Kassenbuch-Vorlage für Excel & PDF – Kassenführung mit GoBD-Anleitung

Zuletzt aktualisiert: 30. September 2026 · GastroDok-Redaktion, geprüft anhand der zitierten Primärquellen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Ein förmliches Kassenbuch führt, wer buchführungspflichtig ist: Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG sowie Kaufleute nach § 140 AO, und Einzelunternehmer, deren Betrieb mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr erzielt (§ 141 Abs. 1 AO). Die Pflicht nach § 141 beginnt erst mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, braucht kein förmliches Kassenbuch – muss Kasseneinnahmen und Kassenausgaben aber nach § 146 Abs. 1 AO ebenfalls täglich festhalten.

Welche Aufzeichnung für welchen Betrieb

Für die offene Ladenkasse gibt es die Kassenbericht-Vorlage.

Der Spaltenaufbau

Sieben Spalten genügen: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahme, Ausgabe, Steuersatz und Bestand. Jede Bewegung wird einzeln und in zeitlicher Reihenfolge erfasst, sodass der rechnerische Bestand jederzeit mit dem gezählten Bargeld verglichen werden kann.

Durchgerechnet: ein Kassentag mit 7 % und 19 %

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen der ermäßigte Satz von 7 %, ausgenommen die Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). In der Tageslosung stecken deshalb fast immer zwei Steuersätze. Ein Beispieltag mit 200,00 € Anfangsbestand:

Die Umsatzsteuer steckt im Bruttobetrag: 820,50 € × 7/107 = 53,68 € und 420,00 € × 19/119 = 67,06 €. Netto sind das 766,82 € und 352,94 €. Wichtig ist die letzte Zeile: Gezählt wurden 251,70 €, rechnerisch wären es 254,20 € gewesen. Die 2,50 € werden als eigene Zeile „Kassendifferenz“ gebucht und nicht still angeglichen. Ein negativer Bestand wäre dagegen rechnerisch unmöglich – er zeigt, dass eine Einnahme oder Einlage fehlt.

Excel oder Papier: was § 146 Abs. 4 AO verlangt

Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und es darf nicht ungewiss bleiben, ob eine Änderung ursprünglich oder später gemacht wurde (§ 146 Abs. 4 AO). Eine Excel-Datei erfüllt das allein nicht, weil sich Zellen spurlos überschreiben lassen. Zwei Wege sind praxistauglich: das Tagesblatt noch am selben Tag ausdrucken, unterschreiben und mit den Belegen ablegen – dann ist das Papier Ihr Kassenbuch –, oder eine Software, die jede Änderung protokolliert. Die Einzelheiten regeln die GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025. Legt das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht zugrunde, darf es schätzen (§ 162 Abs. 2 AO).

Korrekturen auf Papier: falsche Zeile mit einem Strich durchstreichen, sodass sie lesbar bleibt, Kurzvermerk „Korrektur“, richtige Buchung in einer neuen Zeile. Kugelschreiber, kein Bleistift, kein Tipp-Ex.

Kassensturz und Kassen-Nachschau

Das Finanzamt darf ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten zur Kassen-Nachschau kommen und Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen zur Kasse verlangen (§ 146b AO). Wer abends nach Stückelung zählt, das Ergebnis neben den rechnerischen Bestand schreibt und Differenzen offen bucht, hat für diesen Moment das Wichtigste bereits vorbereitet. Ein Zählprotokoll schreibt § 146 AO nicht ausdrücklich vor; es ist aber der einfachste Beleg dafür, dass tatsächlich gezählt wurde. Wie es aufgebaut ist, zeigt das Zählprotokoll in der Kassenbericht-Vorlage.

Was Prüfer typischerweise zuerst ansehen

Aufbewahrung

Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre. Die TSE ersetzt das Kassenbuch nicht: Bareinlagen, Entnahmen und Bankeinzahlungen laufen an der Kasse vorbei und gehören täglich ins Kassenbuch.

Kassenbuch-Vorlage als PDF zum Ausdrucken

Papier ist die einfachste Form der Unveränderbarkeit: Tinte, fortlaufend nummerierte Blätter, Unterschrift. Es passt für Betriebe mit wenigen Barbewegungen, als Rückfall bei Kassenausfall oder für Vereinsfeste. Summen und Übertrag rechnen Sie dann von Hand.

1. Blätter fortlaufend nummerieren („Bl. 1 / 12“).
2. Kopfzeile: Betrieb, Zeitraum, Kassenverantwortliche, Anfangsbestand.
3. Jede Zeile vollständig: Datum, Beleg-Nr., Text, Einnahme oder Ausgabe, Steuersatz, Bestand.
4. Am Ende des Tages zählen und das Ergebnis festhalten.
5. Unterschrift und Datum in der Fußzeile, Blatt mit den Belegen abheften.

Kassenbuch-Vorlage kostenlos herunterladen

Die Basis-Version gibt es als Excel-Monatsblatt und als A4-PDF — direkter Download, ohne E-Mail-Adresse und ohne Anmeldung: Excel-Basis (.xlsx) herunterladen · PDF-Basis (A4) herunterladen.

Basis-Version vs. Vollversion im Vergleich

Die Basis enthält ein Monatsblatt mit Datum, Belegnummer, Text, Einnahme, Ausgabe und laufendem Bestand; die Formeln sind offen einsehbar. Für einzelne Tage, Vereinsfeste oder als Rückfall bei Kassenausfall reicht sie. Wer sie zwölfmal kopiert und den Bestand von Hand überträgt, baut sich Übertragungsfehler ein – dafür ist die Vollversion gedacht.