Offene Ladenkasse führen: Regeln, Pflichten & Tagesablauf 2026
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Die offene Ladenkasse ist erlaubt, aber prüfungssensibel. Wer ohne elektronisches Kassensystem kassiert, muss Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), in der Praxis mit einem täglichen Kassenbericht, der die Tageslosung aus dem gezählten Kassenbestand retrograd ermittelt. Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß oder bestehen Zweifel an ihrer Richtigkeit, kann das Finanzamt sie verwerfen (§ 158 AO) und schätzen (§ 162 Abs. 2 AO).
Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie der tägliche Kassenbericht aufgebaut ist, wie retrograd gerechnet wird und welche Muster Prüfer sofort erkennen. Zum Kassenbuch selbst siehe Kassenbuch führen; zur GoBD-Gesamtdokumentation Kassenführung nach GoBD. Die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) gilt nur für elektronische Kassen, nicht für die offene Ladenkasse. Bewirten Ihre Gäste Geschäftspartner, brauchen sie für den Betriebsausgabenabzug eine Rechnung mit bestimmten Pflichtangaben und einen Bewirtungsbeleg; beides erklärt die Seite Bewirtungsbeleg Vordruck (PDF).
Das Wichtigste in Kürze
Wer ohne elektronisches Kassensystem kassiert, muss Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), in der Praxis mit einem täglichen Kassenbericht, der die Tageslosung aus dem gezählten Kassenbestand retrograd ermittelt. Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß oder bestehen Zweifel an ihrer Richtigkeit, kann das Finanzamt sie verwerfen (§ 158 AO) und schätzen (§ 162 Abs. 2 AO). Fehlt eines dieser Elemente, drohen Zuschätzungen nach § 162 AO. Die Tages-Routine aus Zählen, Rechnen und Unterschreiben ist der Kern einer nachprüfbaren Kassenführung.
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Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist jede Bargeldkasse ohne elektronische Registrierkasse — klassisch die Geldschublade mit Zählbrett. Sie ist zulässig, weil in Deutschland keine allgemeine Registrierkassenpflicht besteht. Sobald aber eine elektronische Kasse eingesetzt wird, greift die TSE-Pflicht nach § 146a AO.
Für Betriebe über 100.000 Euro Umsatz sieht ein Regierungsentwurf ab 2028 eine Kassenpflicht vor (noch nicht beschlossen).
In der Praxis nutzen kleinere Betriebe wie Kioske, Bäckereien mit Straßenverkauf, Imbisse mit hohem Bar-Umsatz und Vereine die offene Ladenkasse. Der Aufwand ist geringer bei der Anschaffung, dafür deutlich höher in der täglichen Dokumentation.
Die Kassenbericht-Vorlage für die offene Ladenkasse (PDF) – kostenlos per E-Mail.
Der tägliche Kassenbericht — retrograde Ermittlung
Bei offener Ladenkasse wird die Tageslosung nicht durch Einzelaufzeichnung, sondern retrograd aus dem gezählten Kassenbestand ermittelt. Die Formel lautet: Kassenbestand Ende − Kassenbestand Anfang + Ausgaben − Einlagen = Tageseinnahme brutto.
| Position | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|
| Kassenbestand Ende (gezählt) | + 1.842,50 € | Zählprotokoll Stückzahlen × Nennwerte |
| Kassenbestand Anfang | − 300,00 € | Endbestand des Vortags |
| Barausgaben des Tages | + 128,40 € | Belege einzeln, mit Grund |
| Einlagen (aus Privatvermögen) | − 50,00 € | Eigenbeleg mit Unterschrift |
| = Tageseinnahme brutto | 1.620,90 € | vor Aufteilung auf USt-Sätze |
Aus der Tageseinnahme wird die Umsatzsteuer nach den in Ihrem Betrieb geltenden Sätzen aufgeteilt — in der Gastronomie seit 01.01.2026 wieder 7 % auf Speisen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) und 19 % auf Getränke sowie Außer-Haus-Getränke.
Das Zählprotokoll — freiwillig, aber der beste Nachweis
Das Zählprotokoll dokumentiert die physische Zählung. Es weist je Münz- und Notenwert die Stückzahl aus und ergibt in Summe den Kassenbestand.
Ein vollständiges Stückelungsraster und die Rechtsprechung zur Verbindlichkeit finden Sie unter Zählprotokoll für die Kasse; den Spaltenaufbau des Einzelblatts zeigt die Kassenblatt-Vorlage.
| Nennwert | Stückzahl | Summe |
|---|---|---|
| 200 € / 100 € / 50 € / 20 € / 10 € / 5 € | je Zeile | Nennwert × Stückzahl |
| 2 € / 1 € / 0,50 € / 0,20 € / 0,10 € / 0,05 € / 0,02 € / 0,01 € | je Zeile | Nennwert × Stückzahl |
| Summe = Kassenbestand Ende | Übernahme in Kassenbericht | |
Vorgeschrieben ist es nicht: Nach dem BFH genügt ein Kassenbericht, der auf einem tatsächlichen Auszählen beruht; die Stückzahlen müssen nicht aufgelistet werden (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16). Das Protokoll ist aber der einfachste Beleg dafür, dass gezählt wurde.
Was Prüfer sofort erkennen
- Negative Kassenbestände — physikalisch unmöglich, sofortiger Anlass für Zuschätzung.
