Excel · Automatische Stunden + ArbZG-Ampel
Dienstplan-Vorlage für die Gastronomie (Excel, kostenlos)
Zuletzt aktualisiert: · GastroDok-Redaktion · Redaktionell geprüft von der GastroDok-Redaktion
Die Dienstplan-Excel für Restaurant, Café oder Bar: Sie tragen nur Von, Bis und Pause ein — Stunden, Überstunden, Personalkosten und die ArbZG-Ampel (§ 3/§ 4 ArbZG) rechnet die Tabelle automatisch. Inklusive Monatsansicht mit Schicht-Kürzeln und integriertem Urlaubsplaner.
- Kostenlos, dauerhaft nutzbar
- Sofort-Download, ohne Anmeldung
- Bearbeitbar in Excel
- Rechtsstand Juli 2026 — mit Quellen-/Paragraphenangaben in den Dokumenten
Kostenloser Download — ohne Zahlung, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Das ist enthalten
- ✓Wochenplan: nur Von/Bis/Pause eintragen — Stunden rechnet die Tabelle automatisch, auch bei Schichten über Mitternacht
- ✓ArbZG-Ampel: rote Markierung bei mehr als 10 Std./Tag (§ 3 ArbZG) und bei zu kurzen Pausen (§ 4 ArbZG)
- ✓Überstunden automatisch: Ist-Stunden vs. Soll-Stunden je Mitarbeiter
- ✓Besetzung, Tagesstunden und Personalkosten-Vorschau pro Tag automatisch summiert
- ✓Monatsansicht: Schicht-Kürzel per Dropdown (F/M/S/T/U/K/X), Stunden, Urlaubs- und Kranktage automatisch gezählt
- ✓Schichtblöcke frei anpassbar (Kürzel, Zeiten, Pausen)
- ✓Urlaubsplaner: Anspruch, Übertrag, Resturlaub automatisch — rot bei Überbuchung
- ✓Kompatibel mit Excel, LibreOffice und Google Sheets, inkl. LIESMICH-Anleitung
Blick ins Paket
So sind die Dokumente aufgebaut — Struktur, Spalten und Beispielwerte entsprechen den enthaltenen Dateien.
| Mitarbeiter | Von | Bis | Pause | Stunden |
|---|---|---|---|---|
| S. Meier | 16:00 | 23:30 | 30 min | 7,00 |
| K. Bauer | 10:00 | 21:30 | 45 min | 10,75 |
| A. Roth | 17:00 | 00:30 | 30 min | 7,00 |
| Mitarbeiter | 1. | 2. | 3. | Std. |
|---|---|---|---|---|
| S. Meier | F | S | U | 38,5 |
| K. Bauer | S | X | M | 34,0 |
| Mitarbeiter | Anspruch | Übertrag | Genommen | Rest |
|---|---|---|---|---|
| S. Meier | 28 | 3 | 12 | 19 |
| K. Bauer | 25 | 0 | 20 | 5 |
Alle Dateien im Paket
- ExcelDienstplan (Wochen- und Monatsansicht, Urlaubsplaner)
- ExcelAnleitung (Blatt LIESMICH in der Excel-Datei)
Sie brauchen den Nachweis, nicht nur den Plan?
Der Dienstplan allein ist kostenlos. Wer die Arbeitszeiten nach § 17 MiLoG nachweisen muss, braucht die Aufzeichnung dazu: Das HR-Toolkit enthält Dienstplan, Stundenzettel nach MiLoG, DATEV-Stundenzettel, Urlaubsplaner und Arbeitsvertragsmuster in einem Paket.
HR-Toolkit ansehen — 49 €Vorschau: der Wochenplan
Der Wochenplan ist das Arbeitsblatt, in dem Sie täglich planen: je Mitarbeiter eine Zeile, je Tag eine Spalte mit Schicht-Kürzel. Die Stundensummen rechts entstehen automatisch aus den hinterlegten Schichtzeiten, sodass Sie Überstunden und Unterbesetzung schon beim Planen sehen.
