Gutscheine in der Gastronomie: Gültigkeit, Mehrwertsteuer, Vorlage (2026)
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Gutscheine im Restaurant sind Inhaberpapiere und drei Jahre gültig (§§ 195, 199 BGB) — eine kürzere Befristung ist nur angemessen zulässig. Umsatzsteuerlich entscheidet die Art: Ein Einzweckgutschein (nur Speisen, 7 %) wird sofort versteuert, ein Mehrzweckgutschein (Speisen und Getränke gemischt) erst bei Einlösung. Seit 1.1.2026 gelten dauerhaft 7 % auf Speisen im Haus und 19 % auf Getränke — die Abgrenzung ist wichtiger denn je (siehe Mehrwertsteuer Gastronomie).
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Wie lange ist ein Gutschein gültig?
Wertgutscheine unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Die Frist beginnt gemäß § 199 BGB mit dem Ende des Jahres der Ausstellung — Ausstellungsjahr plus drei volle Kalenderjahre. Kürzere Fristen in AGB sind nur angemessen zulässig; zu kurze Befristungen bei Wertgutscheinen hält die Rechtsprechung nach § 307 BGB für unwirksam.
| Ausstellung | Verjährung beginnt | Gültig bis |
|---|---|---|
| März 2026 | 31.12.2026 | 31.12.2029 |
| Dezember 2026 | 31.12.2026 | 31.12.2029 |
| Januar 2027 | 31.12.2027 | 31.12.2030 |
| Aktions-/Rabattgutschein | — | kürzere Frist möglich (sachlich gerechtfertigt) |
Rechtstext: § 195 BGB. Verbraucher-Übersicht: Verbraucherzentrale — Gutscheine.
Restwert nach Ablauf
Ist nur eine (zu kurze) Befristung abgelaufen, die dreijährige Verjährung aber noch nicht, kann ein Wertersatzanspruch bestehen — der Wirt darf den entgangenen Gewinn einbehalten, muss aber den Warenwert erstatten. Nach vollständiger Verjährung besteht kein Anspruch mehr. Eine pauschale Auszahlungspflicht des Gutschein betrags gibt es nicht, weder vor noch nach Ablauf.
In der Praxis lohnt sich eine kulante Weiterakzeptanz auch knapp über die Frist hinaus — der PR-Schaden für einen aggressiv eingezogenen Gutschein ist meist höher als der eingesparte Umsatz. Die Buchung verfallener Gutscheine ist ertragswirksam.
Umsatzsteuer: Einzweck oder Mehrzweck?
Seit 2019 unterscheidet § 3 Abs. 13–15 UStG zwei Gutschein-Typen: Beim Einzweckgutschein stehen Leistungsart und Steuersatz bei Ausgabe fest — die Umsatzsteuer entsteht sofort. Beim Mehrzweckgutschein fehlt eine dieser Angaben — die Umsatzsteuer entsteht erst bei Einlösung. Mit dauerhaft 7 % auf Speisen im Haus und 19 % auf Getränke ab 1.1.2026 ist die Abgrenzung in der Gastronomie entscheidend.
| Merkmal | Einzweckgutschein | Mehrzweckgutschein |
|---|---|---|
| Leistungsart | steht fest | offen |
| Steuersatz | steht fest | offen |
| Beispiel Gastro | Gutschein „für 3-Gang-Menü“ (7 %) | Gutschein „über 50 € einlösbar“ (Speisen + Getränke) |
| USt entsteht | bei Ausgabe | bei Einlösung |
| Bei Nichteinlösung | USt bleibt | keine USt |
| Buchhalterisch | sofort Erlöskonto | Verbindlichkeit bis Einlösung |
Rechtstext: § 3 UStG. Für die Speisenkalkulation mit den neuen Sätzen siehe Speisekarten-Kalkulation.
