Excel & PDF · Schicht-Kürzel · ArbZG-konform
Dienstplan-Vorlage für die Gastronomie: Excel & PDF
Ein Dienstplan in der Gastronomie muss zwei Dinge zugleich leisten: Er ordnet Menschen zu Schichten und hält dabei die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes ein. Die gratis Basis-Vorlage (Wochenplan als Excel/PDF mit Kürzel-System) reicht für die erste Woche. Für automatische Stundenberechnung, ArbZG-Ampel und Personalkosten empfiehlt sich die Dienstplan-Excel für 19 €.
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Wochenplan oder Monatsplan — was passt zu Ihrem Betrieb?
Wochenpläne sind das Arbeitspferd der Gastronomie: kurzer Vorlauf, hohe Reaktionsfähigkeit bei Krankheit oder Reservierungslage, für alle sofort lesbar. Monatspläne sind sinnvoll, wenn Sie Urlaub, Fortbildungen und Kindergartenzeiten früh sichtbar machen müssen — oder wenn Tarifverträge einen längeren Vorlauf vorschreiben. In der Praxis hat sich eine Kombination bewährt: Monatsplan als Rahmen mit Urlaub und festen Ruhetagen, Wochenplan als konkrete Umsetzung.
Schicht-Kürzel: F, S, T, U, K und wie Sie sie einsetzen
Ein Kürzel-System spart Zeilenplatz und macht den Plan auch aus zwei Metern Entfernung lesbar. Die verbreitete Systematik:
| Kürzel | Bedeutung | Übliche Zeit |
|---|---|---|
| F | Frühdienst | ca. 06:00–14:00 |
| S | Spätdienst | ca. 15:00–23:00 (mit Übergabe) |
| T | Teildienst (geteilt) | z. B. 11:00–14:00 + 18:00–22:00 |
| N | Nachtdienst | ab 22:00, ArbZG § 6 beachten |
| U | Urlaub | ganzer Tag |
| K | krank | ganzer Tag |
| (leer) | frei / dienstfrei | — |
Legen Sie die Legende sichtbar auf dem Plan ab — neue Aushilfen und Auszubildende müssen ihn ohne Erklärung verstehen können.
Was ein guter Dienstplan können muss
- Stundenrechnung: Ist- und Sollstunden pro Woche, damit Über- und Minusstunden nicht unbemerkt anwachsen.
- ArbZG-Grenzen prüfen: 10-Stunden-Grenze (§ 3), 11 Stunden Ruhezeit (§ 5), Pausenregelung (§ 4: 30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std.). Details auf Arbeitszeitgesetz Gastronomie.
- Fairness: Wochenendlast rotieren, Wunschdienste erfassen, Kindergartenzeiten respektieren — sichtbar dokumentiert.
- Mindestbesetzung: Rote Warnung, wenn eine Station unbesetzt bleibt (Küche, Bar, Service).
- Urlaub im Blick: Wer wann? Ein separater Urlaubsplaner hilft, Kollisionen vor der Wochenplanung zu vermeiden.
Excel, Papier oder Software?
| Tool | Vorteile | Grenzen |
|---|---|---|
| Papier / Whiteboard | Sofort einsatzbereit, keine Kosten | Keine Stundenrechnung, keine Datenauswertung, verloren = Chaos |
| Excel-Vorlage | Automatische Stunden, Personalkosten, ArbZG-Ampel | Änderungen manuell, keine App für Mitarbeiter |
| Dienstplan-Software (z. B. Papershift, Shyftplan) | App-Zugriff für Team, Tauschbörse, Zeiterfassung | Monatliche Kosten 1,50–5 €/Mitarbeiter, Einarbeitung |
Für 90 % der kleinen und mittleren Gastro-Betriebe ist Excel der beste Kompromiss zwischen Kosten und Funktion. Die Dienstplan-Excel-Vorlage von GastroDok rechnet automatisch, prüft ArbZG-Grenzen und enthält einen Urlaubsplaner — die Spezialseite Dienstplan Gastronomie Excel zeigt alle Funktionen im Detail.
Anleitung: Die Gratis-Basis-Excel in 15 Minuten füllen
- Woche eintragen. Kalenderwoche und Zeitraum („KW 32 · 03.–09.08.2026") in die Kopfzeile.
- Mitarbeiter listen. Vor- und Nachname in Spalte A, jeder Mitarbeiter eine Zeile.
- Schichten setzen. Kürzel in die Tageszellen (F, S, T, N, U, K). Freie Tage bleiben leer.
- Stunden gegenprüfen. Vertragsstunden pro Mitarbeiter mit tatsächlichen Schichtstunden abgleichen.
- ArbZG-Check. Keine Schicht über 10 Stunden, 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten, spätestens nach 6 Tagen ein voller Ruhetag (§ 9 ArbZG).
- Aushängen und verteilen. Plan im Personalraum aushängen und als PDF im Team-Chat verschicken.
Dienstplan-Excel (19 €): Was Sie zusätzlich bekommen
- Automatische Stundenberechnung, auch bei Schichten über Mitternacht (z. B. 22:00–06:00)
- ArbZG-Ampel (rot bei >10 Std./Tag oder zu kurzen Pausen)
- Überstunden- und Personalkosten-Berechnung je Mitarbeiter
- Monatsansicht mit Schicht-Kürzeln für Lohnabrechnung
- Integrierter Urlaubsplaner mit Rest-Urlaubstage-Anzeige
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Wochenplan als Excel-Datei mit Kürzel-System — kostenlos per E-Mail.
Häufige Fragen
- Wann müssen Dienstpläne veröffentlicht werden?
- Gesetzlich gibt es keine bundesweite Frist. Tarifverträge (z. B. NGG-Manteltarif) und Betriebsvereinbarungen setzen häufig zwei bis vier Wochen fest. In der Praxis hat sich mindestens eine Woche Vorlauf durchgesetzt — kurzfristigere Pläne führen zu Personalfluktuation.
- Muss der Mitarbeiter dem Dienstplan zustimmen?
- Grundsätzlich nein, wenn der Arbeitgeber sein Direktionsrecht (§ 106 GewO) ausübt und ArbZG-Grenzen einhält. In der Praxis erhöht ein Wunschdienst-System Akzeptanz und Verbleibquote deutlich.
- Wie viele Stunden pro Woche darf ein Mitarbeiter arbeiten?
- § 3 ArbZG: 8 Stunden pro Werktag, ausdehnbar auf 10, wenn der Ausgleich (Ø 8 Stunden) innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen erfolgt. Wochenschnitt also max. 48 Stunden bei 6-Tage-Woche.
- Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Schichtplan?
- Der Dienstplan legt Wer wann arbeitet für einen Zeitraum fest. Der Schichtplan ordnet Rollen zu Schichten (z. B. Frühschicht: Chef, Koch, 2 Servicekräfte). In der Gastronomie werden die Begriffe meist synonym verwendet.
- Reicht ein Papier-Dienstplan?
- Für sehr kleine Betriebe (bis 3 Mitarbeiter, gleichbleibende Woche) ja. Ab 4 Mitarbeitern oder wechselnden Schichten sparen Excel oder Software Zeit — vor allem bei Stunden- und ArbZG-Prüfung.