Warum überhaupt eine Papier-Zählliste, wenn es Excel gibt?

Weil Klemmbrett, Kugelschreiber und Handschuhe im Tiefkühlraum funktionieren, Laptops und Tablets aber nicht. Papier ist außerdem robuster gegen Kühlfeuchtigkeit, Fettspritzer und heruntergefallene Kartons.

Reicht eine Person zum Zählen?

Für kleine Betriebe ja, besser ist das Vier-Augen-Prinzip: Eine Person zählt laut vor, die andere trägt ein. Bei Alkohol und hochpreisigen Waren sollte die Betriebsleitung dabei sein.

Wie lange muss ich die Papier-Zählzettel aufheben?

§ 257 HGB verlangt 10 Jahre Aufbewahrung — die Zählzettel als Grundlage des Inventars gehören dazu. Am besten pro Inventurstichtag in einem beschrifteten Ordner ablegen.

Kann ich die PDF-Vorlage in mehreren Bereichen gleichzeitig nutzen?

Ja. Drucken Sie pro Bereich (Küche, Lager, Bar, TK) mehrere Blätter aus, nummerieren Sie diese fortlaufend (z. B. „Blatt 3 von 7“) und lassen Sie sie am Ende gegenzeichnen.

Inventurliste-Vorlage PDF: Zählliste zum Ausdrucken

Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026.

Warum eine Papier-Zählliste im Betrieb sinnvoll ist

Inventur ist Körperarbeit — in Kühl- und Tiefkühlräumen, unter Regalen, hinter der Bar. Ein Tablet oder Laptop stört dort mehr, als es hilft. Eine gedruckte Zählliste am Klemmbrett funktioniert unter allen Bedingungen: kalte Finger, Handschuhe, feuchte Kartons, tropfnasse Regale. Und sie erlaubt das Zwei-Personen-Zählen ohne Bildschirm-Umständlichkeit.

Aufbau der PDF-Zählliste

Spalte	Was hineinkommt
Artikel	Genauer Produktname wie auf der Lieferantenrechnung — sonst schwer zuzuordnen
Einheit	kg, l, Stk, Flasche, Karton — konsistent halten
Menge	Gezählte Menge, angebrochene Gebinde in Zehnteln
EK-Preis (Netto)	Aktueller Netto-Einkaufspreis pro Einheit — später einzutragen
Wert	Menge × EK-Preis, wird im Büro berechnet
Blatt-Summe	Zwischensumme jedes Blattes, um Übertragungsfehler zu erkennen

Der Kopf des Blattes trägt Datum, Bereich (Küche / Lager / Bar / TK) und die Namen der beiden zählenden Personen. Am Fuß unterschreiben beide.

Workflow: Papier → Excel

Blätter vorbereiten. Pro Bereich mehrere Blätter drucken, oben Bereich und Datum eintragen, unten fortlaufend nummerieren („Blatt 1 von 5").
Zwei-Personen-Prinzip beim Zählen. Eine Person zählt und liest laut vor, die andere trägt in die Liste ein. Angebrochene Gebinde in Zehnteln (0,3 / 0,5 / 0,7).
Am Ende des Bereichs gegenzeichnen. Beide Personen unterschreiben, damit die Zählung nachvollziehbar bleibt (Vier-Augen-Prinzip).
Blattsummen bilden. Ganz unten pro Blatt eine Zwischensumme eintragen — erleichtert die spätere Prüfung.
Ins Büro tragen und in Excel eingeben. Am selben Tag übertragen, EK-Preise ergänzen, Werte per Formel berechnen. Ausführlicher Aufbau auf Inventurliste Gastronomie Excel.
Papier-Original archivieren. Zählzettel gemäß § 257 HGB 10 Jahre aufbewahren, im beschrifteten Ordner nach Stichtag.

Tipps für die Zähl-Nacht

Vorher aufräumen. Nur ein aufgeräumter Bereich lässt sich verlässlich zählen.
Reihenfolge planen. Immer von oben nach unten, von links nach rechts — sonst fehlen Regalböden.
TK zuletzt oder in kurzen Etappen. Max. 15 Minuten am Stück, warme Getränke einplanen.
Blätter nummerieren. „Blatt 3 von 7" — ein verlorenes Blatt fällt sofort auf.
MHD parallel prüfen. Wer schon zählt, kann auch überalterte Ware notieren und aussortieren.
Zwei Farbstifte. Schwarz für Zählung, Rot für Korrekturen — Kontrollen bleiben sichtbar.

Was nach der Zählung im Büro passiert

Die Papier-Blätter werden in die Excel-Vorlage eingegeben, EK-Preise aus den Lieferantenrechnungen ergänzt, Werte berechnet. Die Bereichs- und Gesamtsummen fließen in die monatliche BWA und in die Wareneinsatz-Rechnung ein — Details im Leitfaden zu Wareneinsatz berechnen.

Inventurliste-Vorlage als PDF: Zählliste zum Ausdrucken