Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen: welche Frist für welche Unterlage gilt
Zuletzt aktualisiert:
GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Lohnunterlagen haben keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Das Lohnkonto bewahren Sie bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung auf (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Lohnabrechnungen, die als Buchungsbeleg dienen, acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Entgeltunterlagen für die Rentenversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre.
In der Gastronomie treffen alle vier Fristen zusammen, weil das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zu den Branchen nach § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG gehört, deshalb gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG. Die Vorlagen dazu (Arbeitsverträge, MiLoG-Stundenzettel, Dienstplan) enthält das Paket Arbeitsvertrag Gastronomie und Personalunterlagen.
Die steuer- und handelsrechtlichen Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Abweichend zählen beim Lohnkonto die letzte Lohnzahlung, bei Entgeltunterlagen die letzte Prüfung und bei MiLoG-Aufzeichnungen der maßgebliche Aufzeichnungszeitpunkt.
Diese Seite behandelt nur die Fristen und ihre Berechnung. Was in die Personalakte gehört und was nicht, steht im Ratgeber Personalakte Gastronomie.
GastroDok-Redaktion · Redaktionell geprüft von der GastroDok-Redaktion
Das Wichtigste in Kürze
Lohnunterlagen haben keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. Das Lohnkonto bewahren Sie bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung auf (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Lohnabrechnungen, die als Buchungsbeleg dienen, acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Entgeltunterlagen für die Rentenversicherung bis zum Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre.
Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen
| Unterlage | Frist | Fristbeginn | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Lohnkonto | bis Ablauf des 6. Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung | Jahr der letzten Lohnzahlung | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Lohnabrechnung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3, Abs. 4 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4, Abs. 5 HGB |
| Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO |
| Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen | 6 Jahre | Schluss des Kalenderjahres der Entstehung | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO |
| Entgeltunterlagen (Sozialversicherung) | bis Ablauf des Kalenderjahres nach der letzten Prüfung | letzte Prüfung nach § 28p SGB IV | § 28f Abs. 1 SGB IV |
| Arbeitszeitaufzeichnung (Beginn, Ende, Dauer) | mind. 2 Jahre; Eintrag spätestens am 7. Kalendertag nach dem Arbeitstag | maßgeblicher Aufzeichnungszeitpunkt | § 17 Abs. 1 MiLoG i. V. m. § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG |
| Mehrarbeit über 8 Std./Werktag | mind. 2 Jahre | Aufzeichnung | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Den Stundenzettel nach § 17 MiLoG als PDF – kostenlos per E-Mail.
Die Vorlage zur Aufzeichnung finden Sie im Ratgeber Stundenzettel und Arbeitszeiterfassung; Buchungsbelege und Kassenunterlagen behandelt der Leitfaden Kassenführung nach GoBD.
Rechenbeispiele
- Lohnabrechnung Dezember 2026 (Buchungsbeleg): Fristbeginn 31.12.2026, Frist 8 Jahre, aufbewahren bis 31.12.2034.
- Lohnkonto, letzte Lohnzahlung 2026: aufbewahren bis Ablauf 2032.
- Stundenzettel für den 15.03.2026: Eintrag bis 22.03.2026, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre ab dem Aufzeichnungszeitpunkt.
Fertiges Produkt
Personalunterlagen als Paket: Arbeitsvertrag, Stundenzettel, Dienstplan
Das HR-Toolkit bündelt Arbeitsverträge für Vollzeit und Minijob, den Stundenzettel nach § 17 MiLoG, Dienstplan- und Urlaubsplaner-Excel sowie Zeugnis- und Kündigungs-Muster in einem Download. Sofort-Download nach dem Kauf, 49 € einmalig.
Arbeitsvertrag Gastronomie und Personalunterlagen ansehenWann die Frist nicht endet
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die steuerliche Frist unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).
Vernichten, aber geordnet
- Einmal jährlich im Januar die Fristen prüfen.
- Die Ablaufhemmung klären, zum Beispiel eine laufende Prüfung oder offene Bescheide.
- Die Vernichtung protokollieren.
Quellen
Alle Normen abgerufen am 26.10.2026 auf gesetze-im-internet.de.
Hinweis: Dieser Beitrag informiert zum deutschen Steuer-, Handels- und Sozialversicherungsrecht auf Grundlage der zitierten Vorschriften (Rechtsstand 26.10.2026). Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Arbeitsvertrag, Stundenzettel nach § 17 MiLoG, Dienstplan und Zeugnis-Muster als bearbeitbare Vorlagen im Paket.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren?
- 8 Jahre, wenn sie als Buchungsbeleg dienen (§ 147 Abs. 3 AO), ab Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind.
- Wie lange müssen Stundenzettel in der Gastronomie aufbewahrt werden?
- Mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Weil das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zu den Branchen nach § 2a Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG gehört, deshalb gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG.
- Wann darf ich das Lohnkonto vernichten?
- Nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), wenn keine Ablaufhemmung besteht.