Wie oft sollte ein Gastronomiebetrieb Inventur machen?

Gesetzlich reicht die Jahresinventur zum Bilanzstichtag (§ 240 HGB). Betriebswirtschaftlich hat sich die monatliche Zählung durchgesetzt, weil nur so Wareneinsatz und Schwund zeitnah sichtbar werden.

Wie zählt man angebrochene Flaschen und Gebinde?

In Zehntelschritten schätzen: halbvolle Flasche als 0,5, fast leerer Kanister als 0,1. Bei hochpreisigen Spirituosen ist Nachwiegen genauer.

Zählt man zu Einkaufs- oder Verkaufspreisen?

Immer zum Netto-Einkaufspreis. Die Inventur bewertet das Vorratsvermögen, nicht den möglichen Erlös.

Wer darf die Inventur durchführen?

Grundsätzlich jede sachkundige Person. In der Praxis gilt das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person zählt, eine schreibt. Beide unterschreiben das Blatt.

Wie lange müssen Inventurlisten aufbewahrt werden?

Inventare gehören zu den Unterlagen mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist nach § 257 HGB — die zugrunde liegenden Zählzettel gleich mit archivieren.

Inventurliste-Vorlage Gastronomie: Excel & PDF

Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026.

Warum jeder Gastro-Betrieb Inventur braucht

Ohne monatliche Inventur ist der Wareneinsatz eine Schätzung — und Schätzungen sind in einer Branche mit 25–35 % Wareneinsatzquote zu teuer. Die Inventur liefert drei belastbare Ergebnisse: den echten Wareneinsatz (Anfangsbestand + Einkauf − Endbestand), den Schwund (Differenz zwischen erwarteter und tatsächlicher Menge) und die Datenbasis für die Bilanz nach § 240 HGB.

Wer den Wareneinsatz nicht kennt, kann Kalkulation und Controlling nicht steuern. Zusammenhänge zeigen die Leitfäden zu Wareneinsatz berechnen und Gastro-Controlling.

Ablauf einer Gastro-Inventur

Stichtag festlegen. Bilanzstichtag (meist 31.12.) oder monatliches Datum, an dem der Betrieb ohnehin geschlossen ist. Nach Betriebsschluss zählen, bevor am Folgetag geliefert oder verkauft wird.
Bereiche einteilen. Küche (trocken), Kühlung, Tiefkühlung, Lager, Bar, Getränkelager, Reinigungs- und Verbrauchsmaterial — jeder Bereich als eigenes Blatt.
Vier-Augen-Prinzip. Eine Person zählt, eine schreibt. Bei Alkohol und hochpreisigen Waren empfiehlt sich die Anwesenheit der Betriebsleitung.
Zählen und notieren. Angebrochene Gebinde in Zehntelschritten schätzen, kleinere Positionen (Gewürze, Konserven) stichprobenartig prüfen.
EK-Preise ergänzen. Aktuellen Netto-EK-Preis aus der letzten Lieferantenrechnung eintragen — nicht den Verkaufspreis.
Werte summieren und ins Controlling übertragen. Bereichs- und Gesamtsumme in die monatliche BWA übernehmen.

Bereiche und Besonderheiten

Bereich	Besonderheiten beim Zählen
Küche (trocken)	Gewürze und Grundlagen stichprobenartig, angebrochene Packungen schätzen (0,1-Schritte).
Kühlung	Fleisch/Fisch nach Gewicht (Waage im Kühlraum), MHD parallel prüfen und dokumentieren.
Tiefkühlung	Zwei-Personen-Prinzip wegen Kälte, Handschuhe, max. 15 Min. am Stück. Vorher fotografieren spart Zeit.
Getränkelager	Volle Gebinde per Barcode-Kasten, angebrochene per Handzählung. Leergut separat.
Bar	Spirituosen nach Flaschen und Restmenge (Wiegen bei > 40 € Flaschenpreis lohnt).
Non-Food	Reinigung, Papier, Verpackung nur zum Bilanzstichtag, monatlich meist verzichtbar.

Angebrochene Gebinde und Schwund

Angebrochene Flaschen, Kanister und Säcke sind der häufigste Fehler in der Gastro-Inventur. Zwei Regeln reichen: erstens immer in Zehnteln schätzen (0,1 / 0,3 / 0,5 / 0,7 / 0,9), zweitens bei Warengruppen mit hohem Warenwert (Spirituosen, Wein, Filetstücke) nachwiegen. Die Differenz zwischen errechnetem und tatsächlichem Bestand ist Ihr Schwund — Hinweis auf Rezeptur-Abweichungen, Portionierungsfehler, Schankverlust oder Diebstahl.

Bewertung: Netto-EK, nicht Verkaufspreis

Die Inventur bewertet Vorräte zum Anschaffungswert (§ 253 HGB), also zum Netto-Einkaufspreis der letzten Lieferung. Der Verkaufspreis würde einen noch nicht realisierten Gewinn aktivieren — das ist handelsrechtlich unzulässig. Bei stark schwankenden Einkaufspreisen verwenden Sie den Durchschnitts-EK der letzten 3 Monate.

Excel oder Papier — was ist besser?

Beides in Kombination. Auf Papier gezählt (Klemmbrett funktioniert auch im Tiefkühl-Raum, wo kein Laptop überlebt), anschließend in Excel übertragen und ausgewertet. Die reine Papier-Lösung (siehe PDF-Zählliste zum Ausdrucken) ist ideal für den Zählgang; die Excel-Version rechnet Bereichssummen und Wareneinsatz automatisch. Die ausführliche Excel-Anleitung steht auf Inventurliste Gastronomie Excel.

Inventurliste-Vorlage für die Gastronomie: Excel & PDF