Hygienemappe für Restaurant & Gastronomie: Das gehört hinein (2026)
Eine vollständige Hygienemappe enthält 13 Dokumentgruppen — vom HACCP-Konzept über Temperatur- und Reinigungsprotokolle bis zu IfSG-Belehrungen und Schädlingsmonitoring. Die Dokumentation selbst ist Pflicht nach Art. 5 VO (EG) 852/2004, die Form ist frei: klassischer Ordner oder digital, solange alles jederzeit vorlegbar und nachvollziehbar bleibt.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Die 13 Bestandteile der Hygienemappe
Eine kontrollfeste Hygienemappe deckt 13 Themenfelder ab. Jedes hat eine eigene Rechtsgrundlage und einen eigenen Nachweis-Rhythmus. Die Tabelle zeigt, was hineingehört und worauf sich der Kontrolleur jeweils bezieht.
| Nr. | Dokument | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 1 | HACCP-Konzept mit Gefahrenanalyse und CCP-Übersicht | Art. 5 VO (EG) 852/2004 |
| 2 | Temperaturprotokolle (Kühl-, TK-, Warmhalte-, Kerntemperatur) | Anh. II Kap. IX VO 852/2004, DIN 10508 |
| 3 | Wareneingangskontrolle (Temperatur, Verpackung, MHD) | Anh. II Kap. IX VO 852/2004 |
| 4 | Reinigungs- und Desinfektionsplan + Nachweise | Anh. II Kap. I und V VO 852/2004 |
| 5 | Personalschulung Lebensmittelhygiene | LMHV § 4, DIN 10514 |
| 6 | IfSG-Belehrungen (Erst- und Folgebelehrung) | § 43 IfSG |
| 7 | Schädlingsmonitoring (Köderplan, Sichtprüfungen) | Anh. II Kap. IX VO 852/2004 |
| 8 | Rückverfolgbarkeit (Lieferanten, Chargen) | Art. 18 VO (EG) 178/2002 |
| 9 | Allergen-Dokumentation je Gericht | LMIV (VO 1169/2011), LMIDV |
| 10 | Zusatzstoff-Kennzeichnung | ZZulV |
| 11 | Trinkwasser / Legionellen (nur bei Großanlagen) | TrinkwV |
| 12 | Fettabscheider-Wartung | DIN EN 1825, kommunale Satzungen |
| 13 | Ggf. Sonderdokumentation (Speiseeis, Fisch, Fleisch) | VO (EG) 853/2004 |
Detail-Guides pro Bereich: HACCP-Konzept in 7 Schritten, Temperaturkontrolle, Wareneingangskontrolle und Reinigungsplan.
Aufbewahrungsfristen
Verbindlich vorgeschrieben ist nur die Frist für TK-Temperaturaufzeichnungen: mindestens 1 Jahr (VO (EG) 37/2005 iVm TLMV). Für die übrige Eigenkontroll-Dokumentation gibt es keine bundeseinheitliche Frist. Empfohlen werden 1–2 Jahre, orientiert an der Haltbarkeit der eingesetzten Produkte.
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| TK-Temperaturaufzeichnungen | mind. 1 Jahr (verbindlich) | VO (EG) 37/2005 iVm TLMV |
| Sonstige Eigenkontroll-Doku (Kühlung, Reinigung, Wareneingang) | Empfehlung 1–2 Jahre | keine bundeseinheitliche Frist |
| IfSG-Belehrungen | am Arbeitsplatz verfügbar | § 43 Abs. 5 IfSG |
| Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege | 8–10 Jahre (steuerlich) | § 147 AO |
Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO betreffen nicht die Hygienemappe im engeren Sinne, überlappen aber häufig mit Wareneingangs- und Lieferantendokumentation. Ablage sinnvoll trennen: Hygiene-Ordner separat von Buchhaltung.
Papier oder digital?
