Kassenterminal mit Bondrucker auf dem Tresen eines Restaurants

Kassensystem für die Gastronomie: Pflichten, Kaufkriterien, Kosten und Anbieter im Überblick

Zuletzt aktualisiert:

Stand: 23. September 2026 · gilt für Deutschland

Kurz gesagt: Ein elektronisches Kassensystem in der Gastronomie muss jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen und durch eine vom BSI zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen (§ 146a Abs. 1 und 3 AO, KassenSichV) [1][6]. Zu jedem Vorgang ist dem Gast ein Beleg auf Papier oder – mit seiner Zustimmung – elektronisch bereitzustellen, die Daten müssen im Format DSFinV-K exportierbar sein, und Anschaffung sowie Außerbetriebnahme sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats elektronisch mitzuteilen, seit 1. Januar 2025 über „Mein ELSTER“ oder eine ERiC-Schnittstelle (§ 146a Abs. 2 und 4 AO) [1][8][10][11]. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es derzeit nicht; ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 7. August 2026 sieht sie ab 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz vor [13][14].

Pflichten-Checkliste: Was Ihre Kasse rechtlich erfüllen muss

PflichtRechtsgrundlageWas die Kasse dafür können muss
Einzelaufzeichnung§ 146a Abs. 1 S. 1 AO, § 146 Abs. 1 AO [1][2]Jeden Geschäftsvorfall „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ speichern – dazu zählen laut Finanzverwaltung auch Trinkgeld, Gutscheine, Privatentnahmen und Stornos [9].
Schutz durch zertifizierte TSE§ 146a Abs. 1 S. 2–3 und Abs. 3 AO, § 2 KassenSichV [1]Jeden Vorgang sofort an eine BSI-zertifizierte TSE übergeben (Transaktionsnummer, Zeitpunkte, Signaturzähler). In der Gastronomie sind auch länger offene Tischbestellungen als Vorgang „Bestellung“ abzusichern [9].
Belegausgabe§ 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV [1][8]Beleg mit Pflichtangaben (u. a. Anschrift, Zeitpunkte, Positionen, Steuersatz, Seriennummern von Kasse und TSE, Signaturzähler) drucken oder elektronisch bereitstellen, z. B. per QR-Code [8][9].
Einheitliche Exportschnittstelle§ 4 KassenSichV, DSFinV-K [7][10]Daten im Format DSFinV-K exportieren. Für Aufzeichnungen ab 1. Juli 2022 gilt Version 2.3; die aktuelle Version 2.4 enthält nur redaktionelle Änderungen [10].
Mitteilung an das Finanzamt§ 146a Abs. 4 AO [1]Seriennummer, Art der Kasse und TSE, Anschaffungs- und Außerbetriebnahmedatum bereitstellen; Mitteilung je Betriebsstätte, immer mit allen Kassen dieser Betriebsstätte [11][12].
Aufbewahrung§ 147 AO [4]Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre lesbar und maschinell auswertbar vorhalten [4].
Kassen-Nachschau§ 146b AO [3]Bei unangekündigter Prüfung Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle bereitstellen [3].

Bußgeldrahmen: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht oder nicht richtig verwendet oder nicht richtig durch eine TSE schützt und dadurch eine Steuerverkürzung ermöglicht, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen (§ 379 Abs. 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO) [5].

Wenn die TSE ausfällt: Die Kasse darf laut Anwendungserlass weitergenutzt werden, der Ausfall ist zu dokumentieren und auf dem Beleg erkennbar zu machen; die Belegausgabepflicht bleibt bestehen [9].

Kaufkriterien: Worauf es in der Gastronomie ankommt

Tischverwaltung und Bonierung. Ein digitaler Tischplan und die Weitergabe von Bestellungen an Küche und Bar sind der Kern einer Gastro-Kasse. Bei ready2order stecken Tischplan und Funkbonierung im kostenpflichtigen Gastro-Paket [25], bei SumUp gehören Raumpläne und Tischverwaltung zum Abo „Kassensystem Plus“ [28]. Prüfen Sie, ob Ihr Wunschtarif diese Funktionen enthält.

Split-Bill und Trinkgeld. Getrennte Rechnungen nennen unter anderem Gastronovi, ready2order, SumUp und Tillhub ausdrücklich [17][25][28][31]. Trinkgeld ist für die Finanzverwaltung ein eigener Geschäftsvorfall [9]; die Kasse sollte es getrennt vom Umsatz erfassen können.

