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Kassenbuch-Vorlage Excel: automatisch rechnen statt tippen
Die Excel-Variante des Kassenbuchs übernimmt Übertrag, USt-Berechnung und Monatssummen automatisch — Sie tragen nur Datum, Beleg-Nr., Text und Betrag ein. Für alle, die Bargeschäfte am Rechner erfassen und zum Monatsende sauber ausdrucken wollen.
Enthält Excel-Vollversion und A4-Druck-PDF. Alle Details auf der Kassenbuch-Hauptseite.
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Wie das Excel-Kassenbuch aufgebaut ist
Die Datei besteht aus 15 Blättern: einem Einstellungsblatt (Firmendaten, USt-Sätze, Anfangsbestand), 12 Monatsblättern (Januar bis Dezember), einem Jahresübersichts-Blatt mit Monatssummen und USt-Aufteilung sowie einem separaten Zählprotokoll-Blatt für die tägliche Kassenzählung. Jedes Monatsblatt hat identische Struktur: die Kopfzeile mit Ihrem Firmennamen wird aus dem Einstellungsblatt gezogen, sodass Änderungen nur an einer Stelle nötig sind.
Der Übertrag vom Vormonat wird automatisch aus dem Endbestand des vorherigen Monatsblatts übernommen. Die Saldo-Spalte rechnet sich mit jeder Zeile fort — vergessen Sie einen Beleg, merken Sie es sofort am Sprung im Kassenbestand. Der Endbestand des Dezemberblatts wird ins Jahresübersichts-Blatt gespiegelt.
Spalten und Funktionen im Überblick
| Spalte | Funktion |
|---|---|
| Datum | Belegdatum (chronologisch, keine Lücken) |
| Beleg-Nr. | Fortlaufende Nummer, wird beim Ausdruck geprüft |
| Buchungstext | Kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls |
| Einnahme brutto | Bareinnahme inkl. USt |
| Ausgabe brutto | Bargeldausgabe inkl. USt |
| USt-Satz | Dropdown 0 / 7 / 19 % (frei editierbar) |
| USt-Betrag | Automatisch: Einnahme × Satz / (100 + Satz) |
| Netto | Automatisch: Brutto − USt-Betrag |
| Saldo | Automatisch: Vorzeile + Einnahme − Ausgabe |
| Gegenkonto (SKR03/04) | Optional für die Buchhaltung |
Wer das Kassenbuch an die Steuerkanzlei übergibt, hat mit den SKR-Gegenkonten eine sofort verbuchbare Grundlage — das spart in der Regel Kanzlei-Zeit und damit Kosten.
Ist Excel GoBD-konform?
Ehrliche Antwort: Excel selbst ist nicht GoBD-konform, weil die Datei jederzeit unbemerkt veränderbar ist. GoBD-konform wird die Nutzung erst durch flankierende Routinen — ansonsten wertet der Betriebsprüfer die Aufzeichnungen als „nicht festgeschrieben" und darf sie verwerfen (§ 158 AO).
Bewährte Routinen für die Excel-Nutzung:
- Täglicher Ausdruck des Monatsblatts nach Zeilen-Ergänzung, mit Unterschrift und Zählprotokoll.
- Monatlicher Ordner-Snapshot als PDF/A mit Datum im Dateinamen (z. B. „Kassenbuch_2026-07_gesperrt.pdf").
- Verfahrensdokumentation (rund 2 Seiten): Wer erfasst wann, wie wird geprüft, wie werden Ausdrucke abgelegt. Muster liegt dem GoBD-Kassen-Paket bei.
- Keine nachträglichen Änderungen in bereits ausgedruckten Zeilen — Fehler nur durch Storno-Zeile korrigieren.
Wer diesen Aufwand nicht leisten will, sollte statt Excel eine Buchhaltungssoftware mit Festschreibung nutzen (DATEV, sevDesk, lexoffice). Excel bleibt dann sinnvoll für Betriebe, in denen Ausdruck + Unterschrift ohnehin gelebte Praxis sind.
Erste Schritte: In 10 Minuten einsatzbereit
- Datei speichern unter „Kassenbuch_2026.xlsx" im Betriebsordner (nicht im Downloads-Ordner).
- Einstellungsblatt ausfüllen: Firmenname, Anschrift, Steuer-Nr., Anfangsbestand am 1.1., Standard-USt.
- Januar-Blatt öffnen, ersten Beleg eintragen: Datum, Beleg-Nr. 001, Text, Betrag, USt-Satz aus Dropdown.
- Saldo prüfen — er sollte mit dem tatsächlich gezählten Kassenbestand übereinstimmen.
- Zählprotokoll-Blatt nutzen: Anzahl 500-, 200-, 100-, 50-, 20-, 10-, 5-Euro-Scheine und Münzen eintragen; Summe wird berechnet.
- Am Tages- oder Wochenende: Blatt ausdrucken, unterschreiben, in den Kassenordner heften.
Grenzen der Excel-Variante
Die Excel-Vorlage ersetzt keine TSE-Kasse und keine Buchhaltungssoftware. Sie ist für Betriebe mit offener Ladenkasse und überschaubarem Bargeldvolumen konzipiert. Wer täglich mehrere hundert Einzelbelege bar erfasst, sollte auf ein Kassensystem mit TSE umsteigen — für alle anderen ist die Excel-Vorlage in Kombination mit dem A4-Druck-PDF die pragmatische Lösung.
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Häufige Fragen
- Ist ein Kassenbuch in Excel GoBD-konform?
- Excel allein ist es nicht — die Datei ist jederzeit veränderbar. GoBD-konform wird die Nutzung erst durch die Kombination aus täglichem Ausdruck mit Unterschrift, sauberer Ordner-Ablage und einer knappen Verfahrensdokumentation. Wer ausschließlich digital arbeiten will, braucht eine Buchhaltungssoftware mit Festschreibung.
- Welche Excel-Version brauche ich?
- Die Vorlage funktioniert ab Excel 2016 sowie in Microsoft 365 und LibreOffice Calc. Die eingesetzten Formeln sind bewusst einfach gehalten (SUMME, WENN, SVERWEIS) und lassen sich auch in Google Sheets öffnen.
- Kann ich die USt-Sätze anpassen?
- Ja. Die USt-Dropdown-Liste (0 / 7 / 19 %) ist frei editierbar. Sollten sich Sätze ändern, ergänzen Sie einfach die Auswahlwerte im Blatt „Einstellungen" — die Monatsblätter übernehmen die neuen Sätze automatisch.
- Warum brauche ich das Zählprotokoll im Excel?
- Das Zählprotokoll dokumentiert die Stückelung des tatsächlich gezählten Kassenbestands. Es ist zwar nach BFH keine gesetzliche Pflicht, aber in der Prüfungspraxis der wichtigste Nachweis, dass der Bestand nicht nur rechnerisch ermittelt wurde.
- Wie groß ist die Datei?
- Rund 350 KB. Die Vorlage bleibt schlank, weil Formeln statt Makros verwendet werden — das erspart Sicherheitswarnungen und funktioniert plattformübergreifend.