Inventur in der Gastronomie: Ablauf, Bewertung & Checkliste
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Inventur ist mehr als Pflicht: Sie liefert den Warenwert für den Jahresabschluss, deckt Schwund auf und ist die Grundlage jeder Wareneinsatz-Kontrolle. Ohne saubere Inventur ist die Wareneinsatzquote nicht belastbar — und damit die wichtigste Kennzahl der Gastronomie unbrauchbar.
Dieser Ratgeber beschreibt den Ablauf am Stichtag, die Bewertung zum Einkaufspreis und die häufigsten Fehler. Wie sich der Wareneinsatz aus der Inventur berechnet, zeigt Wareneinsatz berechnen; wie er sich in Controlling und Kennzahlen einordnet, Gastro-Controlling.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Zweck der Inventur
- Bilanz / Jahresabschluss — der Warenendbestand geht als Vermögensposition in die Bilanz ein (§ 240 f. HGB).
- Wareneinsatzberechnung — Anfangsbestand + Zukauf − Endbestand = Wareneinsatz.
- Schwundkontrolle — Differenz zwischen buchmäßigem und tatsächlichem Bestand deckt Diebstahl, Verderb und Fehlbuchungen auf.
- Kalkulationskontrolle — reale Verluste im Wareneinsatz sind Grundlage für die Kalkulations-Aufschläge.
Ablauf am Stichtag
- Stichtag festlegen — meist 31.12., außerhalb der Öffnungszeiten oder am Ruhetag.
- Vorbereitung: Listen drucken (nach Bereichen), Zähler einteilen, Bereiche abgrenzen, Wareneingänge einstellen.
- Bereichsweise zählen: Küche/trocken, Küche/kühl, Küche/TK, Lager, Bar, Weinkeller, Kaffeemaschine, Zapfanlage — jede Position mit Menge und Einheit.
- Angebrochene Gebinde nach Restmenge erfassen (geschätzt oder gewogen).
- Vier-Augen-Prinzip: zwei Zähler, Abgleich nach Bereich.
- Bewertung: Mengen × EK/Einheit; Bewertung zum niedrigeren Wert bei Qualitätsminderung.
- Zusammenfassung: Gesamt-Warenwert je Bereich → Endbestand.
- Ablage: Inventurliste unterschreiben, 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO).
Bereiche und typische Fallstricke
| Bereich | Was oft vergessen wird | Bewertungshinweis |
|---|---|---|
| Küche trocken | Zwischenlager auf Regalen, Vorratsdosen | EK/Verpackungseinheit |
| Küche kühl | Angebrochene Sahne, Butter, Käse | Restmenge, Niederstwert |
| Küche TK | Vorbereitete Halbfabrikate (Wert = EK der Rohware) | Zum EK der Rohware |
| Bar / Zapfanlage | Fassreste (Bierleitung), CO₂-Vorrat | Bierrestmenge schätzen (Leitung 4–8 l) |
| Weinkeller | Kommission für Events, Testflaschen | EK, ggf. mit Reifezuschlag ignorieren |
| Ausgabe / Chafing | Bereit gestellte Ware im Buffet | Als Endbestand mitzählen |
Wareneinsatzquote — was die Inventur ermöglicht
Erst mit sauberer Inventur ist der Wareneinsatz berechenbar. Beispiel Restaurant:
| Position | Wert |
|---|---|
| Anfangsbestand (01.01.) | 14.200 € |
| + Zukauf im Jahr | 168.500 € |
| − Endbestand (31.12.) | 15.900 € |
| = Wareneinsatz | 166.800 € |
| Umsatz netto | 520.000 € |
| Wareneinsatzquote | 32,1 % |
Zielkorridore siehe Wareneinsatz berechnen; Maßnahmen zur Senkung ohne Qualitätsverlust unter Wareneinsatz senken.
Häufige Fehler und wie sie sich vermeiden lassen
- Zählen bei laufendem Betrieb — Ware bewegt sich, Ergebnis unbrauchbar. Lösung: Stichtag außerhalb der Öffnung.
- Vergessen von Zwischenlagern — Rollcontainer, Kühlwagen, Werkstattregal. Lösung: Bereichs-Checkliste.
