Produktdatenblatt erstellen: Inhalt, Vorlage und Pflichtangaben

Produktdatenblatt oder Produktpass — welches Dokument brauchen Sie?

Die beiden Begriffe werden ständig verwechselt, meinen aber unterschiedliche Adressaten und unterschiedliche Zwecke:

In der Regel ist der Produktpass die Quelle und das Datenblatt der Auszug daraus: dieselben Daten, aber ohne Einwaagen und Kalkulation. Wie der interne Pass aufgebaut ist, steht unter Produktpass Gastronomie.

Was ein Abnehmer erwartet: die Inhaltsblöcke

Ein Einkäufer prüft ein Datenblatt in wenigen Minuten und legt es in seinem System ab. Fehlt ein Block, kommt eine Rückfrage — und im Listungsprozess kostet jede Rückfrage Zeit. Diese Blöcke gehören hinein:

Je nach Sortiment kommen Blöcke hinzu: Bio-Zertifizierung mit Kontrollstellencode, Herkunft des Primärrohstoffs, Angaben zu gentechnisch veränderten Organismen, Halal- oder Koscher-Zertifikate, mikrobiologische Richtwerte oder ein Foto des Produkts und des Gebindes. Kenntlichmachungspflichtige Zusatzstoffe gehören ebenfalls hinein — die Rechtsgrundlage dafür ist heute § 5 LMZDV.

Warum das Datenblatt kein Etikett ersetzt

Beide Dokumente tragen dieselben Daten, haben aber unterschiedliche Adressaten. Für ein vorverpacktes Lebensmittel, das an den Endverbraucher abgegeben wird, müssen die Pflichtangaben nach Art. 12 LMIV auf der Verpackung oder einem damit verbundenen Etikett erscheinen — mit den dortigen Formvorschriften: Sichtfeld, Reihenfolge, Mindestschriftgröße von 1,2 mm x-Höhe (0,9 mm bei einer größten Oberfläche unter 80 cm²) nach Art. 13.

Das Datenblatt kennt diese Formvorschriften nicht. Es darf umfangreicher sein, darf zusätzliche Logistikdaten enthalten und wird als PDF verschickt. Liefern Sie an einen Verarbeiter, ist das Datenblatt sogar der wichtigere Weg: Ihr Kunde übernimmt daraus Zutaten und Allergene in sein eigenes Etikett. Wie dieses Etikett aussehen muss, steht unter Lebensmitteletikett erstellen.

Für lose Ware — Theke, Buffet, Catering — gilt wieder etwas anderes: Dort greift die Allergeninformationspflicht nach LMIV in Verbindung mit der LMIDV, und die Auskunft kann schriftlich oder unter bestimmten Bedingungen mündlich mit dokumentiertem Nachweis erfolgen.

Datenblatt und Spezifikation sind nicht dasselbe

Das Datenblatt ist eine Beschreibung: So ist dieses Produkt. Eine Spezifikation im Sinne eines Lastenhefts ist eine Anforderung: So muss dieses Produkt sein. Sie kommt typischerweise vom Abnehmer und enthält Grenzwerte statt Istwerte — zulässige Spannen für Fett oder Wassergehalt, sensorische Anforderungen, mikrobiologische Kriterien, Prüfmethoden, Verpackungsvorgaben und die Folgen einer Abweichung.

Praktisch heißt das: Wenn ein Kunde „Ihre Spezifikation“ anfordert, meint er meist Ihr Datenblatt. Fordert er ein ausgefülltes eigenes Formular, ist es eine Spezifikation im engeren Sinn — mit dem Unterschied, dass Sie mit der Unterschrift Zusagen machen. Lesen Sie in diesem Fall die Toleranzen genau: Zugesagte Grenzwerte, die Ihre Produktion nicht dauerhaft hält, werden im Reklamationsfall zum Problem.

Typische Fehler

• Das Datenblatt trägt kein Datum und keine Versionsnummer — der Abnehmer weiß nicht, ob er den aktuellen Stand hat.
• Rezepturänderung ohne neues Datenblatt: Der Kunde druckt sein Etikett weiter mit veralteten Werten.
• Marketingname statt Verkehrsbezeichnung, sodass der Abnehmer die rechtlich korrekte Bezeichnung nicht übernehmen kann.
• Allergene nur als Fußnote statt im Zutatenverzeichnis hervorgehoben — das lässt sich nicht direkt weiterverwenden.
• Pauschale Spurenhinweise für alle 14 Allergene „zur Sicherheit“; das entwertet die Angabe und schließt Kunden aus.
• Nährwerte je Portion ohne Angabe je 100 g, wodurch der Abnehmer nicht vergleichen und nicht weiterrechnen kann.
• Zusammengesetzte Zutaten pauschal als „Gewürzmischung“ ohne Aufschlüsselung.

