Personalakte in der Gastronomie: was hineingehört — und was nicht
Zuletzt aktualisiert:
GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
In die Personalakte eines Gastrobetriebs gehören alle Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem sachlichen Zusammenhang stehen: Arbeitsvertrag, Sozialversicherungsdaten, Arbeitszeitaufzeichnungen, Zeugnisse und die Nachweise nach § 43 IfSG. Nicht hinein gehören Gesundheitsdaten ohne Rechtsgrundlage, Abmahnungen ohne Anhörung und alles, was nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist zu löschen ist. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form der Personalakte gibt es nicht — die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Unterlagen sind dagegen einzeln geregelt.
Die Personalakte ist der einzige Ordner im Betrieb, den drei verschiedene Prüfer sehen wollen — und jeder sucht etwas anderes. Der Zoll fragt nach den Arbeitszeitaufzeichnungen, die Rentenversicherung nach den Entgeltunterlagen, das Gesundheitsamt nach der Belehrung. Wer für jede dieser Fragen an einer anderen Stelle suchen muss, hat kein Rechtsproblem, sondern ein Ordnungsproblem.
Eine gesetzliche Definition der Personalakte existiert nicht. Es gibt keine Vorschrift, die sagt, wie sie auszusehen hat, ob sie auf Papier oder digital geführt wird oder in welcher Reihenfolge die Unterlagen liegen. Was es gibt, sind einzelne Pflichten aus dem Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht, die zusammengenommen den Inhalt bestimmen — und vier verschiedene Aufbewahrungsfristen, die nicht miteinander synchron laufen.
Die Dokumente, die dabei mehrfach gebraucht werden — Arbeitsvertrag für Vollzeit und Minijob, Stundenzettel nach § 17 MiLoG, DATEV-Stundenzettel, Dienstplan, Urlaubsplaner, Arbeitszeugnis-Muster —, liegen bei uns gebündelt als Arbeitsvertrag Gastronomie und Personalunterlagen für 49 €. Der Rest dieses Artikels erklärt, was in die Akte gehört und wie lange es dort bleiben muss.
GastroDok-Redaktion · Veröffentlicht am · Redaktionell geprüft von Tobias Quass
Das Wichtigste in Kürze
In die Personalakte eines Gastrobetriebs gehören alle Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem sachlichen Zusammenhang stehen: Arbeitsvertrag, Sozialversicherungsdaten, Arbeitszeitaufzeichnungen, Zeugnisse und die Nachweise nach § 43 IfSG. Nicht hinein gehören Gesundheitsdaten ohne Rechtsgrundlage, Abmahnungen ohne Anhörung und alles, was nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist zu löschen ist. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form der Personalakte gibt es nicht — die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Unterlagen sind dagegen einzeln geregelt.
Was gehört in die Personalakte?
In die Personalakte gehören die Unterlagen, für die der Arbeitgeber gegenüber Behörden nachweispflichtig ist: Arbeitsvertrag samt Nachträgen, Steuer- und Sozialversicherungsdaten, Sofortmeldung, Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaubs- und Krankheitsnachweise sowie Zeugnisse. In der Gastronomie kommen zwei Dokumente hinzu, die andere Branchen nicht kennen: die Bescheinigung des Gesundheitsamtes und die Dokumentation der Belehrungen nach § 43 IfSG.
| Bereich | Unterlagen | Warum in der Akte |
|---|---|---|
| Vertrag | Arbeitsvertrag, Nachträge, Nebenabreden, Kündigung oder Aufhebungsvertrag | Nachweis der vereinbarten Bedingungen |
| Lohn und Steuer | Lohnkonto, Lohnabrechnungen, Steuer-ID, Bescheinigungen | § 41 EStG |
| Sozialversicherung | Entgeltunterlagen, Meldungen, Sofortmeldung, Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse | § 28f SGB IV |
| Arbeitszeit | Stundenzettel, Dienstpläne, Aufzeichnungen über Mehrarbeit | § 17 MiLoG, § 16 ArbZG |
| Hygiene | Bescheinigung des Gesundheitsamtes, Dokumentation der Zweijahres-Belehrungen | § 43 IfSG |
| Sonstiges | Zeugnisse, Einarbeitungsnachweis, Unterweisungen, Abmahnungen | Nachweis im Streitfall |
Für Betriebe mit Minijobbern kommt hinzu, dass die Aufzeichnungspflicht dort nicht entfällt, sondern verschärft ist: § 17 Abs. 1 MiLoG nennt geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV ausdrücklich. Wie die Anmeldung im Einzelnen abläuft, steht in unserem Ratgeber zum Minijob in der Gastronomie.
