Gastro-Gründungsmappe: welche Dokumente in welchen Ordner gehören

Register 1: Unternehmensgründung

In dieses Register gehören alle Unterlagen zur Existenz des Unternehmens: Gewerbeanmeldung beziehungsweise Gewerbeschein, Gesellschaftsvertrag oder Einzelunternehmer-Nachweis, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Businessplan und Finanzierungs- unterlagen.

Diese Dokumente werden selten gebraucht, aber wenn, dann sofort — bei Banken, Verpächtern und Versicherungen. Der Pachtvertrag gehört ebenfalls hierher; worauf darin zu achten ist, beschreibt Pachtvertrag Gastronomie.

Register 2: Behörden & Genehmigungen

Hier liegen die Erlaubnisse, ohne die der Betrieb nicht laufen darf. In Deutschland sind das vor allem Gaststättenerlaubnis, Anzeige beim Lebensmittelüberwachungsamt und die GEMA-Anmeldung; in Österreich Gastgewerbeberechtigung, Betriebsanlagengenehmigung und die AKM-Anmeldung.

Wer Alkohol ausschenkt, braucht in Deutschland die Erlaubnis nach dem Gaststättengesetz — Details unter Konzession Gastronomie. Die österreichische Seite beschreibt Gastgewerbeberechtigung. Dazu kommen je nach Betrieb Sondernutzungserlaubnis für Außenflächen, Anzeige der Sperrzeiten und Nachweise zur Lüftungs- und Fettabscheideranlage.

Register 3: HACCP & Eigenkontrolle

Nach Art. 5 VO (EG) 852/2004 muss jeder Lebensmittelunternehmer ein auf den HACCP-Grundsätzen beruhendes Verfahren einrichten, durchführen und aufrechterhalten. Dieses Register enthält das Konzept selbst und die laufenden Aufzeichnungen.

Konkret: Gefahrenanalyse, Festlegung der kritischen Kontrollpunkte, Temperaturkontrolllisten für Kühlung und Ausgabe, Wareneingangskontrolle, Rückstellproben, Abweichungs- und Korrekturprotokolle sowie die Rückverfolgbarkeit nach Art. 18 VO (EG) 178/2002. Den Aufbau beschreibt HACCP-Konzept erstellen, die Dokumentation der Warenwege Rückverfolgbarkeit Lebensmittel.

Register 4: Reinigung & Desinfektion

Der Reinigungs- und Desinfektionsplan gehört zu den Basisanforderungen nach Anhang II VO (EG) 852/2004. In das Register kommen Plan, Zuständigkeiten, abgezeichnete Kontrollblätter und die Sicherheitsdatenblätter der eingesetzten Mittel.

Ergänzend gehört das Schädlingsmonitoring hierher: Monitoringplan, Köderstellenplan und die Berichte des Dienstleisters — siehe Schädlingsmonitoring Gastronomie. Eine fertige Wochenvorlage bietet Reinigungsplan-Vorlage.

Register 5: Personal

Je Mitarbeiter ein Satz: Arbeitsvertrag, Personalstammblatt, Anmeldungsnachweis, Arbeitszeitaufzeichnung, Schulungs- und Belehrungsnachweise. Diese Unterlagen werden bei Prüfungen zuerst verlangt.

In Deutschland ist die Belehrung nach § 43 IfSG vor Aufnahme der Tätigkeit nachzuweisen und alle zwei Jahre zu wiederholen — siehe Belehrung nach § 43 IfSG. In Österreich tritt an deren Stelle die Hygieneschulung nach VO (EG) 852/2004 Anhang II Kap. XII; die Anmeldung bei der ÖGK muss vor Arbeitsantritt erfolgen. Die deutsche Entsprechung ist die Sofortmeldung. Stundenzettel nach § 17 MiLoG beschreibt Arbeitszeiterfassung.

Register 6: Arbeitssicherheit

Grundlage ist die Gefährdungsbeurteilung. Dazu kommen Unterweisungsnachweise, Verbandbuch, Erste-Hilfe- und Brandschutzorganisation sowie Betriebsanweisungen für Maschinen und Gefahrstoffe.

Die Beurteilung selbst erklärt Gefährdungsbeurteilung Gastronomie, die Dokumentation von Verletzungen Verbandbuch Gastronomie. Wie viele Ersthelfer und Brandschutzhelfer zu benennen sind, steht unter Ersthelfer im Betrieb und Brandschutzhelfer Pflicht. In Österreich übernimmt die AUVA die Rolle, die in Deutschland die BGN hat.