Kartenzahlung. Entscheidend sind der Prozentsatz pro Transaktion und ob ein fremdes Terminal angebunden werden kann. orderbird berechnet das PRO-Paket ohne orderbird-Kartenzahlung teurer (Paket S: 119,90 statt 99,90 Euro im Monat) [20].

Offline-Fähigkeit. Fragen Sie, was bei Internetausfall passiert. orderbird etwa gibt an, die Kasse lasse sich kurzzeitig ohne Internet nutzen, müsse aber mindestens einmal täglich synchronisiert werden; Kartenzahlung und Kassenbuch funktionieren offline dort nicht [23].

Hardware: Kauf oder Miete. Manche Anbieter verkaufen Geräte (orderbird MINI ab 149 Euro [22]), andere vermieten sie monatlich (Vectron SMART, z. B. POS 7 inkl. Drucker für 39,90 Euro im Monat [32]). Bei Gastronovi und SIDES laufen auch eigene Geräte, sofern sie die Mindestanforderungen erfüllen [17][26].

Vertragslaufzeit. Die Spanne reicht von monatlich kündbar (orderbird MINI Monatslizenz [22]) über drei Monate Mindestlaufzeit (Gastronovi Monatstarif [15]) bis zu Jahresabos mit automatischer Verlängerung (ready2order [25]) und Preisen, die an eine zwölfmonatige Laufzeit gebunden sind (orderbird PRO [20]).

DATEV-Schnittstelle. Einen DATEV-Export nennen orderbird (im Abo enthalten) [24], ready2order (im Kassenbuch-Paket) [25], Tillhub [31] und Vectron (im SMART-Paket) [32].

Support am Abend und am Wochenende. Gastronomie arbeitet, wenn Büros geschlossen haben. Lightspeed nennt Chat- und Telefon-Support rund um die Uhr [18], orderbird einen 24/7-Notfall-Support im PRO-Paket [20], Tillhub Kontaktzeiten Mo–Fr 8–20 Uhr und Sa/So 9–18 Uhr [31], Vectron eine Hotline Mo–Fr 9–17 Uhr plus Betreuung durch den Fachhändler vor Ort [33].

Anbieter-Überblick (alphabetisch, Stand 23.09.2026)

Alle Angaben stammen von den Websites der Anbieter. „MwSt. nicht angegeben“ heißt: Die Preisseite sagt nicht, ob netto oder brutto.

AnbieterZielgruppe (laut Anbieter)Preis abTSEHardwareBesonderheit (Kassenfunktion)
GastronoviGastronomie vom Café bis zur Kette [17]69 €/Monat je Lizenz (2.–5. Lizenz 59 €, ab 6. Lizenz 49 €); netto laut AGB [15][16]Cloud-TSE 14 €/Monat [15]Eigene Geräte oder über Gastronovi [17]Küchenmonitor im Kassenpreis enthalten; Tischplan, Rechnungssplitting [15][17]
Lightspeed RestaurantRestaurant, Bar, Café, Fine Dining, Systemgastronomie [18]89 €/Monat (Basic), jede weitere Lizenz 49 €; MwSt. nicht angegeben [18]Cloud-TSE; Preis nicht ausgewiesen [19]Stationär/Tablet; mobiles Gerät als Add-on [18]Support rund um die Uhr per Chat und Telefon [18]
orderbirdPRO: Gastronomie; MINI: mobile Gastronomie, Foodtrucks, Marktstände [20][22]PRO: 99,90 €/Monat netto (Paket S, 12 Monate, mit orderbird-Kartenzahlung) [20]; MINI: 39,90 €/Monat, MwSt. nicht angegeben [22]PRO: Online-TSE im Paket [20]; MINI: TSE integriert [22]iPad-basiert [34]; MINI-Gerät ab 149 € [22]DATEV-Export im Abo; 24/7-Notfall-Support (PRO) [20][24]
ready2orderGastronomie, Handel, Dienstleistung [25]35,90 €/Monat netto im Jahresabo pro Kassengerät; Gastro-Paket +23,90 €; einmalig 99 € Aktivierung [25]TSE-Paket 15,90 €/Monat netto, verpflichtend [25]iOS, Android, Windows, macOS [25]Gastro-Paket: Tischplan, Funkbonierung Küche/Bar, getrennte Rechnung [25]
SIDESRestaurants, Quick-Service- und Lieferbetriebe, Cafés/Bars, Foodtrucks [26]74 €/Monat (Basic Package); zzgl. einmaliger Onboarding-Gebühr; MwSt. nicht angegeben [26]Cloud-TSE [26]Eigene Geräte oder Partner-Hardware [26]Paketpreis statt Einzellizenzen; kein Testzeitraum, stattdessen Demo [26]
SumUpBar, Café, Restaurant, Foodtruck, Schnellrestaurant [30]Kassensoftware 0 €; „Kassensystem Plus“ 49 €/Monat zzgl. MwSt. [28][29]Integriert [28]SumUp-Terminals, Tablets, Drucker [30]Tischverwaltung und Küchenbons im Plus-Abo; Zahlungen aufteilen [28]
Tillhubu. a. Gastronomie, Imbiss, Café und Bar [31]POS Go ab 30 €/Monat, iPad-Kasse ab 69 €/Monat; MwSt. nicht angegeben; Details per Angebot [31]Bei POS Go inklusive [31]Mobil (POS Go mit Drucker und Kartenterminal) oder iPad [31]Tisch- und Raumplan, Splitzahlung, Trinkgeldfunktion, DATEV-Export [31]
Vectron (über Fachhändler)Gastronomie, Bäckerei, Metzgerei, Hotellerie [33]SMART: Grundgebühr 34,90 €/Monat plus Hardware-Miete (z. B. POS 7 mit Drucker 39,90 €/Monat); MwSt. nicht angegeben [32]Über Fachhändler [32]Stationäre und mobile Kassen, Miete oder Kauf [32]Installation, Programmierung und Support über lokalen Fachhändler [32]

