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Was ist ein Bewirtungsbeleg – und warum reicht die Rechnung allein nicht?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Eigenbeleg, den der bewirtende Unternehmer zusätzlich zur Rechnung der Gaststätte erstellt: Er dokumentiert Anlass und Teilnehmer der Bewirtung und wird eigenhändig unterschrieben; die Restaurantrechnung allein genügt dem Finanzamt nicht, weil sie weder den geschäftlichen Anlass noch die bewirteten Personen nachweist.

Rechtsgrundlage sind § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und R 4.10 Abs. 5–9 EStR. Wichtig: Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden – ein Monate später rekonstruierter Beleg wird regelmäßig verworfen (BFH, Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85). Seit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 gelten für Bewirtungen ab dem 01.01.2025 aktualisierte Nachweisregeln, die auch die neue E-Rechnungspflicht berücksichtigen.

Pflichtangaben: Diese Angaben gehören auf jeden Bewirtungsbeleg

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und R 4.10 EStR muss der Bewirtungsbeleg Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen enthalten und vom Bewirtenden eigenhändig unterschrieben sein; bei einer Bewirtung in der Gaststätte ist zusätzlich die maschinell erstellte Rechnung beizufügen.

Gaststättenrechnung: Unterschied zwischen Belegen bis und über 250 Euro

Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit Name und Anschrift der Gaststätte, Ausstellungsdatum, konkreter Leistungsbeschreibung und Betrag; über 250 Euro verlangt das Finanzamt zusätzlich die Steuernummer oder USt-IdNr. der Gaststätte, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Namen des bewirtenden Gastes auf der Rechnung.

Der Name des Bewirtenden muss von der Gaststätte auf der Rechnung vermerkt werden – eine handschriftliche Ergänzung durch den Gast selbst reicht nicht. Grundlage ist § 14 UStG.

Für Gastronomen: So stellen Sie Ihren Gästen einen korrekten Beleg aus

Gastronomen mit elektronischer Kasse müssen Bewirtungsrechnungen maschinell erstellen, elektronisch aufzeichnen und über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern – erkennbar an Transaktionsnummer, Seriennummer oder QR-Code; handschriftliche Rechnungen führen beim Gast zum vollständigen Verlust des Betriebsausgabenabzugs und kosten Sie im Zweifel den Geschäftskunden.

Der TSE-Kassenbeleg nach § 6 KassenSichV gilt bis 250 Euro automatisch als ordnungsgemäße Rechnung; darüber stellen Sie eine Rechnung mit Steuernummer, Rechnungsnummer und dem Namen des Gastes aus. Schulen Sie Ihr Serviceteam darauf, Positionen einzeln auszuweisen – Details zur revisionssicheren Kasse im Leitfaden Kassenführung nach GoBD. Wer neu startet, findet die Belegpflichten in der Checkliste zur Restauranteröffnung; mit einer professionellen Speisekarten-Vorlage sind die Positionen auf dem Bon sauber benannt.

Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg richtig dokumentieren

Trinkgeld ist als Bewirtungskosten zu 70 % abziehbar, muss aber nachgewiesen werden: Entweder weist die Kasse das Trinkgeld maschinell auf der Rechnung aus, oder die Servicekraft quittiert den Betrag handschriftlich auf dem Beleg – ohne Nachweis trägt der Bewirtende die volle Feststellungslast gegenüber dem Finanzamt.

Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 nennt die Quittierung durch den Trinkgeldempfänger ausdrücklich als zulässigen Nachweis. Für Gastronomen: Bieten Sie aktiv an, das Trinkgeld mit auf den Bon zu nehmen — ein kleiner Service, der Geschäftskunden bindet.

70-%-Regel und Vorsteuer: So wirkt der Bewirtungsbeleg steuerlich

Von angemessenen geschäftlichen Bewirtungskosten sind 70 % als Betriebsausgabe abziehbar, 30 % bleiben nicht abziehbar – daran hat sich auch 2026 nichts geändert; die Vorsteuer dürfen Sie dagegen bei ordnungsgemäßer Rechnung zu 100 % ziehen, und Bewirtungen eigener Mitarbeiter sind sogar voll abzugsfähig.

Beispiel: Bei einer Rechnung über 238 € brutto (200 € netto, 38 € USt) sind 140 € als Betriebsausgabe abziehbar und die vollen 38 € als Vorsteuer. Wie sich Bewirtungs- und andere Kostenarten sauber auswerten lassen, zeigt der Beitrag Gastro-Controlling.

Digitaler Bewirtungsbeleg: GoBD-konform erstellen und archivieren

Seit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 dürfen Bewirtungsbeleg und Rechnung vollständig digital geführt werden: Der Eigenbeleg wird elektronisch erstellt oder gescannt, per elektronischer Unterschrift oder Genehmigung autorisiert, unveränderbar mit der Rechnung verknüpft und nach den GoBD archiviert – nachträgliche undokumentierte Änderungen sind unzulässig.

Entscheidend ist die eindeutige Verknüpfung von Eigenbeleg und Rechnung: Lässt sich einer Rechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, wird der Abzug versagt.

Häufige Fehler, die den Betriebsausgabenabzug kosten

Die häufigsten Gründe, aus denen Betriebsprüfer Bewirtungskosten streichen, sind ein zu pauschaler Anlass wie „Geschäftsessen", fehlende oder unvollständige Teilnehmerlisten, die fehlende Unterschrift des Bewirtenden, handschriftliche statt maschineller Gaststättenrechnungen sowie nachträglich statt zeitnah erstellte Eigenbelege; jeder dieser Fehler kann den kompletten Abzug kosten.