung durch Google einmal selbst aufrufen.

Eingetragen wird ein Link auf Ihre Buchungsseite, nicht die Funktion „Mit Google reservieren“. GastroDok nutzt dafür keine Schnittstelle zu Google; ob und wann der Link angezeigt wird, entscheidet Google.

Preise

Alle Preise inklusive Umsatzsteuer. Keine Einrichtungsgebühr, keine Provision pro Reservierung, keine Mindestlaufzeit über die gebuchte Periode hinaus.

14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten, endet automatisch, keine Kosten. Ein Abo entsteht nur, wenn Sie es gesondert zahlungspflichtig bestellen; die Zahlung beginnt ab Vertragsschluss. Jederzeit zum Laufzeitende kündbar.

Paket Restaurant digital: Reservierung + QR-Speisekarte Pro + Restaurant-Seite für 24 €/Monat (240 €/Jahr, inkl. USt). Ebenfalls 14 Tage ohne Zahlungsdaten testbar, im Konto. Mehr dazu: Restaurant-Website mit Reservierung erstellen.

Häufige Fragen

Kann ich Reservierungsanfragen manuell bestätigen oder ablehnen?

Ja. Aktivieren Sie in den Reservierungs-Einstellungen „Online-Anfragen manuell bestätigen“. Neue Online-Reservierungen erscheinen dann als offene Anfrage im Dashboard; Sie bestätigen oder lehnen mit einem Klick ab. Der Gast bekommt sofort eine Eingangsbestätigung und nach Ihrer Entscheidung automatisch die Bestätigung oder Absage per E-Mail. Offene Anfragen halten den Platz frei, bis Sie entschieden haben. Die Funktion ist im Abo enthalten.

Welches Reservierungssystem ohne Provision pro Gast eignet sich für ein kleines Restaurant in Deutschland?

Eines mit Festpreis und eigener Buchungsseite, die Sie auf Website, Google-Unternehmensprofil und per QR-Code am Tisch verlinken. GastroDok kostet 19 € im Monat inkl. USt ohne Provision; die Testphase dauert 14 Tage ohne Zahlungsdaten und endet automatisch. Andere Kostenmodelle erklärt der Reservierungssystem-Vergleich.

Brauche ich eine eigene Website?

Nein. Ihre Buchungsseite ist unter einer eigenen Adresse bei GastroDok erreichbar und funktioniert eigenständig. Sie können den Link überall verwenden: im Google-Unternehmensprofil, auf Instagram oder Facebook, in der E-Mail-Signatur oder als QR-Code auf dem Tisch. Wer eine Website hat, verlinkt sie als Button oder bettet die Seite als iframe ein.

Was kostet das Reservierungstool?

19 Euro im Monat oder 190 Euro im Jahr, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Provision pro Gedeck oder pro Reservierung — die Zahl der Reservierungen ändert den Preis nicht. Alternativ gibt es das Paket Restaurant digital: Reservierung + QR-Speisekarte Pro + Restaurant-Seite für 24 €/Monat oder 240 €/Jahr inkl. USt.

Kann ich das Tool vorab ansehen?

Ja. Das Anlegen des Kontos und die vollständige Einrichtung — Öffnungszeiten, Slot-Länge, Kapazität, Vorlaufzeit — sind kostenlos, ebenso die Vorschau Ihrer Buchungsseite. Für die Annahme echter Reservierungen starten Sie im Dashboard die Testphase: 14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten, endet automatisch, keine Kosten. Danach pausiert die Online-Annahme, Ihre Daten bleiben erhalten. Ein Abo (19 €/Monat oder 190 €/Jahr inkl. USt) entsteht nur, wenn Sie es gesondert zahlungspflichtig bestellen; die Zahlung beginnt ab Vertragsschluss. Kündigen können Sie jederzeit im Konto oder unter gastrodok.de/vertrag-kuendigen. Wie die Buchung für Gäste aussieht, zeigt zusätzlich die Live-Demo ohne Anmeldung.

Können Gäste stornieren?

Ja. Jede Bestätigungs-Mail enthält einen persönlichen Link zur Reservierung. Darüber sagen Gäste bis zum Reservierungsbeginn ab; der Platz wird wieder frei und Sie werden per E-Mail benachrichtigt. Sie selbst können eine Reservierung ebenfalls jederzeit im Dashboard absagen; der Gast erhält dann automatisch eine Absage-Mail.

