Zollprüfung in der Gastronomie: Ablauf, Unterlagen, Bußgelder (2026)
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft unangekündigt im Betrieb. Sie stellt die Personalien der angetroffenen Personen fest und verlangt die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Fehlen sie oder sind sie unvollständig, sind Bußgelder bis 30.000 Euro möglich; bei Verstößen gegen den Mindestlohn bis 500.000 Euro.
Dieser Beitrag beschreibt, wer prüft, welche Unterlagen typischerweise verlangt werden, welche Fristen für die Arbeitszeitaufzeichnung gelten und wie sich die Zollprüfung von der Betriebsprüfung des Finanzamts unterscheidet.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Das Wichtigste in Kürze
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft unangekündigt im Betrieb. Sie stellt die Personalien der angetroffenen Personen fest und verlangt die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Fehlen sie oder sind sie unvollständig, sind Bußgelder bis 30.000 Euro möglich; bei Verstößen gegen den Mindestlohn bis 500.000 Euro.
Wer prüft und auf welcher Grundlage
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit ist Teil der Zollverwaltung. Grundlage der Prüfung ist das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz; § 2a SchwarzArbG verpflichtet Beschäftigte in bestimmten Branchen, ihre Ausweispapiere bei der Arbeit mitzuführen. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu diesen Branchen.
Prüfungen erfolgen ohne Ankündigung. Rechtsgrundlage ist das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Mitführungspflicht der Ausweispapiere
Beschäftigte müssen Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz während der Arbeit dabeihaben und auf Verlangen vorzeigen. Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten nachweislich auf diese Pflicht hinweisen; der Hinweis ist im Betrieb für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren.
In der Praxis heißt das: Aushang und Belehrung schriftlich dokumentieren, mit Datum und Unterschrift. Der Text der Regelung steht in § 2a SchwarzArbG.
Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind aufzuzeichnen, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
Auf Verlangen sind die Aufzeichnungen am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten — nicht erst nach Rücksprache mit dem Steuerbüro. Eine passende Vorlage finden Sie unter Arbeitszeiterfassung Gastronomie. Der Wortlaut steht in § 17 MiLoG.
Welche Unterlagen die FKS typischerweise sehen will
Verlangt werden die Arbeitszeitaufzeichnungen, die Ausweisdokumente der angetroffenen Personen, der Nachweis der Sofortmeldung, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen und die Dienstpläne zum Abgleich.
| Unterlage | Was der Prüfer erwartet |
|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnungen | tagesgenau, mit Beginn, Ende und Dauer, für alle Beschäftigten |
| Ausweisdokumente der angetroffenen Personen | im Original, bei der Arbeit mitgeführt |
| Nachweis der Sofortmeldung | Übermittlungsprotokoll für jeden Beschäftigten |
| Arbeitsverträge | Zuordnung von Person, Tätigkeit und vereinbarter Arbeitszeit |
| Lohnunterlagen | Nachvollziehbarkeit der Zahlung des Mindestlohns |
| Dienstpläne | Abgleich mit den tatsächlichen Aufzeichnungen |
Zum Meldenachweis siehe Sofortmeldung Gastronomie, zur vertraglichen Grundlage Arbeitsvertrag Gastronomie.
Bußgelder
Der Bußgeldrahmen ist in § 21 MiLoG geregelt: bis 30.000 Euro für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht, bis 500.000 Euro, wenn der Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt wird.
| Verstoß | Bußgeldrahmen |
|---|---|
| Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig geführt | bis 30.000 Euro |
| Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt | bis 500.000 Euro |
Ab einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro kann ein Unternehmen zudem von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden. Nachzulesen in § 21 MiLoG.
Abgrenzung: Zoll ist nicht Finanzamt
Es handelt sich um zwei verschiedene Prüfungen mit verschiedenen Zielen: Die FKS prüft Schwarzarbeit, Mindestlohn und Meldepflichten; die Betriebsprüfung des Finanzamts prüft Buchführung, Kasse und Steuern.
Beide Prüfungen können unabhängig voneinander stattfinden. Wie die steuerliche Seite abläuft, beschreibt Betriebsprüfung Gastronomie; die Anforderungen an die Aufzeichnungen im Kassenbereich erläutert Kassenführung nach GoBD.
Acht Schritte zur Prüfsicherheit
Prüfsicher wird der Betrieb, wenn die Arbeitszeitaufzeichnung tagesaktuell läuft, die Belehrungen dokumentiert sind und alle Unterlagen am Betriebsort greifbar liegen.
- Arbeitszeitaufzeichnung tagesaktuell führen, nicht rückwirkend rekonstruieren.
- Die Sieben-Tage-Frist im Team verankern, damit auch Schichtleitungen sie kennen.
- Ausweispflicht schriftlich belehren und den Hinweis im Betrieb aufbewahren.
- Sofortmeldungen mit Übermittlungsprotokoll in der Personalakte ablegen.
- Unterlagen am Betriebsort greifbar halten, nicht nur beim Steuerberater.
- Einen Ansprechpartner für die Prüfung benennen, inklusive Vertretung.
- Dienstplan und tatsächliche Zeiten regelmäßig abgleichen.
- Den Ablauf der Prüfung intern einmal durchsprechen, bevor sie stattfindet.
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HR-Toolkit ansehenDieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Er bezieht sich auf die Rechtslage in Deutschland.
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Häufige Fragen
- Kündigt der Zoll eine Prüfung an?
- Nein, die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft unangekündigt. Die Prüfer erscheinen im Betrieb und stellen die Personalien der angetroffenen Personen fest.
- Bis wann müssen die Arbeitszeiten aufgezeichnet sein?
- Spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Wer erst am Monatsende nachträgt, verletzt diese Frist.
- Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
- Mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Auf Verlangen sind sie am Ort der Beschäftigung bereitzuhalten.
- Müssen meine Mitarbeiter ihren Ausweis dabeihaben?
- Ja, in den Branchen des § 2a SchwarzArbG — dazu gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Mitzuführen sind Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz; auf Verlangen sind sie vorzuzeigen.
- Was kostet eine fehlende Arbeitszeitaufzeichnung?
- Bis zu 30.000 Euro nach § 21 MiLoG. Der Rahmen gilt, wenn Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig geführt werden.
- Reicht ein Dienstplan als Arbeitszeitnachweis?
- Nein. Der Dienstplan ist eine Planung; aufzuzeichnen ist die tatsächliche Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Dauer. Beides sollte regelmäßig abgeglichen werden.