Reservierungssystem für die Gastronomie
Das Wichtigste in Kürze
Ein Reservierungssystem nimmt Tischreservierungen online entgegen, prüft die freie Kapazität je Uhrzeit und bestätigt dem Gast automatisch. Bei der Auswahl entscheiden vier Punkte: Kostenmodell (Kommission oder Flatrate), Datenhoheit, DSGVO-Auftragsverarbeitung und die Frage, ob Sie ein eigenes Widget oder eine Plattform mit Fremdreichweite wollen. GastroDok ist die Widget-Variante zur Flatrate: 19 € im Monat oder 190 € im Jahr inkl. USt, 30 Tage kostenlos testen.
Was ein Reservierungssystem können muss
Unabhängig vom Anbieter sollte ein System für die Gastronomie diese Grundfunktionen mitbringen. Fehlt eine davon, landet die Arbeit wieder am Telefon:
- Buchbare Uhrzeiten, die sich automatisch aus Öffnungszeiten und Slot-Länge ergeben
- Eine Kapazitätsgrenze je Slot, damit die Küche nicht zeitgleich überlastet wird
- Vorlaufzeit und Buchungsfenster, damit keine Reservierung fünf Minuten vor Türöffnung eingeht
- Automatische Bestätigungs-Mail an den Gast und Benachrichtigung an den Betrieb
- Storno-Möglichkeit für Gäste, die den Platz sofort wieder freigibt
- No-Show-Markierung für die eigene Auswertung
- Mobile Buchungsseite ohne App-Zwang für Gäste
- Definierte Löschfrist für Gästedaten
Kaufkriterien vor der Entscheidung
Kostenmodell: Kommission oder Flatrate
Provisionsmodelle rechnen pro vermitteltem Gast oder pro Gedeck ab, Flatrates pro Monat. Rechnen Sie beide Varianten mit Ihrem realistischen Reservierungsvolumen durch — die Reihenfolge dreht sich, sobald das Volumen steigt. Prüfen Sie außerdem, ob Einrichtungsgebühren, Zusatzmodule oder Mindestabnahmen dazukommen.
Datenhoheit
Klären Sie, wem die Gästedaten gehören und ob der Anbieter sie für eigene Zwecke nutzt, etwa für Newsletter oder eine Portalsuche. Wichtig ist auch, ob Sie Ihre Reservierungsdaten exportieren können, wenn Sie den Anbieter wechseln.
DSGVO und Auftragsverarbeitung
Verarbeitet ein Dienstleister Gästedaten für Sie, brauchen Sie eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie nach Unterauftragsverarbeitern, Serverstandort, technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie einer definierten Löschfrist.
Widget oder Plattform
Ein Widget beziehungsweise eine eigene Buchungsseite bindet Reservierungen in Ihre eigenen Kanäle ein — Website, Google-Profil, Social Media, QR-Code am Tisch. Eine Plattform bringt zusätzlich eigene Reichweite mit, vermittelt Gäste aber auch an andere Betriebe und rechnet das meist über Provision ab.
Vertragsbindung
Achten Sie auf Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung. Ein System, das Sie monatlich beenden können, senkt das Risiko einer Fehlentscheidung deutlich.
Bedienbarkeit im Servicealltag
Die Tagesansicht muss auf dem Gerät funktionieren, das tatsächlich am Pass oder am Tresen steht. Prüfen Sie, wie schnell eine Absage, eine No-Show-Markierung oder eine Kapazitätsänderung erledigt ist.
Eine ausführliche, anbieterneutrale Gegenüberstellung dieser Kriterien lesen Sie im Artikel Reservierungssysteme im Vergleich.
