Schichtplan Vorlage für die Gastronomie (Excel)

Schichtplan oder Dienstplan — gibt es einen Unterschied?

In der Praxis meinen beide Begriffe dasselbe: die Einteilung, wer wann arbeitet. „Schichtplan" wird vor allem dort gesagt, wo in festen Schichten gearbeitet wird — also in Küche, Service und Bar mit Früh-, Spät- und Teildienst.

Rechtlich macht die Bezeichnung keinen Unterschied; es gelten dieselben Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz. Fertige Raster finden Sie unter Dienstplan Vorlage und Dienstplan Excel Gastronomie; wie Sie aus einem leeren Raster eine funktionierende Wochenplanung machen, beschreibt die Anleitung Dienstplan erstellen.

Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für den Dienstplan in der Gastronomie?

Der Dienstplan muss vier Grenzen des Arbeitszeitgesetzes einhalten: maximal 8 Stunden werktägliche Arbeitszeit, verlängerbar auf 10 Stunden mit Ausgleich innerhalb von 6 Monaten (§ 3 ArbZG), mindestens 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Arbeit (§ 4 ArbZG) und 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG).

Die wichtigste Gastro-Ausnahme steckt in § 5 Abs. 2 ArbZG: In Gaststätten darf die Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden. Jede Verkürzung müssen Sie innerhalb eines Kalendermonats durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgleichen.

Praktisch heißt das: Wer bis 1 Uhr die Bar schließt, darf regulär frühestens um 12 Uhr wieder anfangen – mit verkürzter Ruhezeit frühestens um 11 Uhr.

Die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG erfüllt der Dienstplan allein nicht – Sie brauchen zusätzlich die tatsächlich geleisteten Zeiten. Eine passende Stundenzettel-Vorlage ergänzt den Dienstplan deshalb sinnvoll — sie dokumentiert die Ist-Zeiten, die der Plan nur vorsieht.

Dürfen Sie Ihr Team an Sonn- und Feiertagen einplanen?

Ja – Gaststätten sind vom grundsätzlichen Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen ausgenommen (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Sie müssen aber jedem Mitarbeiter mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage pro Jahr lassen und für jeden gearbeiteten Sonntag innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag gewähren (§ 11 ArbZG).

Für Feiertagsarbeit an Werktagen gilt eine längere Frist: Der Ersatzruhetag muss innerhalb von acht Wochen liegen. Planen Sie diese Ersatzruhetage direkt im Dienstplan ein, sonst gehen sie im Tagesgeschäft unter.

Bei Auszubildenden unter 18 Jahren greift zusätzlich das Jugendarbeitsschutzgesetz: maximal 8 Stunden täglich und 40 Stunden pro Woche (§ 8 JArbSchG), 60 Minuten Pause ab 6 Stunden (§ 11 JArbSchG). Im Gaststättengewerbe dürfen Jugendliche über 16 bis 22 Uhr arbeiten (§ 14 JArbSchG) – die Spätschicht bis Mitternacht ist für sie tabu.

Wie lange im Voraus muss der Dienstplan feststehen?

Eine allgemeine gesetzliche Vorlauffrist für Dienstpläne existiert nicht. Verbindlich ist sie nur bei Arbeit auf Abruf: Nach § 12 Abs. 3 TzBfG müssen Sie Aushilfen die Lage ihrer Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen – sonst dürfen diese den Einsatz ablehnen. Bewährt hat sich ein Vorlauf von zwei Wochen.

Gerade Minijobber in der Gastronomie arbeiten häufig auf Abruf. Ohne vereinbarte Wochenstundenzahl gelten dann automatisch 20 Stunden als vereinbart (§ 12 Abs. 1 TzBfG).

Existiert ein Betriebsrat, hat er bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 BetrVG). Kurzfristige Planänderungen gehen grundsätzlich nur mit Zustimmung der Betroffenen.

Wie bauen Sie den Dienstplan in Excel konkret auf?

Legen Sie pro Woche ein Tabellenblatt an: Spalte A für Namen, Spalte B für die Rolle (Service, Küche, Bar), danach je zwei Spalten pro Tag für Schichtbeginn und -ende. Am Zeilenende berechnen Formeln Ist-Stunden, Soll-Stunden und Differenz – so sehen Sie Überstunden sofort pro Mitarbeiter.

