Dienstplan erstellen in der Gastronomie: Anleitung & Vorlagen
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GastroDok-Redaktion — geprüft anhand der im Artikel zitierten Gesetze und Primärquellen.
Einen Dienstplan zu erstellen heißt: Personalbedarf gegen ArbZG-Grenzen, Wünsche und Wirtschaftlichkeit ausbalancieren. Wer nur nach Bauchgefühl plant, produziert Überstunden, Krankheit und Fluktuation. Wer strukturiert plant, hält die Personalkostenquote im Zielkorridor und die Belegschaft im Betrieb.
Dieser Ratgeber beschreibt den Erstellungs-Workflow. Fertige Excel-Vorlagen und einen Einstieg zeigen Dienstplan-Vorlage; die zeitsparende Version mit ArbZG-Ampel ist die Dienstplan-Excel. Zur Personalbedarfsrechnung siehe Personalbedarf berechnen, zu Urlaub und Abwesenheit Urlaubsplanung.
GastroDok Redaktion · Veröffentlicht am
Schichtmodelle in der Gastronomie
| Modell | Typische Zeiten | Wo sinnvoll |
|---|---|---|
| Frühschicht (F) | 07:00–15:00 | Café, Frühstück, Hotelrestaurant |
| Mittelschicht (M) | 11:00–19:00 | Mittagsgeschäft & Übergang |
| Spätschicht (S) | 15:00–23:00 | À la carte, Abendbetrieb |
| Teildienst (T) | 11:00–14:30 + 17:30–22:00 | Klassisch in gehobener Küche |
| Nachtschicht (N) | 22:00–06:00 | Bar, Club, Nachtgastro (§ 6 ArbZG!) |
| Bereitschaft / Springer | flexibel | Krankheits-/Spitzenabfederung |
Teildienst ist beliebt, aber arbeitsrechtlich sensibel: Die Ruhezeit läuft während der Freizeitunterbrechung nicht — trotzdem gilt der Tag als „gearbeitet“, und die tägliche Höchstarbeitszeit umfasst beide Blöcke. Zwei Blöcke à 4,5 Std. sind zulässig, ergeben aber 9 Std. Arbeitszeit plus 3 Std. „gefangene“ Pause.
ArbZG-Grenzen bei der Planung
| Regel | Grenze | Grundlage |
|---|---|---|
| Tägliche Höchstarbeitszeit | 8 Std., ausdehnbar auf 10 Std. | § 3 ArbZG |
| Pause bei 6–9 Std. | 30 Min. | § 4 ArbZG |
| Pause bei > 9 Std. | 45 Min. | § 4 ArbZG |
| Ruhezeit Gastronomie | 10 Std. zwischen zwei Schichten | § 5 Abs. 2 ArbZG |
| Sonntagsarbeit | Zulässig; mind. 15 freie Sonntage/Jahr | § 11 ArbZG |
| Nachtarbeit | Regelmäßig max. 8 Std., Untersuchung nach 3 J. | § 6 ArbZG |
| Jugendliche (unter 18) | Max. 8 Std./Tag, 40 Std./Woche, keine Nachtarbeit | § 8, § 14 JArbSchG |
Excel-Workflow — Schritt für Schritt
- Umsatzprognose je Tag/Schicht (Vorjahr, Vorwoche, Reservierungslage).
- Ziel-Umsatz pro Arbeitsstunde festlegen (z. B. 90 €/h Service, 120 €/h Küche).
- Stundenbudget = Prognose ÷ Ziel-Umsatz pro Std. → in Schichten aufteilen.
- Verfügbarkeiten und Wunschtage in Excel aggregieren.
- Grundplan füllen: Schichten mit Kürzeln (F, M, S, T, N, U für Urlaub, K für krank).
- ArbZG-Check: Stundensummen pro Tag/Woche/Halbjahr, Ruhezeiten prüfen (Ampel).
- Prüfen: Fairness (Verteilung Wochenend-/Feiertagsdienste), Rotation Teildienste.
- Plan freigeben und veröffentlichen (Aushang oder Team-App).
Faire Dienstplanung — Fluktuation senken
- 2–3 Wunschtage pro Monat je Mitarbeiter (Abgabefrist z. B. 21. des Vormonats).