Wie verhindere ich Fantasie-Buchungen?

Jede Buchung erfordert eine gültige E-Mail-Adresse und wird serverseitig gegen Öffnungszeiten, Vorlaufzeit, Buchungsfenster und freie Plätze geprüft. Zusätzlich begrenzt das System die Zahl der Reservierungen pro E-Mail-Adresse, Tag und Betrieb. Nicht erschienene Gäste markieren Sie als No-Show.

Wie lange werden Gästedaten gespeichert?

Reservierungen werden 90 Tage nach dem Reservierungstermin automatisch gelöscht. Auf Ihre Weisung als Verantwortlicher löschen wir auch früher. Gespeichert werden nur Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Termin, Personenzahl und eine freiwillige Anmerkung, dazu gegebenenfalls Tischzuordnung, Ihre interne Notiz und eine freiwillige Rückmeldung nach dem Besuch.

Kann ich Öffnungszeiten und Kapazität jederzeit ändern?

Ja. Öffnungszeiten je Wochentag, Slot-Länge, Plätze pro Slot, Vorlaufzeit in Stunden, Vorausbuchbarkeit in Tagen und maximale Gruppengröße ändern Sie im Dashboard. Änderungen wirken sofort auf die angebotenen Uhrzeiten; bereits bestätigte Reservierungen bleiben bestehen.

Kann ich das Abo kündigen?

Ja, jederzeit zum Ende der laufenden Monats- oder Jahresperiode. Die Kündigung nehmen Sie selbst im Kundenkonto über das Zahlungsportal vor. Bis zum Periodenende bleibt der Dienst nutzbar.

Kann ich Tische und Bereiche anlegen?

Ja, optional. Sie legen Tische mit Mindest- und Höchstpersonenzahl an, ordnen sie Bereichen wie Terrasse oder Gastraum zu und legen fest, welche Tische kombinierbar und welche online buchbar sind. Das System vergibt automatisch den kleinsten passenden Tisch oder bis zu drei kombinierbare Tische desselben Bereichs und berücksichtigt die Sitzdauer, die Sie je Gruppengröße festlegen. Solange kein Tisch angelegt ist, gilt die Platzzahl je Startzeit.

Kann ich telefonische Reservierungen und Walk-ins eintragen?

Ja. Im Dashboard erfassen Sie Telefon-Reservierungen und spontane Gäste mit Tischvorschlag. Ist kein Platz frei, können Sie bewusst trotzdem speichern. Eine Bestätigungs-Mail an den Gast verschicken Sie nur, wenn Sie das auswählen.

Kann ich Zeiten sperren?

Ja. Sperrzeiten gelten für den ganzen Betrieb, einen Bereich oder einen einzelnen Tisch, ganztägig oder für ein Zeitfenster. In gesperrten Zeiten bietet die Buchungsseite keine Uhrzeiten an.

Erinnert das System die Gäste an ihre Reservierung?

Ja, per E-Mail. Standardmäßig 24 Stunden vor dem Termin; den Abstand stellen Sie zwischen 2 und 48 Stunden ein oder schalten die Erinnerung ab. Wer weniger als diesen Abstand vor dem Termin bucht, erhält keine Erinnerung. Eine SMS-Erinnerung gibt es nicht.

Können Gäste ihre Reservierung selbst ändern?

Ja. Über den Link aus der Bestätigung ändern Gäste Datum, Uhrzeit und Personenzahl bis zum Reservierungsbeginn, höchstens fünfmal je Reservierung. Angeboten werden nur Zeiten, die nach Ihren Einstellungen frei sind. Gast und Betrieb erhalten eine E-Mail, ein frei gewordener Platz wird der Warteliste angeboten.

Bekommen Gäste einen Kalendereintrag?

Ja. Bestätigung, Änderungsmail und Erinnerung enthalten einen Link, über den Gäste den Termin als Kalenderdatei herunterladen. Nach einer Änderung ersetzt der neue Eintrag den alten.

Kann ich Gäste um Feedback bitten?