Es gibt keine Formvorschrift. Entscheidend ist, dass die Dokumentation vollständig ist, während der Kontrolle jederzeit vorgelegt werden kann und keine nachträglichen Änderungen unerkannt bleiben. Papierordner und digitale App sind gleich zulässig — beide haben Vor- und Nachteile.
| Papierordner | Digitale Lösung | |
|---|---|---|
| Vorlage vor Ort | Sofort verfügbar, kein Login | Erfordert Endgerät und Zugriff im Betrieb |
| Auswertung | Manuell, aufwendig | Filter, Reports, Trendanalysen |
| Fälschungssicherheit | Handschrift + Unterschrift | Nur mit Audit-Log / Zeitstempel |
| Backup | Nur physisch, Brand-/Wasserrisiko | Cloud-Backup möglich |
Eine Kombination ist in der Praxis üblich: digitale Kernprozesse (Temperatur, Reinigung) plus Papier-Backup der letzten Wochen. Weiterführend: Digitale Checklisten für die Gastronomie.
So bauen Sie die Mappe auf
Bewährt hat sich ein Register 1–13 gemäß der Themenreihenfolge oben. Pro Register gehören ein Deckblatt mit Rechtsgrundlage, aktuelle Formulare der letzten 3–6 Monate und ein Archivteil für die zurückliegenden 12 Monate. Wöchentlich sichten, jährlich neu strukturieren.
Pflege-Routine, die in den meisten Betrieben funktioniert:
- Täglich: Temperatur- und Reinigungsnachweise abzeichnen.
- Wöchentlich: Sichtung durch Küchen- oder Betriebsleitung, Gegenzeichnung.
- Monatlich: Schädlingsmonitoring und Wareneingangs-Stichprobe prüfen.
- Jährlich: Schulungs- und Belehrungstermine, Konzept-Review.
- Bei Neueinstellung: IfSG-Erstbelehrung ablegen, Schulung terminieren.
Wie eine Kontrolle abläuft und welche Fragen der Prüfer typischerweise stellt, zeigt Lebensmittelkontrolle Gastronomie. Für den kompletten Rechtsrahmen siehe Hygienevorschriften Gastronomie.
Rechtsquellen
- VO (EG) 852/2004 (Lebensmittelhygiene, HACCP-Pflicht): eur-lex.europa.eu
- § 43 IfSG (Belehrung): gesetze-im-internet.de
- Tiefgefrorene Lebensmittel-Verordnung (TLMV): gesetze-im-internet.de/tlmv
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Häufige Fragen
- Ist die Hygienemappe Pflicht?
- Die Dokumentation ja — die konkrete Form nicht. Art. 5 VO (EG) 852/2004 verlangt schriftliche HACCP-basierte Eigenkontroll-Nachweise, ob Sie diese in einem Papierordner oder digital führen, bleibt Ihnen überlassen. Entscheidend ist Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit.
- Was prüft der Kontrolleur zuerst?
- In der Regel Temperaturaufzeichnungen und Reinigungsnachweise der letzten Wochen, gefolgt von IfSG-Belehrungen und Schulungsdokumentation. Fehlen aktuelle Einträge, weitet sich die Kontrolle auf Räume, Kühlgeräte und Lagerung aus.
- Reicht eine digitale App als Hygienemappe?
- Ja, solange die App Vollständigkeit, jederzeitige Vorlage vor Ort und Manipulationssicherheit gewährleistet. Der Kontrolleur muss die Daten während der Prüfung einsehen können — inklusive der zurückliegenden Aufzeichnungen. Ein Papier-Backup der letzten Wochen ist in der Praxis oft trotzdem sinnvoll.
- Wie lange muss ich die Unterlagen aufbewahren?
- Verbindlich vorgegeben ist nur die Aufbewahrung von TK-Temperaturaufzeichnungen für mindestens 1 Jahr (VO (EG) 37/2005 iVm TLMV). Für die übrige Eigenkontroll-Dokumentation existiert keine bundeseinheitliche Frist; empfohlen werden 1–2 Jahre, orientiert an der Haltbarkeit der Produkte.
- Wer pflegt die Mappe im Betrieb?
- Die Verantwortung liegt beim Betriebsinhaber, die operative Pflege bei Küchen- oder Betriebsleitung. Sinnvoll ist eine feste Zuständigkeit je Register (z. B. Küchenchef für Temperaturen und Reinigung, Serviceleitung für Personalhygiene) mit wöchentlicher Sichtprüfung.
- Welche Bußgelder drohen bei fehlender Dokumentation?
- Nach dem LFGB reichen die Bußgelder in der Regel bis 50.000 €, in Einzelfällen darüber. Häufiger sind Beanstandungen mit Auflagen und Nachkontrollen — bei akuter Gesundheitsgefahr kann der Betrieb bis zur Mangelbeseitigung geschlossen werden.