- Wochenend-Dienste rotieren, nicht immer die gleichen Personen belasten.
- Feiertage im Voraus verteilen, mit Blick auf familiäre Situation.
- Turn-Around (Closing → Opening) max. 1× pro Woche.
- Änderungen an bereits veröffentlichten Plänen nur nach Rücksprache.
- Kurzfristiges Einspringen mit Aufschlag würdigen — nicht als Selbstverständlichkeit.
Digital vs. Papier
| Kriterium | Excel | Papier | App |
|---|---|---|---|
| Kosten | 0–19 € | 0 € | ab 3–5 €/Mitarbeiter |
| ArbZG-Check | Über Formeln/Ampel | Manuell | Automatisch |
| Änderungen live | Nach Re-Aushang | Nach Re-Aushang | Push-Benachrichtigung |
| Zeiterfassung § 16 ArbZG | Zweite Datei nötig | Handzettel | Integriert |
| Skalierbarkeit | Bis 25 MA | Bis 10 MA | Beliebig |
Haftungshinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung. Tarifverträge (DEHOGA-Landesbezirke), Betriebsvereinbarungen und individuelle Arbeitsverträge können abweichende Regelungen enthalten. Rechtsstand: Juli 2026.
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Häufige Fragen
- Wie weit im Voraus muss der Dienstplan bekannt sein?
- Gesetzlich gibt es keine feste Frist. Rechtsprechung und Tarifverträge nennen Vorlaufzeiten von 2–4 Wochen als angemessen; kürzere Fristen sind zulässig, wenn Betriebsbräuche oder Arbeitsverträge nichts anderes regeln. Kurzfristige Änderungen ohne Zustimmung des Mitarbeiters können Vergütungsansprüche auslösen (Annahmeverzug § 615 BGB).
- Welche ArbZG-Grenzen sind bei der Planung zwingend?
- Höchstarbeitszeit 8 Std./Tag, ausdehnbar auf 10 Std., wenn im Halbjahresschnitt 8 Std. eingehalten werden (§ 3 ArbZG). Ruhezeit 11 Std. zwischen zwei Schichten (§ 5 Abs. 1), in der Gastronomie auf 10 Std. verkürzt (§ 5 Abs. 2). Pause 30 Min. bei 6–9 Std. Arbeit, 45 Min. bei mehr als 9 Std. (§ 4). Ausführlich unter /arbeitszeitgesetz-gastronomie.
- Wie plane ich Personal für schwankende Umsätze?
- Ausgangspunkt ist die Umsatzprognose je Tag/Schicht (aus Vorjahres- oder Vorwochendaten). Personal wird gegen einen Ziel-Umsatz-pro-Arbeitsstunde geplant (z.B. 90 € Umsatz je Servicestunde, 120 € je Küchenstunde). Details siehe /personalbedarf-gastronomie.
- Excel-Dienstplan oder App?
- Excel ist kostenlos und flexibel — reicht für Betriebe bis ca. 25 Mitarbeiter. Apps (Papershift, Planday, Shyftplan) sind sinnvoll ab 30 Mitarbeitern oder wenn Mitarbeiter Schichten selbst tauschen sollen. Rechtlich müssen beide die Zeiterfassungspflicht (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG) erfüllen.
- Muss ich Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen?
- Der Arbeitgeber hat das Direktionsrecht (§ 106 GewO), muss aber billiges Ermessen wahren — familiäre Verpflichtungen, Sorgezeiten, Betreuungspflichten sind zu berücksichtigen. Faire Wunschdienst-Systeme (z. B. 2–3 Wunschtage pro Monat) reduzieren Fluktuation und Krankmeldungen deutlich.
- Wie oft dürfen aufeinanderfolgende Schließ- oder Öffnungsschichten sein?
- Rechtlich keine feste Grenze, aber die 10-Std-Ruhezeit ist zwingend. Aus arbeitsschutzrechtlicher Sicht (Belastung, Erholungszeit) sollten Closing→Opening-Kombinationen („Turn Around“) vermieden bzw. auf max. 1× pro Woche begrenzt werden.