Inventurliste Gastronomie: Excel-Aufbau, Ablauf und Praxis-Tipps für die Zähl-Nacht

Was gehört in eine Inventurliste für die Gastronomie?

Eine brauchbare Inventurliste enthält pro Zeile den Artikel, die Zähleinheit, die gezählte Menge, den Netto-Einkaufspreis und den daraus berechneten Warenwert. Ergänzen Sie Spalten für Lagerort und Warengruppe, damit Sie Küche, Kühlhaus und Getränkelager getrennt auswerten können. Excel berechnet Warenwert und Zwischensummen automatisch per Formel.

Wichtig: Angesetzt wird immer der Einkaufspreis netto, nie der Verkaufspreis. Pro Lagerort ein eigenes Tabellenblatt mit Zwischensumme hält die Liste auch bei mehreren hundert Artikeln übersichtlich.

Welche Inventurarten erlaubt das HGB?

Das HGB kennt die Stichtagsinventur zum Bilanzstichtag, die permanente Inventur über ein Warenwirtschaftssystem und die zeitverschobene Inventur bis drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag. Grundlage sind §240 und §241 HGB; für die meisten Gastronomiebetriebe ist die Stichtagsinventur zum 31. Dezember der Standard.

Die Inventurpflicht selbst regelt § 240 HGB: Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Die Vereinfachungsverfahren stehen in § 241 HGB.

Eine Ausnahme gibt es: Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen höchstens 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss erzielen, sind nach § 241a HGB von der Inventurpflicht befreit. Für die Kalkulation und den Nachweis des Wareneinsatzes gegenüber dem Finanzamt bleibt die Zählung trotzdem das wichtigste Werkzeug.

Inventur in der Gastronomie: Wie läuft die Zählung ab?

Der Ablauf gliedert sich in Vorbereitung, Zählung und Nachbereitung: Sie frieren Bestellungen ein, drucken die Inventurliste je Lagerort, zählen im Zwei-Personen-Prinzip Regal für Regal und übertragen die Mengen anschließend in Excel. Für einen aufgeräumten Betrieb bleibt die Zählung so auch am Monatsende in wenigen Stunden machbar.

Gezählt wird nach Betriebsschluss oder am Ruhetag – nie im laufenden Service, sonst verschieben sich Bestände während der Zählung.

So zählen Sie stressfrei: Praxis-Tipps aus dem Betrieb

Stressfrei zählen Sie mit fester Lagerplan-Reihenfolge, dem Zwei-Personen-Prinzip aus Zähler und Schreiber, Zehntel-Schätzung für angebrochene Gebinde und einem kalkulatorischen Blick auf den Schankverlust. Wer die Inventurliste in der Reihenfolge der Regale sortiert, vermeidet Suchzeiten und Doppelzählungen – den größten Zeitfresser jeder Inventur.

• Lagerplan-Reihenfolge: Sortieren Sie die Excel-Liste einmalig so, wie die Artikel physisch stehen. Dann läuft das Team das Lager ab, statt Artikel zu suchen.
• Zwei-Personen-Prinzip: Einer zählt laut, einer schreibt. Das halbiert Fehler und beugt bei Differenzen dem Verdacht gegen Einzelpersonen vor.
• Angebrochene Gebinde: Flaschen, Kanister und Säcke in Zehntelschritten schätzen (0,3 – 0,5 – 0,8).
• Schankverlust einplanen: Zapfverluste, Eichstrich-Überschank und Reinigungsverluste erklären einen Teil der Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand an der Theke. Erfassen Sie ihn getrennt, statt ihn in der Zählung zu verstecken.

Räumen Sie vor der Zählung konsequent nach dem FIFO-Prinzip um – wie das im Alltag funktioniert, lesen Sie im Beitrag zur Lebensmittel-Lagerung in der Gastronomie.

Getränkeinventur: Was ist bei Flaschen, Fässern und offenen Waren anders?

Bei der Getränkeinventur zählen Sie volle Flaschen stückweise, angebrochene Spirituosen in Zehntelschritten und Fassbier über Gewicht oder Füllstand der angeschlagenen Fässer. Offene Posten wie Sirup, offener Wein und Postmix-Konzentrat gehören ebenfalls in die Liste, sonst fehlt am Monatsende Warenwert an der Theke.

Trennen Sie die Getränkeinventur in Keller (volle Gebinde, Kisten, Fässer) und Theke (angebrochene Flaschen, angeschlagene Fässer). So bleibt nachvollziehbar, wo Differenzen entstehen.

Bei Spirituosen lohnt die Zehntel-Schätzung gegen das Licht; bei teuren Flaschen wiegen manche Betriebe nach. Wichtig ist nur: immer dieselbe Methode, damit die Monatswerte vergleichbar bleiben.

Wie wird aus der Inventurliste der Wareneinsatz?

Der Wareneinsatz ergibt sich aus Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand – und der Endbestand ist genau der Warenwert Ihrer Inventurliste. Ohne saubere Inventur sind Wareneinsatzquote, Deckungsbeitrag und Kalkulation nur geschätzt; mit monatlicher Zählung erkennen Sie Schwund, Preissteigerungen und Kalkulationsfehler innerhalb weniger Wochen.

Die Formel im Klartext: Wareneinsatz = Anfangsbestand + Wareneinkäufe − Endbestand. Wie Sie daraus die Wareneinsatzquote je Warengruppe ableiten, zeigt Schritt für Schritt der Beitrag Wareneinsatz berechnen.

Weichen Soll- und Ist-Bestand regelmäßig ab, liegt eine Inventurdifferenz vor – durch Schwund, Bruch, Fehlbuchungen oder ungenaue Rezepturen. Wie Sie solche Differenzen systematisch auswerten, lesen Sie im Leitfaden zum Gastro-Controlling.

GoBD und Aufbewahrung: Was erwartet das Finanzamt?

Das Finanzamt erwartet eine vollständige, nachvollziehbare und unveränderbar archivierte Inventur: Inventare und Jahresabschlüsse bewahren Sie nach § 257 HGB zehn Jahre auf. Nach den GoBD des Bundesfinanzministeriums müssen auch Excel-Inventurlisten so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind – archivieren Sie deshalb je Stichtag eine unveränderte Version, etwa als PDF.

Praktisch heißt das: Zähllisten mit Datum, Lagerort und Unterschrift der Zählenden versehen, die Excel-Datei nach Abschluss nicht mehr überschreiben und Urbelege wie handschriftliche Zählzettel mit aufbewahren.