Welche Kostenmodelle gibt es bei Reservierungssystemen?

Verbreitet sind drei Modelle: Provision pro vermitteltem Gast oder pro Gedeck, eine monatliche Flatrate unabhängig von der Zahl der Reservierungen und kostenlose Angebote, die sich über andere Leistungen, Werbeplatzierungen oder Zusatzmodule finanzieren. Welches Modell günstiger ist, hängt allein von Ihrem Reservierungsvolumen ab — rechnen Sie beide Varianten mit Ihren eigenen Zahlen durch.

Provision oder Flatrate: Was ist besser?

Provision skaliert mit dem Erfolg und ist bei wenigen Online-Reservierungen zunächst günstiger. Eine Flatrate ist planbar und wird günstiger, je mehr Reservierungen über das System laufen. Der Kipppunkt liegt dort, wo Volumen mal Provision die Monatsgebühr übersteigt.

Was bedeutet Datenhoheit bei Reservierungen?

Datenhoheit heißt: Sie entscheiden, was mit den Gästedaten passiert, Sie können sie exportieren, und der Anbieter nutzt sie nicht für eigene Zwecke wie Newsletter oder die Vermittlung an andere Betriebe. Lassen Sie sich das vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen.

Brauche ich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?

Ja. Verarbeitet ein Dienstleister für Sie personenbezogene Gästedaten, ist nach Art. 28 DSGVO eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Sie sollte Gegenstand und Dauer, Weisungsrechte, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter sowie Löschung regeln. Dies ist keine Rechtsberatung.

Widget oder Plattform: Was passt zu meinem Betrieb?

Ein Widget beziehungsweise eine eigene Buchungsseite nutzt Ihre bestehende Reichweite: Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media, QR-Code am Tisch. Eine Plattform bringt zusätzlich Fremdreichweite, listet aber auch Ihre Nachbarschaft und rechnet die Vermittlung meist über Provision ab. Betriebe mit Stammgästen fahren mit dem Widget oft besser, neue Betriebe brauchen anfangs eher Reichweite.

Welche Anbieter gibt es am Markt?

Am deutschsprachigen Markt sind unter anderem OpenTable, Quandoo, resmio, DISH Reservation und weitere Anbieter aktiv, dazu GastroDok als Flatrate-Widget. Die Angebote unterscheiden sich in Kostenmodell, Reichweite und Funktionsumfang und ändern sich laufend — prüfen Sie Preise und Leistungen immer direkt beim jeweiligen Anbieter.

Worauf muss ich beim Vertrag achten?

Auf Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Preisanpassungsklauseln und darauf, ob Einrichtungsgebühren oder Mindestabnahmen anfallen. Kurze Bindung senkt das Risiko, falls das System im Alltag nicht passt.

Wie teste ich ein System sinnvoll?

Legen Sie eine echte Woche nach: reale Öffnungszeiten, reale Kapazität, reale Stoßzeiten. Prüfen Sie die Buchung einmal als Gast am Handy und einmal die Absage über den Storno-Link. Und lassen Sie die Person testen, die das System später im Service bedient.

Reservierungssysteme im Vergleich: Worauf Gastronomen achten sollten

Zuletzt aktualisiert: 04. August 2026

GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.

Wer Tischreservierungen digitalisiert, vergleicht meist Funktionslisten — und übersieht dabei die Punkte, die später wirklich Geld und Nerven kosten. Dieser Ratgeber ordnet die Auswahlkriterien nach ihrer praktischen Tragweite und nennt die Fragen, die Sie jedem Anbieter vor Vertragsschluss stellen sollten.

Das Wichtigste in Kürze

Reservierungssysteme unterscheiden sich vor allem in fünf Punkten: Kostenmodell (Provision pro Gast, monatliche Flatrate oder kostenlos mit Gegenleistung), Datenhoheit über die Gästedaten, Einbindung in Website und Google-Profil, Vertragsbindung sowie die DSGVO-Auftragsverarbeitung. Welches System passt, hängt weniger vom Funktionsumfang ab als von Ihrem Reservierungsvolumen und davon, ob Sie eigene Reichweite haben oder Fremdreichweite einkaufen müssen.

Kostenmodelle: Provision, Flatrate oder kostenlos

Der größte Unterschied zwischen Reservierungssystemen liegt nicht in der Software, sondern in der Rechnung. Drei Modelle sind verbreitet.

Provision pro Gast oder pro Gedeck

Sie zahlen nur, wenn tatsächlich vermittelt wird. Das klingt fair und ist bei geringem Volumen auch günstig. Der Haken: Die Kosten wachsen genau dann, wenn es läuft. Ein voll ausgelasteter Samstagabend kostet Sie in diesem Modell mehr als ein leerer. Prüfen Sie außerdem, wofür genau Provision anfällt — nur für über die Plattform vermittelte Neugäste oder auch für Reservierungen, die über Ihren eigenen Link eingehen. Dieser Unterschied entscheidet über die Jahresrechnung.

