Offene Ladenkasse führen: Regeln, Kassenbericht & Prüfungssicherheit 2026
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Die offene Ladenkasse ist erlaubt, aber prüfungssensibel. Wer keine Registrierkasse betreibt, muss täglich einen Kassenbericht mit Zählprotokoll erstellen und die Tageslosung retrograd ermitteln. Fehlt eines der Elemente, drohen Zuschätzungen nach § 162 AO — in der Praxis oft 5–15 % des Jahresumsatzes.
Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie der tägliche Kassenbericht aufgebaut ist, wie retrograd gerechnet wird und welche Muster Prüfer sofort erkennen. Zum Kassenbuch selbst siehe Kassenbuch führen; zur GoBD-Gesamtdokumentation Kassenführung nach GoBD.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Was ist eine offene Ladenkasse?
Eine offene Ladenkasse ist jede Bargeldkasse ohne elektronische Registrierkasse — klassisch die Geldschublade mit Zählbrett. Sie ist zulässig, weil in Deutschland keine allgemeine Registrierkassenpflicht besteht. Sobald aber eine elektronische Kasse eingesetzt wird, greift die TSE-Pflicht nach § 146a AO.
In der Praxis nutzen kleinere Betriebe wie Kioske, Bäckereien mit Straßenverkauf, Imbisse mit hohem Bar-Umsatz und Vereine die offene Ladenkasse. Der Aufwand ist geringer bei der Anschaffung, dafür deutlich höher in der täglichen Dokumentation.
Der tägliche Kassenbericht — retrograde Ermittlung
Bei offener Ladenkasse wird die Tageslosung nicht durch Einzelaufzeichnung, sondern retrograd aus dem gezählten Kassenbestand ermittelt. Die Formel lautet: Kassenbestand Ende − Kassenbestand Anfang + Ausgaben − Einlagen = Tageseinnahme brutto.
| Position | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|
| Kassenbestand Ende (gezählt) | + 1.842,50 € | Zählprotokoll Stückzahlen × Nennwerte |
| Kassenbestand Anfang | − 300,00 € | Endbestand des Vortags |
| Barausgaben des Tages | + 128,40 € | Belege einzeln, mit Grund |
| Einlagen (aus Privatvermögen) | − 50,00 € | Eigenbeleg mit Unterschrift |
| = Tageseinnahme brutto | 1.620,90 € | vor Aufteilung auf USt-Sätze |
Aus der Tageseinnahme wird die Umsatzsteuer nach den in Ihrem Betrieb geltenden Sätzen aufgeteilt — in der Gastronomie seit 01.01.2026 wieder 7 % auf Speisen (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) und 19 % auf Getränke sowie Außer-Haus-Getränke.
Das Zählprotokoll — Pflichtinhalt
Das Zählprotokoll dokumentiert die physische Zählung. Es muss je Münz- und Notenwert die Stückzahl ausweisen und in Summe den Kassenbestand ergeben.
| Nennwert | Stückzahl | Summe |
|---|---|---|
| 200 € / 100 € / 50 € / 20 € / 10 € / 5 € | je Zeile | Nennwert × Stückzahl |
| 2 € / 1 € / 0,50 € / 0,20 € / 0,10 € / 0,05 € / 0,02 € / 0,01 € | je Zeile | Nennwert × Stückzahl |
| Summe = Kassenbestand Ende | Übernahme in Kassenbericht | |
Der BFH hat im Urteil XI R 34/18 festgehalten, dass das Fehlen eines Zählprotokolls einen wesentlichen formellen Mangel der Kassenführung darstellt.
Was Prüfer sofort erkennen
- Negative Kassenbestände — physikalisch unmöglich, sofortiger Anlass für Zuschätzung.
- Auffällige Rundungsmuster — fast nur glatte Beträge (10 €, 20 €, 100 €) sind statistisch unrealistisch. Chi-Quadrat- und Benford-Analyse decken das binnen Minuten auf.
- Konstanter Kassenbestand — jeden Abend genau 300 €, jeden Morgen genau 300 € — deutet auf konstruierte Zahlen.
