Kassen-Meldepflicht (§ 146a AO): TSE-Kasse ans Finanzamt melden — Fristen 2026

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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.

Wer in der Gastronomie eine elektronische Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) einsetzt, muss diese dem Finanzamt mitteilen. Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist seit dem 1.1.2025 über ELSTER umzusetzen. Dieser Leitfaden fasst die verifizierten Fristen, Meldewege und Pflichtangaben zusammen.

Rechtsgrundlage: § 146a Abs. 4 AO

§ 146a der Abgabenordnung regelt die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung. Absatz 4 verpflichtet Steuerpflichtige, dem zuständigen Finanzamt Art, Anzahl und weitere Merkmale der eingesetzten Systeme und der TSE mitzuteilen. Für die praktische Umsetzung stellen die Finanzverwaltungen seit dem 1.1.2025 das ELSTER-Verfahren zur Verfügung (Formular, XML-Upload und ERiC-Schnittstelle).

Fristen im Überblick

FallFrist
Vor dem 1.7.2025 angeschafftes KassensystemMeldung bis 31.7.2025
Ab dem 1.7.2025 angeschafftes KassensystemEin Monat nach Anschaffung
Außerbetriebnahme nach dem 1.7.2025Ein Monat nach Außerbetriebnahme

Wichtig: Die Monatsfrist läuft je Vorgang. Wer im Betrieb mehrere Kassen parallel tauscht, hat mehrere Meldevorgänge parallel abzuwickeln — jeweils eine Außerbetriebnahme und eine Inbetriebnahme pro Gerät.

Meldeweg: ELSTER seit 1.1.2025

Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über ELSTER. Drei Wege stehen zur Verfügung:

  • ELSTER-Online-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ — geeignet für Einzelmeldungen und kleinere Betriebe.
  • XML-Upload in Mein ELSTER — geeignet für Betriebe mit mehreren Kassen oder mehreren Betriebsstätten.
  • ERiC-Schnittstelle — wird von vielen Kassensoftware- und Steuerkanzlei-Anwendungen unterstützt; die Meldung erfolgt aus der Software heraus.

Welche Angaben werden übermittelt?

Für jede Betriebsstätte werden insbesondere übermittelt:

  • Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen sowie Betriebsstätte.
  • Art und Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme (Kassen) sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) je Betriebsstätte.
  • Seriennummern der Kassensysteme und der TSE, Art der TSE (Hardware / Cloud), Zertifizierungs-ID (BSI).
  • Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme.

Praxis-Winkel für die Gastronomie

Für den typischen Gastronomiebetrieb ergeben sich drei operative Konsequenzen:

  1. Jede neue Kasse löst die Monatsfrist aus. Wer eine Ersatz- oder Zweitkasse anschafft, sollte die Meldung direkt mit der Inbetriebnahme einplanen — z. B. als fester Schritt in der Kassen-Verfahrensdoku.
  2. Außerbetriebnahme nicht vergessen. Wird eine alte Kasse abgeschaltet, ist eine eigene Meldung fällig — auch bei Systemwechsel, Umzug in eine andere Betriebsstätte oder Verkauf des Geräts.
  3. Nachweise ablegen. Bewahren Sie die ELSTER-Übertragungs­protokolle (PDF-Ausdruck bzw. Übermittlungsnachweis) zusammen mit der Kassen-Verfahrensdokumentation auf — sie werden bei der Kassennachschau erfahrungsgemäß angefragt.

Zusammenspiel mit weiteren Kassenpflichten

Die Mitteilungspflicht nach § 146a AO steht nicht allein. Sie ergänzt die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung nach GoBD, die Belegausgabepflicht und die technische TSE-Absicherung. Wer die Kassenführung nach GoBD sauber aufgesetzt hat, kann die Meldung meist innerhalb weniger Minuten über ELSTER erledigen.

Häufige Fehler

  • Meldung vergessen — insbesondere bei stiller Inbetriebnahme einer Ersatzkasse.
  • Nur Inbetriebnahme gemeldet, Außerbetriebnahme fehlt — die alte Kasse bleibt sonst dauerhaft im Register geführt.
  • Seriennummer und Zertifizierungs-ID der TSE nicht dokumentiert— beides ist im Meldeformular Pflichtangabe.
  • Kein Übermittlungsnachweis abgelegt — im Prüfungsfall fehlt der Nachweis der fristgerechten Meldung.

Verfahrensdokumentation Kasse — GoBD-fertig

Kassen-Verfahrensdoku, Änderungsprotokoll und Meldenachweis-Vorlage — passend zur Kassen-Meldepflicht nach § 146a AO.

Zur Verfahrensdokumentation

Häufige Fragen

Bis wann muss ich meine Kasse ans Finanzamt melden?
Vor dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE mussten bis zum 31.7.2025 gemeldet werden. Ab dem 1.7.2025 angeschaffte Systeme sind binnen eines Monats nach Anschaffung zu melden. Für die Außerbetriebnahme gilt ebenfalls eine Frist von einem Monat.
Wie melde ich meine Kasse?
Die Meldung erfolgt seit dem 1.1.2025 über ELSTER — entweder per Online-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO)“, per XML-Upload oder über die ERiC-Schnittstelle in Ihrer Kassen- oder Steuersoftware.
Was passiert bei Kassenwechsel oder Abmeldung?
Jede Außerbetriebnahme eines gemeldeten Kassensystems nach dem 1.7.2025 ist innerhalb eines Monats separat mitzuteilen. Wer eine alte Kasse ersetzt, meldet also zwei Vorgänge: Außerbetriebnahme der alten und Inbetriebnahme der neuen Kasse.
Was wird konkret gemeldet?
Zu jeder Betriebsstätte werden u. a. Art und Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) übermittelt, dazu Seriennummern und die Zeitpunkte von Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme.
Was passiert, wenn ich die Meldung versäume?
Eine unterlassene oder verspätete Mitteilung ist ein Verstoß gegen § 146a Abs. 4 AO. Konkrete Bußgeldsummen sind bundeseinheitlich nicht festgelegt; im Rahmen einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung kann eine fehlende Meldung als Formmangel dokumentiert und weiter verfolgt werden.

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