Was ist im Paket — im Detail
Jedes Modul ist einzeln aufgeführt — damit Sie vor dem Kauf sehen, welche Dokumente und Dateien Sie erhalten und wofür Sie sie im Betriebsalltag einsetzen.
Excel
Wochen-Dienstplan
Wofür: Wochenplan pro Mitarbeiter: Von, Bis und Pause eintragen — Stunden werden automatisch berechnet, auch bei Schichten über Mitternacht.
Nutzen: Kein Taschenrechner mehr für Wochenstunden — die Zeile summiert automatisch.
Excel
ArbZG-Ampel
Wofür: Rote Markierung bei mehr als 10 Stunden pro Tag (§ 3 ArbZG) und bei zu kurzen Pausen (§ 4 ArbZG).
Nutzen: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz sind sofort sichtbar, bevor der Plan veröffentlicht wird.
Excel
Überstunden- und Personalkosten-Berechnung
Wofür: Ist-Stunden gegenüber Soll-Stunden je Mitarbeiter; Personalkosten pro Tag auf Basis des hinterlegten Stundenlohns.
Nutzen: Sie sehen die Personalkosten pro Tag, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird — nicht erst am Monatsende.
Excel
Monatsansicht mit Schicht-Kürzeln
Wofür: Kompakte Monatsansicht mit Dropdown für Schicht-Kürzel (F/M/S/T/U/K/X); Stunden, Urlaubs- und Kranktage werden automatisch gezählt.
Nutzen: Der Monatsüberblick pro Mitarbeiter ist ohne Zusatzarbeit fertig — auch für die Lohnabrechnung nutzbar.
Excel
Schichtblock-Konfiguration
Wofür: Schichtblöcke (Kürzel, Zeiten, Pausen) sind frei anpassbar — für Frühdienst, Mittagsdienst, Spätdienst oder eigene Schichtmodelle.
Nutzen: Der Dienstplan passt sich an Ihren Betrieb an, nicht umgekehrt.
Excel
Urlaubsplaner
Wofür: Anspruch, Übertrag und Resturlaub je Mitarbeiter werden automatisch berechnet; Überbuchung wird rot markiert.
Nutzen: Doppelbuchungen und ungenehmigter Mehr-Urlaub fallen sofort auf.
Excel-Blatt
LIESMICH-Anleitung
Wofür: Kompaktes Blatt LIESMICH in der Excel-Datei zu Einrichtung, Schicht-Kürzeln und typischen Anpassungen.
Nutzen: Der Dienstplan ist innerhalb einer halben Stunde einsatzbereit.
So setzen Sie es ein
- 1
Mitarbeiter und Stundenlöhne anlegen
Tragen Sie einmalig alle Mitarbeiter mit Soll-Stunden und Bruttolohn pro Stunde ein. Diese Daten laufen automatisch in Wochenplan, Monatsansicht und Personalkosten-Vorschau.
- 2
Schichtblöcke an Ihren Betrieb anpassen
Definieren Sie Ihre Schichtblöcke (z. B. F = 07:00–15:00, S = 16:00–00:00) mit Pausen. Die Wochenansicht rechnet dann bei jedem Eintrag automatisch die Nettoarbeitszeit.
- 3
Wochenplan füllen — Ampel beobachten
Tragen Sie pro Mitarbeiter und Tag Von, Bis und Pause ein. Die ArbZG-Ampel warnt rot bei mehr als 10 Stunden pro Tag oder zu kurzer Pause — Sie korrigieren, bevor der Plan aushängt.
- 4
Personalkosten und Besetzung prüfen
Die Zeilen „Personalkosten Tag" und „Besetzung" zeigen sofort, ob der Wochenplan im Budget liegt und ob zu jeder Öffnungszeit genügend Mitarbeiter geplant sind.
- 5
Monatsansicht für Lohnabrechnung nutzen
In der Monatsansicht wählen Sie pro Tag ein Kürzel (F/M/S/T/U/K/X). Stunden, Urlaubs- und Kranktage werden automatisch summiert — Sie geben die Datei direkt an die Lohnbuchhaltung.
