Gibt es den Bewirtungsbeleg als ausfüllbaren Vordruck (PDF)?

Ja. Der GastroDok-Vordruck ist ein ausfüllbares PDF mit acht Feldern: Tag der Bewirtung, Ort, bewirtete Personen, Anlass, Rechnungsbetrag, Trinkgeld, Gesamtaufwendungen sowie Ort und Datum. Dazu gibt es eine Word-Fassung. Unterschreiben Sie den ausgedruckten Beleg von Hand; wer Beleg und Rechnung nur digital ablegt, beachtet die Bedingungen der Rn. 18 bis 22 des BMF-Schreibens. Beide Dateien sind kostenlos, Sie erhalten sie nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse.

Ist eine bestimmte Bewirtungsbeleg-Vorlage vorgeschrieben?

Nein. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 spricht von einem formlosen Dokument, dem Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg (Rn. 1). Entscheidend sind die Angaben, die zeitnahe Erstellung und die Unterschrift. Ein Vordruck wie unsere Vorlage stellt nur sicher, dass nichts fehlt.

Muss der Name des Gastes auf der Rechnung stehen?

Nur bei Rechnungen über 250 Euro. Die Anforderung aus R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR ist erfüllt, wenn die Rechnung den Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG nennt (BMF-Schreiben Rn. 12). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist der Name nicht erforderlich.

Was gilt, wenn die TSE der Kasse ausgefallen ist?

Die Kasse darf weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg erkennbar ist, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine eindeutige Kennzeichnung. Für so ausgestellte Belege ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig (BMF-Schreiben Rn. 15).

Gilt das auch für Bewirtungen im Ausland?

Ja, die Anforderungen gelten grundsätzlich auch im Ausland. Wird glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung. Liegt nur eine handschriftliche vor, ist glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen Staat keine Pflicht zu maschinellen Belegen besteht (Rn. 23).

Wie lange müssen Bewirtungsbeleg und Rechnung aufbewahrt werden?

Als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Bewirtungsbeleg Vorlage & Vordruck (PDF, ausfüllbar): was der Gast einträgt und was auf die Rechnung gehört

Zuletzt aktualisiert: 30. September 2026

GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.

Bewirtungsbeleg-Vordruck: ausfüllbares PDF und Word, kostenlos

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Felder im PDF: Tag der Bewirtung, Ort (Gaststätte), bewirtete Personen, Anlass, Rechnungsbetrag, Trinkgeld, Gesamtaufwendungen, Ort/Datum. Die Unterschrift setzen Sie auf dem Ausdruck von Hand.

Bei einer Bewirtung in der Gaststätte trägt der Gastgeber auf dem Bewirtungsbeleg nur Anlass und Teilnehmer ein und unterschreibt; Ort, Tag und Betrag belegt die beigefügte Rechnung der Gaststätte. Abziehbar sind 70 % der angemessenen Aufwendungen.

Die Vorlage gibt es als ausfüllbares PDF und als Word-Datei. Diese Seite ordnet jede Pflicht der Seite des Tisches zu, die sie erfüllen muss: dem Gast, der den Beleg ausfüllt, und dem Gastronomen, der die Rechnung ausstellt. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033), das für Bewirtungen ab dem 01.01.2025 das Schreiben vom 30.06.2021 ersetzt. Randnummern (Rn.) auf dieser Seite beziehen sich auf dieses Schreiben; Wortlaut geprüft am 25.09.2026.

GastroDok-Redaktion

Das Wichtigste in Kürze

Bei einer Bewirtung in der Gaststätte genügen auf dem Bewirtungsbeleg Anlass und Teilnehmer; der Bewirtende unterschreibt und fügt die Rechnung bei (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein, bei einer elektronischen Kasse zusätzlich TSE-gesichert; über 250 Euro braucht sie außerdem Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden (BMF-Schreiben vom 19.11.2025). Als Betriebsausgabe abziehbar sind 70 % der angemessenen, nachgewiesenen Aufwendungen. Die GastroDok-Bewirtungsbeleg-Vorlage gibt es kostenlos gegen E-Mail als ausfüllbares PDF und als Word-Datei.

Wer trägt was ein? Gast und Gaststätte im Überblick

Der Bewirtungsbeleg ist ein Eigenbeleg des Gastgebers; die übrigen Pflichtangaben liefert die Rechnung der Gaststätte. Das Gesetz verlangt Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen auf dem Eigenbeleg Anlass und Teilnehmer, und die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Angabe	Wer	Wo	Grundlage
Anlass der Bewirtung	Gast	Eigenbeleg	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG
Teilnehmer der Bewirtung	Gast	Eigenbeleg	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG
Unterschrift	Gast	Eigenbeleg	Rn. 1
Zeitnahe Erstellung	Gast	Eigenbeleg	Rn. 1
Name und Anschrift der Gaststätte	Gaststätte	Rechnung	Rn. 4
Ausstellungsdatum und Tag der Bewirtung	Gaststätte	Rechnung	Rn. 5, 7
Einzeln bezeichnete Leistungen	Gaststätte	Rechnung	Rn. 6
Preis, auf Wunsch mit Trinkgeld	Gaststätte	Rechnung	Rn. 8
Nur über 250 €: Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Name des Bewirtenden	Gaststätte	Rechnung	Rn. 10–12

Der Bewirtungsbeleg als ausfüllbares PDF und Word-Datei – kostenlos per E-Mail.