Fertiges Produkt
Alle Personalunterlagen als Paket
Arbeitsvertrag Vollzeit und Minijob (Word), Stundenzettel nach § 17 MiLoG (PDF + Excel), DATEV-Stundenzettel, Dienstplan- und Urlaubsplaner (Excel), Arbeitszeugnis-Muster, Kündigungs-Muster, 30-Tage-Einarbeitungsplan. Rechtsstand Juli 2026, 12 Monate Updates. Sofort-Download.
Arbeitsvertrag Gastronomie und Personalunterlagen — 49 €25 GastroDok-Produkte im Komplettpaket für 199 €.
Was gehört nicht hinein?
Nicht in die Personalakte gehören Daten ohne sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis. Nach dem Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO dürfen nur Daten verarbeitet werden, die für den Zweck erforderlich sind; § 26 BDSG konkretisiert das für das Beschäftigungsverhältnis. Praktisch: keine Diagnosen, keine privaten Notizen, keine Ausweiskopien ohne Zweck.
Drei Fälle, die in Gastrobetrieben regelmäßig falsch gehandhabt werden:
- Krankmeldungen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gehört in die Akte, die Diagnose nicht — sie steht dem Arbeitgeber nicht zu und darf auch nicht notiert werden, wenn ein Mitarbeiter sie am Telefon erwähnt.
- Ausweiskopien. Eine Kopie des Personalausweises ist nur zulässig, wenn dafür eine konkrete Rechtsgrundlage besteht. Für die Prüfung der Arbeitserlaubnis bei Drittstaatsangehörigen gilt etwas anderes als für die pauschale Ablage „zur Sicherheit“.
- Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber. Sie gehören nicht in eine Personalakte, weil kein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist, und sind nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
Wer die Personalakte digital führt, verschiebt damit keine Pflicht, sondern verschärft sie: Zugriffsrechte, Löschkonzept und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen dann stehen. Was dazugehört, steht in unserem DSGVO-Paket für die Gastronomie.
Wie lange muss welche Unterlage aufbewahrt werden?
Es gibt keine einheitliche Frist für „die Personalakte“. Jede Unterlagenart hat ihre eigene: Lohnkonten sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung, Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres, Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre. Wer die Akte pauschal zehn Jahre behält, verstößt gegen die Löschpflicht.
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto | bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Entgeltunterlagen Sozialversicherung | bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres | § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV |
| Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz | mindestens zwei Jahre ab dem maßgeblichen Zeitpunkt | § 17 Abs. 1 MiLoG |
| Nachweise über Mehrarbeit nach dem Arbeitszeitgesetz | mindestens zwei Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Bescheinigung Gesundheitsamt + letzte Belehrungsdokumentation | beim Arbeitgeber aufzubewahren, an der Betriebsstätte verfügbar zu halten; das Gesetz nennt keine Frist | § 43 Abs. 5 IfSG |
| Buchungsbelege (auch Lohnbelege) | acht Jahre statt bisher zehn — geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, anwendbar ab 1. Januar 2025 | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
Die letzte Zeile ist die einzige Frist, die sich zuletzt geändert hat, und sie wird in der Praxis noch häufig mit zehn Jahren angegeben. Für das Kassenbuch selbst bleibt es bei zehn Jahren — die Verkürzung betrifft die Belege, nicht die Aufzeichnungen. Der Unterschied ist in unserem Ratgeber zum Kassenbuch führen im Detail aufgeschlüsselt.
Die IfSG-Nachweise — der Teil, den nur die Gastronomie hat
Wer erstmals gewerbsmäßig mit Lebensmitteln nach § 42 Abs. 1 IfSG umgeht, braucht eine Bescheinigung des Gesundheitsamtes, die bei Tätigkeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein darf. Danach belehrt der Arbeitgeber selbst, alle zwei Jahre. Bescheinigung und letzte Belehrungsdokumentation sind aufzubewahren und an der Betriebsstätte verfügbar zu halten.
Das ist die Vorschrift, an der Personalakten in Gastrobetrieben am häufigsten scheitern, und zwar nicht am fehlenden Erstnachweis, sondern an der Zweijahres-Wiederholung: Die Bescheinigung vom Einstellungstag liegt vor, die Belehrung von vor drei Jahren fehlt. Bei wechselnden Betriebsstätten genügt laut Gesetz eine beglaubigte Abschrift oder Kopie.
Eine fertige Vorlage für die Dokumentation der Zweijahres-Belehrung liegt unter Belehrung nach § 43 IfSG.
Wer darf die Personalakte einsehen?
Beschäftigte haben nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht über die zu ihnen verarbeiteten Daten; in Betrieben mit Betriebsrat kommt das Einsichtsrecht in die Personalakte nach § 83 BetrVG hinzu. Innerhalb des Betriebs darf nur zugreifen, wer die Daten für seine Aufgabe braucht — in einem Gastrobetrieb sind das Inhaber und Lohnbuchhaltung, nicht die Schichtleitung.
