Kassen-Check: Hält Ihre Kasse einer Kassen-Nachschau stand?
Zuletzt aktualisiert: · GastroDok-Redaktion
Das Wichtigste in Kürze
Das Finanzamt darf ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten zur Kassen-Nachschau kommen (§ 146b AO) und bei Mängeln direkt zur Außenprüfung übergehen. Wer eine elektronische Kasse ohne zertifizierte Sicherheitseinrichtung nutzt oder Unterlagen nicht aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld bis 25.000 € (§ 379 AO); sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt schätzen (§ 162 AO). Der Check zeigt in drei Minuten, wo Ihre Kasse Lücken hat.
Welche Kasse nutzen Sie?
Die drei teuersten Kassenfehler
- Fehlende oder inaktive TSE (§ 146a Abs. 1 AO): Bußgeld nach § 379 AO möglich.
- Gelöschte statt protokollierte Buchungen: Das Finanzamt darf schätzen (§ 162 AO).
- Fehlende Organisationsunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO): Aufbewahrung 10 Jahre.
Aufbewahrungsfristen seit 2025
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Kassenbuch, Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO |
Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuer von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO).
Offene Ladenkasse oder elektronisch?
Es gibt in Deutschland derzeit keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse; wer eine nutzt, muss § 146a AO erfüllen. Bei offener Ladenkasse entfällt die Einzelaufzeichnung beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen gegen Barzahlung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO), der tägliche Kassenbericht bleibt.
Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt: Wer im Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, soll ein elektronisches Kassensystem verwenden müssen, bei Überschreiten der Grenze im Jahr 2027 ab dem 1. Januar 2028. Das Gesetz ist noch nicht beschlossen. Mehr dazu: Offene Ladenkasse und Registrierkassenpflicht.
Häufige Fragen
- Darf das Finanzamt unangekündigt zur Kassen-Nachschau kommen?
- Ja. § 146b Abs. 1 AO erlaubt die Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
- Wie hoch ist das Bußgeld ohne TSE?
- Wer eine elektronische Kasse nicht oder nicht richtig durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützt, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis 25.000 € betragen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5, Abs. 6 AO).
- Wie lange muss ich Kassenbuch und Belege aufbewahren?
- Bücher und Aufzeichnungen, dazu gehört das Kassenbuch, zehn Jahre; Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Welche Kassenunterlage in welche Gruppe fällt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
- Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
- Die GoBD der Finanzverwaltung verlangen sie für DV-gestützte Buchführungssysteme, also auch für elektronische Kassen. Sie beschreibt, wie Ihre Kasse eingerichtet ist und bedient wird.
- Ist der Kassen-Check eine Steuerberatung?
- Nein. Er ist eine Selbsteinschätzung anhand der gesetzlichen Vorgaben und zeigt, wo Sie nachbessern sollten.
Quellen
Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.