Die Lösung von GastroDok
GastroDok stellt Ihrem Betrieb eine eigene Buchungsseite bereit. Sie hinterlegen Öffnungszeiten je Wochentag, Slot-Länge, Plätze pro Slot, Vorlaufzeit und maximale Gruppengröße; daraus entstehen die buchbaren Uhrzeiten. Gäste buchen mit Name, E-Mail, Personenzahl und optionaler Anmerkung und erhalten sofort eine Bestätigung samt Storno-Link. Sie sehen den Tag im Dashboard und markieren Absagen oder No-Shows mit einem Klick. Gästedaten werden 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht; die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil der AGB.
Alle Funktionen im Detail beschreibt die Seite Reservierungstool für Restaurants.
Preise
Alle Preise inklusive Umsatzsteuer. Keine Provision pro Gedeck, keine Einrichtungsgebühr.
Testphase
0 €
30 Tage, ohne Zahlungsdaten
- Voller Funktionsumfang
- Buchungsseite unter gastrodok.de/r/ihr-betrieb
- Bestätigungs- und Storno-Mails
- Endet automatisch — keine Kostenpflicht
Monatlich
19 € / Monat
inkl. USt, zum Laufzeitende kündbar
- Unbegrenzte Reservierungen — keine Provision pro Gedeck
- Slot- und Kapazitätssteuerung
- Dashboard mit Tagesansicht, Storno und No-Show
- Einbindung per Link, QR-Code oder iframe
Jährlich
190 € / Jahr
inkl. USt, entspricht zwei Freimonaten
- Gleicher Funktionsumfang wie monatlich
- Eine Rechnung im Jahr
- Verlängert sich um jeweils ein Jahr
- Kündbar zum Ende der Laufzeit
Häufige Fragen
- Was ist ein Reservierungssystem für die Gastronomie?
- Ein Reservierungssystem nimmt Tischreservierungen online entgegen, prüft automatisch, ob zur gewünschten Uhrzeit noch Plätze frei sind, bestätigt dem Gast die Buchung und stellt dem Betrieb eine Tagesübersicht bereit. Es ersetzt damit Reservierungsbuch, Telefonnotiz und Rückruf.
- Was kostet ein Online-Reservierungssystem?
- Das hängt vom Abrechnungsmodell ab. Provisionsmodelle rechnen pro vermitteltem Gast ab, Flatrate-Modelle pro Monat unabhängig von der Zahl der Reservierungen. GastroDok rechnet als Flatrate ab: 19 Euro im Monat oder 190 Euro im Jahr inklusive Umsatzsteuer, ohne Provision pro Gedeck.
- Brauche ich für die Tischreservierung online eine eigene Website?
- Nein. Bei GastroDok erhält Ihr Betrieb eine eigene Buchungsseite mit fester Adresse. Diese verlinken Sie im Google-Unternehmensprofil, in Social-Media-Profilen oder als QR-Code am Tisch. Eine vorhandene Website können Sie zusätzlich per Button oder iframe anbinden.
- Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Gästedaten?
- Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der Betrieb, der die Reservierungen entgegennimmt. Der Softwareanbieter verarbeitet die Daten in dessen Auftrag. Dafür ist eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig; bei GastroDok ist sie Bestandteil der AGB.
- Wie lange dürfen Reservierungsdaten gespeichert werden?
- Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald der Zweck entfällt. Für Reservierungen ist das regelmäßig kurz nach dem Termin. GastroDok löscht Reservierungen 90 Tage nach dem Termin automatisch und auf Weisung des Betriebs auch früher. Dies ist keine Rechtsberatung.
- Kann ich ein Reservierungssystem erst testen?
- Bei GastroDok ja: Die Testphase läuft 30 Tage, erfordert keine Zahlungsdaten und endet automatisch. Danach pausiert ohne Abo lediglich die Buchungsannahme; es entsteht keine automatische Kostenpflicht.
- Was passiert bei einem Anbieterwechsel?
- Prüfen Sie vor Vertragsschluss, ob Sie Ihre Reservierungs- und Gästedaten exportieren können und wie lange die Kündigungsfrist ist. Systeme mit kurzer Bindung und exportierbaren Daten senken die Wechselkosten.