Kassenbericht-Vorlage: Kostenlos als PDF & Excel für die offene Ladenkasse

Wann ist ein Kassenbericht Pflicht?

Ein täglicher Kassenbericht ist Pflicht für alle Betriebe, die eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem führen: Sie müssen ihre Tageseinnahmen nach § 146 Abs. 1 AO retrograd aus dem gezählten Kassenbestand ermitteln und für jeden Geschäftstag einzeln dokumentieren – wer dagegen eine TSE-Kasse nutzt, ersetzt den Kassenbericht durch den Z-Bon beziehungsweise Tagesabschluss.

Rechtsgrundlage: § 146 AO. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig – es gibt keine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Die Erleichterung, nicht jeden einzelnen Bon aufzuzeichnen, gilt nur beim Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen (Imbiss, Kiosk, Foodtruck, Vereinsfest). Im Gegenzug verlangt die Finanzverwaltung einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht. Der Bericht muss am Tagesende erstellt werden — nachgeschriebene Berichte mit glatten Beträgen und identischem Schriftbild sind ein typischer Aufgriffspunkt (siehe GoBD-Kassenführung).

Retrograde Berechnung: So ermitteln Sie die Tageseinnahme

Die Tageseinnahme wird beim Kassenbericht rückwärts (retrograd) berechnet: Sie zählen den Kassenendbestand, ziehen den Anfangsbestand des Tages ab, addieren alle betrieblichen Ausgaben und Privatentnahmen, die aus der Kasse bezahlt wurden, und subtrahieren Bareinlagen – das Ergebnis ist die Summe der baren Betriebseinnahmen des Tages.

Jede Position braucht einen Beleg. Der Endbestand von heute ist automatisch der Anfangsbestand von morgen – Sprünge fallen dem Prüfer sofort auf. Rechnerische Kassenfehlbeträge sind physisch unmöglich und gelten als schwerer Formfehler.

Zählprotokoll: Stückelung des Kassenbestands dokumentieren

Ein Zählprotokoll dokumentiert, aus welchen Scheinen und Münzen sich der gezählte Kassenendbestand zusammensetzt: Es ist nach BFH-Rechtsprechung (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16) keine gesetzliche Pflicht, wird aber von Betriebsprüfern als starkes Indiz gewertet, dass tatsächlich täglich gezählt wurde – deshalb gehört es in jede saubere Kassenführung.

Mit Datum, Uhrzeit und Unterschrift des Zählenden versehen. Praxis-Tipp: im Vier-Augen-Prinzip zählen — schützt auch vor internen Differenzen, die im Gastro-Controlling sonst nie sauber auflösbar sind.

Kassenbericht vs. Kassenbuch vs. Z-Bon: Was ist der Unterschied?

Kassenbericht, Kassenbuch und Z-Bon werden ständig verwechselt, erfüllen aber drei verschiedene Funktionen: Der Kassenbericht ermittelt die Tageseinnahme der offenen Ladenkasse retrograd, das Kassenbuch zeichnet alle Bargeldbewegungen chronologisch und fortlaufend auf, und der Z-Bon ist der automatische Tagesabschluss einer elektronischen Registrierkasse mit TSE.

Wichtig: Eine TSE-Kasse braucht keinen zusätzlichen Kassenbericht. Und bei Bilanzierern ersetzt der Kassenbericht nicht das Kassenbuch — die täglichen Berichte sind dessen Grundlage.

Was das Finanzamt bei der Betriebsprüfung prüft

Bei einer Betriebsprüfung oder unangekündigten Kassennachschau prüft das Finanzamt vor allem drei Dinge: die tägliche und zeitnahe Erstellung des Kassenberichts, die rechnerische Verknüpfung der Bestände über die Tage hinweg und die Belegkette für Ausgaben, Entnahmen und Einlagen – formelle Mängel berechtigen zur Hinzuschätzung nach § 162 AO.

Konkret: täglich und fortlaufend nummeriert (Lücken oder fehlende Ruhetags-Vermerke sind Aufgriffspunkte); keine nachträglichen Änderungen ohne Nachvollziehbarkeit (Papier: durchstreichen statt Tipp-Ex; Excel allein ist manipulierbar — ausdrucken und unterschreiben); Plausibilität (ständig glatte Einnahmen provozieren eine Verprobung — Bestände regelmäßig mit der Inventurliste abgleichen); Aufbewahrung mindestens 8 Jahre als Buchungsbelege. Wird die Kassenführung verworfen, schätzt der Prüfer anhand der Richtsatzsammlung — fast immer zu Ihren Ungunsten.

Kassenbericht für Vereine: Vereinsfest, Bewirtung und Kuchenverkauf

Auch Vereine müssen bei Barverkäufen mit offener Ladenkasse – etwa beim Vereinsfest, im Vereinsheim oder am Kuchenstand – für jeden Veranstaltungstag und jede Kasse einen eigenen Kassenbericht mit Zählprotokoll erstellen, denn Einnahmen aus Bewirtung gehören zum steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und unterliegen denselben Aufzeichnungspflichten.

Drei Besonderheiten: je Kassenpunkt (Getränkestand, Essensstand, Eintritt) ein eigener Bericht (unterschiedliche Steuersätze/Sphären); Vier-Augen-Prinzip mit zwei Unterschriften schützt den Kassierer auch gegenüber der Mitgliederversammlung; für die 45.000-€-Grenze des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs zählt jede belegte Tageseinnahme. Unsere Vorlage enthält eine angepasste Variante „Kassenbericht Verein".