Kassenbuch führen in der Gastronomie: Anleitung & GoBD-Regeln 2026
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Wer in der Gastronomie ein Kassenbuch führt, muss die Bareinnahmen und -ausgaben täglich, einzeln und unveränderbar aufzeichnen (§ 146 AO). Aus Prüfersicht ist das Kassenbuch der zentrale Ansatzpunkt: negative Bestände, Rundungsmuster oder Lücken lösen fast automatisch eine Zuschätzung nach § 162 AO aus.
Dieser Ratgeber erklärt, wer wann buchführungspflichtig ist, wie sich Registrierkasse mit TSE und offene Ladenkasse dokumentativ unterscheiden und welche Fehler Prüfer zuerst suchen. Die passende Kassenbuch-Vorlage und das GoBD-Paket setzen die hier beschriebenen Regeln praktisch um; die Verfahrensdokumentation Kasse ergänzt sie um die geforderte Systembeschreibung.
Das Wichtigste in Kürze
Wer in der Gastronomie ein Kassenbuch führt, muss Bareinnahmen und -ausgaben täglich, einzeln und unveränderbar aufzeichnen (§ 146 AO). Negative Kassenbestände, Rundungsmuster oder Lücken sind die häufigsten Auslöser für Zuschätzungen bei Betriebsprüfungen. Registrierkasse mit TSE und offene Ladenkasse unterscheiden sich in den Dokumentationspflichten.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht ergibt sich nicht aus dem Kassenbuch selbst, sondern aus der Buchführungspflicht. Buchführungspflichtig ist, wer nach § 238 HGB Kaufmann ist (im Handelsregister eingetragen, z. B. GmbH, UG, OHG) oder nach § 141 AO die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreitet. Für alle Buchführungspflichtigen ist das Kassenbuch Teil der Grundaufzeichnungen.
| Rechtsform / Konstellation | Kassenbuch-Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH, UG, OHG, KG | Ja (Kaufmann kraft Rechtsform) | § 238 HGB |
| Einzelunternehmer > 800.000 € Umsatz oder > 80.000 € Gewinn | Ja | § 141 AO (Stand 2025) |
| Kleinerer Einzelunternehmer mit EÜR | Kein förmliches Kassenbuch, aber tägliche Kassenaufzeichnungen | § 146 AO, § 22 UStG |
| Freiberufler ohne Bareinnahmen | Kein Kassenbuch | — |
In der Gastronomie fällt die Mehrheit der Betriebe unter § 141 AO oder ist bereits als GmbH kaufmännisch buchführungspflichtig. Damit ist das Kassenbuch faktisch Standard — die Frage ist nur, in welcher Form. Welche Steuerpflichten daneben bestehen, zeigt der Überblick Steuern in der Gastronomie.
Die Kassenbuch-Vorlage (Excel) – kostenlos per E-Mail.
Registrierkasse mit TSE vs. offene Ladenkasse
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie seit dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO betreiben. Wer ohne elektronisches Kassensystem kassiert (offene Ladenkasse), muss Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), in der Praxis mit einem täglichen Kassenbericht, der die Tageslosung aus dem gezählten Kassenbestand retrograd ermittelt.
| Kriterium | Registrierkasse mit TSE | Offene Ladenkasse |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | Automatisch je Beleg | Retrograd über Tageskassenbericht |
| Belegausgabepflicht | Ja (§ 146a Abs. 2 AO) | Nein (aber möglich) |
| Zählprotokoll | Empfohlen, nicht zwingend | Nicht vorgeschrieben, aber bester Nachweis der Zählung (BFH X B 41/16) |
| DSFinV-K-Export | Ja, aus TSE | Entfällt |
| Prüfungsrisiko | Mittel | Hoch — engmaschige Kontrolle |
Der Weg über die offene Ladenkasse ist zulässig, wird aber intensiver geprüft. Details zur täglichen Berichtsführung finden Sie im Ratgeber Offene Ladenkasse.
Was gehört in einen Kassenbuch-Eintrag?
- Datum — jeder Kassenbewegungstag einzeln.
- Belegnummer — fortlaufend, ohne Lücken.
- Text / Vorgang — Empfänger bzw. Zahler und Grund (z. B. „Tageslosung“, „Wareneinkauf Metro“, „Privatentnahme“).
- Einnahme oder Ausgabe — brutto in Euro.
- Umsatzsteuersatz — 0 %, 7 % (Speisen ab 01.01.2026) bzw. 19 % (Getränke, Außer-Haus-Getränke).
- Neuer Kassenbestand — nach jeder Buchung fortgeschrieben.
Wie ein einzelnes Blatt konkret aufgebaut und ausgefüllt wird, zeigt die Kassenblatt-Vorlage; den Stückelungsnachweis beim Auszählen behandelt das Zählprotokoll für die Kasse.
Jede Einnahme und Ausgabe braucht einen Beleg — bei Eigenbelegen mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift. Ohne Beleg keine Buchung („keine Buchung ohne Beleg“ ist einer der GoBD-Grundsätze).
