E-Rechnung in der Gastronomie: Pflichten und Fristen 2025 bis 2028
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Seit dem 1.1.2025 gilt in Deutschland die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich — zunächst nur als Empfangspflicht, gestaffelt dann als Ausstellungspflicht. Auch Restaurants, Cafés und Cateringbetriebe sind betroffen, weil sie Lieferantenrechnungen empfangen und selbst B2B-Umsätze (Firmen-Bewirtung, Catering) fakturieren. Diese Seite fasst die verifizierten Fristen und die praktische Bedeutung für Gastronomen zusammen.
Rechtsgrundlage und Kernidee
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und ist im Umsatzsteuergesetz (§§ 14, 27 UStG) und der begleitenden BMF-FAQ zur E-Rechnung geregelt. Eine E-Rechnung ist ein Rechnungsformat, das nach der europäischen Norm EN 16931 strukturiert ist (typische Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1). PDF- oder Papierrechnungen fallen nicht darunter — sie dürfen aber während der Übergangsfrist noch verwendet werden.
Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. Der klassische Restaurantgast (Endverbraucher, B2C) ist von der Ausstellungspflicht nicht betroffen. Sobald jedoch ein Unternehmen Rechnungsempfänger ist — z. B. eine Firmenfeier oder ein Catering-Auftrag —, greift die Pflicht.
Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen — ohne Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach zum Empfang genügt. |
| Bis Ende 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen dürfen von allen Unternehmen weiter ausgestellt werden (Übergangsregelung). |
| Bis Ende 2027 | Papier/PDF weiterhin zulässig für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. EDI-Verfahren zwischen Vertragspartnern ebenfalls bis Ende 2027. |
| Ab 1.1.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen (soweit nicht durch Kleinbetrag- oder Kleinunternehmerregel ausgenommen). |
Wichtige Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — inklusive Trinkgeld und Umsatzsteuer. Für den typischen Bewirtungsbeleg im Restaurant bleibt damit der bewährte Papier- bzw. PDF-Beleg zulässig; die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg gelten unverändert.
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht seit 1.1.2025 gilt aber auch für sie.
- B2C-Umsätze (Rechnung an Endverbraucher) unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
Was Gastronomen jetzt tun sollten
- Empfang absichern. Ein zentrales, dauerhaft erreichbares E-Mail-Postfach (z. B. rechnungen@ihrbetrieb.de) einrichten. Kein persönliches Postfach eines Mitarbeitenden nutzen — das Postfach muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überdauern.
- Belegablage vorbereiten. XRechnungen (XML) und hybride ZUGFeRD-Belege sicher archivieren — nach GoBD unveränderbar, maschinell auswertbar. Das gehört in die Verfahrensdokumentation des Betriebs.
- Kassenbuch und Buchhaltungssoftware prüfen. Kann die verwendete Software E-Rechnungen einlesen und die Daten in die Buchführung übernehmen? Wenn nein, mit dem Softwareanbieter oder Steuerberater klären.
- Eigene Ausstellung planen. Für B2B-Rechnungen (Firmenfeiern, Catering, Dauerkunden) mit dem Steuerberater festlegen, ab wann Sie auf E-Rechnung umstellen. Spätester Zeitpunkt: 1.1.2028; kleinere Betriebe können die Umsatzgrenze von 800.000 € nutzen und bis Ende 2027 warten.
- Kleinbetragsregel intern klarstellen. Mitarbeitende an der Kasse müssen verstehen, dass Bewirtungsbelege unter 250 € keiner E-Rechnung bedürfen — sonst entstehen unnötige Zusatzprozesse.
Praxisbeispiele
Beispiel 1 — Lieferantenrechnung Getränkegroßhandel: Der Lieferant stellt ab 2025 eine XRechnung aus. Sie müssen diese empfangen und ordnungsgemäß archivieren können — unabhängig davon, ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen.
Beispiel 2 — Firmenweihnachtsfeier über 250 €: Das buchende Unternehmen ist B2B-Kunde. Sobald die Ausstellungspflicht greift (spätestens ab 2028, ggf. bereits 2027), muss die Rechnung als E-Rechnung erstellt werden.
Beispiel 3 — klassischer Restaurantabend, Rechnung 120 €: Fällt unter die Kleinbetragsregel (< 250 €). Der Papier- bzw. Kassenbon reicht dauerhaft — auch wenn der Gast auf Firmenrechnung isst, weil § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung) hier greift.
Häufige Fehler
- PDF für E-Rechnung halten. Ein unstrukturiertes PDF ist keine E-Rechnung — es ist während der Übergangsfrist nur eine „sonstige Rechnung“.
- Empfangs-Postfach zu spät eingerichtet. Die Empfangspflicht gilt seit 1.1.2025 ohne Übergang — Lieferanten dürfen bereits jetzt E-Rechnungen versenden.
- Ausstellung „vorsorglich“ für Kleinbeträge. Erhöht ohne Grund den Aufwand — Kleinbeträge sind dauerhaft ausgenommen.
- Kein Archivierungskonzept. E-Rechnungen müssen nach GoBD 10 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner im Postfach reicht dafür nicht aus.
Verfahrensdokumentation Kasse — passt zur E-Rechnung
Kassenprozess, Rechnungseingang und Belegablage sauber dokumentiert — betriebsfertige Vorlage.
Häufige Fragen
- Muss ein Restaurant ab 2025 E-Rechnungen stellen?
- Empfangen ja — seit 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für die Ausstellung gilt eine Übergangsregelung: Papier- oder PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 für alle Unternehmen weiter zulässig, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.
- Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Bewirtungsbelege unter 250 €?
- Nein. Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für den klassischen Bewirtungsbeleg unter 250 € genügt weiterhin der herkömmliche Papier- oder PDF-Beleg mit den Pflichtangaben.
- Was gilt für Kleinunternehmer?
- Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Die Empfangspflicht seit 1.1.2025 gilt aber auch für sie — ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
- Nein. Eine PDF ist im Sinne der neuen Norm keine E-Rechnung — E-Rechnung ist ein strukturiertes Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1) nach EN 16931. Während der Übergangsfrist bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027 für kleinere Unternehmen) darf jedoch weiterhin Papier oder PDF ausgestellt werden.
- Was muss ich als Gastronom jetzt tun?
- Erstens: Empfang sicherstellen — ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten und die Software/DMS auf E-Rechnungs-Import (XRechnung/ZUGFeRD) vorbereiten. Zweitens: Prüfen, ab wann Sie selbst ausstellen müssen (spätestens ab 2028). Drittens: Kleinbetragsregel für Bewirtungsbelege beachten.