Warenwirtschaft für die Gastronomie in Excel: Lager, Bestellung, Wareneinsatz

Wochenroutine: zählen, bestellen, prüfen

Der Einkauf wird ruhig, wenn er einem festen Wochenrhythmus folgt. Am Zähltag — meist Montag oder Donnerstag vor dem Liefertag — geht eine Person mit der ausgedruckten Zählliste durch Lager, Kühlhaus und Theke und trägt die Bestände ein. Danach übernimmt das Blatt Bestand und Bestellvorschlag: Alles, was unter dem Mindestbestand liegt, wird bis zum Zielbestand aufgefüllt und auf ganze Gebinde aufgerundet. Aus dem Ergebnis entsteht je Lieferant eine Bestellliste, die Sie ausdrucken oder als Mail verschicken.

Der dritte Schritt ist der Wareneingang. Jede Lieferung wird mit Lieferschein-Nummer, Menge, Preis und einem Temperatur-Check erfasst — das ist zugleich die Grundlage der Wareneingangskontrolle. Weicht der berechnete Preis vom hinterlegten Einkaufspreis ab, sehen Sie das sofort und können nachverhandeln, statt es erst im Monatsabschluss zu bemerken.

Wareneinsatz richtig rechnen

Der Wareneinsatz eines Monats ist nicht die Summe der Rechnungen, sondern Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand. Wer nur die Eingangsrechnungen addiert, misst Einkaufsverhalten statt Verbrauch: Ein gut gefülltes Lager am Monatsende sieht dann wie ein schlechter Monat aus. Das Blatt Wareneinsatz-Monatsrechnung nimmt die beiden Zählungen und die Einkäufe auf, rechnet den Verbrauch aus und stellt ihn als Quote dem Nettoumsatz gegenüber — insgesamt und je Warengruppe, dazu ein Verlauf über zwölf Monate.

Die Quote ist eine Kennzahl, kein Urteil. Interessant wird sie im Verlauf: Steigt sie drei Monate in Folge, liegt es an Einkaufspreisen, Portionsgrößen, Verderb oder Schwund. Die Systematik dahinter beschreibt der Ratgeber Wareneinsatz berechnen, Maßnahmen zum Gegensteuern stehen unter Wareneinsatz senken.

Bestellmengen: Mindestbestand, Zielbestand, Gebinde

Drei Zahlen je Artikel steuern die Bestellung. Der Mindestbestand ist die Menge, die bis zur nächsten Lieferung sicher reicht — Verbrauch pro Tag mal Lieferrhythmus plus ein Puffer für Spitzen. Der Zielbestand ist die Menge, auf die aufgefüllt wird; er liegt typischerweise beim Anderthalb- bis Zweifachen des Mindestbestands. Das Gebinde schließlich bestimmt, in welchen Schritten überhaupt bestellt werden kann: Wer zwölf Liter braucht, aber nur Kanister zu fünf Litern bekommt, bestellt fünfzehn.

Für die erste Einrichtung genügt eine grobe Schätzung aus dem Bauch heraus; nach zwei Monaten korrigieren Sie die Werte anhand der tatsächlichen Zählungen. Wer noch keine strukturierte Inventur führt, beginnt mit der kostenlosen Inventurliste und dem Ratgeber Inventur in der Gastronomie und wechselt später in das Lager- und Bestell-Tool.