Einige Anbieter bieten zusätzlich Reservierung, Online-Bestellung oder QR-Bestellung an. Diese Module haben wir nicht bewertet; beschrieben ist nur die Kassenfunktion.

Was kostet ein Kassensystem in der Gastronomie?

Software-Abo: Die öffentlich genannten Einstiegspreise reichen von 0 Euro (SumUp-Basissoftware ohne Gastro-Funktionen) über 49 Euro (SumUp Plus), 69 Euro (Gastronovi) und 89 Euro (Lightspeed Basic) bis 99,90 Euro netto (orderbird PRO Paket S) im Monat [15][18][20][28]. Weitere Geräte kosten meist extra, etwa 49 Euro je Lizenz bei Lightspeed [18].

Rechenbeispiel ready2order (Jahresabo, netto): 35,90 € Kasse + 23,90 € Gastro-Paket + 15,90 € TSE-Paket = 75,70 Euro im Monat, dazu einmalig 99 Euro Aktivierung und die Hardware [25].

Hardware: Ein orderbird-MINI-Gerät kostet laut Anbieter ab 149 Euro [22]; für stationäre Hardware nennen die Anbieter meist nur Preise auf Anfrage. Das BMF setzt in seinem Referentenentwurf für eine günstige stationäre Kasse rund 400 Euro an (Mittelwert 575 Euro), für ein geeignetes Tablet ebenfalls rund 400 Euro [14].

TSE: Cloud-TSE als Aufpreis kostet 14 Euro (Gastronovi) oder 15,90 Euro netto (ready2order) im Monat [15][25]; bei orderbird PRO und Tillhub POS Go ist sie laut Anbieter im Preis enthalten [20][31]. Das BMF rechnet mit 93 Euro jährlich je TSE [14].

Kartenzahlung: Belegte Sätze pro Transaktion: 0,79 % (SumUp „Zahlungen Plus“ für 19 Euro im Monat), 1,09–1,49 % (orderbird MINI), 1,23 % (ready2order readyPay), 1,29 % (Vectron; Amex 1,9 %), 1,39 % (SumUp Standard) [22][25][29][32].

Einmalkosten: Aktivierungs- oder Onboarding-Gebühren (z. B. 99 Euro bei ready2order, bei SIDES „einmalige Gebühr“ ohne öffentliche Höhe) sowie optional Einrichtungsservices [25][26].

Welche Kasse für welchen Betrieb?

Imbiss

Meist genügt ein Gerät an der Theke oder ein mobiles Gerät mit eingebautem Drucker. Eine offene Ladenkasse ist derzeit noch zulässig [14]. Wer elektronisch kassiert, muss Belege ausgeben; eine Befreiung gibt es nur im Einzelfall bei sachlicher Härte – die Kosten der Belegausgabe allein reichen dafür nicht [9]. Achten Sie auf schnelle Bedienung, Außer-Haus-Steuersätze und eine TSE ohne Aufpreis.