Bewirtungsbeleg auch online ausfüllen und im Konto verwalten

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Rechnung bis und über 250 Euro

Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung; darüber verlangt das Finanzamt zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung (§ 33 UStDV, Rn. 3 und 9).

Angabe auf der Rechnung	bis 250 €	über 250 €	Rn.
Vollständiger Name und Anschrift der Gaststätte	Ja	Ja	4
Ausstellungsdatum	Ja	Ja	5
Leistungen im Einzelnen („Menü 1“ genügt, „Speisen und Getränke“ nicht)	Ja	Ja	6
Tag der Bewirtung („Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt)	Ja	Ja	7
Preis der Bewirtungsleistungen	Ja	Ja	8
Steuernummer oder USt-IdNr. der Gaststätte	Nein	Ja	10
Fortlaufende Rechnungsnummer	Nein	Ja	11
Name des Bewirtenden (als Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG)	Nein	Ja	12

Zwei Details, an denen Belege scheitern: Buchstaben, Zahlen oder Symbole, die umsatzsteuerlich ausreichen, genügen für den Betriebsausgabenabzug nicht (Rn. 6). Und handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen für den Tag der Bewirtung nicht aus (Rn. 7).

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Die Bewirtungsbeleg-Vorlage ist auch Teil des GoBD-Kassen-Pakets, zusammen mit Kassenbuch, Kassenbericht mit Zählprotokoll und Verfahrensdokumentation. Nach dem Kauf für 59 € steht alles sofort zum Download bereit.

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Beispiel: Geschäftsessen über 179,50 Euro durchgerechnet

Für ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen zählt der Nettobetrag: 70 % davon sind Betriebsausgabe, die Vorsteuer wird ungekürzt gezogen. Annahme: vier Personen, Rechnung einer Gaststätte mit TSE-Kasse, Speisen zu 7 % (Restaurantdienstleistungen ohne Getränke, § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), Getränke zu 19 %.

Position	Brutto	Netto	Umsatzsteuer
Speisen (7 %)	120,00 €	112,15 €	7,85 €
Getränke (19 %)	59,50 €	50,00 €	9,50 €
Summe	179,50 €	162,15 €	17,35 €

Steuerliche Wirkung	Betrag	Grundlage
Als Betriebsausgabe abziehbar (70 % von 162,15 €)	113,51 €	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG
Nicht abziehbar (30 %)	48,64 €	§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG
Vorsteuer	17,35 €, ohne Kürzung	§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG
Rechnungsart	Kleinbetragsrechnung (Gesamtbetrag nicht über 250 €): Steuernummer, Rechnungsnummer und Name des Bewirtenden nicht erforderlich	§ 33 UStDV, Rn. 3, 9

Die 70-%-Grenze kürzt die Vorsteuer nicht; ausgeschlossen ist sie für Bewirtungsaufwendungen, die unangemessen oder nicht nachgewiesen sind (§ 15 Abs. 1a UStG). Ein zusätzliches Trinkgeld weisen Sie über die maschinelle Rechnung oder eine Quittung der Servicekraft auf der Rechnung nach (Rn. 8); wie es verbucht wird, klärt Ihre Steuerberatung. Die Steueranteile einer eigenen Rechnung rechnet der MwSt-Rechner für die Gastronomie heraus.

Für Gastronomen: So sieht ein belegtauglicher Bon aus

Nutzt Ihr Betrieb eine elektronische Kasse, erkennt das Finanzamt beim Gast nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und TSE-gesicherte Rechnungen an. Handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege schließen den Abzug beim Gast vollständig aus (Rn. 13).

Gerichte und Getränke einzeln benennen, nicht „Speisen und Getränke“ (Rn. 6).
Den Tag der Bewirtung maschinell ausweisen; „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt (Rn. 7).
Transaktionsnummer, Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls auf den Beleg, auch als QR-Code: Daran erkennt der Gast die ordnungsmäßige Aufzeichnung (Rn. 14).
Trinkgeld auf Wunsch des Gastes maschinell mit ausweisen (Rn. 8).
Über 250 €: Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer und den Gast als Leistungsempfänger angeben. Ein Kassenbeleg kann ausgestellt und später durch eine E-Rechnung berichtigt werden (Rn. 13).

Wie die Kasse selbst ordnungsgemäß geführt wird, steht im Leitfaden Kassenführung nach GoBD; wer neu eröffnet, findet die Belegpflichten in der Checkliste zur Restauranteröffnung.