- Fehlende Tage — keine Berichte an Sonn-/Feiertagen, obwohl Betrieb geöffnet war.
- Sprünge bei USt-Verhältnis — plötzlich mehr 19 %-Anteil, ohne Karten-/Sortimentsänderung.
Konsequenzen bei Mängeln
Formelle Mängel (fehlende Zählprotokolle, nicht-tägliche Berichte) berechtigen das Finanzamt nach § 162 AO zur Zuschätzung. In der Praxis werden Zuschätzungen von 5–15 % des erklärten Umsatzes vorgenommen, in Extremfällen auch deutlich mehr. Zusätzlich fallen Nachzahlungen bei USt, ESt/KSt und Gewerbesteuer an, dazu Zinsen nach § 233a AO und ggf. Bußgelder.
Offene Ladenkasse sicher führen — Tages-Routine
- Morgens: Anfangsbestand aus Vortag übernehmen.
- Tagsüber: Ausgaben und Einlagen sofort mit Beleg im Kassenordner erfassen.
- Nach Betriebsschluss: Zählprotokoll erstellen (Zwei-Personen-Prinzip empfohlen).
- Retrograde Berechnung im Kassenbericht durchführen.
- USt-Aufteilung vornehmen (7 % Speisen, 19 % Getränke).
- Kassenbericht ausdrucken, unterschreiben, ins Kassenbuch übernehmen.
- Endbestand als Anfangsbestand für Folgetag vermerken.
Haftungshinweis: Dieser Beitrag ist kein Ersatz für steuerliche Beratung. Rechtsstand: Juli 2026. Prüfungspraxis variiert je nach Finanzamt und Betriebsprofil — im Zweifel Ihren Steuerberater einbeziehen.
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Häufige Fragen
- Ist die offene Ladenkasse in der Gastronomie erlaubt?
- Ja. Es gibt keine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland. Wer aber elektronische Kassen einsetzt, muss sie mit TSE nach § 146a AO betreiben. Die offene Ladenkasse ist die dokumentativ aufwändigere Alternative — zulässig, aber engmaschiger geprüft.
- Wie wird die Tageslosung retrograd ermittelt?
- Endbestand (gezählt) minus Anfangsbestand plus Ausgaben minus Einlagen = Tageseinnahme brutto. Aus dieser wird per Umsatzsteuersatz auf Netto plus USt aufgeteilt. Der Weg heißt retrograd, weil er vom gezählten Kassenbestand zurückrechnet.
- Ist ein tägliches Zählprotokoll Pflicht?
- Für die offene Ladenkasse: Ja. Der BFH hat mit Urteil XI R 34/18 klargestellt, dass das Fehlen eines Zählprotokolls einen schweren Kassenbuchführungsmangel darstellt. Das Protokoll listet Stückzahlen je Münz- und Notenwert und ergibt in Summe den Kassenbestand.
- Reicht ein einmaliger Wochen-Kassenbericht?
- Nein. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO fordert tägliche Aufzeichnung. Kassenberichte müssen täglich erstellt werden — auch an Tagen mit geringen Einnahmen. Fehlen einzelne Tage, ist der Mangel formell schwer und begründet regelmäßig eine Zuschätzung.
- Muss ich Belege für jede einzelne Bareinnahme ausstellen?
- Bei offener Ladenkasse besteht keine Belegausgabepflicht wie bei der Registrierkasse (§ 146a AO). Es gilt aber die Einzelaufzeichnungspflicht in ausgeübter Form — der tägliche Kassenbericht ersetzt die Einzelaufzeichnung nur, wenn Einzelaufzeichnung unzumutbar ist (klassisch: hohe Kundenzahl, geringer Warenwert).
- Was prüft das Finanzamt bei offener Ladenkasse zuerst?
- Vorhandensein täglicher Kassenberichte, tägliches Zählprotokoll, plausibler Kassenbestand (keine Negativsalden), Rundungsmuster (Chi-Quadrat-/Benford-Analyse) und Abgleich mit den erklärten Umsätzen. Auffällige Muster führen zur Zuschätzung nach § 162 AO.