Zeiterfassung für die Gastronomie
Zuletzt aktualisiert: · GastroDok-Redaktion
Stempeluhr am Tablet, Dienstplan und Urlaubsverwaltung in einem – gebaut für Teildienste, Minijobs und späte Schichten.
Das Wichtigste in Kürze
GastroDok Personal erfasst Arbeitszeiten per PIN an einem Tablet oder PC im Betrieb, plant Schichten und verwaltet Urlaub. Es kostet 19 € im Monat oder 190 € im Jahr inkl. USt, ab dem ersten Mitarbeiter, Zahlung ab Abschluss. Buchbar für Unternehmer.
So funktioniert die Zeiterfassung
1. Gerät freischalten
Im Konto ein Gerät anlegen und die angezeigte Adresse einmal auf dem Tablet an der Theke öffnen. Das Gerät bleibt freigeschaltet, bis Sie es sperren.
2. Stempeln mit PIN
Mitarbeiter tippen auf ihren Namen, geben ihre PIN ein und wählen Kommen, Pause oder Gehen. Mehr nicht.
3. Monat abschließen
Zeiten prüfen, Fehlendes nachtragen, Stundenzettel als PDF und eine CSV-Datei fürs Lohnbüro herunterladen.
Was GastroDok Personal kann
Stempeluhr am Tablet
Kommen, Pause, Gehen per PIN; Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten und ihr Urlaubskonto.
Nachtrag und Korrektur mit Protokoll
Vergessenes Ausstempeln nachtragen; jede Änderung wird mit altem und neuem Wert, Grund und Zeitpunkt festgehalten.
Dienstplan
Wochenplan mit Schichtvorlagen (Früh, Spät, Teildienst), Vorwoche kopieren, per Link für das Team veröffentlichen.
Urlaub und Abwesenheiten
Anträge am Gerät, Genehmigung im Konto, Urlaubskonto mit anteiligem Anspruch bei Ein- und Austritt.
Hinweise auf mögliche Verstöße
Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit (inklusive der Gaststätten-Regel nach § 5 Abs. 2 ArbZG), Sonntage, Jugendarbeitsschutz, Mindestlohn und Minijob-Grenze. Als Arbeitshilfe – Welche Regeln geprüft werden
Berichte
Soll, Ist und Saldo je Monat, dazu Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden nach Bundesland – als Grundlage für die Zuschläge, die Ihr Lohnbüro abrechnet.
Was das Gesetz in der Gastronomie verlangt
Im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten aufzeichnen – spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeit – und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG in Verbindung mit § 2a SchwarzArbG). Für Minijobber gilt das in jeder Branche (außer in Privathaushalten). Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) besteht zudem allgemein die Pflicht, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor: Papier, Excel und Software sind zulässig. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes ist in Arbeit, beschlossen ist sie nicht (Stand Oktober 2026).
Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie · Minijob in der Gastronomie
Für die Gastronomie gebaut
- Teildienste: Mittags- und Abendschicht am selben Tag zählen als ein Arbeitstag; die Lücke dazwischen gilt als Pause, nicht als Ruhezeit.
- Späte Schichten: Arbeit über Mitternacht bleibt dem Arbeitstag zugeordnet, an dem sie begonnen hat.
- Verkürzte Ruhezeit: Mit der Gaststätten-Regel zeigt das System an, wenn eine Ruhezeit unter 11 Stunden noch nicht durch eine andere Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen ist.
- Jugendliche: Für 16- und 17-Jährige gelten eigene Grenzen, etwa Arbeitsende um 22 Uhr in Gaststätten.
- Feiertage: Gesetzliche Feiertage je Bundesland werden für Soll-Stunden und Feiertagsstunden berücksichtigt.
Preise
| Merkmal | Pro monatlich | Pro jährlich |
|---|---|---|
| Preis | 19 €/Monat inkl. USt | 190 €/Jahr inkl. USt |
| Funktionen | alle | alle |
| Zahlung | ab Abschluss, monatlich kündbar zum Periodenende | ab Abschluss, jährlich kündbar zum Periodenende |
Zahlung ab Abschluss, monatlich bzw. jährlich kündbar zum Periodenende.
Buchbar für Unternehmer. Endet das Abo, bleiben alle Daten lesbar und exportierbar; neue Zeiten können dann nicht mehr erfasst werden.
Datenschutz und Verantwortung
- Persönliche PINs werden nur verschlüsselt gespeichert, Geräte lassen sich jederzeit sperren.
- Bei Arbeitsunfähigkeit wird nur der Zeitraum gespeichert. Am Gerät und im Team-Dienstplan steht nur ‚abwesend'.
- Das Änderungsprotokoll kann im Konto nicht verändert oder gelöscht werden.
- Die Hinweise sind eine Arbeitshilfe und keine Rechtsprüfung. Für richtige und vollständige Aufzeichnungen bleibt der Arbeitgeber verantwortlich (AGB § 12b).
- Eine Muster-Datenschutzinformation für Ihre Beschäftigten steht im Konto zum Download bereit.
Lieber auf Papier?
Für ein bis zwei Aushilfen genügt oft ein Stundenzettel. Die kostenlose Vorlage mit allen Pflichtspalten gibt es als PDF, Excel und Word: Stundenzettel-Vorlage.
Häufige Fragen
- Was kostet die Zeiterfassung?
- 19 € im Monat oder 190 € im Jahr inkl. USt, ab dem ersten Mitarbeiter. Die Zahlung beginnt mit dem Abschluss.
- Welches Gerät brauche ich?
- Ein Tablet, Laptop oder PC mit aktuellem Browser im Betrieb. Eine App-Installation ist nicht nötig.
- Können Mitarbeiter mit dem eigenen Handy stempeln?
- Nein. Gestempelt wird nur an Geräten, die Sie im Konto freigeschaltet haben. So ist klar, dass die Zeit im Betrieb erfasst wurde.
- Was passiert, wenn jemand das Ausstempeln vergisst?
- Der Eintrag bleibt offen und wird im Konto markiert. Sie tragen das Ende nach; die Änderung landet mit Grund im Änderungsprotokoll.
- Gibt es eine Schnittstelle zur Lohnsoftware?
- Es gibt einen CSV-Export (Semikolon-getrennt) mit Einzelzeiten und Monatssummen, den Ihr Lohnbüro weiterverarbeiten kann. Eine Schnittstelle zu einer bestimmten Lohnsoftware ist nicht enthalten.
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
- Standardmäßig drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres, einstellbar bis zehn Jahre. Vor jeder automatischen Löschung erhalten Sie 30 Tage vorher eine Nachricht. Exportieren Sie Ihre Zeiten zusätzlich selbst.
- Prüft das System, ob ich das Arbeitszeitgesetz einhalte?
- Es zeigt Hinweise auf mögliche Verstöße gegen ausgewählte Regeln an. Das ist eine Arbeitshilfe, keine Rechtsprüfung; Tarifverträge und Ausnahmen kennt das System nicht. Welche Regeln geprüft werden, steht im Prüfkatalog.