Sonderfälle aus dem BMF-Schreiben

Fall	Regel	Rn.
TSE ausgefallen	Kasse darf weiterlaufen, wenn der Ausfall auf dem Beleg erkennbar ist; Abzug grundsätzlich zulässig	15
Abrechnung nach dem Tag der Bewirtung und unbare Zahlung (z. B. geschlossene Veranstaltung) oder nur unbare Zahlung möglich	Kassenbeleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV nicht zwingend; Zahlungsbeleg beifügen, soweit die unbare Zahlung nicht auf der Rechnung vermerkt ist	16
Verzehrgutscheine für Gäste eines Betriebs	Die Abrechnung über die Gutscheine reicht aus.	17
Bewirtung im Ausland	gleiche Anforderungen; ausnahmsweise genügt die ausländische Rechnung, wenn glaubhaft ist, dass keine detaillierte maschinelle Rechnung zu erhalten war	23

Digital statt Papier: Bedingungen für den elektronischen Beleg

Rechnung und Eigenbeleg dürfen vollständig digital geführt werden, wenn Erstellung, Freigabe und Zuordnung nachvollziehbar sind (Rn. 18–22). Die Nachweispflicht gilt als erfüllt, wenn

der Eigenbeleg zeitnah elektronisch erstellt oder die Angaben zeitnah auf der digitalen Rechnung ergänzt werden,
der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung elektronisch aufgezeichnet wird,
der Bewirtende das Dokument digital signiert oder genehmigt und dieser Zeitpunkt aufgezeichnet wird,
Eigenbeleg und Rechnung zusammen elektronisch aufbewahrt werden, etwa mit gegenseitigem Verweis, und
die GoBD eingehalten und das Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

Lässt sich einer Rechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, wird der Abzug versagt (Rn. 20). Wer die Rechnung digital und den Eigenbeleg auf Papier aufbewahrt, muss die eindeutige Zuordnung zwischen beiden Ablagen sicherstellen (Rn. 21).

Häufige Fehler, die den Betriebsausgabenabzug kosten

Fehler	Warum er schadet	So vermeiden Sie ihn
Anlass nur „Geschäftsessen“	Die betriebliche Veranlassung ist nachzuweisen; ein Schlagwort belegt sie kaum.	Thema oder Projekt nennen
Unterschrift fehlt	Der Eigenbeleg ist zu unterschreiben (Rn. 1).	beim Ausfüllen unterschreiben
Rechnung nennt nur „Speisen und Getränke“	genügt nicht (Rn. 6)	Einzelaufstellung verlangen
Handschriftliche Rechnung trotz Kasse	Abzug vollständig ausgeschlossen (Rn. 13)	auf TSE-Angaben oder QR-Code achten
Über 250 € ohne Steuernummer, Rechnungsnummer oder Namen	Anforderungen nach Rn. 10–12 nicht erfüllt	Rechnung vor Ort prüfen
Beleg Wochen später ausgefüllt	Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (Rn. 1).	am selben oder nächsten Tag ausfüllen
Digitaler Beleg ohne Verknüpfung zur Rechnung	Abzug wird versagt (Rn. 20).	Verweis oder Index setzen

Welche Vorlage fehlt Ihnen?

Häufige Fragen

Gibt es den Bewirtungsbeleg als ausfüllbaren Vordruck (PDF)?: Ja. Der GastroDok-Vordruck ist ein ausfüllbares PDF mit acht Feldern: Tag der Bewirtung, Ort, bewirtete Personen, Anlass, Rechnungsbetrag, Trinkgeld, Gesamtaufwendungen sowie Ort und Datum. Dazu gibt es eine Word-Fassung. Unterschreiben Sie den ausgedruckten Beleg von Hand; wer Beleg und Rechnung nur digital ablegt, beachtet die Bedingungen der Rn. 18 bis 22 des BMF-Schreibens. Beide Dateien sind kostenlos, Sie erhalten sie nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse.
Ist eine bestimmte Bewirtungsbeleg-Vorlage vorgeschrieben?: Nein. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 spricht von einem formlosen Dokument, dem Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg (Rn. 1). Entscheidend sind die Angaben, die zeitnahe Erstellung und die Unterschrift. Ein Vordruck wie unsere Vorlage stellt nur sicher, dass nichts fehlt.
Muss der Name des Gastes auf der Rechnung stehen?: Nur bei Rechnungen über 250 Euro. Die Anforderung aus R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR ist erfüllt, wenn die Rechnung den Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG nennt (BMF-Schreiben Rn. 12). Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist der Name nicht erforderlich.
Was gilt, wenn die TSE der Kasse ausgefallen ist?: Die Kasse darf weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg erkennbar ist, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine eindeutige Kennzeichnung. Für so ausgestellte Belege ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig (BMF-Schreiben Rn. 15).
Gilt das auch für Bewirtungen im Ausland?: Ja, die Anforderungen gelten grundsätzlich auch im Ausland. Wird glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte Rechnung nicht zu erhalten war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung. Liegt nur eine handschriftliche vor, ist glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen Staat keine Pflicht zu maschinellen Belegen besteht (Rn. 23).
Wie lange müssen Bewirtungsbeleg und Rechnung aufbewahrt werden?: Als Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.

Quellen

Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.