Café

Theke plus wenige Tische: wichtig sind Split-Bill, Trinkgeld am Kartenterminal und eine Kasse, die ohne Tischplan zügig kassiert. Mobile Terminals sparen Laufwege.

Restaurant

Hier zählen Tischplan, Gänge, Bonierung an Küche und Bar sowie mehrere Geräte für den Service. Rechnen Sie den Preis je zusätzlicher Lizenz mit ein. Denken Sie an die TSE-Absicherung länger offener Tischbestellungen [9].

Bar

Viele kleine Buchungen in kurzer Zeit und späte Öffnungszeiten: Achten Sie auf schnelle Artikeltasten, offene Deckel pro Gast, Happy-Hour-Preise (bei ready2order und Tillhub genannt [25][31]) und Support, der nach 22 Uhr erreichbar ist.

Häufige Fragen

Brauche ich in der Gastronomie eine Registrierkasse? Nein, derzeit nicht. Eine offene Ladenkasse ist zulässig; wer aber elektronisch kassiert, braucht eine zertifizierte TSE und muss Belege ausgeben [1][14]. Ein BMF-Referentenentwurf vom 7. August 2026 sieht eine Kassenpflicht ab 1. Januar 2028 für Betriebe vor, die 2027 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielen – beschlossen ist das noch nicht [13][14].

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie? Die Software kostet je nach Anbieter und Funktionsumfang zwischen 0 und rund 100 Euro im Monat für den Einstieg, plus Gebühren für zusätzliche Geräte, TSE und Kartenzahlung [15][18][20][28]. Hardware gibt es zum Kauf, etwa ab 149 Euro für ein mobiles Gerät, oder zur Miete ab einigen Euro im Monat [22][32].

Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden? Ja. Elektronische Kassen sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme elektronisch mitzuteilen, über „Mein ELSTER“ oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle [1][11]. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis 31. Juli 2025 zu melden [11].

Was ist die DSFinV-K? Die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ legt fest, wie Kassendaten für Kassen-Nachschau und Außenprüfung einheitlich exportiert werden [10]. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern veröffentlicht; aktuell ist Version 2.4, Version 2.3 reicht laut BZSt weiterhin aus [10].

Kann ich trotz elektronischer Kasse auf den Papierbon verzichten? Der Beleg darf mit Zustimmung des Gastes elektronisch bereitgestellt werden, etwa als QR-Code auf dem Display [8][9]. Ein Verzicht auf die Belegausgabe ist nur mit Befreiung durch das Finanzamt im Einzelfall möglich [1][9].

Was passiert, wenn die TSE ausfällt? Die Kasse darf weiter genutzt werden, bis der Fehler behoben ist. Ausfallzeit und Grund sind zu dokumentieren, der Ausfall muss auf dem Beleg erkennbar sein, und die Ursache ist unverzüglich zu beheben [9].

Weiterlesen bei GastroDok

So haben wir verglichen

  • Kriterien: Zielgruppe, öffentlich genannter Einstiegspreis, TSE-Lösung und -Kosten, Hardware (Kauf/Miete), Gastro-Funktionen (Tischplan, Bonierung, Split-Bill, Trinkgeld), Kartenzahlungsgebühren, Vertragslaufzeit, DATEV-Export, Support-Zeiten.
  • Quellen: ausschließlich Websites, Preisseiten und AGB der Anbieter sowie Gesetzestexte und Veröffentlichungen von BMF, BZSt und Landesfinanzverwaltungen. Was dort nicht steht, haben wir nicht eingetragen.
  • Stand: 23. September 2026. Preise ändern sich; maßgeblich ist das Angebot des Anbieters.
  • Keine Tests: Wir haben die Kassen nicht im Betrieb getestet und vergeben keine Noten oder Siegel.
  • Reihenfolge: alphabetisch.
  • Transparenz: Mit einigen Anbietern bestehen oder entstehen Partnerprogramme. Links dazu sind als Anzeige gekennzeichnet. Auf Auswahl, Reihenfolge und Inhalt der Angaben hat das keinen Einfluss.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.

