Reservierungsbuch-Vorlage und Tischplan für Restaurants — kostenlos

So führen Sie das Reservierungsbuch

Das Reservierungsbuch hat einen festen Ablauf: Am Vortag drucken Sie das Tagesblatt aus oder öffnen es in Excel, tragen die bereits bekannten Reservierungen ein und markieren die Tische, die dadurch belegt sind. Jede neue Anfrage — am Telefon, an der Tür oder per Mail — wird sofort eingetragen, mit Uhrzeit, Personenzahl, Name, Telefonnummer, Tischnummer und einer Bemerkung für Besonderheiten. Der wichtigste Punkt ist die Disziplin: Ein Eintrag, der erst später nachgetragen wird, ist die häufigste Ursache für Doppelbelegungen.

Die Zeit-Slots im Tagesblatt laufen von 11:00 bis 22:30 in festen Schritten. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, ob ein Tisch um 18:00 und noch einmal um 20:30 vergeben werden kann. Planen Sie zwischen zwei Belegungen desselben Tisches einen Puffer ein — in der Praxis hat sich für ein Zwei-Gänge-Essen eine Verweildauer von rund 90 Minuten plus 15 Minuten Umdecken bewährt. Wer diesen Puffer streicht, gewinnt einen Tisch und verliert die Ruhe im Service.

Am Abend hält die Tagesliste fest, welche Reservierung erschienen ist, welche abgesagt hat und welche nicht gekommen ist. Diese drei Status sind die Grundlage für die Wochenübersicht: Sie zeigt die Auslastung je Tag und macht sichtbar, an welchen Wochentagen Kapazität frei bleibt.

Tischplan zeichnen: Raster, Wege, Nummern

Ein Tischplan ist mehr als eine Skizze: Er legt fest, welche Nummer welcher Tisch trägt, wie viele Personen daran sitzen und wo Durchgänge bleiben. Die Tischplan-Vorlage bringt dafür ein 1-cm-Raster mit, eine Legende für Tischformen und Sitzplätze, ein ausgefülltes Beispiel für einen Gastraum und eine Checkliste. Zeichnen Sie zuerst die festen Elemente ein — Wände, Fenster, Tür, Theke, Durchgang zur Küche —, danach die Tische.

Für die Wege gilt: Hauptgänge großzügiger halten als Nebengänge, und Tische nicht so stellen, dass Gäste beim Aufstehen den Servierweg blockieren. Flucht- und Rettungswege müssen freibleiben; die konkreten Maße und Anforderungen ergeben sich aus der Versammlungsstätten- beziehungsweise Bauordnung Ihres Bundeslandes und den Auflagen Ihrer Betriebserlaubnis. Klären Sie den Plan im Zweifel mit der zuständigen Behörde oder Ihrer Brandschutzbeauftragten ab, bevor Sie Tische dauerhaft umstellen.

Nummerieren Sie die Tische in der Reihenfolge, in der das Personal durch den Raum geht — etwa im Uhrzeigersinn beginnend an der Tür. Das reduziert Rückfragen beim Eindecken und beim Servieren, und es passt zur Tischspalte im Reservierungsbuch. Hängen Sie den ausgefüllten Plan gut sichtbar neben dem Reservierungsbuch aus.

No-Shows senken

Nicht erschienene Gäste kosten doppelt: Der Tisch bleibt leer, und andere Anfragen wurden abgelehnt. Drei Maßnahmen wirken erfahrungsgemäß am schnellsten. Erstens die Bestätigung am Vortag: ein kurzer Anruf oder eine Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Personenzahl und der Bitte, sich bei Änderungen zu melden. Zweitens ein Rückruf bei großen Gruppen, weil dort der Schaden am größten ist. Drittens eine Warteliste: Wer für einen ausgebuchten Abend anfragt, wird notiert und angerufen, sobald eine Absage eingeht.

