Kassenbuch führen in der Gastronomie: Anleitung & GoBD-Regeln 2026
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Wer in der Gastronomie ein Kassenbuch führt, muss die Bareinnahmen und -ausgaben täglich, einzeln und unveränderbar aufzeichnen (§ 146 AO). Aus Prüfersicht ist das Kassenbuch der zentrale Ansatzpunkt: negative Bestände, Rundungsmuster oder Lücken lösen fast automatisch eine Zuschätzung nach § 162 AO aus.
Dieser Ratgeber erklärt, wer wann buchführungspflichtig ist, wie sich Registrierkasse mit TSE und offene Ladenkasse dokumentativ unterscheiden und welche Fehler Prüfer zuerst suchen. Die passende Kassenbuch-Vorlage und das GoBD-Paket setzen die hier beschriebenen Regeln praktisch um; die Verfahrensdokumentation Kasse ergänzt sie um die geforderte Systembeschreibung.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Die Pflicht ergibt sich nicht aus dem Kassenbuch selbst, sondern aus der Buchführungspflicht. Buchführungspflichtig ist, wer nach § 238 HGB Kaufmann ist (im Handelsregister eingetragen, z. B. GmbH, UG, OHG) oder nach § 141 AO die Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreitet. Für alle Buchführungspflichtigen ist das Kassenbuch Teil der Grundaufzeichnungen.
| Rechtsform / Konstellation | Kassenbuch-Pflicht | Grundlage |
|---|---|---|
| GmbH, UG, OHG, KG | Ja (Kaufmann kraft Rechtsform) | § 238 HGB |
| Einzelunternehmer > 800.000 € Umsatz oder > 80.000 € Gewinn | Ja | § 141 AO (Stand 2025) |
| Kleinerer Einzelunternehmer mit EÜR | Kein förmliches Kassenbuch, aber tägliche Kassenaufzeichnungen | § 146 AO, § 22 UStG |
| Freiberufler ohne Bareinnahmen | Kein Kassenbuch | — |
In der Gastronomie fällt die Mehrheit der Betriebe unter § 141 AO oder ist bereits als GmbH kaufmännisch buchführungspflichtig. Damit ist das Kassenbuch faktisch Standard — die Frage ist nur, in welcher Form.
Registrierkasse mit TSE vs. offene Ladenkasse
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie seit dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO betreiben. Wer keine Registrierkasse nutzt (offene Ladenkasse), muss stattdessen einen täglichen Kassenbericht mit Zählprotokoll erstellen.
| Kriterium | Registrierkasse mit TSE | Offene Ladenkasse |
|---|---|---|
| Einzelaufzeichnung | Automatisch je Beleg | Retrograd über Tageskassenbericht |
| Belegausgabepflicht | Ja (§ 146a Abs. 2 AO) | Nein (aber möglich) |
| Zählprotokoll | Empfohlen, nicht zwingend | Zwingend, täglich |
| DSFinV-K-Export | Ja, aus TSE | Entfällt |
| Prüfungsrisiko | Mittel | Hoch — engmaschige Kontrolle |
Der Weg über die offene Ladenkasse ist zulässig, wird aber intensiver geprüft. Details zur täglichen Berichtsführung finden Sie im Ratgeber Offene Ladenkasse.
Was gehört in einen Kassenbuch-Eintrag?
- Datum — jeder Kassenbewegungstag einzeln.
- Belegnummer — fortlaufend, ohne Lücken.
- Text / Vorgang — Empfänger bzw. Zahler und Grund (z. B. „Tageslosung“, „Wareneinkauf Metro“, „Privatentnahme“).
- Einnahme oder Ausgabe — brutto in Euro.
- Umsatzsteuersatz — 0 %, 7 % (Speisen ab 01.01.2026) bzw. 19 % (Getränke, Außer-Haus-Getränke).
- Neuer Kassenbestand — nach jeder Buchung fortgeschrieben.
Jede Einnahme und Ausgabe braucht einen Beleg — bei Eigenbelegen mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift. Ohne Beleg keine Buchung („keine Buchung ohne Beleg“ ist einer der GoBD-Grundsätze).