Monatliche Flatrate

Sie zahlen einen festen Betrag, unabhängig von der Zahl der Reservierungen. Das ist planbar und wird pro Reservierung umso günstiger, je mehr Gäste online buchen. Nachteil: Der Betrag fällt auch in schwachen Monaten an. Prüfen Sie, ob Zusatzmodule, Standorte oder E-Mail-Kontingente extra kosten.

Kostenlos — mit Gegenleistung

Kostenlose Systeme finanzieren sich anders: über Werbeplatzierungen, über kostenpflichtige Zusatzmodule, über die Nutzung der Gästedaten oder über die Bindung an ein anderes Produkt desselben Anbieters. Das kann völlig in Ordnung sein — Sie sollten aber wissen, was der Preis ist, und prüfen, wie aufwendig ein späterer Wechsel wäre. Ein System, aus dem Sie Ihre Daten nicht herausbekommen, ist teuer, auch wenn es nichts kostet.

So rechnen Sie sauber

Nehmen Sie Ihre realistische Zahl an Online-Reservierungen pro Monat und multiplizieren Sie sie mit der Provision je Reservierung. Vergleichen Sie das Ergebnis mit der Monatsgebühr der Flatrate-Angebote. Rechnen Sie Einrichtungsgebühren auf zwölf Monate um. Wer die eigenen Zahlen ohnehin strukturiert führt, hat es hier leichter — siehe unsere Übersicht zum Deckungsbeitrag.

Datenhoheit: Wem gehören Ihre Gäste?

Reservierungsdaten sind Kundendaten. Klären Sie vor Vertragsschluss drei Fragen: Nutzt der Anbieter die Daten für eigene Zwecke, etwa für Newsletter oder um Gäste an andere Betriebe zu vermitteln? Können Sie Ihre Reservierungs- und Gästedaten exportieren? Und was passiert mit den Daten nach Vertragsende?

Bei Plattformmodellen ist die Antwort auf die erste Frage häufig ja — das ist Teil des Geschäftsmodells und nicht per se schlecht, denn dafür bekommen Sie Reichweite. Sie sollten es nur bewusst entscheiden statt nachträglich feststellen.

Einbindung: Website, Google-Profil und Tisch

Ein Reservierungssystem nützt nur, wenn Gäste es finden. Prüfen Sie, ob der Anbieter eine eigene Buchungsseite mit fester Adresse bereitstellt, ob sich diese als Button oder iframe in Ihre Website einbetten lässt und ob Sie den Link im Google-Unternehmensprofil als Reservierungslink hinterlegen können. Der Google-Eintrag ist für viele Betriebe der wichtigste Einstiegspunkt — dort kommt ein großer Teil der Nachfrage an.

Ein QR-Code am Tisch oder am Eingang schließt die Lücke für Gäste, die beim nächsten Mal wiederkommen wollen. Das gleiche Prinzip nutzen Sie bereits, wenn Sie mit einer QR-Code-Speisekarte arbeiten.

Vertragsbindung und Ausstieg

Lesen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung, bevor Sie unterschreiben. Ein Jahresvertrag mit dreimonatiger Kündigungsfrist bindet Sie faktisch fünfzehn Monate. Fragen Sie ausdrücklich nach Einrichtungsgebühren, Mindestabnahmen und Preisanpassungsklauseln. Und prüfen Sie, ob Sie das System vorab ohne Zahlungsdaten testen können — ein Test, der nur mit hinterlegter Kreditkarte startet, ist faktisch ein Abo mit Widerrufsfrist.

DSGVO und Auftragsverarbeitung

Verantwortlicher für die Gästedaten ist Ihr Betrieb. Der Softwareanbieter verarbeitet sie in Ihrem Auftrag; dafür ist nach Art. 28 DSGVO eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nötig. Achten Sie darauf, dass Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, die Datenarten, Ihr Weisungsrecht, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und eine konkrete Löschfrist geregelt sind. Eine definierte automatische Löschung nach dem Termin erspart Ihnen die manuelle Pflege. Hintergrund dazu finden Sie in unserem Ratgeber zu DSGVO-Fehlern in der Gastronomie. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.

Funktionen, die im Alltag zählen

Funktionslisten sind lang, entscheidend sind wenige Punkte: Kapazität je Zeitfenster statt nur Tischanzahl, damit die Küche nicht in einer Minute vierzig Gedecke bekommt. Vorlaufzeit, damit keine Buchung kurz vor Türöffnung eingeht. Automatische Bestätigung an den Gast, damit niemand anruft, um nachzufragen. Ein Storno-Link, der den Platz sofort wieder freigibt. Eine No-Show-Markierung für Ihre eigene Auswertung. Und eine Tagesansicht, die auf dem Gerät im Service lesbar ist.

Alles darüber hinaus — Tischpläne, Gästeprofile, Kassenanbindung, Marketing-Automatisierung — ist für viele Betriebe erst ab einer gewissen Größe relevant und sollte den Grundpreis nicht treiben.

Marktüberblick: Wer bietet was an

Im deutschsprachigen Raum treffen Sie unter anderem auf OpenTable, Quandoo, resmio und DISH Reservation, dazu auf zahlreiche kleinere und regionale Anbieter sowie auf Reservierungsmodule innerhalb von Kassensystemen. Preise, Konditionen und Funktionsumfang ändern sich laufend, deshalb nennen wir hier bewusst keine Zahlen zu fremden Angeboten: Fordern Sie ein aktuelles Angebot direkt beim Anbieter an und vergleichen Sie es anhand der Kriterien oben.

