Lösung nach Betriebsart
GastroDok für Hotels und Pensionen: Software und Pflicht-Dokumente
Das Wichtigste in Kürze
Hotelgastronomie hat zwei Gästegruppen: Hausgäste, die morgens am Buffet und abends im Restaurant sitzen, und externe Gäste, die einen Tisch reservieren. GastroDok liefert eine digitale Karte für Frühstück, Zimmerservice und Restaurant ab 0 €, ein Reservierungssystem für 19 € im Monat, das Hausgäste und externe Buchungen im selben Tagesplan zeigt, und ein HACCP-Konzept, das Buffet, Warmhaltung und Zimmerservice abdeckt.
Was im Alltag anfällt
Das Frühstücksbuffet ist der Bereich mit den meisten Hygiene-Kontrollpunkten im Haus: Warmhaltetemperaturen, Standzeiten, Nachlegen, Allergene an jeder Schale. Eine Karte per QR-Code am Buffet zeigt Allergene und Zusatzstoffe, ohne dass Schilder täglich neu geschrieben werden.
Das Hotelrestaurant füllt sich aus zwei Richtungen: Hausgäste fragen an der Rezeption oder über die Zimmermappe an, externe Gäste rufen an oder buchen online. Ohne gemeinsames System sind Doppelbelegungen an Wochenenden die Regel. Eine Buchungsseite mit Kapazität je Slot, über die beide Gruppen buchen und die Rezeption und Restaurant zugleich im Dashboard sehen, löst das.
Dazu kommt die Personalseite: Saisonkräfte, Auszubildende, Teilzeit im Frühstücksdienst — mit Dienstplänen über sieben Tage, Urlaubsplanung über zwei Saisons und Unterweisungen, die dokumentiert sein müssen.
Passende Werkzeuge und Vorlagen
| Aufgabe | Werkzeug | Preis | Art |
|---|---|---|---|
| Frühstücks-, Restaurant- und Zimmerservice-Karte per QR-Code | Digitale QR-Speisekarte | ab 0 €, Pro 9 €/Monat (bis zu 5 Karten) | Abo |
| Tischreservierung für Haus- und externe Gäste | Reservierungssystem | 19 €/Monat oder 190 €/Jahr | Abo |
| HACCP für Buffet, Küche und Zimmerservice | HACCP-Komplettpaket | einmalig 59 € | Einmalkauf |
| Urlaubsplanung über zwei Saisons für bis zu 40 Mitarbeiter | Urlaubsplaner-Excel 2026/2027 | einmalig 29 € | Einmalkauf |
| Acht Pflichtunterweisungen mit Fälligkeits-Ampel | Unterweisungs-Paket | einmalig 39 € | Einmalkauf |
| Gefährdungsbeurteilung für Küche, Service, Reinigung | Arbeitsschutz-Paket | einmalig 29 € | Einmalkauf |
| Mitarbeiter-Handbuch und 30-Tage-Einarbeitung | Mitarbeiter-Handbuch | einmalig 39 € | Einmalkauf |
| Speisekarte gedruckt in A4, A5 oder DIN lang | Speisekarten-Designer | 2 Designs kostenlos, Upgrade ab 9 € | Einmalkauf |
Alle Preise inkl. USt. Abos 14 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar; Einmalkäufe ohne Abo, dauerhaft nutzbar. Vollständige Übersicht unter Preise
Pflichten für Hotels und Pensionen im Überblick
- Buffet und Warmhaltung
- Warm gehaltene Speisen mindestens 65 °C, kalte Speisen maximal 7 °C; Standzeiten am Buffet gehören in die HACCP-Dokumentation mit Kontrollintervall. Lagerung und Temperaturen
- Allergene am Buffet
- Auch bei Selbstbedienung müssen Allergene je Speise erkennbar sein — per Schild, Kladde oder digitaler Karte am Buffet. Allergenkennzeichnung
- Rückstellproben
- Bei Gemeinschaftsverpflegung und größeren Buffets empfehlen Behörden Rückstellproben; für Hotels mit Bankettbetrieb ist das gelebte Praxis. Rückstellproben
- Arbeitszeit im Saisonbetrieb
- Auch in der Saison gilt das ArbZG: maximal 10 Stunden täglich, 11 Stunden Ruhezeit, Ausgleich innerhalb von sechs Monaten. Arbeitszeitgesetz
- Unterweisungen
- Arbeitsschutz, Brandschutz, Hygiene und Datenschutz sind jährlich zu unterweisen und zu dokumentieren — für Saisonkräfte bei jedem Antritt. Unterweisungs-Vorlage
Diese Übersicht unterstützt Ihre Eigenkontrolle und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
In drei Schritten starten
- 1Pro-Plan mit bis zu fünf Karten: Frühstück, Restaurant, Zimmerservice getrennt anlegen, QR-Codes an Buffet, Tisch und Zimmermappe.
- 2Reservierungssystem 14 Tage testen: Slots je Service, Kapazität je Slot, Buchungslink in Zimmermappe und Google-Unternehmensprofil — Haus- und externe Gäste buchen über dieselbe Seite.
- 3HACCP-Paket auf Buffet und Bankett erweitern, Unterweisungs-Paket für die Saisonkräfte, Urlaubsplaner über beide Saisons anlegen.
Was GastroDok für Hotels und Pensionen nicht ist
GastroDok ist kein Property-Management-System und keine Hotelsoftware: keine Zimmerverwaltung, kein Channel-Manager, keine Hotelkasse. Die Module decken ausschließlich den gastronomischen Teil des Hauses ab und laufen neben Ihrer Hotelsoftware.
Häufige Fragen
- Wie kommen Hausgäste ins Reservierungssystem?
- Über dieselbe Buchungsseite wie externe Gäste — per QR-Code in der Zimmermappe oder Link an der Rezeption, die die Buchung für den Gast vornimmt. Alle Reservierungen erscheinen in derselben Tagesansicht im Dashboard.
- Wie viele Karten kann ich anlegen?
- Im Free-Plan ein Betrieb mit einer Karte, im Pro-Plan für 9 € im Monat bis zu fünf — etwa Frühstück, Restaurant und Zimmerservice mit je eigenem QR-Code.
- Deckt das HACCP-Paket ein Frühstücksbuffet ab?
- Ja. Das Konzept enthält Kontrollpunkte für Warmhaltung, Kühlung und Standzeiten; Sie passen Intervalle und Verantwortliche an Ihren Buffetbetrieb an.
- Gibt es Vorlagen auf Englisch für internationale Mitarbeiter?
- Die Personalhygiene-Belehrung liegt mehrsprachig vor; die übrigen Vorlagen sind deutschsprachig und in Word frei anpassbar.
- Ist die Nutzung an ein Haus gebunden?
- Ja, Vorlagen werden als Einzelbetriebslizenz verkauft. Für mehrere Häuser eines Betreibers fragen Sie über die Kontaktseite an.
Weiterlesen
- Rückstellproben richtig anlegen
- Urlaubsplanung in der Gastronomie
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Reinigungsplan-Vorlage
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