Aufbewahrungsfristen 2026
Kassenaufzeichnungen bleiben 10 Jahre aufbewahrungspflichtig; Buchungsbelege wurden durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 AO). Elektronische Kassendaten müssen im ursprünglichen Format maschinell auswertbar bleiben — GoBD-Grundsatz.
| Dokument | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Kassenbuch, Tageskassenberichte | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kassenbons, Bewirtungsbelege) | 8 Jahre (ab 2025) | § 147 Abs. 3 AO i.d.F. BEG IV |
| Verfahrensdokumentation Kasse | 10 Jahre | GoBD Rz. 151 |
| TSE-Log-Daten, DSFinV-K-Export | 10 Jahre, maschinell auswertbar | § 147 Abs. 6 AO |
Die häufigsten Kassenbuch-Fehler bei Betriebsprüfungen
- Negative Kassenbestände. Physikalisch unmöglich — sofortiger Zuschätzungsanlass. Ursache meist verspätete Einbuchung von Tageslosungen oder vergessene Einlagen.
- Rundungsmuster. Fast nur glatte Beträge im Kassenbericht sind statistisch auffällig. Prüfer nutzen Chi-Quadrat- und Benford-Analysen.
- Nicht-tägliche Einträge. Sammel- oder Wochenbuchungen verletzen § 146 Abs. 1 AO.
- Fehlendes Zählprotokoll bei offener Ladenkasse — der BFH sieht darin einen schweren Mangel (BFH XI R 34/18).
- Differenzen Z-Bon zu Kassenbuch ohne dokumentierte Erklärung.
- Privatentnahmen ohne Beleg. Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift ist Mindeststandard.
Kassenbuch in 6 Schritten sauber führen
- Anfangsbestand aus dem Vortag übernehmen.
- Alle Einnahmen und Ausgaben des Tages einzeln mit Beleg erfassen.
- Umsatzsteuersätze korrekt trennen (0 / 7 / 19 %).
- Bei offener Ladenkasse: Zählprotokoll erstellen, retrograd auf Tageslosung rechnen — Beispiel im Ratgeber Offene Ladenkasse.
- Endbestand ermitteln und mit gezähltem Kassenbestand abgleichen.
- Kassenbuch drucken (bei Excel-Nutzung) und unterschrieben abheften; TSE-Daten sichern.
Haftungshinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsstand: Juli 2026. Individuelle Betriebsstrukturen und Sonderfälle (Kombination Bar/Karte, Trinkgeldbehandlung, Automatengeschäfte) besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
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Häufige Fragen
- Muss jeder Gastronom ein Kassenbuch führen?
- Buchführungspflichtige Betriebe nach § 238 HGB und § 141 AO müssen ein Kassenbuch führen. Einnahmen-Überschuss-Rechner (§ 4 Abs. 3 EStG) benötigen kein förmliches Kassenbuch, aber tägliche Aufzeichnungen der Bareinnahmen nach § 146 AO — bei offener Ladenkasse in Form täglicher Kassenberichte.
- Wie oft muss das Kassenbuch geschrieben werden?
- Täglich. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. Sammel- oder Wochenbuchungen sind nicht zulässig und führen bei Betriebsprüfungen regelmäßig zu Zuschätzungen.
- Ersetzt die TSE-Kasse das Kassenbuch?
- Nein. Die TSE (§ 146a AO) sichert die Einzelaufzeichnungen der Registrierkasse manipulationssicher. Das Kassenbuch bleibt daneben die geordnete Zusammenstellung der Kassenbewegungen. In der Praxis erzeugen viele TSE-Kassen den Kassenbuch-Auszug automatisch — er ist trotzdem Teil der GoBD-Dokumentation.
- Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?
- Grundsätzlich 10 Jahre. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege ab 2025 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO). Das Kassenbuch selbst zählt zu den Aufzeichnungen und bleibt bei 10 Jahren. Elektronische Kassendaten sind maschinell auswertbar vorzuhalten.
- Darf ich das Kassenbuch mit Excel führen?
- Nur eingeschränkt. Excel-Dateien sind nachträglich veränderbar und erfüllen die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO nicht ohne Weiteres. Zulässig ist ein Papier-Kassenbuch oder eine GoBD-konforme Software; Excel ist als reine Rechenhilfe möglich, wenn die Einträge zusätzlich täglich ausgedruckt und abgeheftet werden.
- Was sind die häufigsten Kassenbuch-Fehler bei Prüfungen?
- Negative Kassenbestände, Rundungsauffälligkeiten (immer glatte Beträge), nicht-tägliche Einträge, fehlende Zählprotokolle bei offener Ladenkasse, fehlende Belege für Privatentnahmen und Differenzen zwischen Z-Bon-Summe und Kassenbuch. Jeder Punkt reicht als Anlass für eine Zuschätzung nach § 162 AO.