Erfassen Sie Zeiten als echte Uhrzeitwerte (z. B. 17:00), nicht als Text. Nur dann kann Excel rechnen.

Die Multiplikation mit 24 wandelt Excels Zeitformat in Dezimalstunden um – formatieren Sie Spalte Q als Zahl. Für Nachtschichten über Mitternacht nutzen Sie =REST(Ende-Beginn;1)*24, damit kein negativer Wert entsteht.

Unter der Tabelle summiert =SUMME(Q3:Q20) die Gesamtstunden der Woche. Multipliziert mit dem durchschnittlichen Stundenlohn ergibt das Ihre geplanten Personalkosten – mehr dazu im Beitrag zur Kalkulation in der Gastronomie.

Wie macht bedingte Formatierung Überstunden automatisch sichtbar?

Markieren Sie die Spalte mit der Soll-Ist-Differenz und legen Sie unter „Bedingte Formatierung → Neue Regel" fest: Zellwert größer als 0 färbt die Zelle rot. Eine zweite Regel mit der Formel =Q3>10*Anzahl_Arbeitstage warnt, sobald ein Mitarbeiter die 10-Stunden-Grenze des § 3 ArbZG reißt.

Drei Regeln haben sich bewährt: Rot bei Überstunden, Gelb bei mehr als 48 Wochenstunden (Dauergrenze aus § 3 ArbZG), Orange bei weniger als 10 Stunden Abstand zwischen Spät- und Frühschicht.

Für den Ruhezeit-Check vergleicht eine Hilfsspalte das Schichtende mit dem Beginn des Folgetags: =WENN((C4+1-P3)*24<10;"Ruhezeit!";""). So wird der klassische Gastro-Fehler „Spätschicht, dann Frühschicht" schon beim Planen sichtbar.

Wie sieht ein Wochenplan-Muster für ein Restaurant aus?

Ein praxistaugliches Muster für ein Restaurant arbeitet mit drei Schichttypen: Frühschicht 9:00–17:30 für Vorbereitung und Mittagsgeschäft, Spätschicht 16:30–1:00 für Abendservice und Bar, dazu kürzere Teildienste am Wochenende. Jeder Mitarbeiter erhält möglichst zwei zusammenhängende freie Tage, und Ersatzruhetage für Sonntagsarbeit stehen direkt mit im Plan.

Beachten Sie im Muster: Der Azubi endet spätestens um 22 Uhr, die Servicekraft mit Sonntagsschicht bekommt Mittwoch und Donnerstag als freie Tage, und zwischen Samstag-Spätschicht und Sonntagsdienst liegen über 10 Stunden.

Von den Pausenzeiten sind die Bruttoschichten bereits bereinigt – bei der 8,5-Stunden-Schicht ist die halbe Stunde nach § 4 ArbZG abgezogen. Wer neu eröffnet, findet die Personalplanung als eigenen Baustein in unserer Checkliste zur Restaurant-Eröffnung.

Wann stößt Excel an seine Grenzen?

Excel funktioniert zuverlässig bis etwa 15 Mitarbeiter und einem Standort. Danach kosten Tauschwünsche, Krankmeldungen und Verfügbarkeiten mehr Zeit, als die Tabelle spart: Jede Änderung müssen Sie manuell einpflegen, verteilen und gegen Ruhezeiten prüfen. Ab dieser Größe rechnet sich Schichtplan-Software mit App-Zugriff fürs Team.

Der Vorteil von Excel bleibt die volle Kontrolle: keine Abokosten, keine Schulung, jede Auswertung frei anpassbar. Die Stundendaten fließen direkt in Ihre Personalkostenquote – wie Sie daraus Kennzahlen ableiten, zeigt der Beitrag zum Gastro-Controlling.

Wichtig unabhängig vom Werkzeug: Der Plan dokumentiert die geplante Zeit, § 16 ArbZG verlangt zusätzlich den Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden. Halten Sie beides getrennt und zwei Jahre lang vor.