Register 7: Küche & Kalkulation

Rezepturen mit Mengen, Kalkulationsblätter je Gericht, Wareneinsatzauswertung, Inventurlisten, Lieferantenübersicht und die Allergen- und Zusatzstoffmatrix zur Speisekarte.

Die Kennzeichnungspflicht folgt aus der LMIV; die Rechenlogik hinter den Verkaufspreisen beschreibt Speisenkalkulation. Rezepturen und Kalkulation gehören zusammen in ein Register, weil eine Rezepturänderung immer beides betrifft: Preis und Allergenangabe.

Register 8: Kassa & Tagesabschluss

In Deutschland: Verfahrensdokumentation der Kasse, TSE-Zertifikat und Ausfallprotokolle nach § 146a AO, Tagesabschlüsse und Zählprotokolle. In Österreich: Registrierkassen- Anmeldung über FinanzOnline, Startbeleg, DEP-Sicherung und Monatsbelege nach § 131b BAO in Verbindung mit der RKSV.

Wer eine offene Ladenkasse führt, ersetzt die Kassendaten durch retrograde Kassenberichte — siehe Offene Ladenkasse. Zur Belegpflicht in Deutschland siehe Belegausgabepflicht, zum Stand der Registrierkassenpflicht Registrierkassenpflicht.

Register 9: Buchhaltung

Kassenbuch, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge und die monatliche Übergabeliste an die Steuerberatung.

Ein sauber geführtes Kassenbuch ist der Anker der gesamten Kassenprüfung — Aufbau und Fallstricke unter Kassenbuch führen. Welche Steuern anfallen, fasst Steuern in der Gastronomie zusammen.

Register 10: Datenschutz / DSGVO

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, Verpflichtung der Beschäftigten auf Vertraulichkeit, Datenschutzhinweise für Gäste, Auftragsverarbeitungs- verträge mit Reservierungs-, Kassen- und Lohnverrechnungsdienstleistern sowie das Löschkonzept.

Reservierungs- und Bestelldaten sind personenbezogen; wer sie digital verarbeitet, braucht die passenden Verträge im Ordner. Die typischen Lücken zeigt DSGVO-Fehler in der Gastronomie.

Register 11: Marketing

Speisekarten in der aktuellen Fassung, Aushänge, Aktionsplanung, Bewertungsmanagement und Fotomaterial samt Nutzungsrechten.

Die Speisekarte ist zugleich ein Pflichtdokument, weil Preisangaben, Zusatzstoffe und Allergenhinweise darauf stehen. Deshalb gehört die jeweils gültige Fassung archiviert — Vorlagen unter Speisekarte-Vorlage.

Register 12: Wartung

Prüf- und Wartungsnachweise für Kälteanlagen, Lüftung, Fettabscheider, Schankanlage, Elektrogeräte, Feuerlöscher und Brandschutztechnik — jeweils mit Datum, Prüfer und nächstem Termin.

Diese Nachweise verlangen im Ernstfall Versicherung und Behörde gleichermaßen. Die Reinigung der Schankanlage etwa ist Teil der Eigenkontrolle, siehe Schankanlage reinigen.

Deutschland und Österreich: wo sich die Mappe unterscheidet

Die Struktur ist identisch, die Inhalte weichen in drei Registern ab: Behörden, Personal und Kassa. Wer in beiden Ländern arbeitet oder von einem Land ins andere wechselt, führt zwei Editionen und tauscht nur diese Register aus.

Wie die Mappe im Alltag gepflegt wird

Eine Mappe wirkt nur, wenn sie aktuell ist. Bewährt hat sich eine feste Routine: tägliche Formulare abheften, monatlich Buchhaltung und Wartungstermine prüfen, jährlich Gefährdungsbeurteilung, HACCP-Konzept und Verträge durchsehen.

Das ist eine Praxisempfehlung, keine Vorschrift. Vorgeschrieben ist nur, dass die Nachweise vorhanden und aktuell sind. Welche Unterlagen dauerhaft im Betrieb liegen müssen, listet Betriebsdokumente Gastronomie; einzelne Vorlagen finden Sie im Vorlagen-Überblick.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Landesrecht, Kollektivvertrag und behördliche Auflagen können abweichende Anforderungen ergeben.