E-Rechnung in der Gastronomie: Pflichten und Fristen 2025 bis 2028
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Seit dem 1.1.2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich — zunächst nur als Empfangspflicht, gestaffelt dann als Ausstellungspflicht. Auch Restaurants, Cafés und Cateringbetriebe sind betroffen, weil sie Lieferantenrechnungen empfangen und selbst B2B-Umsätze (Firmen-Bewirtung, Catering) fakturieren. Diese Seite fasst die verifizierten Fristen und die praktische Bedeutung für Gastronomen zusammen. Wie Sie Belege und Kasse dazu passend dokumentieren, zeigt die Kassenführung nach GoBD.
Das Wichtigste in Kürze
Ab 1. Januar 2027 müssen Gastronomen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen – es sei denn, ihr Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 19 Abs. 2 UStG, netto) lag bei höchstens 800.000 €: Dann bleiben Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen noch bis Ende 2027 erlaubt (§ 27 Abs. 38 UStG). Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025 empfangen können (§ 14 Abs. 1 Satz 5 i. V. m. Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) und Rechnungen an Privatgäste.
Rechtsgrundlage und Kernidee
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und ist im Umsatzsteuergesetz (§§ 14, 27 UStG) und der begleitenden BMF-FAQ zur E-Rechnung geregelt. Eine E-Rechnung ist ein Rechnungsformat, das nach der europäischen Norm EN 16931 strukturiert ist (typische Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1). PDF- oder Papierrechnungen fallen nicht darunter — sie dürfen aber während der Übergangsfrist noch verwendet werden.
Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. Der klassische Restaurantgast (Endverbraucher, B2C) ist von der Ausstellungspflicht nicht betroffen. Sobald jedoch ein Unternehmen Rechnungsempfänger ist — z. B. eine Firmenfeier oder ein Catering-Auftrag —, greift die Pflicht. Catering an Firmen ist B2B (E-Rechnungspflicht nach den Fristen oben), Catering für Privatfeiern nicht. Behörden und Vereine ohne Unternehmereigenschaft: Rechnungspflicht, aber keine E-Rechnungspflicht nach UStG; XRechnung für öffentliche Auftraggeber regelt das Vergaberecht.
Fristen im Überblick
| Leistung ausgeführt | Rechnung an Unternehmen darf sein | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| ab 1.1.2025 | Empfang einer E-Rechnung muss möglich sein (keine Zustimmung nötig) | § 14 Abs. 1 Satz 5, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| 1.1.2025 – 31.12.2026 | Papier; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers; oder E-Rechnung | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 1.1.2027 – 31.12.2027 | Papier/PDF nur bei Gesamtumsatz des Vorjahres (§ 19 Abs. 2 UStG) ≤ 800.000 € (PDF mit Zustimmung); EDI-Verfahren mit Zustimmung; sonst E-Rechnung | § 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnung | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| dauerhaft ausgenommen | Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto; Rechnungen von Kleinunternehmern | § 33 Satz 4, § 34a UStDV |
Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung; zusätzlich muss die Rechnung innerhalb der Übergangsfrist übermittelt werden (§ 27 Abs. 38 UStG). Beispiel: Catering im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027 – dann gilt die Regel für 2027. Stand der Rechtsgrundlagen: abgerufen am 06.10.2026 auf gesetze-im-internet.de. Keine Steuerberatung.
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Wichtige Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Gesamtbetrag) sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — inklusive Umsatzsteuer. Für den typischen Bewirtungsbeleg im Restaurant bleibt damit der bewährte Papier- bzw. PDF-Beleg zulässig; die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg gelten unverändert. Wie sich die E-Rechnung in die übrigen Digitalpflichten einfügt, zeigt der Überblick Das digitale Restaurant.
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht seit 1.1.2025 gilt aber auch für sie.
- B2C-Umsätze (Rechnung an Endverbraucher) unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
Was Gastronomen jetzt tun sollten
- Empfang absichern. Ein zentrales, dauerhaft erreichbares E-Mail-Postfach (z. B. rechnungen@ihrbetrieb.de) einrichten. Kein persönliches Postfach eines Mitarbeitenden nutzen — das Postfach muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überdauern.
- Belegablage vorbereiten. XRechnungen (XML) und hybride ZUGFeRD-Belege sicher archivieren — nach GoBD unveränderbar, maschinell auswertbar. Das gehört in die Verfahrensdokumentation des Betriebs.
- Kassenbuch und Buchhaltungssoftware prüfen. Kann die verwendete Software E-Rechnungen einlesen und die Daten in die Buchführung übernehmen? Wenn nein, mit dem Softwareanbieter oder Steuerberater klären.