- Bewertung zum Verkaufs- statt Einkaufspreis — Bilanz überhöht, Steuern zu hoch. Lösung: strikt EK.
- Keine Trennung Küche/Bar — Wareneinsatzquote nicht mehr aufteilbar in Speisen (7 % USt) und Getränke (19 %).
- Unklare TK-Erfassung — Halbfabrikate mit Ober- oder Unterbewertung. Lösung: nur Rohwarenwert.
- Kein Nachweis — Inventurliste ohne Unterschrift, ohne Datum. Für Finanzamt und Betriebsprüfung wertlos.
Checkliste — Inventur in 12 Punkten
- Stichtag festgelegt und kommuniziert
- Bereichslisten gedruckt (Küche trocken / kühl / TK / Lager / Bar / Wein)
- Zähler eingeteilt (Vier-Augen)
- Wareneingänge und -ausgänge am Stichtag gestoppt
- Angebrochene Gebinde erfasst
- TK-Halbfabrikate zum EK der Rohware bewertet
- Fassreste und CO₂ mitgezählt
- Niederstwertprinzip bei MHD-naher Ware angewandt
- Bewertung zum EK ohne USt
- Summen je Bereich ermittelt
- Gesamtliste unterschrieben, Datum eingetragen
- Aufbewahrung 10 Jahre (§ 147 AO) sichergestellt
Haftungshinweis: Kein Ersatz für steuerliche oder handelsrechtliche Beratung. Rechtsstand Juli 2026. Für die konkrete Bewertung (insb. Niederstwert, Halbfabrikate, Warengruppen-Zuordnung) den Steuerberater einbinden.
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Häufige Fragen
- Wann ist die Inventur Pflicht?
- Zum Bilanzstichtag bei Buchführungspflichtigen (§ 240 f. HGB, § 141 AO). In der Gastronomie meist zum 31.12. oder abweichend zum Ende des Geschäftsjahres. Zusätzlich empfehlenswert monatlich für die Wareneinsatz-Kontrolle — auch ohne rechtliche Pflicht.
- Zu welchem Preis wird bewertet?
- Grundsätzlich zum Einkaufspreis (EK) ohne Umsatzsteuer, ggf. gemindert um Rabatte (§ 253 HGB Anschaffungskosten). Verderbliche oder qualitätsgeminderte Ware wird zum niedrigeren Wert angesetzt („Niederstwertprinzip“, § 253 Abs. 4 HGB). MHD-nahe oder angebrochene Gebinde ggf. mit Abschlag.
- Wie werden angebrochene Gebinde gezählt?
- Nach Restmenge, geschätzt oder gewogen. Beispiel: eine 0,7-l-Flasche Rum halb voll = 0,35 l × EK/Liter. Bei vielen Restmengen lohnt sich ein Waagen-Verfahren (Leergewicht bekannt, Bruttogewicht wiegen). Wichtig: Verfahren bei jeder Inventur gleich anwenden (Stetigkeit § 246 Abs. 3 HGB).
- Wer inventiert — Vier-Augen-Prinzip nötig?
- Nicht zwingend rechtlich, aber prüfungspraktisch dringend empfohlen. Zwei Personen zählen unabhängig, Ergebnisse werden abgeglichen. Das reduziert Zähl- und Erfassungsfehler und dient als Kontrolle gegen Manipulation. Bei größeren Betrieben oft Küchenchef + Buchhaltung.
- Wie berechnet sich die Wareneinsatzquote?
- Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zukauf − Endbestand. Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Umsatz netto × 100. Zielkorridore laut BMF-Richtsatzsammlung: 25–35 % (klassisches Restaurant), 22–28 % (Pizzeria), 18–25 % (Café/Bar mit hohem Getränkeanteil). Details unter /wareneinsatz-berechnen.
- Was sind die häufigsten Inventur-Fehler?
- Zählen bei laufendem Betrieb (Ware bewegt sich), Vergessen von Zwischenlagern (Bar, Kellerregal, Kühlwagen), Bewertung zum Verkaufs- statt Einkaufspreis, keine Trennung zwischen Küche und Bar, unklare Erfassung von TK-Ware und Fehlen einer Inventurliste als Nachweis.