Quellen

  1. Gesetze und Verwaltung[1] § 146a AO – Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146a.html
  2. [2] § 146 AO – Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146.html
  3. [3] § 146b AO – Kassen-Nachschau: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__146b.html
  4. [4] § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen: https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
  5. [5] § 379 AO – Steuergefährdung (Bußgeldrahmen): https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__379.html
  6. [6] § 1 KassenSichV – Elektronische Aufzeichnungssysteme: https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__1.html
  7. [7] § 4 KassenSichV – Einheitliche digitale Schnittstelle: https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__4.html
  8. [8] § 6 KassenSichV – Anforderungen an den Beleg: https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__6.html
  9. [9] BMF-Schreiben vom 30.06.2023, Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO (Nr. 1.10.2, 1.11, 1.14, 2.2.3.6.2, 2.5.6–2.5.11, 2.7): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2023-06-30-AEAO-Par-146-AO.pdf?__blob=publicationFile&v=2
  10. [10] BZSt – Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K): https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Aussenpruefungen/DigitaleSchnittstelleFinV/digitaleschnittstellefinv.html
  11. [11] Landesamt für Steuern Niedersachsen – Mitteilungen über elektronische Aufzeichnungssysteme: https://lstn.niedersachsen.de/steuer/mitteilungen-uber-die-elektronischen-aufzeichnungssysteme-meldeverpflichtung-nach-146a-absatz-4-abgabenordnung-237512.html
  12. [12] ELSTER – Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO), mit Verweis auf BMF-Schreiben vom 28.06.2024: https://www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/aufzeichnung146a
  13. [13] BMF – Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht … (Referentenentwurf, 07.08.2026): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/21_Legislaturperiode/2026-08-07-G-Kassenpflicht/0-Gesetz.html
  14. [14] BMF – Referentenentwurf (PDF, Bearbeitungsstand 05.08.2026; § 146b AO-E, Übergangsregelung, Erfüllungsaufwand): https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Gesetzestexte/Gesetze_Gesetzesvorhaben/Abteilungen/Abteilung_IV/21_Legislaturperiode/2026-08-07-G-Kassenpflicht/1-Referentenentwurf.pdf?__blob=publicationFile&v=2
  15. Anbieter[15] Gastronovi – Preise: https://www.gastronovi.com/de/preise/
  16. [16] Gastronovi – AGB (Ziff. 1.5.1: Preise zzgl. USt.): https://www.gastronovi.com/agb/
  17. [17] Gastronovi – Kassensystem: https://www.gastronovi.com/produkte/point-of-sale/kassensystem/
  18. [18] Lightspeed – Preise Restaurant: https://www.lightspeedhq.de/kassensystem/restaurant/preise/
  19. [19] Lightspeed – TSE Kasse für Gastronomie: https://www.lightspeedhq.de/kassensystem/restaurant/tse/
  20. [20] orderbird PRO – Preise: https://www.orderbird.com/de/preise-gastronomie-kassensystem
  21. [21] orderbird – Pricing (englische Fassung, Hardware „from 499,00 €“): https://www.orderbird.com/en/pricing
  22. [22] orderbird MINI – Preise & Lizenzen: https://www.orderbird.com/de/mini-preise-lizenzen
  23. [23] orderbird Support – Arbeiten ohne Internet: https://support.orderbird.com/de_DE/orderbird-pro-nicht-ohne-internet
  24. [24] orderbird – DATEV-Schnittstelle: https://www.orderbird.com/de/datenexport-steuerberater
  25. [25] ready2order – Preise (Deutschland, „Alle Preise exkl. MwSt.“): https://ready2order.com/de/preise/
  26. [26] SIDES – Pakete & Preise: https://www.get-sides.de/pakete-preise
  27. [27] SIDES – AGB (Ziff. 7.1: Angebotspreise netto): https://www.get-sides.de/agb
  28. [28] SumUp – Kassensystem: https://www.sumup.com/de-de/sumup-kassensystem/
  29. [29] SumUp – Preise: https://www.sumup.com/de-de/preise/
  30. [30] SumUp – Restaurants & Cafés: https://www.sumup.com/de-de/geschaeftsarten/restaurants-cafes/
  31. [31] Tillhub – Preise: https://www.tillhub.de/preise/
  32. [32] Vectron – Preise (VECTRON SMART, Preislisten): https://www.vectron-systems.com/de/preisliste/
  33. [33] Vectron – Startseite (Fachhändler, Hotline-Zeiten, Branchen): https://www.vectron-systems.com/de/
  34. [34] orderbird – Kassensystem (iPad-Kasse, Funkbonieren): https://www.orderbird.com/de/kasse ---

Hinweis zu Werbung und Partnerlinks