- Eigene Ausstellung planen. Für B2B-Rechnungen (Firmenfeiern, Catering, Dauerkunden) mit dem Steuerberater festlegen, ab wann Sie auf E-Rechnung umstellen. Spätester Zeitpunkt: 1.1.2028; kleinere Betriebe können die Umsatzgrenze von 800.000 € nutzen und bis Ende 2027 warten.
- Kleinbetragsregel intern klarstellen. Mitarbeitende an der Kasse müssen verstehen, dass Bewirtungsbelege unter 250 € keiner E-Rechnung bedürfen — sonst entstehen unnötige Zusatzprozesse.
Worauf Sie bei der Buchhaltungssoftware achten sollten
- Empfang von E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD
- GoBD-konformes Archiv über die volle Aufbewahrungsfrist
- Zugang für Ihre Steuerberatung
- Übernahme der Kassendaten aus der TSE-Kasse
Diese Punkte erfüllen mehrere Anbieter; die folgende Anzeige ist ein Beispiel, kein Testergebnis.
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Praxisbeispiele
Beispiel 1 — Lieferantenrechnung Getränkegroßhandel: Der Lieferant stellt ab 2025 eine XRechnung aus. Sie müssen diese empfangen und ordnungsgemäß archivieren können — unabhängig davon, ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen.
Beispiel 2 — Firmenweihnachtsfeier über 250 €: Das buchende Unternehmen ist B2B-Kunde. Sobald die Ausstellungspflicht greift (spätestens ab 2028, ggf. bereits 2027), muss die Rechnung als E-Rechnung erstellt werden.
Beispiel 3 — klassischer Restaurantabend, Rechnung 120 €: Fällt unter die Kleinbetragsregel (< 250 €). Der Papier- bzw. Kassenbon reicht dauerhaft — auch wenn der Gast auf Firmenrechnung isst – solange der Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnung, § 33 UStDV). Darüber gelten die Fristen der Tabelle, wenn ein Unternehmen Leistungsempfänger ist.
Häufige Fehler
- PDF für E-Rechnung halten. Ein unstrukturiertes PDF ist keine E-Rechnung — es ist während der Übergangsfrist nur eine „sonstige Rechnung“.
- Empfangs-Postfach zu spät eingerichtet. Die Empfangspflicht gilt seit 1.1.2025 ohne Übergang — Lieferanten dürfen bereits jetzt E-Rechnungen versenden.
- Ausstellung „vorsorglich“ für Kleinbeträge. Erhöht ohne Grund den Aufwand — Kleinbeträge sind dauerhaft ausgenommen.
- Kein Archivierungskonzept. E-Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO), unveränderbar nach GoBD. Ein Ordner im Postfach reicht dafür nicht aus.
Kassenprozess, Rechnungseingang und Belegablage sauber dokumentiert — Mustervorlage zum Ausfüllen.
Häufige Fragen
- Muss ein Restaurant ab 2025 E-Rechnungen stellen?
- Ab 1. Januar 2027 müssen Gastronomen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen – es sei denn, ihr Gesamtumsatz im Vorjahr (§ 19 Abs. 2 UStG, netto) lag bei höchstens 800.000 €: Dann bleiben Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen noch bis Ende 2027 erlaubt (§ 27 Abs. 38 UStG). Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025 empfangen können (§ 14 Abs. 1 Satz 5 i. V. m. Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) und Rechnungen an Privatgäste.
- Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Bewirtungsbelege unter 250 €?
- Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (Gesamtbetrag) sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für den klassischen Bewirtungsbeleg unter 250 € genügt weiterhin der herkömmliche Papier- oder PDF-Beleg mit den Pflichtangaben.
- Was gilt für Kleinunternehmer?
- Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Die Empfangspflicht seit 1.1.2025 gilt aber auch für sie — als erster Schritt dient ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen.
- Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
- Nein. Eine PDF ist im Sinne der neuen Norm keine E-Rechnung — E-Rechnung ist ein strukturiertes Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1) nach EN 16931. Während der Übergangsfrist bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für kleinere Unternehmen) darf jedoch weiterhin Papier oder PDF ausgestellt werden.
- Was muss ich als Gastronom jetzt tun?
- Erstens: Empfang sicherstellen — ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten und die Software/DMS auf E-Rechnungs-Import (XRechnung/ZUGFeRD) vorbereiten. Zweitens: Prüfen, ab wann Sie selbst ausstellen müssen (spätestens ab 2028). Drittens: Kleinbetragsregel für Bewirtungsbelege beachten.
Quellen
Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.