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Die Buchung folgt dem Gutschein-Typ. Beim Mehrzweckgutschein wird der Verkauf als Verbindlichkeit ohne Umsatzsteuer erfasst — die Umsatzsteuer entsteht erst bei Einlösung mit dem tatsächlichen Steuersatz. Beim Einzweckgutschein fällt die Umsatzsteuer sofort mit Verkauf an. Die TSE-Erfassung und GoBD-Regeln gelten für beide Vorgänge, verfallene Gutscheine werden ertragswirksam ausgebucht.
| Vorgang | Einzweckgutschein | Mehrzweckgutschein |
|---|---|---|
| Ausgabe | Erlöskonto + USt (7 %) | Verbindlichkeit ohne USt |
| Einlösung | Verrechnung, keine erneute USt | Erlös + USt (7 % / 19 %) |
| Kassenerfassung | TSE-konform als Umsatz | TSE-konform als Nicht-Umsatz-Vorgang |
| Verfall (nach 3 Jahren) | keine USt-Korrektur | Auflösung der Verbindlichkeit ertragswirksam |
| Beleg | fortlaufende Gutscheinnummer | fortlaufende Gutscheinnummer |
Zur laufenden Kassenführung: Kassenführung nach GoBD und Kassenbuch-Vorlage.
Der rechtssichere Gutschein: Pflichtangaben
Ein rechtssicherer Gutschein enthält Aussteller, Wert oder konkrete Leistung, Ausstelldatum, gegebenenfalls eine angemessene Gültigkeit und eine fortlaufende Nummer als Schutz gegen Mehrfacheinlösung. Bei Städte- oder Portalgutscheinen ist zusätzlich die Beziehung zwischen Aussteller und einlösendem Betrieb zu klären — Sie sind hier nur „Erfüllungsgehilfe“ und rechnen intern mit dem Portal ab.
- Aussteller inkl. Rechtsform, Anschrift, Steuernummer
- Wert (Wertgutschein) oder konkrete Leistung (Erlebnisgutschein)
- Ausstelldatum und, sofern gewünscht, angemessene Gültigkeit
- Fortlaufende Nummer für die Registrierung
- Hinweis, ob Restbetrag auszahlbar ist
- Bei Personalisierung: Name, Sperr- und Ersatzregelung
Weitere Vorlagen und Muster in der Vorlagen-Übersicht.
Hinweis: Dieser Beitrag informiert zum deutschen Zivil-, Umsatz- steuer- und Handelsrecht auf Grundlage der genannten Vorschriften. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
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Häufige Fragen
- Wie lange ist ein Gastro-Gutschein gültig?
- Ein Wertgutschein unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt nach § 199 BGB am Ende des Jahres der Ausstellung — ein im Mai 2026 ausgestellter Gutschein verjährt also mit Ablauf des 31.12.2029. Kürzere Fristen sind nur bei sachlicher Rechtfertigung wirksam.
- Darf ich Gutscheine befristen?
- Nur in angemessenem Umfang. Zu kurze Befristungen in AGB sind nach § 307 BGB unwirksam, das OLG München hat 1-Jahres-Fristen bei Wertgutscheinen verworfen. Als angemessen gelten in der Rechtsprechung häufig drei Jahre; kürzere Fristen sind bei besonderen Aktionen (Rabatt-, Erlebnisgutscheine) möglich.
- Welche Mehrwertsteuer gilt bei Gutscheinen?
- Bei einem Einzweckgutschein (Leistungsart und Steuersatz stehen bei Ausgabe fest) fällt die Umsatzsteuer sofort mit der Ausgabe an — bei reinem Speisen-Gutschein also 7 %. Ein Mehrzweckgutschein (z. B. für alles im Haus, inklusive Getränke) wird erst bei Einlösung mit dem tatsächlichen Steuersatz versteuert.
- Muss ich Restgeld auszahlen?
- Nein, automatisch nicht. Solange die Verjährung nicht abgelaufen ist, muss ein Wertgutschein zwar akzeptiert werden — eine Auszahlung von Restbeträgen ist aber nur geschuldet, wenn dies vereinbart wurde. Ist nur eine (zu kurze) Befristung abgelaufen, kann Wertersatz verlangt werden; der Wirt darf den entgangenen Gewinn behalten.
- Gutschein verloren — Ersatz?
- Bei einem klassischen Wert-Gutschein als Inhaberpapier besteht in der Regel kein Ersatzanspruch bei Verlust — wer ihn vorlegt, ist berechtigt. Bei personalisierten Gutscheinen mit Nummer und Registrierung kann der Aussteller den verlorenen Gutschein sperren und einen neuen ausstellen; regeln Sie das in den Gutschein-Bedingungen.