Aufbewahrungsfristen 2026
Kassenaufzeichnungen bleiben 10 Jahre aufbewahrungspflichtig; Buchungsbelege wurden durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 AO). Elektronische Kassendaten müssen im ursprünglichen Format maschinell auswertbar bleiben — GoBD-Grundsatz.
| Dokument | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Kassenbuch, Tageskassenberichte | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kassenbons, Bewirtungsbelege) | 8 Jahre (ab 2025) | § 147 Abs. 3 AO i.d.F. BEG IV |
| Verfahrensdokumentation Kasse | 10 Jahre | GoBD Rz. 151 |
| TSE-Log-Daten, DSFinV-K-Export | 10 Jahre, maschinell auswertbar | § 147 Abs. 6 AO |
Die häufigsten Kassenbuch-Fehler bei Betriebsprüfungen
- Negative Kassenbestände. Physikalisch unmöglich — sofortiger Zuschätzungsanlass. Ursache meist verspätete Einbuchung von Tageslosungen oder vergessene Einlagen.
- Rundungsmuster. Fast nur glatte Beträge im Kassenbericht sind statistisch auffällig. Statistische Tests wie der Chi-Quadrat-Test können solche Muster aufzeigen.
- Nicht-tägliche Einträge. Sammel- oder Wochenbuchungen verletzen § 146 Abs. 1 AO.
- Kein Nachweis der Zählung bei offener Ladenkasse. Vorgeschrieben ist ein Zählprotokoll nicht: Nach dem BFH genügt ein Kassenbericht, der auf einem tatsächlichen Auszählen beruht (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16). Das Protokoll ist aber der einfachste Beleg dafür, dass gezählt wurde.
- Differenzen Z-Bon zu Kassenbuch ohne dokumentierte Erklärung.
- Privatentnahmen ohne Beleg. Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift ist Mindeststandard.
Kassenbuch in 6 Schritten sauber führen
- Anfangsbestand aus dem Vortag übernehmen.
- Alle Einnahmen und Ausgaben des Tages einzeln mit Beleg erfassen.
- Umsatzsteuersätze korrekt trennen (0 / 7 / 19 %).
- Bei offener Ladenkasse: Kassenbestand auszählen (am besten mit Zählprotokoll), retrograd auf Tageslosung rechnen — Beispiel im Ratgeber Offene Ladenkasse.
- Endbestand ermitteln und mit gezähltem Kassenbestand abgleichen.
- Kassenbuch drucken (bei Excel-Nutzung) und unterschrieben abheften; TSE-Daten sichern.
Haftungshinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsstand: Juli 2026; die Aussagen zu Kassenbericht und Zählprotokoll am 01.10.2026 an § 146 Abs. 1 AO geprüft. Individuelle Betriebsstrukturen und Sonderfälle (Kombination Bar/Karte, Trinkgeldbehandlung, Automatengeschäfte) besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
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Häufige Fragen
- Muss jeder Gastronom ein Kassenbuch führen?
- Buchführungspflichtige Betriebe nach § 238 HGB und § 141 AO müssen ein Kassenbuch führen. Einnahmen-Überschuss-Rechner (§ 4 Abs. 3 EStG) benötigen kein förmliches Kassenbuch, aber tägliche Aufzeichnungen der Bareinnahmen nach § 146 AO — bei offener Ladenkasse in Form täglicher Kassenberichte.
- Wie oft muss das Kassenbuch geschrieben werden?
- Täglich. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. Sammel- oder Wochenbuchungen sind nicht zulässig und führen bei Betriebsprüfungen regelmäßig zu Zuschätzungen.
- Ersetzt die TSE-Kasse das Kassenbuch?
- Nein. Die TSE (§ 146a AO) sichert die Einzelaufzeichnungen der Registrierkasse manipulationssicher. Das Kassenbuch bleibt daneben die geordnete Zusammenstellung der Kassenbewegungen. In der Praxis erzeugen viele TSE-Kassen den Kassenbuch-Auszug automatisch — er ist trotzdem Teil der GoBD-Dokumentation.
- Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?
- Grundsätzlich 10 Jahre. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege ab 2025 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO). Das Kassenbuch selbst zählt zu den Aufzeichnungen und bleibt bei 10 Jahren. Elektronische Kassendaten sind maschinell auswertbar vorzuhalten.
- Darf ich das Kassenbuch mit Excel führen?
- Nur eingeschränkt. Excel-Dateien sind nachträglich veränderbar und erfüllen die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO nicht ohne Weiteres. Zulässig ist ein Papier-Kassenbuch oder eine GoBD-konforme Software; Excel ist als reine Rechenhilfe möglich, wenn die Einträge zusätzlich täglich ausgedruckt und abgeheftet werden.
- Was sind die häufigsten Kassenbuch-Fehler bei Prüfungen?
- Negative Kassenbestände, Rundungsauffälligkeiten (immer glatte Beträge), nicht-tägliche Einträge, fehlende Kassenberichte bei offener Ladenkasse, fehlende Belege für Privatentnahmen und Differenzen zwischen Z-Bon-Summe und Kassenbuch. Bei solchen Mängeln kann das Finanzamt schätzen (§§ 158, 162 AO).
Quellen
Rechtsstand der Prüfung: siehe Aktualisierungsdatum oben. Externe Links führen zu den amtlichen Fassungen.