GastroDok ordnet sich in dieses Bild als Flatrate-Widget ein: eigene Buchungsseite statt Portal, fester Monats- oder Jahrespreis statt Provision, Auftragsverarbeitung als Bestandteil der AGB und automatische Löschung der Reservierungen 90 Tage nach dem Termin. Reichweite bringt das System nicht mit — die kommt aus Ihrer Website, Ihrem Google-Profil und Ihrem Lokal.

Eine Checkliste für das Anbietergespräch

Fragen Sie jeden Anbieter dasselbe, dann werden die Angebote vergleichbar: Wie wird abgerechnet, und wofür genau? Fallen Provisionen auch für Buchungen über meinen eigenen Link an? Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gilt? Bekomme ich eine AVV nach Art. 28 DSGVO, und wer sind die Unterauftragsverarbeiter? Wie lange werden Gästedaten gespeichert? Kann ich die Daten exportieren? Nutzt der Anbieter die Gästedaten für eigene Zwecke? Und kann ich ohne Zahlungsdaten testen?

Wer diese acht Fragen beantwortet hat, braucht den Funktionsvergleich kaum noch — die Unterschiede stecken fast immer in den Antworten. Eine Einordnung der GastroDok-Variante lesen Sie auf der Seite Reservierungssystem für die Gastronomie, einen Überblick über alle Module unter Gastronomie-Software.

Reservierungssystem von GastroDok

Eigene Buchungsseite mit Slot- und Kapazitätslogik, automatischen Bestätigungs- und Storno-Mails und Tagesansicht im Dashboard. Flatrate: 19 € im Monat oder 190 € im Jahr inkl. USt, keine Provision pro Gedeck, 30 Tage kostenlos testen.

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Häufige Fragen

Welche Kostenmodelle gibt es bei Reservierungssystemen?: Verbreitet sind drei Modelle: Provision pro vermitteltem Gast oder pro Gedeck, eine monatliche Flatrate unabhängig von der Zahl der Reservierungen und kostenlose Angebote, die sich über andere Leistungen, Werbeplatzierungen oder Zusatzmodule finanzieren. Welches Modell günstiger ist, hängt allein von Ihrem Reservierungsvolumen ab — rechnen Sie beide Varianten mit Ihren eigenen Zahlen durch.
Provision oder Flatrate: Was ist besser?: Provision skaliert mit dem Erfolg und ist bei wenigen Online-Reservierungen zunächst günstiger. Eine Flatrate ist planbar und wird günstiger, je mehr Reservierungen über das System laufen. Der Kipppunkt liegt dort, wo Volumen mal Provision die Monatsgebühr übersteigt.
Was bedeutet Datenhoheit bei Reservierungen?: Datenhoheit heißt: Sie entscheiden, was mit den Gästedaten passiert, Sie können sie exportieren, und der Anbieter nutzt sie nicht für eigene Zwecke wie Newsletter oder die Vermittlung an andere Betriebe. Lassen Sie sich das vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen.
Brauche ich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung?: Ja. Verarbeitet ein Dienstleister für Sie personenbezogene Gästedaten, ist nach Art. 28 DSGVO eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Sie sollte Gegenstand und Dauer, Weisungsrechte, Vertraulichkeit, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter sowie Löschung regeln. Dies ist keine Rechtsberatung.
Widget oder Plattform: Was passt zu meinem Betrieb?: Ein Widget beziehungsweise eine eigene Buchungsseite nutzt Ihre bestehende Reichweite: Website, Google-Unternehmensprofil, Social Media, QR-Code am Tisch. Eine Plattform bringt zusätzlich Fremdreichweite, listet aber auch Ihre Nachbarschaft und rechnet die Vermittlung meist über Provision ab. Betriebe mit Stammgästen fahren mit dem Widget oft besser, neue Betriebe brauchen anfangs eher Reichweite.
Welche Anbieter gibt es am Markt?: Am deutschsprachigen Markt sind unter anderem OpenTable, Quandoo, resmio, DISH Reservation und weitere Anbieter aktiv, dazu GastroDok als Flatrate-Widget. Die Angebote unterscheiden sich in Kostenmodell, Reichweite und Funktionsumfang und ändern sich laufend — prüfen Sie Preise und Leistungen immer direkt beim jeweiligen Anbieter.
Worauf muss ich beim Vertrag achten?: Auf Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung, Preisanpassungsklauseln und darauf, ob Einrichtungsgebühren oder Mindestabnahmen anfallen. Kurze Bindung senkt das Risiko, falls das System im Alltag nicht passt.
Wie teste ich ein System sinnvoll?: Legen Sie eine echte Woche nach: reale Öffnungszeiten, reale Kapazität, reale Stoßzeiten. Prüfen Sie die Buchung einmal als Gast am Handy und einmal die Absage über den Storno-Link. Und lassen Sie die Person testen, die das System später im Service bedient.