- 6
Urlaub jährlich einmal einpflegen
Anspruch und Übertrag je Mitarbeiter einmal pro Jahr eintragen; jeder Urlaubstag in der Monatsansicht reduziert den Rest automatisch. Überbuchungen werden rot markiert.
Fachwissen zum Paket
Warum ein Dienstplan aus Excel und keine App?
Excel-Dienstpläne sind für Betriebe mit 3–30 Mitarbeitern oft die schnellste Lösung: keine Einrichtung, keine Monatsgebühr, kein Vendor-Lock-in. Wichtig ist nur, dass die Datei automatisch rechnet, die ArbZG-Grenzen prüft und in Excel, LibreOffice und Google Sheets läuft — genau das leistet diese Datei.
Wochenpläne sind der Klassiker in der Gastronomie: kurzer Vorlauf, hohe Reaktionsfähigkeit bei Krankheit oder Reservierungslage. Ein Monatsplan lohnt sich zusätzlich, wenn Urlaub und Fortbildungen früh sichtbar sein müssen — die integrierte Monatsansicht deckt diesen Fall bereits mit ab.
| Tool | Vorteile | Grenzen |
|---|---|---|
| Papier / Whiteboard | Sofort einsatzbereit, keine Kosten | Keine Stundenrechnung, keine Datenauswertung, verloren = Chaos |
| Excel-Vorlage | Automatische Stunden, Personalkosten, ArbZG-Ampel | Änderungen manuell, keine App für Mitarbeiter |
| Dienstplan-Software (z. B. Papershift, Shyftplan) | App-Zugriff für Team, Tauschbörse, Zeiterfassung | Monatliche Kosten 1,50–5 €/Mitarbeiter, Einarbeitung |
Arbeitszeitgesetz: die harten Grenzen
§ 3 ArbZG erlaubt maximal 8 Stunden werktäglich, verlängerbar auf 10 Stunden bei Ausgleich innerhalb von 6 Kalendermonaten. § 4 ArbZG schreibt Pausen ab 6 Stunden Arbeitszeit vor: 30 Minuten bei 6–9 Stunden, 45 Minuten über 9 Stunden. Die ArbZG-Ampel in der Datei markiert Verstöße automatisch rot.
Nachlesen lassen sich die Grenzen im Gesetzestext selbst: § 3 ArbZG zur täglichen Höchstarbeitszeit, § 4 ArbZG zu den Ruhepausen und § 5 ArbZG zur Ruhezeit zwischen zwei Schichten. Diese Grenzen gelten auch für Minijobber. Details zu Minijob-Grenzen, Nachweispflicht und Arbeit auf Abruf lesen Sie im Ratgeber Minijob-Arbeitsvertrag Gastronomie 2026.
§ 17 MiLoG: Aufzeichnungspflicht im Gastgewerbe
Das gesamte Gaststättengewerbe unterliegt der Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am 7. Kalendertag nach der Arbeitsleistung dokumentiert und 2 Jahre aufbewahrt werden. Ein aktueller Dienstplan mit Ist-Zeiten reicht als Grundlage aus.
Wichtig: der Dienstplan zeigt Soll-Zeiten. Für die Dokumentation nach § 17 MiLoG zählen die Ist-Zeiten — dafür gibt es im HR-Toolkit zusätzlich einen MiLoG- und DATEV-Stundenzettel. Grundlagen zur Aufzeichnung lesen Sie in der Stundenzettel-Vorlage.
Sonn-, Feiertags- und Jugendarbeitsschutz im Dienstplan
Gaststätten sind vom Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen ausgenommen (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Trotzdem müssen jedem Mitarbeiter mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage pro Jahr bleiben, und für jeden gearbeiteten Sonntag ist innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag fällig (§ 11 ArbZG); bei Feiertagsarbeit an Werktagen gilt eine Achtwochenfrist. Für Auszubildende unter 18 Jahren gelten zusätzlich die engeren Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes: maximal 8 Stunden täglich und 40 Stunden pro Woche (§ 8 JArbSchG), 60 Minuten Pause ab 6 Stunden (§ 11 JArbSchG) und im Gaststättengewerbe Einsatz nur zwischen 6 und 22 Uhr (§ 14 JArbSchG).