Ja, wenn Sie die Funktion einschalten und der Gast bei der Buchung aktiv zustimmt (die Checkbox ist nicht vorausgewählt). Dann erhält er nach dem Besuch eine E-Mail mit der Bitte um eine kurze Rückmeldung mit Sternen, Stichworten und Kommentar. Rückmeldungen sind nur für Sie sichtbar, werden nicht veröffentlicht und nicht an Bewertungsportale weitergeleitet. Die Einwilligung ist jederzeit über einen Link in der Mail widerrufbar.

Welche Auswertungen gibt es?

Eine Wochenauswertung mit Vorwochenvergleich: Gäste, Reservierungen nach Online, Telefon und Walk-in, No-Shows mit Quote, Stornos, Wartelisten-Anfragen, Gäste je Wochentag, stärkste Uhrzeiten, durchschnittliche Gruppengröße und – falls vorhanden – Durchschnitt der Rückmeldungen. Montags kommt sie auf Wunsch per E-Mail. Reservierungen und Rückmeldungen exportieren Sie als CSV-Datei für bis zu 366 Tage am Stück.

Gibt es einen grafischen Tischplan?

Ja. Sie ordnen Ihre Tische je Bereich per Ziehen mit Maus oder Finger an. Im Servicemodus sehen Sie die Belegung zu jeder Uhrzeit des Tages in 15-Minuten-Schritten, tippen einen Tisch an, um Reservierungen und Status zu sehen, und können den Abend Reservierung für Reservierung durchgehen.

Kann mein Serviceteam das System ohne meine Zugangsdaten nutzen?

Ja. Sie koppeln ein Gerät mit einem Code, der 15 Minuten gültig ist. Das Gerät sieht nur Tagesansicht, Tischplan und Woche und kann Reservierungen eintragen, bearbeiten und den Status ändern. Einstellungen, Tische, Export, Auswertung und Abo bleiben Ihnen vorbehalten. Eine PIN für den Betrieb ist optional, nach fünf Fehlversuchen ist die Eingabe zehn Minuten gesperrt. Gekoppelte Geräte können Sie jederzeit entfernen.

In welchen Sprachen können Gäste buchen?

Auf Deutsch, Englisch, Türkisch und Italienisch. Die Seite schlägt die Sprache des Browsers vor, Gäste können sie wechseln. Bestätigung, Erinnerung und weitere Mails an den Gast kommen in der gewählten Sprache. Ihre eigenen Hinweistexte werden nicht übersetzt.

Gibt es einen QR-Code für Tisch oder Schaufenster?

Ja. Im Dashboard laden Sie den QR-Code Ihrer Buchungsseite als PNG oder SVG herunter, dazu einen Tischaufsteller im Format A6 und einen Aushang in A4 als PDF mit Betriebsname, QR-Code und Kurzadresse.

Kann ich den Reservierungslink in meinem Google-Unternehmensprofil eintragen?

Ja. Im Google-Unternehmensprofil können Sie einen Link für Reservierungen hinterlegen; je nach Ansicht finden Sie das Feld beim Bearbeiten unter „Kontakt“ oder „Links“. Tragen Sie dort den Link zu Ihrer GastroDok-Buchungsseite ein. Das Dashboard zeigt die Schritte und einen Knopf zum Kopieren. Es handelt sich um einen Link, nicht um die Funktion „Mit Google reservieren“; ob und wann der Link angezeigt wird, entscheidet Google.

Was ist ein Reservierungssystem für die Gastronomie?

Ein Reservierungssystem nimmt Tischreservierungen online entgegen, prüft automatisch, ob zur gewünschten Uhrzeit noch Plätze frei sind, bestätigt dem Gast die Buchung und stellt dem Betrieb eine Tagesübersicht bereit. Es ersetzt damit Reservierungsbuch, Telefonnotiz und Rückruf.

Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Gästedaten?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der Betrieb, der die Reservierungen entgegennimmt. Der Softwareanbieter verarbeitet die Daten in dessen Auftrag. Dafür ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig; bei GastroDok ist sie Bestandteil der AGB.

Was passiert bei einem Anbieterwechsel?

Prüfen Sie vor Vertragsschluss, ob Sie Ihre Reservierungs- und Gästedaten exportieren können und wie lange die Kündigungsfrist ist. Systeme mit kurzer Bindung und exportierbaren Daten senken die Wechselkosten.

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