Kassenbericht-Vorlage für die offene Ladenkasse (Excel & PDF)

Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026 · GastroDok-Redaktion, geprüft anhand der zitierten Primärquellen.

Wann ist ein Kassenbericht Pflicht?

Ein täglicher Kassenbericht ist Pflicht für alle Betriebe, die eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem führen: Sie müssen ihre Tageseinnahmen nach § 146 Abs. 1 AO retrograd aus dem gezählten Kassenbestand ermitteln und für jeden Geschäftstag einzeln dokumentieren – wer dagegen eine TSE-Kasse nutzt, ersetzt den Kassenbericht durch den Z-Bon beziehungsweise Tagesabschluss.

Rechtsgrundlage: § 146 AO. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig – es gibt keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Die Erleichterung, nicht jeden einzelnen Bon aufzuzeichnen, gilt nur beim Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen (Imbiss, Kiosk, Foodtruck, Vereinsfest). Im Gegenzug verlangt die Finanzverwaltung einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht.

Tagesabrechnung, Tagesabschluss, Kassenbericht: In der Praxis meinen alle drei dasselbe Dokument — die geordnete Ermittlung der Tageslosung am Ende des Geschäftstags. Bei einer offenen Ladenkasse ist der täglich retrograd erstellte Kassenbericht die vorgeschriebene Form; bei elektronischen Kassen übernimmt der Z-Bon den technischen Abschluss, ersetzt aber nicht die geordnete Belegablage.

Retrograde Berechnung: So ermitteln Sie die Tageseinnahme

Die Tageseinnahme wird beim Kassenbericht rückwärts (retrograd) berechnet: Sie zählen den Kassenendbestand, ziehen den Anfangsbestand des Tages ab, addieren alle betrieblichen Ausgaben und Privatentnahmen, die aus der Kasse bezahlt wurden, und subtrahieren Bareinlagen – das Ergebnis ist die Summe der baren Betriebseinnahmen des Tages.

Jede Position braucht einen Beleg. Der Endbestand von heute ist automatisch der Anfangsbestand von morgen – Sprünge fallen dem Prüfer sofort auf. Rechnerische Kassenfehlbeträge sind physisch unmöglich und gelten als schwerer Formfehler.

Zählprotokoll Kasse: Vorlage, Stückelung und Unterschrift

Ein Zählprotokoll dokumentiert, aus welchen Scheinen und Münzen sich der gezählte Kassenendbestand zusammensetzt: Es ist nach BFH-Rechtsprechung (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16) keine gesetzliche Pflicht, wird aber von Betriebsprüfern als starkes Indiz gewertet, dass tatsächlich täglich gezählt wurde – deshalb gehört es in jede saubere Kassenführung.

Das Zählprotokoll ist das Beiblatt zum Kassenbericht: Der Kassenbericht sagt, wie viel in der Kasse war, das Zählprotokoll belegt, woraus dieser Betrag bestand. Beide Blätter gehören zusammen abgelegt — deshalb ist diese Vorlage und nicht das Kassenbuch die passende Zählprotokoll-Vorlage.

Was in ein Zählprotokoll gehört:

• Stückelung je Nennwert: 500 / 200 / 100 / 50 / 20 / 10 / 5 € sowie 2 / 1 € und 50 / 20 / 10 / 5 / 2 / 1 Cent — je Zeile Stückzahl × Nennwert = Zwischensumme.
• Summe des gezählten Bestands, die exakt dem Endbestand in Position 1 des Kassenberichts entspricht.
• Wechselgeldbestand getrennt ausweisen, wenn er dauerhaft in der Kasse verbleibt.
• Datum und Uhrzeit der Zählung — der Zeitpunkt zeigt, dass nach Geschäftsschluss und nicht rückwirkend gezählt wurde.
• Zählung durch zwei Personen (Vier-Augen-Prinzip): Wer zählt und wer gegenzählt, wird namentlich genannt. In Vereinen und bei wechselnden Schichten schützt das den Kassierer.
• Unterschriften beider Personen — ohne Unterschrift ist das Protokoll nur eine Notiz.
• Differenz zum Soll, falls vorhanden, offen ausgewiesen und als Kassendifferenz gebucht.

Praxisregel: pro Kasse und pro Geschäftstag ein Zählprotokoll, fortlaufend nummeriert und direkt hinter dem zugehörigen Kassenbericht abgeheftet. Kassen, die über Monate auf den Cent stimmen, wirken auf Prüfer unglaubwürdiger als kleine, offen dokumentierte Differenzen.

Kassenbericht mit Zählprotokoll für offene Ladenkassen

Wer eine offene Ladenkasse führt — also eine Geldkassette oder Schublade ohne elektronisches Kassensystem —, braucht beide Dokumente zusammen. Der tägliche Kassenbericht ermittelt die Tageslosung retrograd: vom gezählten Endbestand werden Einlagen abgezogen und Ausgaben sowie Entnahmen wieder hinzugerechnet, bis die Bareinnahmen des Tages übrig bleiben. Damit erfüllen Sie die Pflicht zur täglichen Kassenaufzeichnung nach § 146 Abs. 1 AO. Das Zählprotokoll ergänzt diesen Bericht um den Nachweis, dass der Endbestand tatsächlich gezählt und nicht nur rechnerisch fortgeschrieben wurde.

Die GoBD lassen bei offenen Ladenkassen eine Erleichterung von der Einzelaufzeichnung zu, wenn Waren von geringem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden — typisch für Imbiss, Marktstand oder Vereinsfest. Im Gegenzug erwartet die Finanzverwaltung fortlaufend nummerierte, lückenlose Tagesberichte. Fehlt ein Tag oder springt die Nummerierung, ist das der erste Ansatzpunkt jeder Prüfung.

Legen Sie beide Blätter deshalb immer gemeinsam ab: das Zählprotokoll direkt hinter dem zugehörigen Kassenbericht desselben Geschäftstags, chronologisch im Kassenordner. So ist für jeden Tag in einem Griff nachvollziehbar, wie die Tageslosung entstanden ist und woraus sich der Bestand zusammensetzte.

Zum Ausprobieren: Kassenbericht + Zählprotokoll (ausfüllbar, PDF). Die Vollversion für 9 € enthält zusätzlich die Excel-Variante, die retrograde Rechnung, Stückelung und Monatssummen automatisch berechnet.

Kassenbericht vs. Kassenbuch vs. Z-Bon

Kassenbericht für Vereine: Vereinsfest & Bewirtung

Auch Vereine müssen bei Barverkäufen mit offener Ladenkasse – etwa beim Vereinsfest, im Vereinsheim oder am Kuchenstand – für jeden Veranstaltungstag und jede Kasse einen eigenen Kassenbericht mit Zählprotokoll erstellen.

Je Kassenpunkt ein eigener Bericht (unterschiedliche Steuersätze/Sphären); Vier-Augen-Prinzip mit zwei Unterschriften schützt den Kassierer auch gegenüber der Mitgliederversammlung. Unsere Vollversion enthält eine angepasste Variante „Kassenbericht Verein".