Das No-Show-Log in der Excel-Datei hält fest, welcher Gast an welchem Tag nicht erschienen ist. Nach einigen Wochen erkennen Sie Muster — etwa bestimmte Uhrzeiten oder Gruppengrößen — und können gegensteuern, ohne pauschal alle Gäste mit Vorauszahlungen zu belasten. Wer Bestätigungen und Erinnerungen nicht mehr von Hand verschicken möchte, findet im Reservierungssystem die automatische Variante.

Wie lange dürfen Reservierungsdaten im Restaurant gespeichert werden?

Reservierungsdaten dürfen nur so lange in einer Form aufbewahrt werden, die den Gast identifizierbar macht, wie es für den Zweck der Reservierung erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Eine feste gesetzliche Frist für Tischreservierungen nennt die DSGVO nicht. Der Betrieb legt deshalb selbst eine kurze Frist fest, zum Beispiel 90 Tage nach dem Besuchstermin, und löscht oder vernichtet die Daten danach.

Ist die Reservierung zugleich Vertrags- oder Buchungsunterlage, zum Beispiel bei einer Bankett- oder Gruppenbuchung mit Vertrag oder Rechnung, können gesetzliche Aufbewahrungspflichten von 6 beziehungsweise 8 Jahren gelten (§ 257 Abs. 1 Nr. 2-4, Abs. 4 HGB; § 147 Abs. 1, 3 AO). Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

1. Nur erfassen, was für die Reservierung nötig ist: Datum, Uhrzeit, Name, Telefonnummer, Personenzahl, Tisch (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO); Allergiehinweise nur wie oben beschrieben.
2. Löschfrist schriftlich festlegen, zum Beispiel 90 Tage nach dem Besuch.
3. Nach Fristende Papierseite sicher vernichten, Excel-Zeilen löschen.
4. Zugriff auf berechtigte Mitarbeiter beschränken, Excel in geschütztem Ordner.

Quelle: Art. 5 Abs. 1 lit. c und e, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679); Art. 9 DSGVO; § 257 HGB, § 147 AO (gesetze-im-internet.de, abgerufen am 03.11.2026). Die Frist von 90 Tagen ist eine Beispielsetzung des Betriebs, keine gesetzliche Vorgabe. Orientierung, keine Rechtsberatung.

Was muss in ein Reservierungsbuch eingetragen werden?

In ein Reservierungsbuch gehören Datum und Uhrzeit, Name und Telefonnummer des Gastes, die Personenzahl und, falls vorhanden, der zugewiesene Tisch. Allergiehinweise sind eine freiwillige Angabe auf Wunsch des Gastes; ein Geburtsdatum ist in der Regel nicht erforderlich.

Zum Download der Vorlage

Datenschutz im Reservierungsbuch

Name und Telefonnummer eines Gastes sind personenbezogene Daten. Die Verarbeitung stützt sich auf die Durchführung des Vertragsverhältnisses nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Sie brauchen die Angaben, um den Tisch bereitzuhalten und bei Änderungen zu informieren. Nach Art. 5 DSGVO gilt dabei Datenminimierung: Erfassen Sie nur, was für diesen Zweck nötig ist. Allergiehinweise können Gesundheitsdaten sein (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Tragen Sie sie nur ein, wenn der Gast sie von sich aus nennt oder ausdrücklich zustimmt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), und fragen Sie nicht pauschal danach. Ein Geburtsdatum ist in der Regel nicht erforderlich.

Zwei weitere Punkte gehören geregelt. Die Speicherdauer: siehe oben; Papierblätter nach Fristende datenschutzgerecht vernichten statt im Altpapier. Und der Zugriff: Das Buch liegt nicht offen auf dem Tresen, sondern dort, wo nur berechtigte Mitarbeiter es einsehen. Bei der Excel-Datei heißt das ein geschützter Ordner statt eines gemeinsam genutzten Desktops.

Vorschau: Aufbau des Reservierungsbuchs

Das Tagesblatt zeigt je Tisch eine Zeile und je Zeitfenster eine Spalte; darunter stehen Tagesliste, Wochenübersicht und das No-Show-Log.