Wareneingangskontrolle: Checkliste & Vorlage für die Gastro
Zuletzt aktualisiert:
GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Der Wareneingang ist der erste kritische Kontrollpunkt der Lebensmittelsicherheit. Wer hier lückenlos dokumentiert, hat bei jeder Kontrolle die Rückverfolgbarkeit im Griff — und schützt sich vor Reklamationen. Die Wareneingangskontrolle ist Teil des Eigenkontrollsystems — den vollständigen Rahmen dazu liefert die HACCP-Konzept Vorlage.
Das Wichtigste in Kürze
Der Wareneingang ist der erste kritische Kontrollpunkt der Lebensmittelsicherheit. Nach EU-VO 178/2002 (One-step-back, One-step-forward) muss jeder Betrieb bei einem Rückruf kurzfristig belegen können, woher eine Ware stammt und wohin sie ging. Lieferscheine, Chargennummern und Lieferantenlisten gehören deshalb dauerhaft archiviert; Temperatur und Zustand werden bei Annahme geprüft.
Was beim Wareneingang geprüft werden muss
- Temperatur der Kühl- und TK-Ware (siehe Grenzwerte)
- MHD und Verbrauchsdatum
- Verpackung: unbeschädigt, sauber, korrekt etikettiert
- Transportfahrzeug: sauber, Kühlung funktioniert
- Lieferschein: Übereinstimmung Art, Menge, Charge
- Sensorik: Aussehen, Geruch, keine Auffälligkeiten
Prüfkriterien im Überblick
| Kriterium | Vorgabe | Bei Abweichung |
|---|---|---|
| Kühlware | ≤ 7 °C | Annahme verweigern / sperren |
| TK-Ware | ≤ -18 °C | Annahme verweigern |
| MHD | Ausreichende Restlaufzeit | Rückweisung |
| Verpackung | Unbeschädigt | Reklamation, Ware sperren |
| Transport | Sauber, Kühlkette intakt | Lieferant informieren |
Rückverfolgbarkeit sicherstellen
Nach EU-VO 178/2002 (One-step-back, One-step-forward) muss jeder Betrieb im Fall eines Rückrufs innerhalb kurzer Zeit belegen können, von wem eine Ware stammt und wohin sie ging. Lieferscheine, Chargennummern und Lieferantenlisten gehören dauerhaft archiviert. Wie sich das im Betrieb umsetzen lässt, zeigt Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln.
Muster-Eintrag Wareneingangsliste
| Datum | Lieferant | Ware | Temp. | MHD | OK | Kürzel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| — | — | — | __ °C | — | ☐ | __ |
Rückweisungsgrenzen: Ab diesen Temperaturen lehnen Sie ab
Die folgenden Grenzwerte ergeben sich aus VO (EG) 853/2004 und der deutschen Tiefkühlverordnung (TLMV). Sie sind strenger als viele DIN-Praxiswerte — im Zweifel gilt die produktbezogene Vorgabe.
| Warengruppe | Grenzwert | Grundlage |
|---|---|---|
| Frischfleisch | ≤ +7 °C | VO (EG) 853/2004 |
| Geflügel | ≤ +4 °C | VO (EG) 853/2004 |
| Hackfleisch | ≤ +2 °C | VO (EG) 853/2004 |
| Frischfisch | 0 bis +2 °C, auf Schmelzeis | VO (EG) 853/2004 |
| Milchprodukte | ≤ +8 °C | Praxiswert, Herstellervorgabe |
| Feinkost / Salate | ≤ +7 °C | Praxiswert / LMHV |
| Tiefkühlware | −18 °C (kurzzeitig −15 °C zulässig) | TLMV § 2 |
Lieferantenbewertung: Ampel-System
Führen Sie parallel zur Wareneingangsliste eine einfache Ampel-Bewertung je Lieferant. So werden wiederkehrende Beanstandungen sichtbar und Sie haben Argumente für einen Lieferantenwechsel.
| Status | Kriterium | Maßnahme |
|---|---|---|
| Grün | Keine Beanstandung in 6 Monaten | Weiter beziehen |
| Gelb | 1–2 Beanstandungen (Temp., MHD) | Rückmeldung an Lieferant, Nachweis fordern |
| Rot | ≥ 3 Beanstandungen oder gravierender Vorfall | Lieferantenwechsel prüfen, Vorfall dokumentieren |
Weiterführend: Zu-warme Ware oder verletzte Kühlkette lösen ein HACCP-Notfallprotokoll aus. Alle Wareneingangs-Nachweise gehören in die Hygienemappe.
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Häufige Fragen
- Muss jede Lieferung dokumentiert werden?
- Jede Lieferung leicht verderblicher Ware (Kühl-, TK-, Frischware) muss geprüft und dokumentiert werden. Für Trockenware genügt eine sichtprüfende Kontrolle mit Notiz bei Auffälligkeiten.
- Was prüfe ich beim Wareneingang?
- Temperatur, MHD/Verbrauchsdatum, Verpackungsintegrität, Sauberkeit des Transportfahrzeugs, Übereinstimmung mit dem Lieferschein und offensichtliche Qualitätsmängel.
- Wie lange bewahre ich Lieferscheine auf?
- Zur Rückverfolgbarkeit nach EU-VO 178/2002 mindestens so lange, wie die Ware im Betrieb ist, plus angemessene Nachlaufzeit. Steuerlich gelten in Österreich 7 Jahre.
- Was tun, wenn Ware außerhalb der Grenzwerte ankommt?
- Annahme verweigern oder Ware separat kennzeichnen und sperren. Vorfall mit Lieferant, Ware, Temperatur und Maßnahme dokumentieren. Bei wiederholten Verstößen Lieferantenwechsel prüfen.
- Was tun bei zu warmer Ware?
- Ware nicht einlagern. Rückweisung auf dem Lieferschein vermerken (Datum, Ist-Temperatur, Unterschrift Fahrer), Foto machen und Lieferant informieren. Bereits eingelagerte, dann als zu warm erkannte Ware sperren und nach Notfallprotokoll bewerten — siehe HACCP-Notfallprotokoll.
Quellen
Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.