Planen Sie Ersatzruhetage direkt im Dienstplan ein, sonst gehen sie im Tagesgeschäft unter. Näheres zu § 10 und § 11 ArbZG lesen Sie im Gesetzestext: § 10 ArbZG und § 11 ArbZG.
Arbeit auf Abruf: Vorlauffrist nach § 12 TzBfG
Bei Arbeit auf Abruf müssen Sie Aushilfen die Lage ihrer Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen (§ 12 Abs. 3 TzBfG) — sonst dürfen diese den Einsatz ablehnen. Ist keine Wochenstundenzahl vereinbart, gelten automatisch 20 Stunden als vereinbart (§ 12 Abs. 1 TzBfG). Bewährt hat sich in der Praxis ein Vorlauf von zwei Wochen.
Gerade Minijobber in der Gastronomie arbeiten häufig auf Abruf. Details zu Minijob-Grenzen und Arbeit auf Abruf lesen Sie im Ratgeber Minijob-Arbeitsvertrag Gastronomie 2026. Nachlesen lässt sich die Regel selbst in § 12 TzBfG.
Häufige Fragen
In welchem Format ist der Dienstplan?
Excel (.xlsx) — voll bearbeitbar in Excel, LibreOffice Calc oder Google Sheets. Der Urlaubsplaner ist als zweites Blatt enthalten.
Was kostet der Dienstplan und bekomme ich den Download sofort?
Nichts. Der Dienstplan ist kostenlos: Download-Button klicken, Datei speichern — ohne Zahlung, ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Wer zusätzlich die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit nach § 17 MiLoG braucht, findet Dienstplan, Stundenzettel, DATEV-Stundenzettel, Urlaubsplaner und Arbeitsvertragsmuster gebündelt im HR-Toolkit.
Ist das Tool auch für kleine Teams sinnvoll?
Ja — der Dienstplan skaliert von 3 bis rund 30 Mitarbeitenden. Für größere Betriebe empfehlen wir zusätzlich eine dedizierte Personalplanungs-Software.
Ersetzt der Dienstplan die MiLoG-Aufzeichnung?
Nein. § 17 MiLoG verlangt die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit (Ist-Zeit). Der Dienstplan liefert die Soll-Zeit; für die Ist-Zeit-Dokumentation nutzen Sie einen Stundenzettel oder das HR-Toolkit mit MiLoG- und DATEV-Stundenzettel.
Funktioniert die Datei auch für 24/7-Betriebe mit Nachtschichten?
Ja. Die Stundenberechnung funktioniert auch bei Schichten über Mitternacht (z. B. 22:00–06:00). Schichtblöcke und Kürzel sind frei anpassbar; die ArbZG-Ampel prüft auch Nachtschichten auf § 3 und § 4 ArbZG.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz?
Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen oder Ruhezeiten sind Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern bis 30.000 Euro (§ 22 Abs. 2 ArbZG); bei vorsätzlicher Gefährdung der Gesundheit drohen nach § 23 ArbZG sogar Freiheitsstrafen. Kontrolliert wird durch die Gewerbeaufsicht bzw. die Arbeitsschutzbehörden der Länder — die ArbZG-Ampel in der Datei hilft, solche Verstöße vor der Veröffentlichung des Plans zu vermeiden.
Passende Ratgeber & nächste Schritte
Passende Ratgeber: Dienstplan Gastronomie, Stundenzettel-Vorlage, Minijob-Arbeitsvertrag 2026 und Urlaubsplanung. Wer Verträge, Zeugnis und Kündigung ergänzen möchte, findet alles im HR-Toolkit (49 € inkl. USt.) — oder im Komplettpaket (199 € inkl. USt.). Vor dem Veröffentlichen des Plans lohnt es sich, kurz die gesetzliche Pausen ermitteln zu lassen.
Quellen
- § 5 Abs. 2 ArbZG
- § 12 Abs. 1 TzBfG
- § 3 ArbZG
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), konsolidierte Fassung
- Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
- § 17 MiLoG
Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.
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