- Auffällige Rundungsmuster — fast nur glatte Beträge (10 €, 20 €, 100 €) sind statistisch unrealistisch. Statistische Tests wie der Chi-Quadrat-Test können solche Muster aufzeigen.
- Konstanter Kassenbestand — jeden Abend genau 300 €, jeden Morgen genau 300 € — deutet auf konstruierte Zahlen.
- Fehlende Tage — keine Berichte an Sonn-/Feiertagen, obwohl Betrieb geöffnet war.
- Sprünge bei USt-Verhältnis — plötzlich mehr 19 %-Anteil, ohne Karten-/Sortimentsänderung.
Konsequenzen bei Mängeln
Formelle Mängel (fehlende oder nicht tägliche Kassenberichte) können zu einer Zuschätzung führen. Erhebliche formelle Mängel können dazu führen, dass die Buchführung der Besteuerung nicht zugrunde gelegt wird (§ 158 AO); das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen dann schätzen (§ 162 Abs. 1 und 2 AO). Wie hoch eine Schätzung ausfällt, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls; das Gesetz nennt keine Quote. Zusätzlich fallen Nachzahlungen bei USt, ESt/KSt und Gewerbesteuer an, dazu Zinsen nach § 233a AO.
Offene Ladenkasse sicher führen — Tages-Routine
- Morgens: Anfangsbestand aus Vortag übernehmen.
- Tagsüber: Ausgaben und Einlagen sofort mit Beleg im Kassenordner erfassen.
- Nach Betriebsschluss: Zählprotokoll erstellen (Zwei-Personen-Prinzip empfohlen).
- Retrograde Berechnung im Kassenbericht durchführen.
- USt-Aufteilung vornehmen (7 % Speisen, 19 % Getränke).
- Kassenbericht ausdrucken, unterschreiben, ins Kassenbuch übernehmen.
- Endbestand als Anfangsbestand für Folgetag vermerken.
Haftungshinweis: Dieser Beitrag ist kein Ersatz für steuerliche Beratung. Rechtsstand: Juli 2026; die Aussagen zu Kassenbericht, Zählprotokoll und Belegausgabepflicht am 01.10.2026 an §§ 146, 146a, 158 und 162 AO geprüft. Prüfungspraxis variiert je nach Finanzamt und Betriebsprofil — im Zweifel Ihren Steuerberater einbeziehen.
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Kassenbericht-Vorlage ansehenWie das Finanzamt die Aufzeichnungen im Ernstfall auswertet, beschreibt der Ratgeber Betriebsprüfung in der Gastronomie. Ein häufiger Streitpunkt dabei ist die Frage, wie sich Gutscheine richtig verbuchen lassen.
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Häufige Fragen
- Ist die offene Ladenkasse in der Gastronomie erlaubt?
- Ja. Es gibt keine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Wer aber elektronische Kassen einsetzt, muss sie mit TSE nach § 146a AO betreiben. Die offene Ladenkasse ist die dokumentativ aufwändigere Alternative — zulässig, aber engmaschiger geprüft.
- Wie wird die Tageslosung retrograd ermittelt?
- Endbestand (gezählt) minus Anfangsbestand plus Ausgaben minus Einlagen = Tageseinnahme brutto. Aus dieser wird per Umsatzsteuersatz auf Netto plus USt aufgeteilt. Der Weg heißt retrograd, weil er vom gezählten Kassenbestand zurückrechnet.
- Ist ein tägliches Zählprotokoll Pflicht?
- Nein. Pflicht ist, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); bei der offenen Ladenkasse geschieht das mit einem täglichen Kassenbericht auf Grundlage einer tatsächlichen Zählung. Ein Zählprotokoll mit Stückzahlen verlangt der BFH nicht (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16). Empfehlenswert bleibt es, weil es das Auszählen belegt.
- Reicht ein einmaliger Wochen-Kassenbericht?
- Nein. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO fordert tägliche Aufzeichnung. Kassenberichte müssen täglich erstellt werden — auch an Tagen mit geringen Einnahmen. Fehlen einzelne Tage, ist die Kassenführung formell mangelhaft; das Finanzamt kann dann schätzen (§§ 158, 162 AO).
- Muss ich Belege für jede einzelne Bareinnahme ausstellen?
- Nein. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO gilt nur bei elektronischen Kassen. Geschäftsvorfälle sind aber grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); davon befreit § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung. Ob das für Ihren Betrieb gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
- Was prüft das Finanzamt bei offener Ladenkasse zuerst?
- Eine feste Reihenfolge gibt es nicht. Typische Ansatzpunkte sind: Liegt für jeden Geschäftstag ein Kassenbericht vor (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO)? Beruht er auf einer tatsächlichen Zählung des Kassenbestands? Wird der Kassenbestand nie negativ? Passen die Tageslosungen zu den erklärten Umsätzen? Auffällige Muster, etwa fast nur glatte Beträge, lassen sich mit statistischen Tests wie dem Chi-Quadrat-Test untersuchen. Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß oder bestehen Zweifel an ihrer Richtigkeit, kann das Finanzamt schätzen (§§ 158, 162 AO). Ein Zählprotokoll mit Stückzahlen ist nicht vorgeschrieben, belegt aber am einfachsten, dass gezählt wurde (BFH, Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16).
Quellen
Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.