Kassen-Meldepflicht § 146a AO: Fristen & ELSTER 2026

Kassen-Meldepflicht (§ 146a AO): TSE-Kasse ans Finanzamt melden — Fristen 2026

Zuletzt aktualisiert: 12. Oktober 2026

GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.

Wer in der Gastronomie eine elektronische Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzt, muss diese dem Finanzamt mitteilen. Die Finanzverwaltung stellt für die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO in ELSTER das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ bereit. Dieser Leitfaden fasst die verifizierten Fristen, Meldewege und Pflichtangaben zusammen. Grundlage dafür ist eine saubere Kassenführung nach GoBD.

Das Wichtigste in Kürze

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfasst (z. B. elektronische Registrierkasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung), hat dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung u. a. Name und Steuernummer, Art der Sicherheitseinrichtung, Art, Anzahl und Seriennummer des Systems sowie Anschaffungs- und Außerbetriebnahmedatum mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO). Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten (Satz 2).

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Rechtsgrundlage: § 146a Abs. 4 AO

§ 146a der Abgabenordnung regelt die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung. Absatz 4 verpflichtet Steuerpflichtige, dem zuständigen Finanzamt Art, Anzahl und weitere Merkmale der eingesetzten Systeme und der TSE mitzuteilen. Für die praktische Umsetzung stellt die Finanzverwaltung in ELSTER ein Formular und einen XML-Import bereit; je Betriebsstätte sind in einer Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme zu übermitteln (Hinweise auf elster.de, abgerufen am 12. Oktober 2026).

Fristen im Überblick

Fristen für die erstmalige Mitteilung laut BMF-Schreiben vom 28.06.2024; Monatsfrist: § 146a Abs. 4 Satz 2 AO
Fall	Frist
Vor dem 1.7.2025 angeschafftes Kassensystem	Meldung bis 31.7.2025
Ab dem 1.7.2025 angeschafftes Kassensystem	Ein Monat nach Anschaffung
Außerbetriebnahme nach dem 1.7.2025	Ein Monat nach Außerbetriebnahme

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Wichtig: Die Monatsfrist läuft je Vorgang. Wer im Betrieb mehrere Kassen parallel tauscht, hat mehrere Meldevorgänge parallel abzuwickeln — jeweils eine Außerbetriebnahme und eine Inbetriebnahme pro Gerät.

Meldeweg: ELSTER

Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über ELSTER. Drei Wege stehen zur Verfügung:

ELSTER-Online-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ — geeignet für Einzelmeldungen und kleinere Betriebe.
XML-Upload in Mein ELSTER — geeignet für Betriebe mit mehreren Kassen oder mehreren Betriebsstätten.
ERiC-Schnittstelle — wird von vielen Kassensoftware- und Steuerkanzlei-Anwendungen unterstützt; die Meldung erfolgt aus der Software heraus.

Welche Angaben werden übermittelt?

Für jede Betriebsstätte werden insbesondere übermittelt:

Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen sowie Betriebsstätte.
Art und Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme (Kassen) sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) je Betriebsstätte.
Seriennummern der Kassensysteme und der TSE, Art der TSE (Hardware / Cloud), Zertifizierungs-ID (BSI).
Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme.

Praxis-Winkel für die Gastronomie

Für den typischen Gastronomiebetrieb ergeben sich drei operative Konsequenzen:

Jede neue Kasse löst die Monatsfrist aus. Wer eine Ersatz- oder Zweitkasse anschafft, sollte die Meldung direkt mit der Inbetriebnahme einplanen — z. B. als fester Schritt in der Kassen-Verfahrensdoku.
Außerbetriebnahme nicht vergessen. Wird eine alte Kasse abgeschaltet, ist eine eigene Meldung fällig — auch bei Systemwechsel, Umzug in eine andere Betriebsstätte oder Verkauf des Geräts.
Nachweise ablegen. Bewahren Sie die ELSTER-Übertragungsprotokolle (PDF-Ausdruck bzw. Übermittlungsnachweis) zusammen mit der Kassen-Verfahrensdokumentation auf — sie werden bei der Kassennachschau erfahrungsgemäß angefragt.

Zusammenspiel mit weiteren Kassenpflichten

Die Mitteilungspflicht nach § 146a AO steht nicht allein. Sie ergänzt die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung nach GoBD, die Belegausgabepflicht und die technische TSE-Absicherung. Wer die Kassenführung nach GoBD sauber aufgesetzt hat, kann die Meldung meist innerhalb weniger Minuten über ELSTER erledigen.

Häufige Fehler

Meldung vergessen — insbesondere bei stiller Inbetriebnahme einer Ersatzkasse.
Nur Inbetriebnahme gemeldet, Außerbetriebnahme fehlt — die alte Kasse bleibt sonst dauerhaft im Register geführt.
Seriennummer und Zertifizierungs-ID der TSE nicht dokumentiert— beides ist im Meldeformular Pflichtangabe.
Kein Übermittlungsnachweis abgelegt — im Prüfungsfall fehlt der Nachweis der fristgerechten Meldung.

Was passiert, wenn die gemeldeten Daten nicht zu den Aufzeichnungen passen, zeigt der Beitrag Betriebsprüfung und Kassennachschau.

Welche Vorlage fehlt Ihnen?

Häufige Fragen

Muss ich meine Kasse in Deutschland beim Finanzamt melden?

Ja, wenn Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO nutzen, etwa eine elektronische Registrierkasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung. Die Mitteilung geht elektronisch an das zuständige Finanzamt, innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO).

Bis wann muss ich meine Kasse ans Finanzamt melden?

Vor dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE mussten bis zum 31.7.2025 gemeldet werden. Ab dem 1.7.2025 angeschaffte Systeme sind binnen eines Monats nach Anschaffung zu melden. Für die Außerbetriebnahme gilt ebenfalls eine Frist von einem Monat.

Wie melde ich meine Kasse?

Die Meldung erfolgt elektronisch über ELSTER — entweder per Online-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO)“, per XML-Upload oder über die ERiC-Schnittstelle in Ihrer Kassen- oder Steuersoftware.

Was passiert bei Kassenwechsel oder Abmeldung?

Jede Außerbetriebnahme eines gemeldeten Kassensystems nach dem 1.7.2025 ist innerhalb eines Monats separat mitzuteilen. Wer eine alte Kasse ersetzt, meldet also zwei Vorgänge: Außerbetriebnahme der alten und Inbetriebnahme der neuen Kasse.

Was wird konkret gemeldet?

Zu jeder Betriebsstätte werden u. a. Art und Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) übermittelt, dazu Seriennummern und die Zeitpunkte von Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme.

Was passiert, wenn ich die Meldung versäume?

Eine unterlassene oder verspätete Mitteilung ist ein Verstoß gegen § 146a Abs. 4 AO. Konkrete Bußgeldsummen sind bundeseinheitlich nicht festgelegt; im Rahmen einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung kann eine fehlende Meldung als Formmangel dokumentiert und weiter verfolgt werden.