Sofortmeldung in der Gastronomie: Pflicht, Frist und Inhalt (2026)
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Wer in der Gastronomie jemanden beschäftigt, muss die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln – nicht erst mit der regulären Anmeldung zur Sozialversicherung. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ist im Gesetz ausdrücklich genannt.
Dieser Beitrag erklärt, was in die Meldung gehört, wie sie sich von der Anmeldung zur Sozialversicherung und vom Arbeitsvertrag unterscheidet und wie Sie den Nachweis führen, wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit im Betrieb steht.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Das Wichtigste in Kürze
Wer in der Gastronomie jemanden beschäftigt, muss die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung an die Datenstelle der Rentenversicherung übermitteln – nicht erst mit der regulären Anmeldung zur Sozialversicherung. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ist im Gesetz ausdrücklich genannt.
Was ist die Sofortmeldung?
Die Sofortmeldung ist eine zusätzliche Meldung, die unabhängig von der normalen Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt und dem Zoll den Abgleich vor Ort ermöglicht. Rechtsgrundlage ist § 28a Abs. 4 SGB IV, Empfänger ist die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung, Zeitpunkt ist spätestens die Aufnahme der Beschäftigung.
Der Zweck ist einfach: Trifft ein Prüfer eine Person bei der Arbeit an, soll sich sofort feststellen lassen, ob diese Person als beschäftigt gemeldet ist. Deshalb genügt die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung nicht — sie kommt für diesen Abgleich zu spät. Der Gesetzestext ist in § 28a SGB IV nachzulesen.
Welche Branchen betroffen sind
§ 28a Abs. 4 SGB IV zählt die betroffenen Wirtschaftsbereiche abschließend auf; Gastronomie und Hotellerie stehen darin. Wer in einem dieser Bereiche beschäftigt, ist zur Sofortmeldung verpflichtet.
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
- Friseur- und Kosmetikgewerbe
Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob es sich um eine Vollzeitstelle, einen Minijob oder eine Aushilfe handelt.
Welche Daten gemeldet werden müssen
Der Datensatz ist knapp; entscheidend ist, dass er vor dem ersten Handgriff draußen ist. Gemeldet werden Name, Versicherungsnummer, Betriebsnummer und der Tag der Beschäftigungsaufnahme.
| Angabe | Erläuterung |
|---|---|
| Familien- und Vornamen | des oder der Beschäftigten |
| Versicherungsnummer | ersatzweise die zur Vergabe erforderlichen Angaben (u. a. Geburtsdaten und Anschrift), wenn noch keine Versicherungsnummer vorliegt |
| Betriebsnummer des Arbeitgebers | die dem Betrieb zugeteilte Nummer |
| Tag der Beschäftigungsaufnahme | der tatsächliche erste Arbeitstag |
Sofortmeldung, Anmeldung, Arbeitsvertrag: die drei Ebenen trennen
Es handelt sich um drei verschiedene Pflichten, die in der Praxis oft verwechselt werden: die Sofortmeldung an die Rentenversicherung, die Anmeldung zur Sozialversicherung bei der Krankenkasse und die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses im Betrieb.
| Ebene | Was passiert | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Sofortmeldung | Kurzdatensatz an die Datenstelle der Rentenversicherung | spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung |
| Anmeldung zur Sozialversicherung | vollständige Meldung über das Entgeltabrechnungsprogramm an die Krankenkasse | nach den allgemeinen Meldefristen |
| Arbeitsvertrag und Nachweis der Arbeitsbedingungen | Dokumentation des Arbeitsverhältnisses im Betrieb | vor bzw. bei Beschäftigungsbeginn |
Für die dritte Ebene liefern Arbeitsvertrag Gastronomie und Arbeitszeiterfassung Gastronomie die passenden Vorlagen. In Österreich gilt mit der Anmeldung bei der ÖGK vor Arbeitsantritt eine vergleichbare, aber eigenständige Regelung.
Was der Zoll bei der Kontrolle abgleicht
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft die Personen, die sie im Betrieb antrifft, gegen die vorliegenden Meldedaten. Auffällig wird dabei vor allem die Person, zu der keine Meldung existiert.
Der Ablauf ist regelmäßig derselbe: Die Prüfer stellen vor Ort die Personalien der angetroffenen Personen fest und gleichen sie mit den gemeldeten Beschäftigten ab. Wer arbeitet, aber nicht gemeldet ist, löst weitere Ermittlungen aus — auch dann, wenn die reguläre Anmeldung später noch erfolgt wäre. Wie eine solche Prüfung insgesamt abläuft, beschreibt Zollprüfung Gastronomie.
Halten Sie die Personaldokumente griffbereit; dazu gehören auch die aushangpflichtigen Gesetze im Betrieb.
Sieben Schritte für den Betrieb
Mit einer festen Routine ist die Sofortmeldung in wenigen Minuten erledigt: Betriebsnummer bereithalten, Daten beim Einstellungsgespräch erfassen, Meldung vor dem ersten Arbeitstag absetzen und das Protokoll ablegen.
- Betriebsnummer bereithalten — sie gehört in jede Meldung.
- Personalstammblatt vor dem ersten Arbeitstag vollständig ausfüllen.
- Ausweisdaten und Sozialversicherungsnummer bereits beim Einstellungsgespräch erfassen.
- Sofortmeldung am Tag vor dem ersten Arbeitstag absetzen.
- Übermittlungsprotokoll ausdrucken oder als PDF ablegen.
- Meldung in der Personalakte mit der regulären Anmeldung zusammenführen.
- Ablauf für Aushilfen und kurzfristige Einsätze schriftlich festhalten, damit auch die Schichtleitung ihn kennt.
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HR-Toolkit ansehenDieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er bezieht sich auf die Rechtslage in Deutschland.
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Häufige Fragen
- Muss ich für Aushilfen und Minijobber eine Sofortmeldung abgeben?
- Ja. Die Pflicht knüpft an die Beschäftigung in einem der in § 28a Abs. 4 SGB IV genannten Wirtschaftsbereiche an, nicht an den Umfang der Tätigkeit. Ob Vollzeitkraft, Minijob oder Aushilfe für einen Abend spielt keine Rolle.
- Wann genau muss die Sofortmeldung raus?
- Spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung. Praktisch heißt das: vor dem ersten Arbeitstag, damit die Meldung bereits vorliegt, wenn die Person den Betrieb betritt.
- An wen geht die Sofortmeldung?
- An die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung. Übermittelt wird sie in der Regel über das Entgeltabrechnungsprogramm oder ein Ausfüllhilfe-Portal.
- Was ist, wenn die Versicherungsnummer noch fehlt?
- Dann sind die zur Vergabe der Versicherungsnummer erforderlichen Angaben zu übermitteln, unter anderem Geburtsdaten und Anschrift. Die Meldung darf deshalb nicht aufgeschoben werden.
- Ersetzt die Sofortmeldung die Anmeldung zur Sozialversicherung?
- Nein, sie kommt zusätzlich. Die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt weiterhin nach den allgemeinen Meldefristen über das Entgeltabrechnungsprogramm an die Krankenkasse.
- Wie weise ich die Sofortmeldung bei einer Kontrolle nach?
- Über das Übermittlungsprotokoll aus dem Meldeprogramm. Drucken Sie es aus oder legen Sie es als PDF ab; es gehört in die Personalakte der beschäftigten Person.