Praktisch bedeutet das: Ein gemeinsamer Ordner im Büro, auf den auch das Küchenteam Zugriff hat, ist keine zulässige Ablage. Bei digitaler Führung ist die Zugriffsbeschränkung technisch abzubilden und nicht nur zu vereinbaren.
Personalakte in sechs Schritten aufsetzen
- Struktur festlegen. Sechs Register: Vertrag, Lohn/Steuer, Sozialversicherung, Arbeitszeit, Hygiene, Sonstiges. Für jeden Mitarbeiter identisch.
- Bestand aufnehmen. Je Mitarbeiter prüfen, welche der sechs Bereiche vollständig sind. Erfahrungsgemäß fehlt am häufigsten die Zweijahres-Belehrung nach § 43 IfSG.
- Arbeitszeitaufzeichnung einrichten. Beginn, Ende und Dauer, aufgezeichnet spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Eine passende Vorlage steht unter Arbeitszeiterfassung Gastronomie.
- Löschfristen je Unterlage notieren. Nicht je Akte — die Fristen laufen unterschiedlich. Ein Vermerk auf dem Registerdeckblatt reicht.
- Zugriff regeln. Schriftlich festhalten, wer zugreifen darf; bei digitaler Ablage technisch umsetzen.
- Jährlich durchsehen. Ein fester Termin, an dem abgelaufene Unterlagen gelöscht und fällige Belehrungen nachgeholt werden.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Abhilfe |
|---|---|---|
| Zweijahres-Belehrung nach § 43 IfSG nicht wiederholt | Nachweis bei der Kontrolle unvollständig | Wiedervorlage je Mitarbeiter im Kalender |
| Arbeitszeitaufzeichnung erst am Monatsende | Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG gerissen | tägliche oder wöchentliche Erfassung |
| Diagnose auf der Krankmeldung notiert | Verarbeitung ohne Rechtsgrundlage | nur Zeitraum und Vorlagedatum erfassen |
| Akte pauschal zehn Jahre aufbewahrt | Verstoß gegen die Löschpflicht | Fristen je Unterlagenart trennen |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber in der Akte | kein Arbeitsverhältnis, keine Grundlage | nach Verfahrensende löschen |
Arbeitsverträge, Stundenzettel, Dienstplan, Urlaubsplaner und Zeugnis-Muster als bearbeitbare Vorlagen — 49 €.
Häufige Fragen
- Ist die Personalakte gesetzlich vorgeschrieben?
- Eine Pflicht, eine „Personalakte“ als solche zu führen, gibt es nicht. Vorgeschrieben sind einzelne Aufzeichnungen und Nachweise — etwa das Lohnkonto nach § 41 EStG, Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV und Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Die Personalakte ist die praktische Form, sie zusammenzuhalten.
- Darf die Personalakte rein digital geführt werden?
- Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor. Bei digitaler Führung müssen Zugriffsrechte, Löschkonzept und die Verfügbarkeit gegenüber Behörden aber technisch abgebildet sein.
- Wie lange muss ich Unterlagen aus der Personalakte aufbewahren?
- Unterschiedlich je Unterlage: Lohnkonten bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV), Aufzeichnungen nach MiLoG und ArbZG mindestens zwei Jahre.
- Stimmt es, dass Belege nur noch acht Jahre aufbewahrt werden müssen?
- Für Buchungsbelege ja: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt, anwendbar ab 1. Januar 2025 (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB). Für Aufzeichnungen wie das Kassenbuch bleibt es bei zehn Jahren.
- Welche Nachweise verlangt das Gesundheitsamt in der Gastronomie?
- Die Bescheinigung nach § 43 Abs. 1 IfSG, die bei Aufnahme der Tätigkeit nicht älter als drei Monate sein darf, und die Dokumentation der letzten Belehrung durch den Arbeitgeber. Belehrt wird nach der Erstbelehrung alle zwei Jahre. Beides ist an der Betriebsstätte verfügbar zu halten.
- Gilt die Arbeitszeitaufzeichnung auch für Minijobber?
- Ja, ausdrücklich. § 17 Abs. 1 MiLoG nennt geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV und die Wirtschaftsbereiche nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, zu denen das Gaststättengewerbe zählt.
- Bis wann muss die Arbeitszeit aufgezeichnet sein?
- Spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Eine Aufzeichnung erst am Monatsende erfüllt diese Frist nicht.
- Dürfen Mitarbeiter ihre Personalakte einsehen?
- Nach Art. 15 DSGVO besteht ein Auskunftsrecht über die verarbeiteten Daten. In Betrieben mit Betriebsrat kommt das Einsichtsrecht nach § 83 BetrVG hinzu.
- Was passiert mit der Akte nach dem Ausscheiden?
- Sie wird nicht als Ganzes vernichtet und nicht als Ganzes behalten. Jede Unterlage folgt ihrer eigenen Frist; was abgelaufen ist, wird gelöscht, der Rest bleibt bis zum Ende seiner Frist.