Der teuerste Fehler ist der stillschweigende Rezepturwechsel. Wenn Ihr Kunde Etiketten in Auflage druckt und Sie eine Zutat austauschen, ohne das Datenblatt zu aktualisieren, ist seine Kennzeichnung falsch — bei einem Allergen mit unmittelbarem Risiko für Gäste und Verbraucher. Ein einfacher Versionsstand im Kopf des Dokuments und eine kurze E-Mail an alle aktiven Abnehmer verhindern das.

Diese Darstellung ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Im Zweifel klären Sie den Einzelfall mit der zuständigen Lebensmittelüberwachung oder einer fachkundigen Beratung.

Aufbau in der Praxis: eine Seite, feste Reihenfolge

Bewährt hat sich ein einseitiges Layout mit fester Blockfolge: Kopf mit Artikelnummer, Bezeichnung, Version und Datum; darunter Zutatenverzeichnis mit hervorgehobenen Allergenen; rechts oder darunter die Nährwerttabelle je 100 g; dann Logistikdaten und Haltbarkeit; im Fuß die Herstellerangaben mit Ansprechpartner. Wer alle Produkte im selben Raster ausgibt, wird von Einkäufern spürbar schneller bearbeitet.

Die Nährwerte für dieses Blatt müssen nicht aus dem Labor kommen: Nach Art. 31 Abs. 4 LMIV dürfen sie aus den Nährwerten der Zutaten berechnet werden. Wie das geht, beschreibt Nährwerte berechnen.

Im Gastrodok Nährwertrechner entsteht das Produktdatenblatt aus derselben Rezeptur, aus der auch Etikett, Zutatenverzeichnis und Allergenliste kommen. Ändern Sie eine Zutat, ändern sich alle Dokumente gleichzeitig — genau die Konsistenz, an der händisch gepflegte Datenblätter scheitern. Bis zu drei Rezepte sind kostenlos.

Häufige Fragen

Ist ein Produktdatenblatt gesetzlich vorgeschrieben?

Ein Datenblatt als Dokument ist nicht vorgeschrieben. Vorgeschrieben ist aber die Information selbst: Bei vorverpackten Lebensmitteln, die für die Lieferung an andere Unternehmen bestimmt sind, müssen die Pflichtangaben nach Art. 8 Abs. 7 LMIV entweder auf der Verpackung oder in den Begleitpapieren stehen. Das Produktdatenblatt ist in der Praxis genau dieses Begleitpapier — und im Handel ohnehin Voraussetzung für eine Listung.

Worin unterscheidet sich das Produktdatenblatt vom Produktpass?

Der Produktpass ist ein internes Dokument je Gericht für den eigenen Betrieb: Rezeptur, Verluste, Portionsgröße, Allergene, Kalkulationsgrundlage. Das Produktdatenblatt ist ein externes Dokument, das ein Hersteller seinem gewerblichen Abnehmer mitgibt — Großhandel, Gastronomie, Einzelhandel — und das dessen Kennzeichnung, Wareneingang und Auskunftspflichten trägt. Der Produktpass ist meist die Datenquelle, aus der das Datenblatt entsteht.

Ersetzt das Datenblatt das Etikett?

Nein. Beim vorverpackten Lebensmittel für den Endverbraucher müssen die Pflichtangaben nach Art. 12 LMIV auf der Verpackung oder einem daran befestigten Etikett stehen. Das Datenblatt ist die Informationsgrundlage für den Abnehmer; ist Ihr Produkt eine Zutat, die er weiterverarbeitet und selbst kennzeichnet, arbeitet er mit Ihren Daten und erstellt sein eigenes Etikett.

Was ist der Unterschied zwischen Datenblatt und Spezifikation?

Das Datenblatt beschreibt, was das Produkt ist — es geht vom Hersteller zum Abnehmer. Eine Spezifikation im Sinne eines Lastenhefts beschreibt, was ein Produkt sein soll: Der Abnehmer legt darin Grenzwerte, Prüfmethoden, Sensorik, Verpackung und Toleranzen fest, und der Hersteller bestätigt sie. In der Praxis werden die Begriffe vermischt; klären Sie im Zweifel, welche Richtung gemeint ist.

Wie oft muss ein Produktdatenblatt aktualisiert werden?

Bei jeder Änderung, die die Angaben berührt: neue Rezeptur, anderer Lieferant für eine Zutat, geänderte Gebindegröße, neue Haltbarkeit oder ein zusätzliches Allergen im Betrieb. Versehen Sie jedes Datenblatt mit Version und Datum und informieren Sie aktive Abnehmer aktiv — insbesondere bei Allergenänderungen, weil dort die Kennzeichnung des Kunden unmittelbar falsch werden kann.